Gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint

I criteri di gestione del ciclo di vita dei siti in Microsoft SharePoint Gestione avanzata consentono di gestire la governance del sito su vasta scala. Questi criteri automatizzano le attività di governance comuni, in modo che i siti rimangano attivi, di proprietà e vengano regolarmente rivisti per l'intero ciclo di vita.

Video: Panoramica della gestione avanzata di SharePoint

Il video seguente offre una panoramica della gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint:

I criteri di gestione del ciclo di vita dei siti non eliminano direttamente i siti di SharePoint. Al contrario, i criteri informano i proprietari e gli amministratori del sito e intervengono in base alla configurazione dei criteri.

Man mano che l'organizzazione crea più siti di SharePoint, siti connessi a Microsoft Teams e siti connessi ai gruppi di Microsoft 365, diventa sempre più difficile per gli amministratori identificare manualmente i siti inattivi, i siti senza proprietario o i siti che non soddisfano più i requisiti aziendali. I criteri di gestione del ciclo di vita dei siti consentono di automatizzare questi processi di governance monitorando i siti, inviando notifiche agli utenti responsabili, raccogliendo le risposte ed eseguendo azioni disciplinari, se necessario.

Vantaggi della gestione del ciclo di vita del sito

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito consentono di:

  • Ridurre il numero di siti inattivi o abbandonati.
  • Identificare e risolvere i siti con proprietà insufficiente.
  • Verificare che i siti continuino a servire uno scopo commerciale valido.
  • Migliorare la conformità ai requisiti di governance dell'organizzazione.
  • Automatizzare i flussi di lavoro di notifica, creazione di report e correzione.
  • Mantenere un ambiente SharePoint più sano e gestibile.

Tipi di criteri di gestione del ciclo di vita del sito

La gestione del ciclo di vita del sito include tre tipi di criteri che si rivolgono a diversi scenari di governance.

Screenshot dei criteri di gestione del ciclo di vita dei siti nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Tipo di criterio Finalità
Criteri proprietari del sito Consente di garantire che i siti abbiano il numero necessario di proprietari o amministratori del sito.
Criteri siti inattivi Identifica i siti che non sono attivi per un periodo di tempo specificato.
Criteri di attestazione del sito Richiede la conferma periodica che un sito è ancora necessario e soddisfa i requisiti dell'organizzazione.

Usare questi criteri in modo indipendente o insieme per creare una strategia di governance del sito completa.

Criteri della proprietà del sito

I criteri proprietari dei siti assicurano che ogni sito disponga di persone responsabili della gestione. È possibile definire i requisiti di proprietà, tra cui:

  • Indica se la proprietà dipende dai proprietari del sito, dagli amministratori del sito o da entrambi.
  • Numero minimo di proprietari o amministratori necessari per un sito.
  • Quali utenti ricevono le notifiche quando i requisiti di proprietà non sono soddisfatti.

Ad esempio, è possibile richiedere che tutti i siti abbiano almeno due proprietari. Se un sito scende al di sotto di tale soglia, il criterio può inviare una notifica ai destinatari designati e richiedere un'azione correttiva.

I criteri di proprietà dei siti consentono di ridurre il rischio di siti senza proprietario e migliorare la continuità amministrativa quando gli utenti cambiano ruolo o lasciano l'organizzazione.

Per altre informazioni, vedere Creare un criterio di proprietà del sito di SharePoint.

Criteri per i siti inattivi

I criteri per i siti inattivi consentono di identificare i siti che non mostrano più attività commerciali significative. Il criterio valuta l'attività tra SharePoint e carichi di lavoro connessi, come Microsoft Teams, Exchange e Viva Engage, per determinare se un sito rimane attivo.

Quando un sito supera la soglia di inattività configurata, il criterio può inviare una notifica ai proprietari o agli amministratori del sito e richiedere la conferma che il sito sia ancora in uso. Usare i criteri dei siti inattivi per:

  • Ridurre la proliferazione dei contenuti.
  • Identificare gli spazi di collaborazione abbandonati.
  • Migliorare la gestione dello spazio di archiviazione.
  • Sostenere gli obiettivi di governance a lungo termine.

Per ulteriori informazioni, consulta Gestire i siti inattivi utilizzando i criteri per i siti inattivi.

Criteri di attestazione del sito

I criteri di attestazione del sito consentono alle organizzazioni di verificare periodicamente che i siti rimangano necessari, rilevanti per l'azienda e conformi ai requisiti di governance interna. A differenza dei criteri dei siti inattivi, che si concentrano sull'attività rilevata, i criteri di attestazione del sito richiedono una revisione esplicita da parte dei proprietari o degli amministratori del sito designati.

Usare i criteri di attestazione per:

  • Conferma che un sito è ancora necessario.
  • Convalida la proprietà e la responsabilità.
  • Esaminare lo scopo del sito e la motivazione aziendale.
  • Supportare i programmi di governance e conformità.

Per altre informazioni, vedere Richiedere attestazioni ricorrenti del sito per i siti di SharePoint.

Criteri sovrapposti dello stesso tipo di criterio

Quando più criteri dello stesso tipo includono lo stesso sito, SharePoint consente di ridurre le notifiche duplicate utilizzando la cronologia dei criteri a livello di sito archiviata.

Se una notifica è stata inviata negli ultimi 30 giorni da qualsiasi criterio di quel tipo e il sito rimane non certificato, non vengono inviate altre notifiche e il report di esecuzione dei criteri mostra lo stato del sito come "Notifica da un altro criterio".

Ad esempio, se un sito è coperto da due diversi criteri per i siti inattivi e riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dal primo criterio, il secondo criterio non invia notifiche aggiuntive entro i 30 giorni successivi se il sito rimane non certificato.

È consigliabile che i criteri dello stesso tipo non abbiano ambiti sovrapposti. Se i siti rientrano in più criteri dello stesso tipo, le pianificazioni delle notifiche e le azioni di provvedimento disciplinare possono diventare difficili da prevedere.

Criteri sovrapposti di tipi diversi

Criteri di tipo diverso operano in modo indipendente ai fini della notifica. La cronologia delle notifiche viene registrata separatamente per ogni tipo di criterio.

Ad esempio, se un sito rientra nell'ambito di un criterio di proprietà del sito e di un criterio del sito inattivo, i proprietari del sito potrebbero ricevere notifiche da entrambi i criteri quando vengono soddisfatte le rispettive condizioni del criterio.

Le azioni di provvedimento disciplinare vengono valutate in modo indipendente da ogni criterio. Se un criterio applica un provvedimento disciplinare che modifica lo stato del sito, il sito potrebbe non essere più idoneo per l'elaborazione da parte di altri criteri:

Se un criterio imposta il sito in uno stato di sola lettura (bloccato), il sito non è più incluso nell'ambito di altri criteri.

Se un criterio archivia il sito, il sito raggiunge uno stato terminale e non viene più considerato per l'applicazione da altri criteri.

Quando più tipi di criteri sono destinati allo stesso sito, l'azione di provvedimento disciplinare del criterio le cui condizioni sono soddisfatte per prima viene applicata per prima.

Disabilitazione o eliminazione di un criterio

La disabilitazione o l'eliminazione di un criterio interrompe le attività future relative a tale criterio, incluse le notifiche e le azioni di imposizione. Non inverte automaticamente le azioni applicate in precedenza.

La cronologia delle notifiche viene mantenuta a livello di sito separatamente per ogni tipo di criterio. Di conseguenza, la disabilitazione o l'eliminazione di un criterio non influisce sulla cronologia delle notifiche associata ad altri tipi di criteri che continuano a essere destinati al sito.

Per i criteri dello stesso tipo, la cronologia delle notifiche archiviate (incluso il numero di notifiche e la data dell'ultima notifica) viene conservata anche dopo la disabilitazione o l'eliminazione di un criterio. Questa cronologia viene reimpostata naturalmente dopo che il sito è stato assente dall'ambito di quel tipo di criterio per 90 giorni.

Se la cronologia delle notifiche deve essere reimpostata prima, contatta il supporto tecnico Microsoft per determinare se lo stato di notifica archiviato può essere cancellato.

Importante

Per garantire un comportamento prevedibile, evitare di creare criteri sovrapposti dello stesso tipo destinati agli stessi siti. Anche se SharePoint elimina le notifiche duplicate ove possibile, criteri sovrapposti possono rendere più difficile l'interpretazione dei tempi delle notifiche e dei risultati dell'applicazione.

Esecuzione dei criteri e notifiche

Tutti i criteri di gestione del ciclo di vita del sito supportano due modalità operative:

  • Modalità di simulazione : esegue il criterio una sola volta e genera un report senza un'applicazione continua.
  • Modalità attiva : esegue il criterio in base a una pianificazione ricorrente, genera report e invia notifiche ai destinatari designati.

Le notifiche dei criteri usano messaggi interattivi di Outlook, in modo che i destinatari possano completare le azioni della governance direttamente dalla posta elettronica. È anche possibile configurare la messaggistica, le indicazioni e le risorse di supporto.

Provvedimenti disciplinari

Dopo diversi tentativi di notifica, i criteri di gestione del ciclo di vita del sito possono intraprendere azioni esecutive quando non viene ricevuta alcuna risposta. A seconda del tipo di criterio, le azioni disponibili includono:

  • Non intraprendere alcuna azione e continua a segnalare.
  • Impostare i siti in modalità di sola lettura.
  • Archivio i siti dopo un periodo di sola lettura configurabile usando Microsoft 365 Archivio.

Queste opzioni di applicazione aiutano le organizzazioni a bilanciare il self-service dell'utente con i requisiti di governance.

Creazione di report e monitoraggio

Ogni esecuzione dei criteri genera report che consentono agli amministratori di comprendere i risultati dei criteri e identificare i siti che richiedono attenzione. I report possono includere informazioni come:

  • Stato della proprietà del sito.
  • Stato attività sito.
  • Cronologia delle notifiche.
  • Provvedimenti disciplinari.
  • Metadati del sito e dettagli di configurazione.

Usare questi report per monitorare le tendenze della governance e assegnare priorità alle attività di correzione.

Molte organizzazioni ottengono i migliori risultati combinando tutti e tre i tipi di criteri:

Insieme, questi criteri consentono di mantenere un ambiente SharePoint sicuro, ben gestito e sostenibile.

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