Gestire l'archiviazione eliminando documenti o comprimendo i dati

Un ruolo centrale, come l'amministratore delle applicazioni, deve regolarmente ripulire l'archiviazione dei dati eliminando o comprimendo documenti storici, file multimediali, vari tipi di voci e così via. Questo articolo descrive alcuni strumenti integrati che rendono più facile per gli amministratori gestire dati non necessari.

Tip

Per ulteriori informazioni su altri modi di ridurre la quantità di dati archiviati in un database, vedi Ridurre i dati archiviati nei database di Business Central nella documentazione per sviluppatori e professionisti IT.

Pulisci dati

La pagina Data Administration fornisce compiti batch e schede di lavoro per eliminare dati obsoleti. Per aprire la pagina, scegli l'icona Cerca pagina o report, immetti Amministrazione dati e quindi seleziona il collegamento correlato. Nel menu Azioni , scegli Pulizia dei dati e poi scegli un'azione da una delle seguenti categorie.

Importante

Rivedi i filtri nella pagina delle richieste prima di eseguire un batch di cancellazione. Alcuni processi batch non richiedono la conferma dell'eliminazione e i filtri vuoti potrebbero includere tutti i record validi. I dati eliminati non possono essere ripristinati.

Le azioni disponibili dipendono dalle funzionalità utilizzate dalla tua azienda.

Archivi documentali

L'azione seguente elimina preventivi di vendita che non sono più validi.

Action Descrizione
Elimina i preventivi di vendita scaduti Elimina i preventivi di vendita che hanno una Data di validità del preventivo anteriore alla data specificata. Puoi filtrare i preventivi per numero e per vendita al cliente.

Documenti fatturati

Le azioni seguenti eliminano i documenti aperti che rimangono dopo che sono stati completamente elaborati. Non cancellano i documenti pubblicati che forniscono la cronologia delle transazioni.

Action Descrizione
Elimina ordini vendita programmati Elimina gli ordini di vendita generalizzati che hanno righe fatturate senza importi in sospeso, le quantità spedite non fatturate o le linee di vendita rimanenti che si riferiscono all'ordine generale.
Elimina gli ordini di vendita Elimina gli ordini di vendita completamente spediti e fatturati. Le assegnazioni di carico degli articoli che non sono completamente fatturate possono impedire che l'ordine completo venga cancellato.
Elimina gli ordini di reso di vendita Elimina gli ordini di reso di vendita completamente ricevuti e fatturati. Le assegnazioni di carico degli articoli che non sono completamente fatturate possono impedire che l'ordine di reso venga cancellato.
Elimina ordini di acquisto generici Elimina gli ordini di vendita programmati che hanno righe fatturate senza quantità in sospeso, quantità ricevute non fatturate o righe di acquisto residue che fanno riferimento all'ordine programmato.
Elimina gli ordini di acquisto Elimina gli ordini di acquisto completamente ricevuti e fatturati. L'ordine non viene cancellato se una cessione di carico di articolo non viene completamente fatturata.
Elimina gli ordini di reso degli acquisti Elimina gli ordini di reso d'acquisto completamente spediti e fatturati. Le assegnazioni di carico degli articoli che non sono completamente fatturate possono impedire che l'ordine di reso venga cancellato.
Cancella gli ordini di servizio Elimina gli ordini di servizio completamente spediti e fatturati. Questa azione è disponibile quando si utilizza Service Management. Non cancella i documenti di servizio pubblicati.
Elimina i documenti registrati del magazzino Elimina i documenti di attività registrati del magazzino, inclusi i loro righe e commenti, in base ai filtri di tipo e numero che specifichi. Il lavoro batch non richiede che i documenti siano vecchi di una data specifica.

Marketing

Le seguenti azioni eliminano i record obsoleti di gestione delle relazioni e, dove applicabile, i relativi registri.

Action Descrizione
Elimina le voci della campagna Elimina le voci di campagne annullate in base ai filtri relativi a campagna, data, venditore e numero voce specificati. Le voci relative al registro delle interazioni vengono anche cancellate.
Elimina i segmenti registrati Elimina i segmenti registrati annullati secondo i filtri di numero di voce e numero di segmento che hai specificato. Mantiene le interazioni correlate e le voci della campagna, ma rimuove i collegamenti al segmento registrato.
Elimina le opportunità Elimina le opportunità chiuse secondo i filtri che specifichi. Elimina anche i record e i commenti delle opportunità correlate.
Elimina le attività Elimina i compiti di gestione delle relazioni cancellati. Elimina anche i commenti correlati, i partecipanti e le attività secondarie dei partecipanti o dei membri.
Elimina le voci del registro delle interazioni Elimina le voci del registro delle interazioni annullate in base ai filtri specificati. Elimina anche commenti correlati, link ai target della campagna e allegati che non vengono usati da altre interazioni.

Contabilità dei costi

Le seguenti azioni eliminano le voci contabili dei costi per registro o data di pubblicazione.

Action Descrizione
Elimina le voci di budget dei costi Elimina una serie di registri budget costi aperti e le voci in quei registri. Non puoi cancellare i registri chiusi. Se elimini i registri di allocazione, Business Central resetterà lo stato di allocazione delle voci interessate.
Elimina le voci dei costi Elimina una serie di registri costi aperti e le voci in quei registri. Non puoi eliminare i registri chiusi, e l'intervallo deve terminare con l'ultimo registro dei costi. Se elimini i registri di allocazione, Business Central resetterà lo stato di allocazione delle voci interessate.
Elimina le vecchie voci di costo Elimina le voci di costo con date di pubblicazione fino e inclusa la data di fine anno specificata. La data deve essere la fine di un anno solare e almeno un anno prima della data di lavoro. Questa azione non elimina i registri di costo correlati.

Varie

Le seguenti azioni ripuliscono i dati di inventario, dei contenuti multimediali, delle esperienze guidate, dell'assistenza e di produzione.

Action Descrizione
Elimina il registro dell'inventario fisico Elimina i movimenti del registro dell'inventario fisico compresi nell'intervallo di date e corrispondenti ai filtri articolo e gruppo contabile magazzino specificati. Devi fornire una data di scadenza e Business Central convalida le voci rispetto ai periodi di inventario chiusi.
Elimina media distaccati Apre una pagina dove puoi trovare ed eliminare media che non sono citati da un record. Prima di cancellare alcuni media selezionati, Business Central ribadisce che i media sono ancora distaccati. Puoi anche pianificare la pulizia dei contenuti multimediali scollegati e dei relativi set.
Elimina l'elemento duplicato dell'esperienza guidata Apre una pagina che consente di trovare i codici degli elementi dell'esperienza guidata che hanno più di 100 versioni. Per un codice selezionato, la pulizia elimina le versioni più vecchie e mantiene quella con il numero di versione più alto.
Elimina la coda email del servizio Elimina le voci della coda dei messaggi e-mail di servizio in base ai filtri relativi allo stato e alla data di invio specificati. Senza filtri, il batch job elimina l'intera coda. Questa azione è disponibile quando si utilizza Service Management.
Cancella Registro del Documento di Servizio Elimina le voci del registro del documento di servizio in base alla data di modifica, al tipo di documento e ai filtri del numero di documento che specifichi. Puoi limitare la cancellazione ai log per i documenti che non esistono più. Questa azione è disponibile quando si utilizza Service Management.
Cancella il registro dell'elemento di servizio Elimina le voci del registro degli elementi di servizio in base ai filtri per la data di modifica e il numero di articolo di servizio che hai specificato. Questa azione è disponibile quando si utilizza Service Management.
Elimina i componenti scaduti Elimina le linee BOM di produzione con una data di fine precedente a quella specificata, ma non elimina le intestazioni BOM di produzione. Questa azione è disponibile quando usi Manufacturing.

Comprimere i dati con la compressione della data

È possibile comprimere i dati in Business Central per risparmiare spazio nel database, che in Business Central Online può anche far risparmiare denaro. La compressione si basa sulle date e sulle funzioni, combinando diversi movimenti vecchi in un unico movimento nuovo.

È possibile comprimere i movimenti che soddisfano tutte le seguenti condizioni:

  • Sono relativi ad anni fiscali chiusi.
  • Il campo Apri è impostato su No.
  • Hanno almeno cinque anni. Se intendi comprimere dati che hanno meno di cinque anni, contatta il partner Microsoft.

Ad esempio, i movimenti di registro fornitori dell'ultimo anno fiscale trascorso possono essere compressi in modo da ottenere un solo valore di dare/avere per ogni mese. L'importo del nuovo movimento è dato dalla somma di tutti i movimenti compressi. La data assegnata sarà la data iniziale del periodo compresso, ad esempio il primo giorno del mese (se i movimenti vengono compressi in base al mese). In seguito alla compressione sarà comunque possibile visualizzare il saldo periodo per ogni conto dell'anno fiscale trascorso.

Il numero dei movimenti creati da una compressione data dipende dal numero di filtri impostati, dai campi che vengono associati e dalla durata del periodo. Il risultato del processo è sempre di almeno un movimento. Al termine del processo batch è possibile visualizzare il risultato nella pagina Registri compressione data.

Puoi comprimere i seguenti tipi di dati utilizzando i processi batch.

  • Movimenti finanziari - movimenti di contabilità generale (C/G), movimenti IVA, movimenti contabili conti bancari, movimenti budget C/G, movimenti contabili clienti e movimenti contabili fornitori.
  • Movimenti warehouse
  • Movimenti risorse
  • Movimenti budget articoli
  • Cespiti - movimenti contabili cespiti, movimenti contabili di manutenzione cespiti e movimenti contabili di assicurazione cespiti.

Quando definisci i criteri per la compressione, puoi mantenere il contenuto di certi campi utilizzando le opzioni sotto Mantieni contenuto campo. I campi disponibili dipendono dai dati che stai comprimendo.

Note

Prima di poter eseguire la compressione della data, le visualizzazioni dell'analisi devono essere aggiornate. Per ulteriori informazioni, vedi la sezione Aggiornare una vista di analisi.

In seguito alla compressione verranno sempre mantenute le informazioni contenute nei seguenti campi: Data di registrazione, Nr. fornitore, Tipo di documento, Codice valuta, Categoria registrazione, Importo, Importo residuo, Importo originario (VL), Importo residuo (VL), Importo (VL), Acquisti (VL), Sconto fattura (VL), Sconto pagam. applicato (VL) e Colleg. sconto pag. possibile.

Registrazione dei movimenti compressi

Le voci compresse vengono registrare in modo leggermente diverso rispetto alla registrazione standard. Questa differenza riduce il numero di nuovi movimenti di contabilità generale creati dalla compressione della data ed è particolarmente importante quando si conservano informazioni quali dimensioni e numeri di documento. La compressione della data crea nuovi movimenti come segue:

  • Nella pagina Movimenti C/G vengono creati nuovi movimenti per i movimenti compressi. Il campo Descrizione contiene Data compressa in modo da rendere i movimenti compressi facili da identificare.
  • Nelle pagine dei movimenti, ad esempio Movimenti contabili clienti, vengono creati uno o più nuovi movimenti.

Il processo di registrazione crea interruzioni nella numerazione per i movimenti nella pagina Movimenti C/G. Assegni questi numeri solo ai movimenti nelle pagine dei movimenti contabili. Puoi visualizzare l'intervallo di numeri assegnato ai movimenti è disponibile nella pagina Registro C/G, nei campi Dal nr. movimento e Al nr. movimento.

Note

Dopo aver eseguito la compressione della data, non puoi stornare i movimenti contabili del fornitore o della banca per le transazioni interessate dalla compressione.

Il numero dei movimenti creati da una compressione data dipende dal numero di filtri impostati, dai campi che vengono associati e dalla durata del periodo di tempo. Il risultato del processo è sempre di almeno un movimento.

Avvertimento

Poiché la compressione data elimina del tutto i movimenti, è consigliabile eseguire sempre una copia di backup del database prima di eseguire questo processo batch.

Per eseguire una compressione data

  1. Scegli l'icona Cerca pagina o report, immetti Amministrazione data, quindi scegli il collegamento correlato.

  2. A seconda delle necessità, effettua una delle seguenti operazioni:

    • Per utilizzare una guida assistita per impostare la compressione della data per uno o più tipi di dati, scegli Guida all'amministrazione dei dati.
    • Per impostare la compressione per un singolo tipo di dati, scegli Compressione data, Comprimi voci, quindi scegli i dati da comprimere.

    Note

    Puoi comprimere solo i dati che hanno più di cinque anni. Se intendi comprimere dati che hanno meno di cinque anni, contatta il partner Microsoft. Devono utilizzare l'evento OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep nella codeunit "Date Compression" per impostare la soglia.

Amministrazione

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui

  • Ultimo aggiornamento: