Sono le 12:45 di mercoledì e Shane, un associato per lo sviluppo aziendale, sta solo finendo il pranzo quando viene visualizzata una notifica di Teams:
Manager: "Ehi, puoi riunire un mazzo di proposte per la riunione del client alle 15 di oggi?"
Il cuore di Shane salta un battito. Sono poco più di due ore per creare una presentazione lucida e pronta per il client. Non c'è un breve riepilogo formale: solo alcune note sparse da una chiamata di individuazione la scorsa settimana, un foglio di calcolo (Pricing.xlsx) e una manciata di messaggi di posta elettronica che delineano le preferenze e i punti deboli del client.
Shane apre Copilot Chat e fa un respiro profondo. L'orologio sta ticchettando.
La situazione di Shane è quella di molti professionisti:
- Scadenza ravvicinata
- Informazioni frammentate
- Grandi aspettative per la lucidità e la chiarezza
L'obiettivo è creare un mazzo di proposte accattivante che rifletta le esigenze del cliente, si allinea alla strategia di determinazione dei prezzi interna e abbia un aspetto abbastanza professionale da presentare ai dirigenti, il tutto in meno di due ore.
Non esiste un singolo modo "giusto" per affrontare questo scenario. A seconda dei punti di forza di Shane, dei dati disponibili e delle aspettative del team, esistono diversi modi per usare Microsoft 365 Copilot per svolgere il lavoro.
Dopo aver valutato come si potrebbe affrontare questo scenario, selezionare ogni flusso di lavoro per visualizzare i modi in cui è possibile procedere:
Obiettivo: estrarre le esigenze dei client dai messaggi di posta elettronica e creare un mazzo di proposte lucido usando Outlook e PowerPoint.
Passaggio 1: Riepilogare le preferenze client dalla posta elettronica
Shane inizia nella Copilot Chat e nei tipi di Outlook:
Riepilogare le preferenze client e i principali punti di discussione dei messaggi di posta elettronica con [Nome client] nelle ultime due settimane.
Copilot analizza Outlook e restituisce un riepilogo degli obiettivi del client, dei punti deboli e di eventuali richieste specifiche indicate nei thread di posta elettronica.
Questo passaggio consente a Shane di evitare di rileggere lunghe catene di posta elettronica e assicura che non manco nulla di importante.
Passaggio 2: Esaminare e perfezionare il riepilogo
Shane esamina il riepilogo e pone domande di follow-up:
Cosa ha detto il cliente sulla flessibilità dei prezzi?
Si sono verificati problemi relativi alle sequenze temporali di implementazione?
Questo follow-up aiuta Shane a chiarire eventuali punti vaghi e a raccogliere contenuti più mirati per la proposta.
Se Copilot perde qualcosa, Shane può cercare manualmente parole chiave come "budget", "timeline" o "concerns" in Outlook.
Passaggio 3: Compilare il mazzo in PowerPoint
Shane apre PowerPoint e richiede a Copilot:
Creare un mazzo di proposte per [Nome client] usando il riepilogo del messaggio di posta elettronica. Includere diapositive per le esigenze dei clienti, la soluzione, i prezzi e i passaggi successivi.
Copilot genera un mazzo strutturato con contenuto segnaposto basato sulle informazioni dettagliate sulla posta elettronica. Shane personalizza le diapositive aggiungendo personalizzazioni, regolando il tono e inserendo oggetti visivi o logo.
Con l'aiuto di Copilot, Shane trasforma le note sparse in una proposta pronta per il cliente, giusto in tempo per la riunione.
Obiettivo: creare una proposta narrativa usando le informazioni dettagliate delle riunioni e della chat di Teams, quindi convertirla in una presentazione.
Passaggio 1: Riepilogare le note della riunione e i thread di chat
Shane apre Copilot in Teams e tipi:
Riepilogare l'ultima riunione di sincronizzazione client e il canale #client-proposals.
Copilot restituisce un riepilogo conciso di ciò che è stato discusso, inclusi gli obiettivi del cliente, le obiezioni ed eventuali elementi di azione.
Consiglio
Se Copilot non restituisce i risultati previsti, Shane deve verificare che la riunione sia stata registrata e che la chat sia accessibile e può anche specificare parole chiave come "budget" o "timeline" per perfezionare il riepilogo.
Teams contiene spesso informazioni dettagliate informali ma critiche che non vengono inserite nella posta elettronica.
Passaggio 2: Creare una narrazione in Word
Shane apre Word e richiede a Copilot:
Bozza di una proposta basata sul riepilogo di Teams. Includere sezioni relative a Background client, Sfide, Soluzione proposta e Vantaggi.
Copilot crea una proposta in stile narrativo che Shane può rivedere e modificare. Shane potrebbe definire ulteriormente la richiesta di includere indicazioni su tono o struttura. Se la bozza è troppo lunga, Shane chiede a Copilot di condensare ogni sezione in punti elenco per una conversione più semplice nelle diapositive.
Passaggio 3: Convertire in PowerPoint
Shane chiede quindi a Word Copilot:
Trasformare questa proposta in una presentazione di PowerPoint con una diapositiva per sezione.
Copilot genera una presentazione con la narrazione suddivisa in diapositive digeribili. Shane applica un modello personalizzato e aggiunge oggetti visivi o grafici per migliorare la presentazione.
Questo flusso di lavoro consente a Shane di trasformare le informazioni dettagliate informali in una narrazione lucida che risuona con il client.
Obiettivo: visualizzare la strategia di determinazione dei prezzi e integrare informazioni dettagliate sui dati in un mazzo di proposte accattivante.
Passaggio 1: Visualizzare i dati sui prezzi in Excel
Shane apre Pricing.xlsx e chiede a Excel Copilot:
Creare un grafico che confronta i piani tariffari ed evidenziare l'opzione più conveniente.
Copilot genera un grafico a barre o a linee che mostra le differenze tra i livelli Standard, Premium e Personalizzato.
Consiglio
Shane può chiedere a Copilot di applicare la formattazione condizionale o annotare il grafico per evidenziare le differenze principali.
Gli oggetti visivi consentono ai client di comprendere rapidamente il valore e prendere decisioni.
Passaggio 2: Analizzare le tendenze con l'agente analista
Shane apre Copilot Chat, passa all'agente analista e ai tipi:
Analizzare le tendenze dei prezzi e le preferenze dei clienti dalle proposte recenti. Evidenziare ciò che client simili hanno scelto e perché.
L'agente analista restituisce informazioni dettagliate come:
-
La maggior parte dei client nel [settore] ha scelto il livello Premium a causa dell'aggiunta del supporto.
-
I client con meno di 50 utenti preferiscono il livello Standard.
Se i risultati sono vaghi, Shane affina la richiesta di concentrarsi su settori o dimensioni dei clienti specifici.
Passaggio 3: Compilare il mazzo in PowerPoint
Shane apre PowerPoint e richiede a Copilot:
Creare un mazzo di proposte per [Nome client] usando il grafico dei prezzi e l'analisi. Includere diapositive per la proposta di valore, il ROI e le opzioni di prezzo.
Copilot crea un mazzo basato su dati che Shane può ottimizzare per toni e oggetti visivi. Shane aggiunge una diapositiva di riepilogo con una chiara raccomandazione e un invito all'azione.
Con l'aiuto di Copilot, Shane trasforma i dati sui prezzi non elaborati in una proposta convincente e basata su informazioni dettagliate, pronta a guidare la decisione del cliente con chiarezza e fiducia.