Analizza flussi di lavoro dei dati in Excel con Copilot
I professionisti aziendali di un'organizzazione di vendita al dettaglio in crescita ricevono un set di dati con i dati di vendita trimestrali e le prestazioni del prodotto. Il tuo manager ti chiede di analizzare i dati, identificare le tendenze e creare grafici per una presentazione della leadership, il tutto entro una scadenza ravvicinata. Devi destreggiarti tra fogli di calcolo e risultati finali, ma hai un potente assistente al tuo fianco: Copilot in Excel.
In questa unità esplorerai come usare Copilot in Excel per analizzare i dati, analizzare le colonne di testo per temi e sentimenti e generare grafici. Lungo il percorso, imparerai come guidare Copilot con richieste efficaci e scegliere gli strumenti giusti per semplificare il flusso di lavoro.
Importante
Copilot in Excel può funzionare solo con i file salvati in OneDrive. Inoltre, per la lettura di Copilot, i dati devono essere formattati come tabella o intervallo supportato. Non è necessario selezionare dati specifici prima della richiesta: Copilot usa il contesto della richiesta per identificare la tabella o l'intervallo corretto, incluse le tabelle in altri fogli.
Attività iniziali con Copilot in Excel
Per aprire il riquadro Copilot, seleziona l'icona Copilot . Il riquadro si apre sul lato destro della cartella di lavoro.
Nota
All'interno del riquadro Copilot è possibile notare un menu che include un'opzione Tutti gli agenti . Selezionando questa opzione si apre un'esperienza diversa, Microsoft Copilot Chat incorporata in Excel, con un interruttore Lavoro/Web, diverse opzioni di modello e un'interfaccia di chat generale. Questa è una superficie separata dal riquadro nativo di Copilot in Excel. Le funzionalità descritte in questa unità si trovano tutte all'interno del riquadro nativo di Copilot in Excel (quello che mostra "Modifichiamo la cartella di lavoro" e il selettore Consenti modalità di modifica), non dell'esperienza di Copilot Chat incorporata.
Selettore modello
Nella parte superiore del riquadro, un selettore di modello (impostato su Auto per impostazione predefinita) consente di scegliere il modello di intelligenza artificiale che alimenta le risposte di Copilot:
| Impostazione | Funzione |
|---|---|
| Auto | Seleziona automaticamente il modello migliore per la tua richiesta. Consigliato per la maggior parte delle attività. |
| GPT | Indirizza la richiesta a un modello GPT. Espandere per scegliere una versione specifica. |
| Claude | Indirizza la tua richiesta a un modello Claude. Espandere per scegliere una versione specifica. |
Per la maggior parte delle attività relative ai dati, lascia questa impostazione su Automatico e lascia che Copilot scelga il modello migliore per te.
Selettore modalità
Nella parte inferiore del riquadro, un selettore di modalità controlla il modo in cui Copilot interagisce con la cartella di lavoro:
| Modalità | Funzione |
|---|---|
| Consenti modifica | Copilot modifica direttamente la cartella di lavoro, aggiungendo fogli, inserendo grafici, creando formule e formattando i dati. Questa è l'impostazione predefinita e viene utilizzata in tutta l'unità. |
| Piano | Copilot propone un piano prima di apportare modifiche, in modo che sia possibile esaminarlo prima. |
| Solo chat | Copilot risponde solo nel riquadro della chat, senza toccare la cartella di lavoro. Usa questa opzione per domande o spiegazioni rapide. |
Con Consenti modifica attivo, i risultati come riepiloghi, formule e grafici vengono applicati automaticamente alla cartella di lavoro, ideale per attività in più passaggi come la creazione di modelli, la ristrutturazione di una cartella di lavoro o la creazione di un dashboard. Ad esempio:
- Creare un modello di monitoraggio delle spese con formule per i totali mensili e la varianza.
- Aggiungere un foglio di riepilogo che estragga i totali dalle schede Vendite e Spese.
- Crea un dashboard con un grafico per ogni categoria di prodotto.
Il menu +
Nella casella di richiesta nella parte inferiore del riquadro, selezionando + si apre un menu con opzioni aggiuntive, tra cui il caricamento di immagini e file, la scelta di competenze, la modifica delle origini dati e la creazione di regole della cartella di lavoro. Il più utile di questi per le attività di analisi dei dati è Carica immagini e file, che consente di allegare un file direttamente alla richiesta quando si vuole che Copilot lo analizzi o vi faccia riferimento.
Trovare tendenze nei dati
Copilot è in grado di analizzare i dati ed evidenziare pattern, confronti e anomalie, tutto da un singolo prompt conversazionale. Descrivi ciò che vuoi capire e Copilot restituisce l'analisi direttamente nella tua cartella di lavoro. Con Consenti modifica attivo, i risultati come tabelle di riepilogo e grafici vengono aggiunti automaticamente a un nuovo foglio.
Maggiore è il contesto e la specificità della richiesta, più mirato sarà il risultato. Includere il motivo per cui sono necessarie le informazioni e il formato desiderato aiuta Copilot a personalizzare l'output.
Consiglio
Prima di analizzare i dati, è necessario inserirli nella cartella di lavoro. Se non hai ancora un file, puoi chiedere a Copilot di cercare sul Web e importare direttamente i dati, ad esempio: Cerca sul Web una tabella di aree geografiche con i relativi tassi di cambio o ottieni benchmark di vendita per il settore della vendita al dettaglio. Copilot trova i dati e consente di inserirli in un nuovo foglio.
Ad esempio:
- Sto preparando una revisione della leadership. Riepilogare i ricavi totali per area da questa tabella ed evidenziare l'area con le prestazioni migliori.
- Confronta le unità vendute tra il 1° e il 2° trimestre per ciascun prodotto e mostra il risultato come tabella riassuntiva.
Copilot restituisce l'output richiesto, ad esempio un riepilogo, una tabella e un grafico, e lo inserisce nella cartella di lavoro. Puoi proseguire per approfondire o modificare il formato.
Analizzare colonne di testo
Non tutte le informazioni provengono dai numeri. Il feedback dei clienti, le risposte ai sondaggi e le recensioni dei prodotti spesso contengono informazioni preziose che sono difficili da elaborare manualmente su larga scala. Copilot può leggere una colonna di testo, identificare temi e valutazioni ricorrenti e inserire una nuova colonna etichettata con i relativi risultati, senza bisogno di formule o tag manuali.
Descrivi ciò che vuoi sapere sul testo e Copilot esegue la lettura. Ad esempio:
- Esamina la colonna CustomerFeedback e identifica i principali temi ricorrenti. Elenca i primi cinque temi con una breve descrizione di ciascuno.
- Analizza la colonna CustomerFeedback ed etichetta ogni riga in base al sentiment, ovvero positivo, neutro o negativo. Aggiungere le etichette in una nuova colonna.
Dopo che Copilot ha aggiunto una colonna con etichetta, è possibile eseguire le operazioni successive per riepilogare o aggregare i risultati:
- Raggruppa le righe etichettate per sentiment e mostrami un conteggio per ogni categoria.
- Riepiloga i reclami più comuni derivanti dalle righe di feedback negativi in tre punti elenco per una revisione della leadership.
Genera grafici e visualizza i dati
Copilot può creare grafici dai dati senza che tu debba selezionare un intervallo, configurare gli assi o scegliere un tipo di grafico. Descrivi ciò che vuoi visualizzare, includi il contesto relativo al pubblico o allo scopo e Copilot creerà il grafico e lo aggiungerà alla cartella di lavoro. Puoi quindi perfezionarlo tramite suggerimenti di completamento nella stessa conversazione.
Ad esempio:
- Creare un grafico a barre che mostri i ricavi totali per area, ordinati dal più alto al più basso. Ne ho bisogno per una presentazione della leadership.
- Generare un grafico a linee che mostra le tendenze di vendita trimestrali per prodotto, in modo da individuare i prodotti in crescita o in calo.
Una volta che il grafico è nella cartella di lavoro, completare per perfezionarlo:
- Aggiungere le etichette degli assi e un titolo che dica "Ricavi Q1-T2 per regione".
- Evidenzia le prime tre aree con un colore diverso.
- Cambiare il tipo di grafico in un istogramma.
Creare formule in linguaggio naturale
La scrittura di formule da zero può richiedere molto tempo, soprattutto nel caso di fogli di calcolo complessi o ereditati. Copilot consente di descrivere il calcolo necessario in un linguaggio semplice e genera automaticamente la formula, quindi la applica automaticamente alle righe giuste quando Consenti modifica è attivato. È anche possibile incollare una formula esistente nel riquadro Copilot e chiedere spiegazioni a tale scopo.
Ad esempio:
- È necessario mostrare i ricavi medi per unità venduta. Calcolare questo valore per ogni riga utilizzando le colonne Ricavi e UnitsSold e aggiungere il risultato in una nuova colonna denominata AvgRevenuePerUnit.
- Aggiungere una colonna che calcola la variazione percentuale dei ricavi tra il T1 e il T2 per ogni prodotto.