Usare il richiamo dei messaggi basato sul cloud

Con il nuovo Richiamo messaggi basato su cloud, sono state apportate importanti modifiche al funzionamento del richiamo dei messaggi nel servizio. È possibile attivare Richiamo messaggi in Outlook classico, Nuovo Outlook, Outlook sul Web, Outlook per Mac e Outlook per Android/iOS. Il processo di avvio di un richiamo dal client Outlook rimane lo stesso. Tuttavia, una volta avviato il richiamo, l'agente della funzionalità Richiamo messaggi intercetta i messaggi di richiamo e quindi lavora per eliminare il messaggio originale dalle cassette postali dei destinatari.

Il messaggio di richiesta di richiamo generato dal client ha le proprietà seguenti:

• La classe messaggio è IPM. Outlook.Recall
• L'oggetto del messaggio è "Richiamo: <Oggetto> originale"

L'agente della funzionalità Richiamo messaggi intercetta questi messaggi di richiamo e tenta di eliminare definitivamente il messaggio dalle cassette postali dei destinatari. Dopo che il messaggio originale è stato eliminato con successo, il trasporto della posta elimina il messaggio di richiamo. Il flusso avrà l'aspetto seguente:

Dopo l'avvio del richiamo, entro pochi minuti viene inviato un messaggio di posta elettronica Rapporto richiamo messaggi alla cassetta postale che ha avviato il richiamo del messaggio. Il rapporto di richiamo contiene un collegamento per controllare lo stato del richiamo. Lo stato di richiamo è normalmente disponibile per ogni destinatario entro pochi minuti, ma potrebbe richiedere più tempo per i messaggi con molti destinatari. Il sistema continua a essere richiamato per un massimo di 24 ore.

Se si sceglie l'opzione per sostituire il messaggio, il richiamo elimina il messaggio originale e quindi Outlook invia il nuovo messaggio, che viene elaborato per il recapito normale. Gli amministratori possono controllare diverse impostazioni:

• Abilita o disabilita la nuova funzionalità di richiamo cloud.
• Se richiamare i messaggi già letti.
• Notifiche di richiamo facoltative per i destinatari:
  • Per tutti i messaggi richiamati
  • Solo per i messaggi richiamati di lettura
• Validità massima dei messaggi richiamabili: in precedenza, i messaggi potevano essere richiamati indipendentemente dall'età. La nuova impostazione Validità massima messaggi richiamabili limita il richiamo dei messaggi meno recenti, con un'impostazione predefinita di 365 giorni. Gli amministratori tenant possono configurarlo tra 5 minuti e 10 anni.

Impostazioni disponibili nell'interfaccia di amministrazione di Exchange:

Tramite PowerShell per Exchange Online:

Per informazioni su come connettersi a PowerShell per Exchange Online, vedere Connettersi a PowerShell per Exchange Online.

Per abilitare o disabilitare il richiamo dei messaggi, eseguire il comando seguente:

Set-OrganizationConfig -MessageRecallEnabled <$true | $false> -RecallReadMessagesEnabled <$true | $false>

Il comando seguente consente di controllare se richiamare i messaggi già letti:

Set-OrganizationConfig -RecallReadMessagesEnabled <$true | $false>

Il comando seguente abilita o disabilita le notifiche di richiamo dei messaggi per i destinatari. Impostando questo parametro su $True si abilitano le notifiche, mentre impostandolo su $False (impostazione predefinita) le si disabilita:

Set-OrganizationConfig -MessageRecallAlertRecipientsEnabled <$true | $false>

Una volta impostato il parametro -MessageRecallAlertRecipientsEnabled su $True, il cmdlet seguente consente agli amministratori di specificare se le notifiche di richiamo devono essere inviate solo per i messaggi letti. L'impostazione di questo parametro su $True abilita le notifiche solo per i messaggi letti, mentre $False (impostazione predefinita) abilita le notifiche per i messaggi letti e non letti.

Set-OrganizationConfig -MessageRecallAlertRecipientsReadMessagesOnlyEnabled <$true | $false>

Per limitare il richiamo dei messaggi meno recenti, eseguire il comando seguente:

Set-OrganizationConfig -MessageRecallMaxRecallableAge [DDDD.HH:MM:SS]

Quando un mittente tenta di richiamare un messaggio inviato meno vecchio di quello consentito, il mittente riceve una notifica che indica che il messaggio è troppo vecchio per essere richiamato.

Richiamo dei messaggi tra tenant

Con Richiamo messaggi tra tenant, un amministratore tenant può aggiungere altri tenant di Microsoft 365 a un elenco di persone consentite. Una volta che un tenant è nell'elenco, i mittenti di tali tenant consentiti possono richiamare i messaggi che hanno inviato ai destinatari nel tenant ricevente, proprio come farebbero per un richiamo all'interno del tenant. Il controllo appartiene al tenant ricevente, ovvero l'organizzazione i cui utenti hanno ricevuto i messaggi. Un richiamo tra tenant viene onorato solo quando l'amministratore del tenant ricevente ha esplicitamente consentito il tenant del mittente. Ciò consente all'organizzazione ricevente di avere il pieno controllo dei tenant esterni autorizzati a richiamare i messaggi dalle cassette postali degli utenti.

Consideriamo due organizzazioni che lavorano insieme, Contoso e Fabrikam, entrambe ospitate in Microsoft 365:

1. Un amministratore di Contoso aggiunge il tenant di Fabrikam all'elenco di indirizzi consentiti per richiamo tra tenant di Contoso.
2. Un mittente di Fabrikam ricorda un messaggio precedentemente inviato a un destinatario in Contoso.
3. Poiché Contoso ha inserito Fabrikam nell'elenco consentiti, il richiamo viene onorato ed elaborato come un richiamo standard per la cassetta postale del destinatario di Contoso.

Se Fabrikam non è nell'elenco di indirizzi consentiti di Contoso, il richiamo non riesce. Il mittente Fabrikam vede nel rapporto sullo stato di richiamo che il messaggio non può essere richiamato tra le organizzazioni. L'elenco di indirizzi consentiti regola i richiami in ingresso nel tenant ricevente. Ogni organizzazione decide in modo indipendente quali tenant esterni considerare attendibili per richiamare i messaggi dalle cassette postali.

Gli amministratori possono configurare queste impostazioni tramite PowerShell per Exchange Online. Prima di tutto, abilitare o disabilitare il richiamo dei messaggi tra tenant per il tenant ricevente. Impostare questo parametro su $True per attivare la funzionalità. Impostarlo su $False (impostazione predefinita) per disattivarla:

Set-CrossTenantRecallConfiguration -CrossTenantRecallEnabled <$true | $false>

Specificare i tenant esterni da aggiungere o rimuovere dall'elenco di quelli consentiti. Aggiungere gli ID tenant delle organizzazioni attendibili per eseguire i richiami:

Set-CrossTenantRecallConfiguration -AllowedSenderTenantIds @{Add="<tenantId 1>","<tenantId 2>"}; {Remove="<tenantId 1>","<tenantId 2>"} 

L'amministratore del tenant di invio può recuperare l'ID tenant eseguendo il comando seguente:

Get-ConnectionInformation | fl TenantID  

Usare Traccia messaggio per verificare il richiamo

I report di richiamo creano le informazioni in base ai dati di traccia dei messaggi. Se il report di richiamo non viene ricevuto o se non viene aggiornato correttamente, usare Traccia messaggio per verificare lo stato del richiamo. Se il richiamo ha avuto esito positivo o se il richiamo non è riuscito dopo 24 ore, il valore di stato è Failed.

Ad esempio:

PS C:\> Get-MessageTraceV2 -SenderAddress user@contoso.com

Received               Sender Address     Recipient Address        Subject                                Status
-------------------    ----------------   ----------------------   ------------------------------------   ------
8/14/2023 9:51:20 PM   user@contoso.com   recipient1@contoso.com   Recall: Testing recall functionality   Failed
8/14/2023 9:51:20 PM   user@contoso.com   recipient2@contoso.com   Recall: Testing recall functionality   Failed
8/14/2023 9:51:20 PM   user@contoso.com   recipient3@contoso.com   Recall: Testing recall functionality   Failed

Questo risultato è normale. Il messaggio viene eliminato una volta completato il richiamo o dopo il timeout (24 ore). Il valore dello stato è valido anche Failed per qualsiasi altro messaggio ignorato dal trasporto. I dettagli della traccia del messaggio mostrano informazioni aggiuntive nella proprietà Detail dell'evento Drop che confermano se il richiamo è riuscito.

Ad esempio:

PS C:\> Get-MessageTraceV2 -SenderAddress user@contoso.com -MessageId "<Message ID of recall message>" | Get-MessageTraceDetailV2 -Event Drop | Format-List

Event            : Drop
Action           :
Detail           : Reason: [Stage: OnPromotedEvent][Agent: Transport Message Recall Agent];Message recall process complete, dropping the recall email. Result:Success

La proprietà Detail mostra che il processo di richiamo è completo con il valore SuccessResult .

Una limitazione con i dettagli della traccia dei messaggi in PowerShell di Exchange Online è che il mittente e il destinatario non sono inclusi nei risultati.

Usare i comandi di PowerShell seguenti per aggiungere i valori del mittente e del destinatario dai risultati della traccia del messaggio ai risultati dei dettagli della traccia del messaggio. È possibile inviare i risultati allo schermo o in un file CSV.

$results = Get-MessageTraceV2 -MessageID "<message ID of recall message>" -StartDate <date> -EndDate <date>

$detail = foreach ($result in $results) {Get-MessageTraceDetailV2 -RecipientAddress $result.recipientaddress -MessageTraceId $result.messagetraceid | select organization, messageid, messagetraceid, date, event, action, detail, data, @{n='SenderAddress';e={$result.senderaddress}}, @{n='RecipientAddress';e={$result.recipientaddress}}}

$detail | Export-Csv "C:\Data\MsgTraceBrid.csv -Append -NoTypeInformation

Limitazioni

• La nuova funzionalità di richiamo dei messaggi funziona entro i confini di un'organizzazione o tra tenant (tra due tenant in Exchange Online - Richiamo messaggi tra tenant). Non è possibile richiamare messaggi su Internet o tra organizzazioni esterne al limite di Exchange Online. Per i clienti ibridi, non è nemmeno possibile richiamare i messaggi inviati all'ambiente Exchange locale dalle cassette postali cloud.

• Richiamo messaggi non funziona in Outlook per Windows nelle condizioni seguenti:

  • Outlook è in modalità Online.
  • Nel profilo Outlook sono configurati più account di Exchange.

• È possibile attivare un richiamo da cassette postali condivise o cassette postali delegate con alcune limitazioni. Per informazioni dettagliate, vedere la sezione Domande frequenti.

• È possibile attivare un richiamo per i messaggi inviati per conto di una lista di distribuzione. Tuttavia, il messaggio del report di richiamo viene inviato a tutti i membri della lista di distribuzione. Attualmente, i destinatari del report non possono visualizzare il report sullo stato del richiamo. Per questa operazione sono necessarie le credenziali di accesso, che la lista di distribuzione non ha.

Domande frequenti

Richiamo per cassette postali condivise e delegate

I messaggi inviati a cassette postali condivise o delegate possono essere richiamati correttamente dal mittente.

Esistono due problemi noti con il richiamo e le cassette postali condivise:

• È possibile richiamare anche i messaggi inviati da cassette postali condivise o delegate. Tuttavia, il report non è visualizzabile dall'utente connesso alla cassetta postale condivisa o delegata. Il report è visibile solo in un browser. Il report richiede l'autenticazione da parte della cassetta postale proprietaria e non è possibile accedere con l'account condiviso. L'accesso come utente con diritti sulla cassetta postale non funziona.

• I messaggi inviati tramite cassette postali condivise o delegate in Outlook per Windows vengono archiviati nella cartella Posta inviata dell'utente autenticato che ha inviato il messaggio. Il richiamo avviato dal messaggio nella cartella Posta inviata dell'utente autenticato avrebbe esito positivo (si verificherebbe lo stesso problema relativo al rapporto di stato).

I messaggi inviati tramite cassette postali condivise o delegate usando Apri un'altra cassetta postale in Outlook sul Web (in precedenza noto come Outlook Web App o OWA) vengono archiviati nella Posta inviata della cassetta postale condivisa. In questo scenario, se si apre la cassetta postale condivisa nello stesso profilo di Outlook dell'utente autenticato tramite mapping automatico o si aprono queste cassette postali aggiuntive, l'opzione Richiama è disattivata quando si tenta di richiamare dalla cartella Posta inviata della cassetta postale condivisa. La soluzione alternativa consiste nell'aprire la cassetta postale condivisa nel proprio profilo di Outlook.

I richiami vengono visualizzati per eDiscovery?

Per le cassette postali con una controversia legale o un blocco In-Place, il messaggio richiamato viene visualizzato in eDiscovery.

I richiami vengono visualizzati nei log di controllo della cassetta postale?

Al momento no.

I messaggi inoltrati vengono richiamati?

• È possibile richiamare i messaggi inoltrati automaticamente da un destinatario a un'altra cassetta postale all'interno della stessa organizzazione.
• I messaggi inoltrati automaticamente all'esterno dell'organizzazione non possono essere richiamati.
• I messaggi inoltrati manualmente dal destinatario non possono essere richiamati.
• I messaggi inoltrati tramite la regola della posta in arrivo (inoltro o reindirizzamento) non possono essere richiamati.

Il richiamo funziona per la posta elettronica crittografata?

Il richiamo dei messaggi crittografati con etichette OME o MIP è supportato se a un mittente viene assegnata la crittografia Premium nel piano di servizio Office 365 (PREMIUM_ENCRYPTION) e attiva un richiamo in Outlook sul Web o nel nuovo Outlook.  

Uso un servizio non Microsoft che richiede l'instradamento di tutti i messaggi di posta elettronica (inclusi quelli interni) tramite il servizio. Il richiamo funziona ancora?

Richiamo messaggi ora supporta il richiamo dei messaggi all'interno del tenant che vengono instradati esternamente e quindi ritrasmessi a Exchange Online per il recapito. Tuttavia, affinché il richiamo del routing di andata e ritorno esterno funzioni come previsto oltre il limite di Exchange Online, le intestazioni dei messaggi di richiamo devono rimanere invariate mentre vengono instradate all'esterno e di nuovo a Exchange Online. Per il corretto funzionamento di questa installazione, è quindi necessaria una configurazione corretta dei connettori in uscita e in ingresso per il servizio componente aggiuntivo. Per indicazioni dettagliate, vedere Scenario: integrare Microsoft 365 o Office 365 con un servizio di componenti aggiuntivi di posta elettronica.

È possibile richiamare i messaggi inviati alle cartelle pubbliche abilitate per la posta elettronica?

No. Proprio come la classica funzionalità Richiamo messaggi in Outlook per Windows, Richiamo messaggi di Exchange Online non richiama i messaggi inviati alle cartelle pubbliche abilitate alla posta elettronica. Si tratta di un comportamento legato alla progettazione.

Esiste un limite al numero di destinatari che è possibile richiamare con una singola richiesta di richiamo?

Teoricamente no: per un messaggio inviato correttamente, l'azione di richiamo verrà tentata e di solito avrà esito positivo per tutti i destinatari idonei, indipendentemente dal numero. Tuttavia, il rapporto sullo stato di richiamo stesso è attualmente limitato a ~50k destinatari.

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