Gestire i siti inattivi con i criteri per i siti inattivi

I criteri per i siti inattivi consentono di identificare i siti di SharePoint che non sono attivi per un periodo di tempo specificato. Usare questi criteri per informare i proprietari o gli amministratori del sito, richiedere la conferma che un sito è ancora necessario ed eseguire azioni disciplinari quando non viene ricevuta alcuna risposta. È possibile configurare un criterio per i siti inattivi nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint.

Per una panoramica della gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint e dei tipi di criteri disponibili, vedere Panoramica dei criteri di gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint.

Questo articolo descrive come configurare un criterio di sito inattivo con notifiche e azioni disciplinari.

Prerequisiti per un criterio del sito inattivo

Vedere i prerequisiti di gestione avanzata di SharePoint.

In che modo i criteri dei siti inattivi determinano l'attività del sito

I criteri dei siti inattivi valutano l'attività tra i carichi di lavoro di SharePoint e Microsoft 365 connessi per determinare quando un sito è stato attivo l'ultima volta.

Attività del sito nell'ambito

I criteri dei siti inattivi analizzano l'attività su SharePoint e piattaforme connesse come Teams, Viva Engage (in precedenza Yammer) ed Exchange per rilevare l'ultima attività di un sito.

Ambito delle attività dell'app

I criteri dei siti inattivi non considerano l'attività dell'app tramite un token dell'app. Considerano l'attività dell'app tramite un token utente solo quando è coinvolto un agente utente e soddisfa i criteri seguenti.

Modelli di sito nell'ambito

La gestione del ciclo di vita del sito esamina l'attività dei siti di comunicazione, dei siti classici, dei siti connessi a Teams e dei siti connessi a gruppi con i tipi di modelli di sito seguenti:

Siti esterni all'ambito

I siti seguenti non rientrano nell'ambito ed sono esclusi dal rilevamento delle attività del sito:

• Siti di OneDrive
• Siti creati da utenti di sistema
• Siti catalogo app
• Siti radice
• Siti Home
• Siti di amministrazione tenant
• Siti associati a canali di Team condivisi e privati

Modalità dei criteri

I criteri di proprietà del sito supportano due modalità operative:

• Modalità di simulazione : esegue il criterio una sola volta e genera un report senza un'applicazione continua.
• Modalità attiva : viene eseguita mensilmente, genera report, invia notifiche e può applicare azioni di provvedimento disciplinare in base alla configurazione dei criteri.

Per altre informazioni sulle modalità nei criteri di gestione del ciclo di vita del sito, vedere Panoramica della gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint.

Creare un criterio per il sito inattivo

1. Gli amministratori di SharePoint possono passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint ed eseguire l'accesso.

2. Nel riquadro di spostamento espandere Criteri e quindi selezionare Gestione del ciclo di vita del sito.

3. In Criteri siti inattivi selezionare Apri.

4. Selezionare + Crea criterio. Esamina le informazioni sulla gestione dei siti inattivi , quindi seleziona Avanti.

   

5. Nel passaggio Impostare l'ambito dei criteri scegliere l'opzione relativa all'ambito dei criteri e quindi selezionare Avanti.

   

   • Se si seleziona Carica un file CSV con un elenco di un massimo di 10.000 URL, è possibile caricare un elenco degli URL dei siti selezionati per il criterio.

     

     Consiglio

     • È possibile esportare l'elenco dei siti dalla pagina dei siti attivi di SharePoint.
     • Assicurarsi che il file CSV usi lo stesso formato del file CSV di esempio, che non contenga URL duplicati e che gli URL siano validi e completi. 
     • Assicurarsi che gli URL elencati nel file CSV appartengano al dominio del tenant. 

   • Se si è scelto Includi siti con criteri e blocchi di conservazione, questa opzione si applica solo ai siti disciplinati dai criteri e dalle etichette di conservazione di Microsoft Purview. Questa impostazione non influisce sull'inclusione o l'esclusione dei siti in stato di sola lettura o bloccati.

6. Nel passaggio Configura criteri specificare un periodo di inattività, a chi inviare una notifica e le azioni da eseguire dopo tre notifiche. Quindi, scegliere Avanti.

   

   • Scegliere di inviare messaggi di posta elettronica ai proprietari o agli amministratori del sito o a entrambi.

   • Se si prevede di escludere utenti o gruppi, vedere la sezione Escludere utenti o gruppi da un criterio(in questo articolo).

   • Personalizza il contenuto del messaggio di posta elettronica per fornire più contesto e istruzioni ai destinatari del messaggio.

   • Scegliere le azioni disciplinari se non c'è risposta dai proprietari o dagli amministratori del sito dopo tre notifiche.

     Con uno dei criteri di gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint, per i siti che non sono certificati o attestati dopo tre notifiche mensili, è possibile eseguire una delle azioni disciplinari seguenti descritte nella tabella seguente:

     Provvedimento disciplinare	Comportamento dei criteri
     Non eseguire alcuna azione	I proprietari o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Dopo questo periodo, non vengono inviate notifiche per i tre mesi successivi. Se il sito rimane non attestato dopo sei mesi, le notifiche mensili riprendono. Il report di esecuzione dei criteri elenca i siti non attestati come non attivati dal proprietario del sito. Puoi scaricare questo report e filtrare i siti contrassegnati come non interessati.
     Accesso di sola lettura	I proprietari o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Se i destinatari della notifica non contrassegnano il sito come attestato durante questo periodo, il sito passa in modalità di sola lettura.
     Archivio siti dopo il periodo di sola lettura obbligatorio	I proprietari o gli amministratori del sito ricevono notifiche mensili per tre mesi. Se i destinatari della notifica non contrassegnano il sito come attestato durante questo periodo, il sito passa in modalità di sola lettura per una durata configurabile (3, 6, 9 o 12 mesi). Dopo il numero di mesi configurato, il sito viene archiviato tramite Microsoft 365 Archivio. L'archiviazione è soggetta al tenant che abilita Microsoft 365 Archivio nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

     Lo screenshot seguente mostra un esempio di configurazione delle azioni di esecuzione per un criterio di attestazione del sito:

     

     Nota

     Se si configurano i criteri per eseguire un'azione disciplinare:

     • Le notifiche non verranno inviate dopo che l'azione dei criteri è riuscita.
     • Il sito e il suo stato sono inclusi nel report mensile.

7. Nel passaggio Fine specificare un nome e una descrizione per il criterio e selezionare una modalità del criterio. Quindi scegliere Fine.

8. Dopo aver creato il criterio, selezionare Fine.

Dopo la distribuzione dei criteri, è possibile visualizzarli e gestirli nella dashboard Gestione ciclo di vita> del sitoInattivo.

Escludere utenti o gruppi da un criterio

È possibile escludere utenti, Gruppi di Microsoft 365 o gruppi di sicurezza specifici dalla ricezione di richieste e notifiche di gestione del ciclo di vita del sito, anche se sono proprietari di siti o amministratori di siti per siti inclusi in un criterio.

Comportamenti chiave:

• Le esclusioni vengono usate solo per determinare i destinatari della notifica.
• L'esclusione di un utente o di un gruppo non modifica le autorizzazioni o la proprietà del sito e non esclude il sito dalla valutazione dei criteri del ciclo di vita
• I siti continuano a essere valutati in base ai criteri come di consueto.

Limiti:

• È possibile aggiungere fino a 100 voci all'elenco di esclusione.
• Ogni voce può essere un singolo utente, un gruppo di Microsoft 365 o un gruppo di sicurezza
• Il limite di 100 voci si applica al numero di voci, non al numero di utenti all'interno di un gruppo. Ad esempio, un gruppo con più di 100 membri viene conteggiato come una sola voce.

Comportamento di esclusione di gruppo (importante):

• Quando un gruppo viene aggiunto all'elenco di esclusione per un criterio, tale gruppo viene escluso dalle notifiche solo quando viene aggiunto direttamente al sito o è un gruppo annidato all'interno di altri gruppi aggiunti direttamente al sito.
• Un membro di un gruppo escluso potrebbe comunque ricevere una notifica se viene aggiunto direttamente al sito o fa parte di un altro gruppo che viene aggiunto direttamente al sito.

Notifiche del sito inattive ai proprietari o agli amministratori del sito

Le notifiche informano i proprietari o gli amministratori del sito di SharePoint quando un sito è inattivo per un determinato numero di mesi. Per mantenere il sito, i destinatari della notifica devono selezionare il pulsante Certifica sito nel messaggio di posta elettronica di notifica. Una volta ottenuta la certificazione, la gestione del ciclo di vita del sito non controlla l'attività del sito per un anno.

Personalizzare le notifiche tramite posta elettronica

Gli amministratori possono personalizzare i messaggi di posta elettronica inviati dai criteri di gestione del ciclo di vita del sito quando i problemi del sito richiedono attenzione.

La personalizzazione del contenuto dei messaggi di posta elettronica consente di migliorare la frequenza di lettura dei messaggi di posta elettronica, migliorando efficacemente l'efficienza della risposta e contribuendo a migliorare la governance in tutto il tenant.

È possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica nella fase di configurazione. Quando si seleziona Personalizza messaggio di posta elettronica da inviare, si apre la finestra di personalizzazione come illustrato nello screenshot seguente:

Nella tabella seguente vengono descritte le sezioni che è possibile personalizzare:

Per personalizzare i messaggi di posta elettronica per i criteri esistenti, seguire questa procedura:

1. Selezionare un criterio esistente.

2. Selezionare Modifica configurazione.

3. Trova l'opzione di personalizzazione della posta elettronica.

Cosa fare se non è possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica

Non è possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica se l'impostazione del dominio personalizzato non è configurata o è disattivata.

Prima di poter personalizzare i messaggi di posta elettronica, è necessario configurare l'impostazione Invia notifiche di posta elettronica dal dominio nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Se non si configura questa impostazione, viene visualizzato un messaggio di avviso all'inizio dell'elenco dei criteri, come illustrato nell'immagine seguente:

Il messaggio di avviso potrebbe essere visualizzato anche durante la fase di configurazione, come illustrato nello screenshot seguente:

Se in precedenza hai personalizzato i messaggi di posta elettronica in uno o più criteri, ma in seguito hai disattivato l'impostazione Invia notifiche di posta elettronica dal tuo dominio nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, vedrai la barra dei messaggi nell'elenco dei criteri e un messaggio di avviso nella finestra di personalizzazione del messaggio di posta elettronica, come illustrato nello screenshot seguente:

Provvedimenti disciplinari

Nella tabella seguente è riepilogato il comportamento dei criteri sito inattivo in base all'azione disciplinare selezionata:

Modalità di sola lettura

Un criterio del sito inattivo configurato con l'azione di provvedimento disciplinare di sola lettura invia notifiche per informare i proprietari o gli amministratori del sito quando non c'è risposta.

Quando un sito passa in modalità di sola lettura, viene inviata una notifica.

Se un sito è in modalità di sola lettura, al sito viene aggiunto il banner seguente:

Punti importanti sui siti di sola lettura o bloccati

Per i siti in stato di sola lettura o bloccati, sono previsti i seguenti comportamenti.

• Siti sbloccati: sempre inclusi nell'ambito dei criteri

• Siti di sola lettura bloccati dallo stesso tipo di criterio:

  • Incluso nell'ambito
  • Il report indica che il sito è stato precedentemente interessato da questo criterio

• Siti di sola lettura bloccati da un tipo di criterio diverso:

  • Escluso dall'ambito dei criteri
  • Questo sito è già proprietario e governato da un altro criterio

• Siti di sola lettura bloccati esternamente (bloccati per motivi diversi dalla gestione del ciclo di vita del sito):

  • Incluso nell'ambito
  • I blocchi esterni non impediscono la valutazione del sito in base ai criteri

• Siti senza accesso (completamente bloccati):

  • Incluso nell'ambito, ma non viene intrapresa alcuna azione esecutiva
  • Il criterio ignora l'azione perché il sito è già in uno stato di blocco senza accesso

Si tratta di comportamenti predefiniti che non possono essere modificati tramite configurazioni di criteri.

Rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura

Per rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, passare alla pagina Siti attivi , selezionare il sito e quindi selezionare Sblocca nel pannello della pagina del sito.

I proprietari dei siti non possono rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura e devono contattare l'amministratore del tenant per rimuovere la modalità di sola lettura.

Annullare l'archiviazione di un sito

Per annullare l'archiviazione di un sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, espandere Siti e selezionare Siti archiviati. Selezionare il sito che si vuole rimuovere dall'archiviazione e selezionare Riattiva.

Creazione di report

Nel report sull'esecuzione dei criteri sono elencati i siti inattivi per sei mesi. È possibile scaricare il report come file .csv e filtrare i siti che i proprietari del sito considerano non interessati.

La tabella seguente descrive le informazioni incluse nel report sull'esecuzione dei criteri:

Criteri sovrapposti dello stesso tipo di criterio

Quando più criteri dello stesso tipo includono lo stesso sito, SharePoint consente di ridurre le notifiche duplicate utilizzando la cronologia dei criteri a livello di sito archiviata.

Se una notifica è stata inviata negli ultimi 30 giorni da qualsiasi criterio di quel tipo e il sito rimane non certificato, non vengono inviate altre notifiche e il report di esecuzione dei criteri mostra lo stato del sito come "Notifica da un altro criterio".

Ad esempio, se un sito è coperto da due diversi criteri per i siti inattivi e riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dal primo criterio, il secondo criterio non invia notifiche aggiuntive entro i 30 giorni successivi se il sito rimane non certificato.

È consigliabile che i criteri dello stesso tipo non abbiano ambiti sovrapposti. Se i siti rientrano in più criteri dello stesso tipo, le pianificazioni delle notifiche e le azioni di provvedimento disciplinare possono diventare difficili da prevedere.

Criteri sovrapposti di tipi diversi

Criteri di tipo diverso operano in modo indipendente ai fini della notifica. La cronologia delle notifiche viene registrata separatamente per ogni tipo di criterio.

Ad esempio, se un sito rientra nell'ambito di un criterio relativo alla proprietà del sito e di un criterio del sito inattivo, i proprietari del sito potrebbero ricevere notifiche da entrambi i criteri quando vengono soddisfatte le rispettive condizioni.

Le azioni di provvedimento disciplinare vengono valutate in modo indipendente da ogni criterio. Se un criterio applica un provvedimento disciplinare che modifica lo stato del sito, il sito potrebbe non essere più idoneo per l'elaborazione in base ad altri criteri:

• Se un criterio imposta il sito in uno stato di sola lettura (bloccato), il sito non è più incluso nell'ambito di altri criteri.

• Se un criterio archivia il sito, il sito raggiunge uno stato terminale e non viene più considerato per l'applicazione da altri criteri.

Quando più tipi di criteri sono destinati allo stesso sito, l'azione di provvedimento disciplinare del criterio le cui condizioni sono soddisfatte per prima viene applicata per prima.

Disabilitazione o eliminazione di un criterio

La disabilitazione o l'eliminazione di un criterio interrompe le attività future relative a tale criterio, incluse le notifiche e le azioni di imposizione. Non inverte automaticamente le azioni applicate in precedenza.

La cronologia delle notifiche viene mantenuta a livello di sito separatamente per ogni tipo di criterio. Di conseguenza, la disabilitazione o l'eliminazione di un criterio non influisce sulla cronologia delle notifiche associata ad altri tipi di criteri che continuano a essere destinati al sito.

Per i criteri dello stesso tipo, la cronologia delle notifiche archiviate (incluso il numero di notifiche e la data dell'ultima notifica) viene conservata anche dopo la disabilitazione o l'eliminazione di un criterio. Questa cronologia viene reimpostata naturalmente dopo che il sito è stato assente dall'ambito di quel tipo di criterio per 90 giorni.

Se la cronologia delle notifiche deve essere reimpostata prima, contatta il supporto tecnico Microsoft per determinare se lo stato di notifica archiviato può essere cancellato.

Configurare e-mail interattive per i criteri SLM negli ambienti cloud del governo degli Stati Uniti

Negli ambienti cloud governativi degli Stati Uniti (GCC High e DoD), un amministratore tenant deve completare una configurazione aggiuntiva una tantum per i criteri di gestione del ciclo di vita del sito (SLM) di SharePoint per utilizzare i messaggi interattivi. Questo passaggio garantisce che i messaggi di posta elettronica di notifica dei criteri vengano visualizzati e funzionino correttamente. Ad esempio, gli amministratori e i proprietari del sito possono intervenire direttamente dalla posta elettronica.

A differenza di altri ambienti cloud commerciali, i tenant GCC High e DoD richiedono l'approvazione esplicita dell'amministratore del provider di messaggi interattivi prima di poter inviare messaggi di posta elettronica interattivi. Senza questa approvazione, i messaggi di posta elettronica relativi ai criteri SLM vengono recapitati, ma i pulsanti di azione non funzionano come previsto.

Approvare il provider di messaggi interattivi SLM

1. Passare al portale di amministrazione di Outlook Messaggi interattivi - Connettori per GCCH o DoD ed eseguire l'accesso.

2. Nel filtro Stato provider selezionare Approvato da Microsoft, in attesa di approvazione.

3. Individua il provider denominato InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Seleziona il provider e quindi seleziona Approva.

Dopo aver approvato il provider, le notifiche dei criteri SLM inviano messaggi interattivi.

Assicurarsi che i messaggi interattivi siano abilitati per il tenant

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito usano i messaggi interattivi di Outlook per consentire ai proprietari o agli amministratori del sito di eseguire le azioni necessarie usando i collegamenti all'interno dei messaggi di posta elettronica.

• Per il rendering corretto delle notifiche, verificare che l'organizzazione soddisfi i requisiti della versione di Outlook.
• Per risolvere i problemi di rendering, vedere le domande frequenti.

Risoluzione dei problemi relativi ai messaggi interattivi

Se i messaggi interattivi non funzionano come previsto, provare a seguire questi passaggi:

• Assicurarsi che il InactiveSiteOAMProviderGCCH provider sia in uno stato approvato.
• Concedi tempo sufficiente. La propagazione delle modifiche può richiedere fino a 24 ore.

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