Indicizzazione semantica per Microsoft Copilot

Microsoft Copilot mappa i dati dell'organizzazione in un indice lessicale e semantico avanzato per potenziare la pertinenza e l'accuratezza della ricerca. Copilot può accedere al contesto e alle relazioni all'interno dei dati utilizzando Microsoft Graph, consentendo un recupero delle informazioni più preciso e contestualmente. L'indice migliora le interazioni con i dati, offrendo agli utenti un'esperienza più completa e senza interruzioni. Creato con un approccio completo alla sicurezza, alla conformità e alla privacy, Copilot garantisce il rispetto di tutti i confini organizzativi all'interno del tenant. Con Microsoft Copilot, gli utenti possono garantire che le loro ricerche siano pertinenti, accurate e sicure.

Che cos'è un indice?

Microsoft Copilot migliora la ricerca con una comprensione lessicale e semantica avanzata dei dati dell'organizzazione.

Il concetto di indicizzazione dei dati è ben noto in Microsoft 365. L'indicizzazione è uno dei modi importanti in cui i servizi di Microsoft 365 accedono all'enorme quantità di dati in Microsoft Graph, dove risiede il tenant di Microsoft 365. Con l'indicizzazione, gli utenti visualizzano i risultati della ricerca da Microsoft Graph, inclusi il contenuto e i segnali della maggior parte delle applicazioni Microsoft 365 nel tenant. In questo modo si garantisce che i risultati della ricerca siano personalizzati e elevati in base alle connessioni tra i contenuti e le persone nella rete.

L'indice semantico viene generato dal contenuto in Microsoft Graph. Viene usato per facilitare la produzione di risposte contestualmente pertinenti alle query degli utenti. Consente alle organizzazioni di cercare tra miliardi di vettori (rappresentazioni matematiche di caratteristiche o attributi) e restituire risultati correlati. In combinazione con i miglioramenti in Microsoft Graph, l'indice semantico consente di connettersi con le informazioni rilevanti nell'organizzazione. Si basa sull'approccio completo di Microsoft in materia di sicurezza, conformità e privacy e rispetta tutti i confini organizzativi all'interno del tenant.

Le interazioni con i dati in Microsoft Graph si basano sulla corrispondenza delle parole chiave, sulla personalizzazione e sulla corrispondenza social. Query di ricerca con parole chiave su un indice in Microsoft Graph, che esegue il mapping a posizioni in documenti o in un set di documenti. Microsoft 365 usa Microsoft Graph per classificare i contenuti più pertinenti in base alla sua conoscenza di segnali aggiuntivi per gli utenti e la loro rete vicina. Questo è noto come personalizzazione e social matching in Microsoft 365, che determina la pertinenza delle query rispetto al contenuto dell'organizzazione. L'accesso ai dati del tenant in Microsoft Graph è gestito dal controllo di accesso in base ai ruoli. Le organizzazioni hanno sempre il controllo delle funzionalità di Microsoft Search tramite il portale Ricerca e intelligence nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

Come l'indicizzazione semantica aiuta a gestire i dati

L'indice semantico migliora l'esperienza di Microsoft Copilot sia in Microsoft 365 Chat che nelle app di Microsoft 365. Supporta una migliore conoscenza concettuale e di base dei contenuti dei dati online, abilitata automaticamente da Microsoft. A tale scopo, crea indici vettorializzati. Un vettore è una rappresentazione numerica di una parola, di un pixel di un'immagine o di un altro punto di dati. Il vettore è organizzato o mappato con numeri ravvicinati posti in prossimità l'uno dell'altro per rappresentare la somiglianza. I vettori vengono archiviati in spazi multidimensionali in cui punti dati semanticamente simili sono raggruppati nello spazio vettoriale, consentendo a Microsoft 365 di gestire un set più ampio di query di ricerca oltre la "corrispondenza esatta".

In termini pratici, ciò significa che i servizi di Microsoft 365 come Microsoft Copilot possono:

• Comprendere le relazioni tra diverse forme di parole (ad esempio, tecnologia, tecnologia, tecnologie; USA, U.S.A, Stati Uniti, Stati Uniti d'America; cane, gatto, animale domestico).
• Trascrivi sinonimi per espandere la quantità di informazioni ricercabili, incluso l'intento di frasi, frammenti, documenti e riunioni.
• Identificare le risorse correlate alla query o al contenuto di esempio.

Il grafico seguente usa il testo (anziché i numeri usati dagli indici vettoriali) per mostrare un esempio di somiglianza tra le coordinate:

L'indicizzazione semantica fornisce una ricerca e un recupero rapidi e accurati dei dati per somiglianza in base alla distanza vettoriale o alla somiglianza. Ciò significa che oltre a usare i metodi lessicali tradizionali per l'esecuzione di query in base a corrispondenze esatte o criteri predefiniti, l'indicizzazione semantica può trovare i dati più simili o rilevanti in base al significato semantico o contestuale.

Funzionalità

Le funzionalità di indicizzazione semantica seguenti non si limitano a migliorare i risultati della ricerca; Interagiscono per comprendere i dati, trovare informazioni più rapidamente e migliorare la produttività. Gli utenti possono interagire con l'indice semantico inizialmente tramite l'integrazione di Microsoft Copilot. Generiamo un indice semantico per gli utenti con una licenza di Microsoft Copilot a pagamento. Ecco i dettagli del funzionamento di ogni funzionalità.

Microsoft Copilot con Microsoft Graph

L'indicizzazione semantica fornisce i dati di base per il recupero della conoscenza tramite Microsoft Copilot, comprendendo l'intento della query e aggiungendo informazioni aggiuntive al prompt di Microsoft Copilot.

Informazioni pertinenti vengono ottenute in Microsoft Graph e nell'indice semantico per fornire al modello linguistico di grandi dimensioni (LLM) ulteriori informazioni su cui ragionare. Ad esempio, supponiamo di voler consentire a Microsoft Copilot di individuare un messaggio di posta elettronica in cui un collega ha elogiato il lavoro di progettazione di un fornitore. L'indicizzazione semantica include parole vicine (ad esempio, euforico, eccitato, stupito) nella ricerca per ampliare l'area di ricerca e fornire il risultato migliore. Tutto questo lavoro si svolge dietro le quinte per aggiungere pertinenza ai risultati che cerchi con Microsoft Copilot, senza aggiungere complessità.

Quando un utente allega una raccolta documenti o una cartella di SharePoint o ne fornisce l'URL in un prompt di Copilot, il passaggio di grounding include tale ambito e usa i metadati della colonna della raccolta insieme al contenuto del file per vincolare e classificare i risultati.

Query con ambito con raccolte e cartelle di SharePoint

Quando un utente allega una raccolta documenti o una cartella di SharePoint (o ne fornisce l'URL) in Copilot, Copilot può usare i metadati della colonna della libreria come segnali aggiuntivi per perfezionare il grounding, migliorare la pertinenza contestuale e aumentare la precisione della risposta. Questa comprensione dei metadati si applica alle query con ambito di una raccolta o una cartella specifica ed è disponibile nell'esperienza Web.

Funzionamento dell'indicizzazione semantica

L'indicizzazione semantica alimenta i risultati della ricerca di Microsoft Copilot consentendo una comprensione concettuale dei dati online per integrare la comprensione lessicale che abbiamo. L'indicizzazione viene abilitata automaticamente da Microsoft.

Oggi viene creato un indice semantico per ogni abbonamento a livello di tenant e utente. Si tratta di un indice a livello di organizzazione generato da file di SharePoint Online basati su testo. Tuttavia, mostra i risultati a un utente solo se l'utente ha già accesso al contenuto controllato dal controllo di accesso basato sui ruoli. Inoltre, il sito di SharePoint Online deve rimanere ricercabile. Per gli elementi di SharePoint, i metadati delle colonne associate possono essere incorporati come segnali durante il recupero quando una query ha come ambito una raccolta o una cartella specifica. Col tempo, genereremo anche contenuto di indice a livello di utente. In questo modo viene aggiunto un indice personalizzato di un set di lavoro di dati accessibile agli utenti che eseguono le attività quotidiane. Sono inclusi i contenuti testuali creati o con cui l'utente interagisce, ad esempio messaggi di posta elettronica, documenti in cui l'utente viene menzionato, che commenta o condivide.

La sezione seguente illustra come abilitare ogni indice, in che modo il flusso di dati in Microsoft Copilot usa l'indicizzazione semantica, i tipi di file che ogni indice è in grado di gestire e la gestione degli aggiornamenti per ogni indice.

Abilitazione

Ogni cliente di Microsoft Copilot ha ora un indice a livello di tenant. Il processo di indicizzazione non richiede alcun coinvolgimento amministrativo.

Flussi di dati

Microsoft Copilot aumenta la precisione della ricerca utilizzando informazioni lessicali e semantiche avanzate dai dati di Microsoft Graph. Il diagramma seguente mostra come funziona il flusso di dati per una richiesta usando Microsoft Copilot.

Le richieste utente delle app Microsoft 365 vengono inviate a Copilot (1) e Copilot accede a Microsoft Graph e all'indice semantico per l'elaborazione (2). Copilot invia il prompt modificato al modello linguistico di grandi dimensioni (3), riceve la risposta LLM (4) e quindi accede a Microsoft Graph e all'indice semantico per la post-elaborazione (5). Copilot invia quindi la risposta e il comando dell'app alle app di Microsoft 365. Tutte le richieste sono crittografate da HTTPS e i dati dei clienti rimangono crittografati inattivi.

Tipi di contenuto supportati

Le risposte basate su Microsoft Graph possono utilizzare la comprensione semantica delle cassette postali degli utenti e dei tipi di file elencati nella tabella seguente, con più tipi di file supportati nel tempo. Oltre al contenuto dei tipi di file supportati, i metadati degli elementi di SharePoint possono essere usati come segnali di pertinenza quando gli utenti definiscono l'ambito delle query di Copilot in una cartella o una raccolta documenti specifica. Nella tabella è incluso un elenco dei tipi di file supportati per l'indice a livello di utente e l'indice a livello di tenant.

Aggiornamenti dell'indice analitico

Quando i dati di Microsoft Graph vengono indicizzati per un cliente per la prima volta, i documenti creati dagli utenti vengono indicizzati quasi in tempo reale nella cassetta postale dell'utente. I nuovi documenti aggiunti ai siti di SharePoint Online accessibili tramite l'ereditarietà del sito da due o più utenti vengono indicizzati ogni giorno. Quando si aggiorna un documento a livello di utente e tenant indicizzato, le modifiche vengono immediatamente indicizzate.

Amministrazione

Forniamo agli amministratori attività facoltative per preparare e gestire l'indicizzazione semantica tramite l'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Non è necessario alcun coinvolgimento amministrativo per abilitare l'indicizzazione semantica, poiché il servizio viene abilitato automaticamente da Microsoft. L'indicizzazione semantica è un miglioramento della Microsoft 365 Search e non può essere disabilitata.

Gli amministratori possono scegliere di preparare e gestire l'indicizzazione semantica esaminando le considerazioni per la pianificazione e la distribuzione di una collaborazione sui file in SharePoint e le autorizzazioni di condivisione nell'esperienza moderna di SharePoint. Gli amministratori possono scegliere di escludere i file dall'indicizzazione semantica esaminando le considerazioni per l'esclusione di dati con Prevenzione della perdita dei dati Microsoft Purview (DLP). Se non è presente una soluzione DLP, gli amministratori possono escludere i siti di SharePoint Online dall'indice a livello di tenant.
Per trarre vantaggio dalle query con ambito in grado di riconoscere metadati, assicurarsi che il sito o la raccolta di SharePoint pertinente rimanga ricercabile (la ricerca e la disponibilità offline sono impostate per consentire la ricerca) in modo che sia i metadati del contenuto che quelli della colonna siano disponibili per Copilot quando gli utenti collegano la raccolta o la cartella.

Esclusione di siti di SharePoint Online

A volte le organizzazioni senza Prevenzione della perdita dei dati Microsoft Purview potrebbero voler escludere un sito di SharePoint Online dall'indicizzazione dei dati da parte di Microsoft Search. Questi passaggi devono essere considerati solo per i dati sensibili, ad esempio retribuzioni, risorse umane o informazioni finanziarie. Per escludere un sito di SharePoint Online, procedere come segue:

1. Accedere al sito con le autorizzazioni di amministratore appropriate.

2. Seleziona Impostazioni , quindi Informazioni sito dal menu a discesa.

3. Seleziona Visualizza tutte le impostazioni del sito per visualizzare la pagina Impostazioni sito.

4. Selezionare Ricerca e disponibilità offline nella categoria Ricerca e selezionare No per Consenti la visualizzazione del sito nei risultati della ricerca per escluderlo sia da Microsoft Search che dalla ricerca dell'indice semantico. Questa operazione può essere eseguita anche con PowerShell per più siti.

   

Microsoft Search e l'indicizzazione semantica supportano l'esclusione del contenuto di SharePoint Online solo dall'indice a livello di tenant. Non è possibile escludere i risultati solo da Microsoft Search o solo dall'indicizzazione semantica; Le azioni si applicano a entrambi contemporaneamente.

Configurazione dei dati analitici sugli elementi

Nella pagina Ricerca e intelligence nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, i dati analitici sugli elementi sono abilitati per impostazione predefinita. La disattivazione di dati analitici su persone o elementi riduce l'esperienza di Microsoft Search e dell'indice semantico, perché i risultati non includeranno persone rilevanti che sarebbero state derivate dai gruppi di distribuzione o dall'organigramma.

• People Insights fornisce a un utente un elenco di persone rilevanti in base al suo lavoro di collaborazione pubblica in Microsoft 365. La collaborazione pubblica include i membri di un gruppo di distribuzione pubblica e gli individui collegati nell'organigramma.

• Le informazioni dettagliate sugli elementi consentono di offrire consigli agli utenti dell'organizzazione in base al loro lavoro di collaborazione in Microsoft 365. Questi consigli possono includere, tra gli altri, documenti o altri tipi di contenuto e vengono visualizzati nelle schede delle persone (contatti), Delve, nell'app Microsoft 365, nei risultati di Microsoft Copilot e in altre posizioni.

Sia Item Insights che People Insights non coprono le funzionalità di personalizzazione basate sui dati di un utente.

Incorporazione di informazioni di terzi

Utilizzando i connettori Copilot, le organizzazioni possono inserire dati o contenuti dell'organizzazione da origini esterne in Microsoft Graph. Una volta in Microsoft Graph, il contenuto viene indicizzato in modo che Copilot possa accedervi, mantenendo al contempo i controlli di accesso per il contenuto. In questo modo vengono espansi i tipi di origini di contenuto ricercabili nelle app di produttività di Microsoft 365 e nell'ecosistema Microsoft in generale. Si noti che questo processo funziona in modo ottimale quando il contenuto del connettore è RTF. I dati di terze parti possono essere ospitati on-premise o in un cloud pubblico o privato. Per altre informazioni sui requisiti di licenza del connettore Copilot per Microsoft 365 Enterprise e Microsoft Copilot, vedi Requisiti di licenza e prezzi.

Privacy, conformità e sicurezza

Il modello di autorizzazioni configurato all'interno del tenant di Microsoft 365 consente di garantire che i dati non vengano involontariamente diffusi tra utenti, gruppi e tenant. Microsoft Copilot presenta solo i dati a cui ogni utente può accedere usando gli stessi controlli base per l'accesso ai dati usati in altri servizi Microsoft 365. Quando i dati vengono indicizzati, continuiamo a rispettare il limite di accesso basato sull'identità dell'utente in modo che il processo di grounding acceda solo al contenuto a cui l'utente corrente è autorizzato ad accedere. Per altre informazioni, vedere l'informativa sulla privacy e la documentazione del servizio Microsoft.

Microsoft Copilot è conforme agli impegni esistenti in materia di privacy, sicurezza e conformità nei confronti dei clienti commerciali di Microsoft 365, tra cui il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e il limite dei dati dell'Unione Europea (UE). I prompt, le risposte e i dati a cui si accede tramite l'indicizzazione semantica non vengono usati per eseguire il training dei moduli LLM di base, inclusi quelli usati da Microsoft Copilot. Per altre informazioni, vedere Dati, privacy e sicurezza per Microsoft Copilot.

Stoccaggio e lavorazione

I dati generati dall'indicizzazione rimangono all'interno del tenant della società e sono conformi ai criteri e ai processi di sicurezza, conformità, identità e privacy. L'indicizzazione semantica funziona solo con il contenuto per cui gli utenti hanno già l'autorizzazione e non influisce sulle quote di archiviazione.

Le informazioni dell'indice a livello di utente vengono archiviate nella posizione della cassetta postale dell'utente. Le informazioni dell'indice a livello di tenant, invece, vengono archiviate in un contenitore tenant del cliente isolato e protetto. Questo contenitore si trova nell'area in cui si trova il sito di SharePoint, che può essere l'area principale o un'altra area specificata dall'amministratore del tenant. Per i clienti all'interno dell'European Union Data Boundary (EUDB), l'indice viene archiviato in un data center con sede nell'UE/EFTA. L'elaborazione di altri clienti può avvenire in un'area geografica tenant o negli Stati Uniti. Per le organizzazioni multi-geografiche, tutti i confini geografici sono rispettati. I dati nell'area geografica vengono archiviati ed elaborati in ogni area.

Supporto Microsoft Purview Customer Key (BYOK)

Microsoft offre il supporto BYOK (Bring Your Own Key) per le aziende che hanno abilitato BYOK nel proprio ambiente. Microsoft abilita automaticamente l'indicizzazione semantica per i clienti abilitati a BYOK senza alcun coinvolgimento amministrativo.

Protezione delle informazioni

Nel contesto della ricerca, non esistono altri modi per escludere i dati dall'indicizzazione semantica usando le funzionalità di protezione delle informazioni. L'indicizzazione semantica eredita le impostazioni di sicurezza e privacy da Microsoft Search e i dati importati da connettori di terze parti hanno lo stesso spazio di archiviazione e le stesse protezioni degli altri dati di Microsoft 365. Per le organizzazioni che stanno esaminando altre opzioni di protezione delle informazioni, Microsoft 365 fornisce funzionalità predefinite nelle app di Microsoft 365. Sono disponibili anche prodotti aggiuntivi per aiutare gli amministratori a proteggere i dati dell'organizzazione tramite la minimizzazione dei dati e la riduzione della condivisione eccessiva. Le sezioni seguenti descrivono le opzioni disponibili per le organizzazioni solo come riferimento.

Minimizzazione dei dati

La minimizzazione dei dati riduce la quantità di dati disponibili a cui l'organizzazione potrebbe accedere. La conservazione e l'eliminazione dei contenuti sono spesso necessari per la conformità e i requisiti normativi, ma l'eliminazione dei contenuti che non hanno più valore aziendale consente anche di gestire i rischi e le responsabilità. La gestione del ciclo di vita dei dati di Microsoft Purview, concesso in licenza separatamente, può essere usata per eliminare il contenuto non più necessario con criteri di conservazione per la gestione su vasta scala ed etichette di conservazione per eccezioni e controllo granulare.

Ridurre la condivisione eccessiva

Le organizzazioni sono state a lungo in grado di agire per ridurre la condivisione eccessiva in Microsoft 365 usando i controlli esistenti nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 e SharePoint Online. È importante notare che l'indicizzazione dei dati non modifica le autorizzazioni di accesso ai contenuti e non cambia i principi in base al modo in cui gli utenti devono condividere le informazioni con i colleghi. Ad esempio, la condivisione di contenuti con un collegamento che funziona con tutti gli utenti dell'organizzazione non fa parte delle informazioni dell'indice a livello di tenant. Solo gli utenti che selezionano un collegamento a cui hanno accesso avranno le informazioni aggiunte al loro indice utenti. È consigliabile che le organizzazioni considerino quanto segue quando esplorano le opzioni di protezione delle informazioni:

• Pianificare la collaborazione sicura sui file - Rivedere Pianificare e distribuire una collaborazione sui file per comprendere altre informazioni sulle procedure consigliate per gestire un ambiente di collaborazione sui file sicuro e produttivo per gli utenti.

• Ridimensionare correttamente l'accesso utente ai dati per ridurre l'elenco : ridurre la condivisione eccessiva ereditando elenchi di esclusione per i siti di SharePoint Online ed eseguendo controlli di controllo di accesso in tempo reale. Le organizzazioni possono prendere in considerazione l'uso del componente aggiuntivo Syntex Gestione avanzata di SharePoint per gestire e controllare queste autorizzazioni.

• Usare le etichette di riservatezza - Un altro modo per ridurre la condivisione eccessiva di contenuti consiste nell'usare Microsoft Purview Information Protection per applicare etichette di riservatezza che consentono di classificare i dati in base alla riservatezza e applicare protezioni come la crittografia e il marketing dei contenuti. Le etichette di riservatezza sono incluse anche nel taglio della ricerca, ovvero sono supportate per i filtri e le regole sul lato applicazione usate per il contrassegno visivo e le restrizioni di accesso.

• Limitare l'accesso - Prevenzione della perdita dei dati Microsoft Purview è disponibile in Microsoft 365 E5 e potrebbe essere usato per limitare retroattivamente e temporaneamente l'accesso ai documenti segnalati come condivisi in eccesso. Le organizzazioni che non dispongono di licenze di Microsoft 365 E5 possono usare la versione di valutazione di 90 giorni delle soluzioni Microsoft Purview per scoprire in che modo le funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati.

Per i clienti interessati a scoprire come distribuire soluzioni avanzate di protezione delle informazioni, vedere l'articolo seguente che spiega come distribuire una soluzione di protezione delle informazioni con Microsoft Purview. Per altre informazioni su come Microsoft Purview può aiutarti a rafforzare i requisiti di sicurezza e conformità dei dati per Microsoft Copilot, vedi Proteggere e gestire le interazioni di Microsoft Copilot con Microsoft Purview.

Risorse aggiuntive

Per altre informazioni su Microsoft Copilot, consulta queste risorse:

• Introduzione a Microsoft Copilot
• Dati, privacy e sicurezza per Microsoft Copilot
• Sito di adozione di Microsoft Copilot