Altre informazioni sulle cassette postali inattive

Descrizione del servizio Microsoft Purview

L'organizzazione potrebbe dover conservare l'indirizzo di posta elettronica di dipendenti precedenti dopo che lasciano l'organizzazione. In base ai requisiti di conservazione dell'organizzazione, potrebbe essere necessario conservare il contenuto della cassetta postale per pochi mesi o anni dopo il termine dell'impiego oppure potrebbe essere necessario conservare il contenuto della cassetta postale all'infinito. Indipendentemente dal periodo di conservazione della posta elettronica necessario, è possibile creare cassette postali inattive per conservare la cassetta postale degli ex dipendenti.

Cosa sono le cassette postali inattive?

Una cassetta postale inattiva è un tipo di cassetta postale eliminata temporaneamente usata per conservare la posta elettronica di un ex dipendente dopo che ha lasciato l'organizzazione.

Quando un dipendente lascia l'organizzazione (o si assenta per un periodo di congedo prolungato), è possibile rimuovere il suo account Microsoft 365. I dati della cassetta postale del dipendente vengono conservati per 30 giorni dopo la rimozione dell'account. Durante questo periodo, è comunque possibile recuperare i dati della cassetta postale annullando l'eliminazione dell'account. Trascorsi 30 giorni, i dati vengono rimossi definitivamente.

Tuttavia, se viene applicato un blocco alla cassetta postale prima di eliminare l'account Microsoft 365, la cassetta postale verrà convertita in una cassetta postale inattiva. Le sezioni seguenti contengono informazioni sui blocchi che possono essere applicati con i blocchi di conservazione e eDiscovery di Microsoft 365.

Le cassette postali inattive sono utili quando l'organizzazione deve conservare il contenuto delle cassette postali degli ex dipendenti per motivi normativi o di altro tipo. Anche se qualsiasi tipo di blocco elencato in questo documento forza l'inattività di una cassetta postale quando un oggetto utente viene eliminato, è consigliabile applicare un criterio di conservazione di Microsoft 365 o etichette di conservazione, confermare che il blocco è applicato e quindi rimuovere l'account Microsoft 365 corrispondente. A questo punto, il contenuto della cassetta postale inattiva viene conservato per la durata del periodo di conservazione specificato prima dell'eliminazione dell'account utente. È comunque possibile recuperare l'account utente corrispondente per un periodo di 30 giorni, ma dopo 30 giorni la cassetta postale viene conservata in Microsoft 365 come cassetta postale inattiva fino a quando non vengono rimossi i criteri di conservazione o le etichette di conservazione.

Quando sono presenti più blocchi sullo stesso contenuto, si applica il principio di conservazione e il contenuto viene conservato per il periodo più lungo.

Conferma dell'applicazione di un blocco a una cassetta postale

Indipendentemente dal fatto che si applichino criteri di conservazione di Microsoft 365, etichette di conservazione, blocco di eDiscovery, blocco per controversia legale o un blocco di In-Place esistente, è possibile verificare che il blocco sia stato applicato correttamente alla cassetta postale usando PowerShell. Se il blocco è stato configurato di recente, potrebbe essere necessario attendere finché non viene applicato alla cassetta postale.

Per evitare l'eliminazione accidentale o non intenzionale, è consigliabile confermare il blocco prima di eliminare l'account utente. Se il blocco non è applicato, la cassetta postale non verrà convertita in una cassetta postale inattiva.

Per istruzioni, vedere Come identificare il tipo di blocco applicato a una cassetta postale di Exchange Online.

Un blocco può anche essere applicato automaticamente: dopo aver rimosso un blocco da una cassetta postale, Microsoft 365 applica un blocco ritardato in modo che il contenuto non venga eliminato immediatamente. Una cassetta postale con un blocco ritardato viene ancora considerata in attesa, quindi rimane inattiva fino a quando il blocco ritardato non viene rimosso o scade. Per altre informazioni, vedere Gestione delle cassette postali in attesa ritardata e Rimuovere un blocco ritardato da una cassetta postale inattiva.

Cassette postali inattive e conservazione di Microsoft 365

Se un criterio di conservazione di Microsoft 365 viene applicato a una cassetta postale o uno o più elementi di posta elettronica in una cassetta postale hanno un'etichetta di conservazione e quindi l'account utente di Microsoft 365 viene eliminato, la cassetta postale verrà convertita in una cassetta postale inattiva. Per creare la cassetta postale inattiva:

• Le impostazioni di conservazione devono essere configurate per conservare il contenuto o per conservare e quindi eliminare il contenuto. Se l'azione di conservazione è configurata in modo da eliminare solo il contenuto, la cassetta postale non diventerà inattiva quando l'account utente viene eliminato. Per le cassette postali inattive, è consigliabile usare l'opzione Mantieni ed Elimina.

• Le impostazioni di conservazione devono essere applicate a un'area di conservazione associata a una cassetta postale di Exchange:

  • Posta elettronica di Exchange
  • Gruppi di Microsoft 365
  • Skype for Business
  • Cartelle pubbliche di Exchange
  • Messaggi del canale di Teams
  • Chat di Teams e interazioni con Copilot
  • Messaggi del canale privato di Teams
  • Messaggi della community di Viva Engage
  • Messaggi utente di Viva Engage

Per altre informazioni sulla conservazione di Microsoft, vedere Informazioni sui criteri e le etichette di conservazione.

Se la conservazione di Microsoft 365 viene usata per creare una cassetta postale inattiva, le impostazioni di conservazione dei criteri o delle etichette di conservazione continuano a essere applicate alla cassetta postale inattiva. Ciò significa che se le impostazioni di conservazione sono configurate per conservare e quindi eliminare il contenuto, gli elementi verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili al termine del periodo di conservazione e quindi eliminati dalla cassetta postale inattiva. Se le impostazioni di conservazione non sono configurate per l'eliminazione degli elementi, gli elementi che non sono stati eliminati definitivamente dall'utente (prima che la cassetta postale fosse resa inattiva) non verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili e verranno conservati a tempo indeterminato dopo che la cassetta postale diventa inattiva.

Uso degli ambiti dei criteri adattivi per gestire la conservazione delle cassette postali inattive

Con gli ambiti dei criteri adattivi, è possibile applicare le impostazioni di conservazione in modo specifico alle cassette postali inattive. I vantaggi di questa configurazione includono:

• È possibile soddisfare le normative o i criteri dell'organizzazione che richiedono periodi di conservazione diversi per i dipendenti attivi e gli ex dipendenti.

• È possibile configurare le impostazioni di conservazione per conservare il contenuto della cassetta postale solo per il tempo necessario a soddisfare le esigenze dell'organizzazione per gli ex dipendenti.

• È possibile identificare rapidamente il criterio di conservazione assegnato alle cassette postali inattive dell'organizzazione e modificare più facilmente le impostazioni di conservazione, se necessario.

• È più semplice eliminare definitivamente una cassetta postale inattiva, perché è possibile rimuoverla dal criterio configurando l'ambito adattivo per escluderla, in base agli attributi o alle proprietà della cassetta postale inattiva. In caso contrario, è necessario usare PowerShell per Exchange Online prima di eliminare la cassetta postale.

Uso di ambiti criteri statici e cassette postali inattive

Se non si usano gli ambiti dei criteri adattivi e si usa invece un ambito statico con la conservazione di Microsoft 365, considerare quanto segue:

• Gli ambiti dei criteri statici includono cassette postali inattive quando si usa la configurazione predefinita Tutte le cassette postali, ma non sono supportati per inclusioni o esclusioni specifiche. Tuttavia, se si include o si esclude un destinatario che dispone di una cassetta postale attiva al momento dell'applicazione del criterio e la cassetta postale successivamente diventa inattiva, le impostazioni di conservazione continuano ad essere applicate o escluse. In questo scenario, si applicano ancora limiti specifici di inclusione ed esclusione .

  Nota

  Ciò significa anche che tutte le nuove impostazioni di conservazione di Microsoft 365 che usano un ambito statico applicato alla selezione predefinita Tutte le cassette postali includeranno automaticamente tutte le cassette postali inattive esistenti.

• Se si modifica la selezione predefinita di Tutte le cassette postali per includere destinatari specifici, le impostazioni di conservazione per il criterio non si applicheranno più alle cassette postali inattive, che ora diventano idonee per l'eliminazione automatica.

• Se si vuole rilasciare un criterio di conservazione applicato a una cassetta postale inattiva, vedere Rilascio di un criterio di conservazione.

Le cassette postali inattive e i blocchi dei casi di eDiscovery

Se un blocco associato a un caso di eDiscovery viene inserito in una cassetta postale e quindi la cassetta postale o l'account dell'utente viene eliminato, la cassetta postale diventa una cassetta postale inattiva. Tuttavia, non usare i blocchi delle maiuscole e minuscole di eDiscovery per rendere inattiva una cassetta postale. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. A un certo punto, un caso legale probabilmente termina, i blocchi associati al caso vengono rimossi e il caso di eDiscovery viene chiuso. Infatti, se un blocco applicato a una cassetta postale inattiva viene associato a un caso di eDiscovery e quindi il blocco viene rilasciato o il caso di eDiscovery viene chiuso (o eliminato), la cassetta postale inattiva viene eliminata definitivamente. Inoltre, non è possibile creare un blocco di eDiscovery basato sul tempo. Questa condizione indica che il contenuto di una cassetta postale inattiva viene conservato per sempre o finché il blocco non viene rimosso e la cassetta postale inattiva viene eliminata. Pertanto, usare la conservazione di Microsoft 365 per le cassette postali inattive.

Per altre informazioni sulle differenze tra i blocchi di eDiscovery e la conservazione di Microsoft 365, vedere Quando usare i criteri di conservazione e le etichette di conservazione o i blocchi di eDiscovery.

Cassette postali inattive e archivi ad espansione automatica

Una cassetta postale inattiva configurata con un archivio ad espansione automatica non può essere recuperata o ripristinata. Se, per motivi di conformità, è necessario recuperare i dati da una cassetta postale inattiva con un archivio a espansione automatica, utilizzare la funzionalità di ricerca contenuto per esportare i dati dalla cassetta postale. Questa azione è supportata solo a scopo di eDiscovery e non può essere usata come soluzione di backup. Per istruzioni su come utilizzare la ricerca per il ripristino dei dati per eDiscovery, vedere Creare una ricerca per un caso in eDiscovery

Le cassette postali inattive e i criteri di conservazione di Exchange MRM

L'applicazione di un criterio di conservazione di Exchange (la funzionalità di gestione dei record di messaggistica o MRM, in Exchange Online) non crea una cassetta postale inattiva quando l'account utente viene eliminato.

Tuttavia, se questi criteri di conservazione MRM sono stati applicati a una cassetta postale prima che diventasse inattiva, tutti i criteri di eliminazione (tag di conservazione MRM configurati con un'azione di eliminazione ) continueranno a essere elaborati nella cassetta postale inattiva. Ciò significa che gli elementi contrassegnati con un criterio di eliminazione MRM verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili al termine del periodo di conservazione. Questi elementi vengono eliminati dalla cassetta postale inattiva quando scade la durata di attesa. Se la durata di attesa non è specificata per la cassetta postale inattiva, gli elementi della cartella Recupera elementi verranno conservati all'infinito.

Al contrario, tutti i criteri di archiviazione (tag di conservazione MRM configurati con un'azione MoveToArchive ) inclusi nel criterio di conservazione MRM assegnato a una cassetta postale inattiva vengono ignorati. Questo significa che gli elementi in una cassetta postale inattiva contrassegnati con un criterio di archiviazione rimarranno nella cassetta postale principale quando scade il periodo di conservazione. Non vengono spostati nella cassetta postale di archiviazione o nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Verranno conservati a tempo indeterminato.

Passaggi successivi

Per rendere inattiva una cassetta postale e gestirla, ad esempio recuperarla, ripristinarla ed eliminarla, vedere Creare e gestire cassette postali inattive.