Richiedere attestazioni ricorrenti del sito per i siti di SharePoint

I criteri di attestazione del sito consentono di verificare periodicamente che i siti di SharePoint continuino a soddisfare i requisiti di governance dell'organizzazione. Questi criteri richiedono la revisione da parte dei proprietari o degli amministratori del sito, che confermano se un sito è ancora necessario e se la proprietà, l'appartenenza, le autorizzazioni e le impostazioni di condivisione rimangono appropriate.

È possibile configurare i criteri di attestazione del sito per inviare richieste di revisione ricorrenti e applicare azioni esecutive quando le revisioni necessarie non vengono completate.

Per una panoramica dei criteri di gestione del ciclo di vita dei siti, vedere Gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint.

Questo articolo descrive come creare criteri di attestazione del sito con notifiche e azioni disciplinari.

Requisiti per i criteri di attestazione del sito

Vedere i prerequisiti di gestione avanzata di SharePoint.

Funzionamento dei criteri di attestazione del sito

Quando viene eseguito un criterio di attestazione del sito, SharePoint identifica i siti da rivedere in base alla configurazione dei criteri.

Il criterio invia richieste di attestazione ai destinatari designati, ad esempio i proprietari o gli amministratori del sito. I destinatari esaminano le informazioni del sito e confermano che il sito rimane necessario e configurato in modo appropriato.

Se una revisione non viene completata dopo il ciclo di notifica configurato, il criterio può applicare un'azione disciplinare, a seconda delle impostazioni del criterio.

Ogni esecuzione dei criteri genera un report che gli amministratori possono usare per tenere traccia dello stato di attestazione e monitorare la conformità dei criteri.

Creare un criterio di attestazione del sito

1. Gli amministratori di SharePoint possono passare all'interfaccia di amministrazione di SharePoint ed eseguire l'accesso.

2. Nel riquadro di spostamento espandere Criteri e quindi selezionare Gestione del ciclo di vita del sito.

   

3. In Criteri di attestazione del sito selezionare Apri. Quindi selezionare Crea un criterio.

4. Nella pagina Panoramica di Gestisci attestazione del sito esaminare le informazioni e quindi selezionare Avanti. Quindi passare alla sezione successiva.

5. Per definire l'ambito di un criterio di attestazione del sito, nella pagina Imposta ambito criteri selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Caricare un file CSV con un elenco di un massimo di 10.000 URL; oppure
   • Selezionare siti su larga scala

   

   Per altre informazioni, vedi le sezioni seguenti di questo articolo:

   • Informazioni sull'ambito dei criteri di attestazione del sito
   • Caricamento di un file CSV con l'elenco dei siti
   • Selezione di siti su vasta scala

6. Nel passaggio Configure policy (Configura criterio ), specifica le seguenti opzioni:

   • Scegli la frequenza con cui vuoi che i siti siano attestati (3 mesi, 6 mesi e 12 mesi).
   • Identificare chi è responsabile dell'attestazione del sito: proprietari del sito, amministratori del sito o entrambi.
   • Escludere i proprietari o gli amministratori del sito dalla ricezione di richieste.
   • Specifica l'azione che il criterio deve eseguire dopo tre notifiche.

   Tenere presente i punti seguenti:

   • I siti attestati di recente vengono ignorati.
   • I siti appena creati vengono ignorati (perché si applica un periodo di tolleranza).
   • Sono inclusi solo i siti sufficientemente vecchi e per i quali deve essere fatta una nuova attestazione.

   Per altre informazioni sulle opzioni dei criteri, vedere Informazioni sulle impostazioni di configurazione dei criteri di attestazione del sito (in questo articolo).

7. Nel passaggio Fine specificare se testare i criteri o attivarli immediatamente.

   • Assegnare un nome e una descrizione ai criteri.
   • In modalità Criterio, seleziona la modalità Simulazione o Attiva . Per altre informazioni, vedere Informazioni sulle modalità dei criteri (in questo articolo).

Informazioni sull'ambito dei criteri di attestazione del sito

È possibile creare criteri relativi al ciclo di vita del sito con ambiti diversi in base ai requisiti dell'organizzazione. Scegliere i siti da includere nel criterio in base a:

• Modelli di sito
• Origini di creazione
• Etichette di riservatezza
• Se includere i siti nei criteri e nei blocchi di conservazione

Per escludere siti specifici, aggiungere gli URL di un massimo di 100 siti nella sezione Escludi siti durante la configurazione del criterio.

Caricamento di un file CSV con l'elenco dei siti

Se si seleziona Carica un file CSV con un elenco di un massimo di 10.000 URL, è possibile caricare un elenco di URL del sito per il criterio.

Selezione di siti su vasta scala

Se si seleziona Seleziona siti su larga scala, è possibile scegliere i modelli di sito da includere in questo criterio e quindi filtrarli in base a:

• Etichetta di riservatezza
• Origine creazione sito

È anche possibile scegliere se:

• Includere siti con criteri e blocchi di conservazione
• Escludere siti specifici da questo criterio

Selezione dei tipi di modelli di sito

Selezionare i tipi di modello di sito dall'elenco seguente:

• Tutti i siti
• Siti classici
• Siti di comunicazione
• Raggruppare siti connessi senza team
• Siti del team senza gruppo di Microsoft 365
• Siti connessi a Teams

Filtrare i siti in base alle etichette di riservatezza

Impostare l'ambito dei criteri filtrando i siti in base alle etichette di riservatezza.

Filtro dei siti per origine di creazione

Filtrare i siti per l'ambito dei criteri in base all'origine di creazione del sito:

• Home page di SharePoint
• Interfaccia di amministrazione di SharePoint
• PowerShell
• PnP
• Teams

Includere siti con criteri e blocchi di conservazione

L'opzione di inclusione o esclusione per i siti con criteri e blocchi di conservazione si applica solo ai siti disciplinati dai criteri e dalle etichette di conservazione di Microsoft Purview.

Questa impostazione non influisce sull'inclusione o l'esclusione di siti in stata di sola lettura o bloccati.

Nei siti in stato di sola lettura o bloccati sono previsti i comportamenti seguenti:

• Siti sbloccati: sempre inclusi nell'ambito dei criteri

• Siti di sola lettura bloccati dallo stesso tipo di criterio:

  • Incluso nell'ambito
  • Il report indica che il sito è stato precedentemente interessato da questo criterio

• Siti di sola lettura bloccati da un tipo di criterio diverso:

  • Escluso dall'ambito dei criteri
  • Questo sito è già proprietario e governato da un altro criterio

• Siti di sola lettura bloccati esternamente (bloccati per motivi diversi dalla gestione del ciclo di vita del sito):

  • Incluso nell'ambito
  • I blocchi esterni non impediscono la valutazione del sito da parte del criterio

• Siti senza accesso (completamente bloccati):

  • Incluso nell'ambito, ma il criterio non intraprende alcuna azione esecutiva
  • Il criterio ignora l'azione perché il sito è già in uno stato di blocco senza accesso

Non è possibile modificare questi comportamenti predefiniti tramite le opzioni di configurazione dei criteri.

Informazioni sulle impostazioni di configurazione dei criteri di attestazione del sito

Esclusione di siti specifici dai criteri

Immettere fino a 100 siti da escludere dai criteri di attestazione del sito. Assicurarsi di separare ogni URL con nuove righe.

Dopo aver impostato l'ambito del criterio, selezionare Avanti e quindi passare alla sezione successiva.

Esclusione dei proprietari o degli amministratori del sito dalla ricezione di richieste

È possibile escludere utenti, Gruppi di Microsoft 365 o gruppi di sicurezza specifici dalla ricezione di richieste e notifiche di gestione del ciclo di vita del sito, anche se sono proprietari di siti o amministratori di siti per siti inclusi in un criterio.

Comportamenti chiave:

• Le esclusioni vengono usate solo per determinare i destinatari della notifica.
• L'esclusione di un utente o di un gruppo non modifica le autorizzazioni o la proprietà del sito e non esclude il sito dalla valutazione dei criteri del ciclo di vita
• I siti continuano a essere valutati in base ai criteri come di consueto.

Limiti:

• È possibile aggiungere fino a 100 voci all'elenco di esclusione.
• Ogni voce può essere un singolo utente, un gruppo di Microsoft 365 o un gruppo di sicurezza
• Il limite di 100 voci si applica al numero di voci, non al numero di utenti all'interno di un gruppo. Ad esempio, un gruppo con più di 100 membri viene conteggiato come una sola voce.

Comportamento di esclusione di gruppo (importante):

• Quando un gruppo viene aggiunto all'elenco di esclusione per un criterio, tale gruppo viene escluso dalle notifiche solo quando viene aggiunto direttamente al sito o è un gruppo annidato all'interno di altri gruppi aggiunti direttamente al sito.
• Un membro di un gruppo escluso potrebbe comunque ricevere una notifica se viene aggiunto direttamente al sito o fa parte di un altro gruppo che viene aggiunto direttamente al sito.

Azioni da eseguire sui siti non attestati dopo tre notifiche

Per i siti che non sono attestati dopo tre notifiche mensili, è possibile scegliere di non eseguire alcuna azione o eseguire una delle azioni di provvedimento disciplinare seguenti. Nella tabella seguente è riepilogato il comportamento dei criteri sito inattivo per ogni provvedimento disciplinare selezionato:

Personalizzazione delle notifiche tramite posta elettronica

Gli amministratori possono personalizzare i messaggi di posta elettronica inviati dai criteri di gestione del ciclo di vita del sito quando i problemi del sito richiedono attenzione.

La personalizzazione del contenuto dei messaggi di posta elettronica consente di migliorare la frequenza di lettura dei messaggi di posta elettronica, migliorando efficacemente l'efficienza della risposta e contribuendo a migliorare la governance in tutto il tenant.

È possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica nella fase di configurazione. Quando si seleziona Personalizza messaggio di posta elettronica da inviare, si apre la finestra di personalizzazione come illustrato nello screenshot seguente:

Nella tabella seguente vengono descritte le sezioni che è possibile personalizzare:

Per personalizzare i messaggi di posta elettronica per i criteri esistenti, seguire questa procedura:

1. Selezionare un criterio esistente.

2. Selezionare Modifica configurazione.

3. Trova l'opzione di personalizzazione della posta elettronica.

Cosa fare se non è possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica

Non è possibile personalizzare i messaggi di posta elettronica se l'impostazione del dominio personalizzato non è configurata o è disattivata.

Prima di poter personalizzare i messaggi di posta elettronica, è necessario configurare l'impostazione Invia notifiche di posta elettronica dal dominio nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Se non si configura questa impostazione, viene visualizzato un messaggio di avviso all'inizio dell'elenco dei criteri, come illustrato nell'immagine seguente:

Il messaggio di avviso potrebbe essere visualizzato anche durante la fase di configurazione, come illustrato nello screenshot seguente:

Se in precedenza hai personalizzato i messaggi di posta elettronica in uno o più criteri, ma in seguito hai disattivato l'impostazione Invia notifiche di posta elettronica dal tuo dominio nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, vedrai la barra dei messaggi nell'elenco dei criteri e un messaggio di avviso nella finestra di personalizzazione del messaggio di posta elettronica, come illustrato nello screenshot seguente:

Dopo aver configurato le impostazioni del criterio, selezionare Avanti per completare il criterio. Assegnare un nome al criterio, aggiungere una descrizione (facoltativa) e selezionare una modalità del criterio.

Seleziona Fine. È ora possibile visualizzare e gestire i criteri dal dashboard deicriteri di attestazione del sito Gestione> ciclo di vita del sito.

Modalità di sola lettura

Quando si configurano criteri di sito non attestati con l'azione di provvedimento disciplinare di sola lettura, vengono inviate notifiche aggiuntive per informare i proprietari o gli amministratori del sito che il sito passa in modalità di sola lettura.

Quando il sito è in modalità di sola lettura, nel sito viene visualizzato il banner seguente:

Rimozione dei siti dalla modalità di sola lettura

Per rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, passare alla pagina Siti attivi , selezionare il sito e quindi selezionare Sblocca nel pannello della pagina del sito.

I proprietari dei siti non possono rimuovere un sito dalla modalità di sola lettura. È necessario contattare l'amministratore del tenant per rimuovere la modalità di sola lettura.

Annullamento dell'archiviazione di un sito

Per annullare l'archiviazione di un sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint, espandere Siti e selezionare Siti archiviati. Selezionare il sito che si vuole rimuovere dall'archiviazione e selezionare Riattiva.

Criteri sovrapposti dello stesso tipo di criterio

Quando più criteri dello stesso tipo includono lo stesso sito, SharePoint consente di ridurre le notifiche duplicate utilizzando la cronologia dei criteri a livello di sito archiviata.

Se una notifica è stata inviata negli ultimi 30 giorni da qualsiasi criterio di quel tipo e il sito rimane non certificato, non vengono inviate altre notifiche e il report di esecuzione dei criteri mostra lo stato del sito come "Notifica da un altro criterio".

Ad esempio, se un sito è coperto da due diversi criteri per i siti inattivi e riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dal primo criterio, il secondo criterio non invia notifiche aggiuntive entro i 30 giorni successivi se il sito rimane non certificato.

È consigliabile che i criteri dello stesso tipo non abbiano ambiti sovrapposti. Se i siti rientrano in più criteri dello stesso tipo, le pianificazioni delle notifiche e le azioni di provvedimento disciplinare possono diventare difficili da prevedere.

Criteri sovrapposti di tipi diversi

Criteri di tipo diverso operano in modo indipendente ai fini della notifica. La cronologia delle notifiche viene registrata separatamente per ogni tipo di criterio.

Ad esempio, se un sito rientra nell'ambito di un criterio di proprietà del sito e di un criterio del sito inattivo, i proprietari del sito potrebbero ricevere notifiche da entrambi i criteri quando vengono soddisfatte le rispettive condizioni del criterio.

Le azioni di provvedimento disciplinare vengono valutate in modo indipendente da ogni criterio. Se un criterio applica un provvedimento disciplinare che modifica lo stato del sito, il sito potrebbe non essere più idoneo per l'elaborazione da parte di altri criteri:

• Se un criterio imposta il sito in uno stato di sola lettura (bloccato), il sito non è più incluso nell'ambito di altri criteri.
• Se un criterio archivia il sito, il sito raggiunge uno stato terminale e non viene più considerato per l'applicazione da altri criteri.

Quando più tipi di criteri sono destinati allo stesso sito, l'azione di provvedimento disciplinare del criterio le cui condizioni sono soddisfatte per prima viene applicata per prima.

Disabilitazione o eliminazione di un criterio

La disabilitazione o l'eliminazione di un criterio interrompe le attività future relative a tale criterio, incluse le notifiche e le azioni di imposizione. Non inverte automaticamente le azioni applicate in precedenza.

La cronologia delle notifiche viene mantenuta a livello di sito separatamente per ogni tipo di criterio. Di conseguenza, la disabilitazione o l'eliminazione di un criterio non influisce sulla cronologia delle notifiche associata ad altri tipi di criteri che continuano a essere destinati al sito.

Per i criteri dello stesso tipo, la cronologia delle notifiche archiviate (incluso il numero di notifiche e la data dell'ultima notifica) viene conservata anche dopo la disabilitazione o l'eliminazione di un criterio. Questa cronologia viene reimpostata naturalmente dopo che il sito è stato assente dall'ambito di quel tipo di criterio per 90 giorni.

Se la cronologia delle notifiche deve essere reimpostata prima, contatta il supporto tecnico Microsoft per determinare se lo stato di notifica archiviato può essere cancellato.

Informazioni sulle modalità dei criteri

Modalità dei criteri

I criteri di proprietà del sito supportano due modalità operative:

• Modalità di simulazione : esegue il criterio una sola volta e genera un report senza un'applicazione continua.
• Modalità attiva : viene eseguita mensilmente, genera report, invia notifiche e può applicare azioni di provvedimento disciplinare in base alla configurazione dei criteri.

Per altre informazioni sulle modalità nei criteri di gestione del ciclo di vita del sito, vedere Panoramica della gestione del ciclo di vita dei siti di SharePoint.

Creazione di report

Dopo ogni esecuzione del criterio configurato, è possibile visualizzare un report dettagliato sui siti identificati. Nella pagina Criteri di attestazione del sito selezionare il criterio desiderato nell'elenco.

Il pannello illustra i numeri di:

• Siti da attestare
• Siti in cui non c'era nessuno a cui inviare notifiche
• Siti attestati
• Siti impostati in sola lettura
• Siti archiviati È anche possibile visualizzare l'ambito, la configurazione e le informazioni generali del criterio nel rapporto.

È anche possibile visualizzare l'ambito, la configurazione e le informazioni generali del criterio nel pannello. Seleziona l'opzione Scarica report dettagliato per scaricare il report in CSV contenente i seguenti dettagli per ciascuno dei siti identificati in scadenza per l'attestazione:

Configurare messaggi di posta elettronica interattivi per gli ambienti cloud del governo degli Stati Uniti (GCC High o DoD)

Negli ambienti cloud governativi degli Stati Uniti (GCC High e DoD), un amministratore tenant deve completare una configurazione aggiuntiva una tantum per i criteri di gestione del ciclo di vita del sito (SLM) di SharePoint per utilizzare i messaggi interattivi. Questo passaggio garantisce che i messaggi di posta elettronica di notifica dei criteri vengano visualizzati e funzionino correttamente. Ad esempio, gli amministratori e i proprietari del sito possono intervenire direttamente dalla posta elettronica.

A differenza di altri ambienti cloud commerciali, i tenant GCC High e DoD richiedono l'approvazione esplicita dell'amministratore del provider di messaggi interattivi prima di poter inviare messaggi di posta elettronica interattivi. Senza questa approvazione, i messaggi di posta elettronica relativi ai criteri SLM vengono recapitati, ma i pulsanti di azione non funzionano come previsto.

Approvare il provider di messaggi interattivi SLM

1. Passare al portale di amministrazione di Outlook Messaggi interattivi - Connettori per GCCH o DoD ed eseguire l'accesso.

2. Nel filtro Stato provider selezionare Approvato da Microsoft, in attesa di approvazione.

3. Individua il provider denominato InactiveSiteOAMProviderGCCH.

4. Seleziona il provider e quindi seleziona Approva.

Dopo aver approvato il provider, le notifiche dei criteri SLM inviano messaggi interattivi.

Assicurarsi che i messaggi interattivi siano abilitati per il tenant

I criteri di gestione del ciclo di vita del sito usano i messaggi interattivi di Outlook per consentire ai proprietari o agli amministratori del sito di eseguire le azioni necessarie usando i collegamenti all'interno dei messaggi di posta elettronica.

• Per il rendering corretto delle notifiche, verificare che l'organizzazione soddisfi i requisiti della versione di Outlook.
• Per risolvere i problemi di rendering, vedere le domande frequenti.

Risoluzione dei problemi relativi ai messaggi interattivi

Se i messaggi interattivi non funzionano come previsto, provare a seguire questi passaggi:

• Assicurarsi che il InactiveSiteOAMProviderGCCH provider sia in uno stato approvato.
• Concedi tempo sufficiente. La propagazione delle modifiche può richiedere fino a 24 ore.