Inserimento nel journal in Exchange Online

Quando possibile, è consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 per archiviare e gestire i dati sul posto e soddisfare i requisiti di conformità. Alcune organizzazioni, tuttavia, potrebbero dover utilizzare una soluzione di terze parti per ricevere una copia dei messaggi di posta elettronica per l'archiviazione o in altri scenari. Configurare l'inserimento nel journal per archiviare i dati all'esterno di Exchange.

Considerazioni per l'inserimento nel journal

L'inserimento nel journal è una funzionalità meno recente di Exchange che sposta i dati all'esterno di Microsoft 365, quindi è necessario adottare ulteriori precauzioni per proteggerlo e risolvere eventuali duplicazioni che potrebbero derivare da questa soluzione. È responsabilità dell'utente monitorare e completare le eventuali conferme di mancato recapito alla cassetta postale per l'inserimento nel journal che possono verificarsi a causa di servizi esterni e dipendenti.

Non si hanno più costi amministrativi quando si usa la conservazione di Microsoft 365 e altre soluzioni di conformità di Microsoft Purview che mantengono i dati all'interno del tenant. Essendo una soluzione di conformità più moderna, non si limitano solo alla posta elettronica, ma possono anche gestire la gamma odierna di app di comunicazione e produttività, come Microsoft Teams.

Regole del journal

Di seguito sono riportati gli aspetti chiave delle regole del journal:

• Ambito regola journal: definisce quali messaggi vengono inseriti nel journal dall'agente di journaling.
• Destinatario journal: Specifica l'indirizzo SMTP del destinatario che si desidera inserire nel journal.
• Cassetta postale per l'inserimento nel journal: specifica una o più cassette postali usate per la raccolta dei rapporti del journal.

In Exchange Online esiste un limite al numero di regole del journal che è possibile creare. Per informazioni dettagliate, vedere Limiti delle regole Journal, Trasporto e Posta in arrivo.

Ambito delle regole del journal

È possibile utilizzare una regola del journal per inserire nel journal solo messaggi interni, solo messaggi esterni o entrambi. Di seguito vengono descritti questi ambiti:

• Solo messaggi interni: regole del journal con l'ambito impostato per i messaggi interni inviati tra i destinatari all'interno dell'organizzazione di Exchange.
• Solo messaggi esterni¹: regole del journal con l'ambito impostato per inserire nel journal i messaggi esterni inviati a destinatari o ricevuti da mittenti esterni all'organizzazione di Exchange.
• Tutti i messaggi: regole del journal con l'ambito impostato per inserire nel journal tutti i messaggi che passano attraverso l'organizzazione indipendentemente dall'origine o dalla destinazione. Questi messaggi includono quelli che potrebbero essere già stati elaborati dalle regole del journal negli ambiti Interno ed Esterno.

¹Se il mittente e i destinatari si trovano entrambi in domini accettati della stessa organizzazione, i messaggi non vengono rispettati come esterni, anche se l'intestazione x-ms-exchange-crosstenant-authas dei messaggi contiene il valore anonymous. Di conseguenza, questi messaggi non vengono inseriti nel journal come esterni.

Destinatario journal

È possibile implementare le regole di inserimento nel journal specificando l'indirizzo SMTP del destinatario journal. Il destinatario può essere una cassetta postale, un gruppo di distribuzione, un gruppo di distribuzione dinamico, un utente di posta o un contatto. Questi destinatari potrebbero essere soggetti a requisiti normativi oppure coinvolti in procedimenti legali in cui i messaggi di posta elettronica o altre comunicazioni vengono raccolti come prove. Scegliendo destinatari o gruppi di destinatari specifici, è possibile configurare facilmente un ambiente di inserimento nel journal che soddisfi i processi e i requisiti legali e normativi dell'organizzazione. Scegliendo solo i destinatari specifici che devono essere inseriti nel journal è inoltre possibile ridurre i costi di archiviazione e gli altri costi associati alla conservazione di grandi volumi di dati.

Tutti i messaggi inviati agli o dagli utenti specificati in una regola del journal vengono inseriti nel journal. Se si specifica un gruppo di distribuzione come destinatario del journal, tutti i messaggi inviati a e provenienti da membri del gruppo di distribuzione vengono inseriti nel journal. Se non si specifica un destinatario da inserire nel journal, tutti i messaggi inviati o ricevuti dai destinatari che corrispondono all'ambito della regola verranno inseriti nel journal.

Cassetta del journaling

La cassetta del journaling viene utilizzata per raccogliere i report del journal. La modalità di configurazione della cassetta del journaling dipende dai criteri e dai requisiti legali e normativi dell'organizzazione. È possibile specificare una cassetta del journaling in cui raccogliere i messaggi per tutte le regole del journal configurate nell'organizzazione oppure utilizzare diverse cassette del journaling per regole o gruppi di regole del journal differenti.

Non è possibile impostare una cassetta postale di Exchange Online come cassetta postale per l'inserimento nel journal. È possibile recapitare i report del journal al sistema di archiviazione locale o a un servizio di archiviazione di terze parti. Se si esegue una distribuzione ibrida di Exchange con le cassette postali suddivise tra i server locali ed Exchange Online, è possibile designare una cassetta postale locale come cassetta postale per l'inserimento nel journal per le cassette postali di Exchange Online e locali.

Le cassette postali per l'inserimento nel journal contengono informazioni sensibili. È necessario proteggere le cassette postali di inserimento nel journal poiché raccolgono messaggi inviati a e da destinatari nell'organizzazione. Questi messaggi possono fare parte di procedimenti legali o possono essere soggetti a requisiti normativi. Numerose leggi richiedono che i messaggi non vengano alterati prima di essere inviati all'autorità investigativa. Si consiglia di creare all'interno dell'organizzazione dei criteri per la determinazione degli utenti autorizzati ad accedere alle cassette postali per l'inserimento nel journal, limitando l'accesso solo agli utenti che ne abbiano effettiva necessità. Inoltre, si consiglia di rivolgersi ai propri rappresentanti legali per assicurarsi che la soluzione di inserimento nel journal adottata sia conforme alle leggi e alle normative applicabili all'organizzazione.

Cassetta del journaling alternativa

Quando la cassetta del journaling non è disponibile, è possibile impedire che i rapporti del journal non recapitati vengano raccolti in code di posta elettronica nei server Cassette postali. configurare una cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa per la memorizzazione di tali rapporti. La cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa riceve i rapporti del journal come allegati nei rapporti di mancato recapito (noti anche come rapporti di mancato recapito o messaggi non recapitati) generati quando la cassetta postale per l'inserimento nel journal o il server in cui si trova rifiuta il recapito del rapporto del journal o diventa non disponibile. Come per la cassetta postale per l'inserimento nel journal, non è possibile designare una cassetta postale di Exchange Online come cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa.

Quando la cassetta postale per l'inserimento nel journal diventa di nuovo disponibile, è possibile usare la funzionalità Invia di nuovo in Outlook per inviare i rapporti del journal per il recapito alla cassetta postale per l'inserimento nel journal.

Quando si configura una cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa, tutti i rapporti del journal rifiutati o che non possono essere recapitati nell'intera organizzazione di Exchange vengono recapitati nella cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa. Di conseguenza, è importante assicurarsi che la cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa e il server Cassette postali che la contiene possano supportare molti rapporti del journal.

Poiché la cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa raccoglie tutti i rapporti del journal rifiutati per l'intera organizzazione di Exchange Online, è necessario assicurarsi che ciò non violi le leggi o le normative applicabili all'organizzazione. Se determinate legge o normative vietano all'organizzazione di archiviare rapporti del journal inviati a cassette postali per l'inserimento nel journal diverse nella stessa cassetta postale alternativa, la configurazione di una cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa potrebbe non essere consentita. Rivolgersi ai propri rappresentanti legali per sapere se è possibile utilizzare una cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa.

Quando si configura una cassetta postale per l'inserimento nel journal alternativa, è opportuno utilizzare gli stessi criteri utilizzati per configurare la cassetta postale per l'inserimento nel journal.

Rapporti del journal

Il rapporto del journal è il messaggio generato dall'agente di journaling quando un messaggio è conforme a una regola del journal e deve essere inviato alla cassetta del journal. Il messaggio originale conforme alla regola del journal viene incluso inalterato come allegato al rapporto del journal. Il corpo del rapporto del journal contiene le informazioni ricavate dal messaggio originale, quali l'indirizzo di posta elettronica del mittente, l'oggetto, l'ID messaggio e gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari. Questo metodo è noto anche come inserimento nel journal delle buste ed è l'unico metodo di inserimento nel journal supportato da Microsoft 365 e Office 365.

Rapporti del journal e messaggi protetti da IRM

Quando si implementa l'inserimento nel journal, è necessario tenere conto dei rapporti del journal e i messaggi protetti da IRM. I messaggi con protezione IRM interessano le funzionalità di ricerca e individuazione dei sistemi di archiviazione di terze parti che non dispongono del supporto RMS. In Microsoft 365 e Office 365 è possibile configurare la decrittografia del rapporto del journal per salvare una copia non crittografata del messaggio in un rapporto del journal. I messaggi e gli allegati vengono decrittografati se la crittografia proviene dall'organizzazione. L'inserimento nel journal non decrittografa gli elementi crittografati da organizzazioni esterne.

Per abilitare la decrittografia dei rapporti del journal per l'organizzazione, completare questi passaggi.

1. Nel computer locale, usando un account aziendale o dell'istituto di istruzione con autorizzazioni di amministratore per la conformità nell'organizzazione, connettersi a Exchange Online PowerShell.

2. Eseguire il cmdlet per abilitare la decrittografia del Set-IRMConfiguration rapporto del journal.

    Set-IRMConfiguration -JournalReportDecryptionEnabled $true
   

   Impostare il parametro su true per abilitare la JournalReportDecryptionEnabled decrittografia. Impostare il parametro su false per disabilitare la decrittografia.

   Importante

   La decrittografia dei report del journal attualmente non supporta l'uso esplicito dei modelli di personalizzazione OME. Se si usa una regola del flusso di posta di Exchange (nota anche come regola di trasporto) per applicare un modello di personalizzazione OME, il rapporto del journal non conterrà una copia decrittografata del messaggio. Attualmente, la decrittografia del rapporto del journal funziona solo con il modello di personalizzazione OME predefinito applicato senza una regola del flusso di posta da Exchange Online. In altre parole, il modello di personalizzazione applicato da OME in modo implicito ai messaggi.

Risoluzione dei problemi

Quando un messaggio corrisponde all'ambito di più regole del journal, vengono attivate tutte le regole di corrispondenza.

• Se le regole di corrispondenza sono configurate con cassette postali del journal diverse, viene inviato un rapporto del journal a ogni cassetta postale del journal.
• Se tutte le regole di corrispondenza sono configurate con la stessa cassetta postale del journal, alla cassetta postale del journal viene inviato un solo rapporto del journal.

L'inserimento nel journal identifica sempre i messaggi come interni se l'indirizzo di posta elettronica nel comando SMTP MAIL FROM si trova in un dominio configurato come dominio accettato in Exchange Online. Questi messaggi includono messaggi falsificati da origini esterne (messaggi in cui il valore dell'intestazione X-MS-Exchange-Organization-AuthAs è anche anonimo). Pertanto, le regole del journal che hanno come ambito i messaggi esterni non verranno attivate da messaggi falsificati con indirizzi e-mail SMTP MAIL FROM nei domini accettati.

Il campo "Posta da" viene lasciato vuoto per i messaggi di risposta automatica Fuori sede (OOF). Poiché un campo MAIL FROM vuoto non può essere risolto in un dominio interno accettato, questi messaggi vengono inseriti nel journal da regole del journal con ambito esterno.

Scenari di report journal duplicati in un ambiente ibrido di Exchange

In un ambiente ibrido di Exchange, è noto che i seguenti scenari generano rapporti del journal duplicati e vengono considerati per impostazione predefinita:

1. Da cloud a cloud: tutte le situazioni in cui la posta elettronica viene biforcata causerà un inserimento nel journal duplicato, ad esempio:

   • Chip di trasporto (troppi destinatari nel messaggio).
   • I destinatari interni ed esterni esistono nello stesso messaggio: vengono creati due fork per scopi di spam/phishing (uno in cui esistono destinatari interni e uno in cui esistono destinatari esterni).
   • Qualsiasi esigenza futura in cui il cloud deve creare una biforcazione del messaggio.

2. Da cloud a locale: una volta quando si usano i journal cloud e una volta quando si usano i journal locali.

3. Da locale a cloud: una volta nei journal locali e una volta nei journal cloud. Per risolvere il problema, impostare il parametro PreventDuplicateJournalingEnabled su true nel tenant di Exchange Online. Per abilitare questa impostazione, eseguire il comando seguente:

   Set-TransportConfig -PreventDuplicateJournalingEnabled $true
   

Generazione di report di giornale ignorata

Per i messaggi di posta elettronica già inseriti nel journal non è stato possibile apportare modifiche all'elenco dei destinatari o se il messaggio originale è già un report di inserimento nel journal.

Inserimento nel journal per i messaggi in quarantena

Quando un messaggio viene inviato in quarantena da una regola del flusso di posta, il messaggio non viene inserito nel journal finché non viene rilasciato dalla quarantena.

In caso di problemi con la cassetta postale JournalingReportDNRTo, vedere l'articolo del supporto tecnico Microsoft Le regole del flusso di posta e della posta in arrivo in Exchange Online non funzionano come previsto.