Crea bozze di contenuto con Microsoft Copilot

In qualità di professionista aziendale in un'organizzazione in crescita, ti è stato chiesto di preparare un report trimestrale sulle prestazioni, trasformarlo in una presentazione della leadership e inviare un aggiornamento di stato agli stakeholder, il tutto con una scadenza ravvicinata. Copilot in Word, PowerPoint e Outlook consente di eseguire il flusso di lavoro più velocemente, in modo da potersi concentrare su ciò che il contenuto dice piuttosto che su come produrlo.

In questa unità esplorerai in che modo Copilot ti aiuta a redigere, perfezionare, visualizzare e comunicare contenuti attraverso queste tre app e in che modo le richieste giuste fanno la differenza tra una bozza generica e una pronta per la condivisione.

Introduzione

Copilot è integrato in Word, PowerPoint e Outlook. Cerca l'icona Copilot all'interno dell'app per aprire il riquadro Copilot.

Controllo dell'origine di Copilot

In Word e PowerPoint è possibile controllare i riferimenti di Copilot tramite la modalità di scrittura del prompt:

• Per attingere dal contenuto dell'organizzazione, fai riferimento a file specifici usando /filename la richiesta o descrivi l'origine interna necessaria, ad esempio "dai miei documenti e messaggi di posta elettronica".
• Per disegnare dal Web, descrivi l'origine esterna nella richiesta (ad esempio, "utilizzando fonti Web recenti" o "basata su dati disponibili pubblicamente").

Outlook usa un interruttore Lavoro e Web nell'interfaccia di Copilot Chat, illustrato nella sezione Copilot in Outlook seguente.

Copilot in Word

Selettore modello

Impostazione	Funzione
Auto	Seleziona automaticamente il modello migliore per la tua richiesta. Consigliato per la maggior parte delle attività.
Claude	Indirizza la tua richiesta a un modello Claude. Espandere per scegliere una versione specifica.
GPT	Indirizza la richiesta a un modello GPT. Espandere per scegliere una versione specifica.

Crea bozze di nuovo contenuto

Copilot in Word consente di generare una prima bozza da una richiesta, quindi di perfezionarla tramite la conversazione, regolando tono, lunghezza, struttura o dettagli in qualsiasi momento. Descrivi ciò di cui hai bisogno. Copilot creerà una bozza basata sul contesto fornito. Più specifico è il prompt, più mirato sarà il risultato.

Ad esempio:

• Scrivi un'introduzione professionale per il nostro report sulle prestazioni T3. Pubblico: team di leadership.
• Rendi il tono più ottimista e lungimirante.
• Aggiungere una frase che evidenzi i risultati ottenuti dal nostro team in questo trimestre.

Quando hai bisogno di una ricerca esterna o di un contesto industriale, l'approccio di base nel tuo prompt fa la differenza:

• Riepiloga le informazioni interne recenti sulle tendenze del settore dai miei documenti e dalle mie e-mail.(attinge dal contenuto dell'organizzazione)
• Riepiloga le tendenze attuali nel settore della tecnologia indossabile utilizzando fonti Web recenti.(attinge dal web)

Copilot può includere automaticamente citazioni quando attinge dai file di lavoro o da fonti Web, consentendo di produrre documenti credibili senza il tracciamento manuale delle fonti.

Per fare riferimento a un file, a un messaggio di posta elettronica o a una riunione specifica nel prompt, digita / nel riquadro Copilot e inizia a digitare il nome. Copilot lo troverà e lo userà come fonte.

Puoi anche perfezionare il contenuto che hai già scritto. Seleziona il testo e descrivi cosa deve cambiare:

• Riscrivilo in un tono più formale per un pubblico di leadership.
• Rendi questo paragrafo più conciso: punta a due frasi.
• Semplifica questo per un lettore non tecnico.

Informazioni su un documento esistente

Copilot non serve solo a creare contenuti, ma può anche aiutarti a comprendere un documento esistente prima di modificarlo. Passa alla modalità solo Chat in modo che Copilot risponda nel riquadro chat senza apportare modifiche al documento, quindi porre domande o richiedere un riepilogo:

• Riepiloga questo documento in cinque punti elenco.
• Quali decisioni sono necessarie prima che questo documento sia pronto per la condivisione?
• Quali parti di questo documento potrebbero non essere chiare per un cliente?
• Identifica le domande aperte o i rischi irrisolti in questo documento.

Ciò è particolarmente utile quando si lavora con documenti ereditati o report lunghi su cui è necessario acquisire rapidamente dimestichezza prima di contribuire.

Convertire il testo in una tabella

Una volta definita una bozza, puoi ristrutturare visivamente il contenuto senza riscriverlo. Descrivi la struttura di cui hai bisogno nel riquadro Copilot e Copilot converte il contenuto e lo formatta in base alle tue specifiche:

• Convertire questo paragrafo in una tabella con colonne per il nome del team, l'indicatore KPI e il risultato.
• Aggiungere una riga di intestazione e applicare il grassetto ai titoli delle colonne.

Una volta completata la parte scritta del report, il passaggio successivo consiste nel trasformare il contenuto in una presentazione per la dirigenza.

Generare immagini

Copilot in Word può generare immagini direttamente nel documento da una descrizione testuale, utile quando un report necessita di un diagramma, un'illustrazione o un oggetto visivo di supporto che non esiste ancora. Descrivi ciò di cui hai bisogno e Copilot produrrà opzioni che puoi inserire in linea.

• Genera un'immagine del layout di un negozio per la vendita al dettaglio per illustrare il report sulle prestazioni.
• Crea una semplice illustrazione di un flusso di lavoro della supply chain.

Copilot in PowerPoint

Selettore modello

Impostazione	Funzione
Auto	Il miglior modello per l'attività. Consigliato per la maggior parte dei lavori.
Claude	Indirizza la tua richiesta a un modello Claude. Espandere per scegliere una versione specifica.
GPT	Indirizza la richiesta a un modello GPT. Espandere per scegliere una versione specifica.
Sforzo: più veloce	Assegna priorità alla velocità per le richieste dirette.
Sforzo: bilanciato	Impostazione predefinita. Bilancia velocità e qualità.
Impegno: più intelligente	Richiede più tempo per output complessi e di qualità superiore.
Generazione immagine: MAI Immagine 2.5 Flash	Modello di immagine di Microsoft AI - Generazione rapida per oggetti visivi di diapositive.
Generazione immagine: GPT-Image	Modello di immagine OpenAI. Espandere per scegliere una versione.

Per la maggior parte delle attività, è consigliabile lasciare questa impostazione su Auto e lo sforzo impostato su Bilanciato .

Crea una nuova presentazione

Copilot in PowerPoint può avviare una presentazione in due modi a seconda della posizione in cui si trova il contenuto.

Da un prompt: Descrivi ciò di cui hai bisogno e Copilot creerà una bozza, con struttura, contenuto e diapositive inclusi. Ciò è utile quando si inizia da zero senza un documento di origine.

• Crea una presentazione della leadership in cinque diapositive sui punti salienti delle prestazioni del Q3 e sulle vittorie chiave.

Da un documento di Word: Se il contenuto è già stato redatto, fai riferimento al documento usando / seguito dal nome del file. Puoi fare riferimento a un massimo di cinque file contemporaneamente, attingendo da un documento di Word, un file di Excel e un PDF in un unico prompt.

• Crea una presentazione di leadership di cinque diapositive basata su /Q3_Performance_Report.docx.
• Riepiloga questo contenuto in cinque punti elenco per una presentazione sulla leadership.
• Rendi i punti elenco concisi e orientati all'azione.

Copilot può anche generare immagini per singole diapositive da una descrizione testuale.

Generare immagini

Quando crei la presentazione, puoi chiedere a Copilot di generare un'immagine per qualsiasi diapositiva. Descrivi quello che vuoi e Copilot produrrà opzioni che puoi inserire direttamente nella presentazione, senza necessità di cercare foto di archivio.

• Genera un'immagine di un negozio moderno per la diapositiva introduttiva.
• Crea un'icona che rappresenta la crescita del cliente per la diapositiva dei risultati.

Dopo aver inserito un'immagine, puoi perfezionarla con una richiesta successiva: Rendi lo sfondo più chiaro o Utilizza invece uno stile di illustrazione semplice.

Per altre informazioni, vedi Creare presentazioni efficaci con l'intelligenza artificiale.

Prova un nuovo design

Dopo aver creato la presentazione, puoi chiedere a Copilot di aggiornare il tema visivo dell'intera raccolta di diapositive in un unico passaggio, senza necessità di formattare diapositiva per diapositiva. Copilot applica un nuovo design e puoi continuare a scorrere le opzioni finché l'aspetto non corrisponde ai tuoi destinatari o al marchio della tua organizzazione.

• Prova un nuovo design.
• Applica un tema più moderno e minimale.

Rivedere e perfezionare una presentazione esistente

Copilot in PowerPoint può anche aiutarti a lavorare con una presentazione che hai già creato. Apri una presentazione e usa il riquadro Copilot per porre domande, ottenere un riepilogo dei punti chiave o richiedere modifiche:

• Riepiloga la presentazione : chiedi a Copilot di fornirti una panoramica dei temi principali della presentazione
• Poni domande mirate , ad esempio Quali diapositive necessitano di più dati di supporto? o Quali sono gli aspetti principali di questa presentazione?
• Aggiungi o espandi il contenuto : chiedi a Copilot di aggiungere una nuova diapositiva specifica o di espanderne una esistente: aggiungi una diapositiva sui punti salienti del feedback dei clienti del terzo trimestre o espandi i rischi con altri due punti elenco.
• Inserire un'immagine : chiedere a Copilot di aggiungere un'immagine a metà presentazione: aggiungere un'immagine che rappresenti un team che festeggia un trimestre di successo.

Copilot in Outlook

Comunica i progressi con il tuo team

Dopo aver completato il documento e la presentazione, devi informare il tuo team di leadership dello stato attuale. Copilot in Outlook può generare una bozza di posta elettronica completa da una singola richiesta. Apri un nuovo messaggio di posta elettronica, seleziona l'icona Copilot nella barra degli strumenti del messaggio e descrivi ciò di cui hai bisogno:

• Creare una bozza di un messaggio di posta elettronica per il manager che annunci il completamento del report sulle prestazioni T3.
• Scrivere una convocazione riunione al team di leadership per una sessione di revisione T3 di 30 minuti.
• Compose un aggiornamento del progetto per gli stakeholder che evidenzia le principali attività cardine raggiunte in questo trimestre.

Copilot genera una bozza completa che puoi rivedere e perfezionare prima dell'invio. Prima di inviarlo, usa la funzionalità di coaching tramite posta elettronica di Copilot per ottenere suggerimenti su tono, chiarezza e valutazione del lettore. Seleziona Ottieni coaching nel riquadro Copilot e Copilot esamina la tua bozza e offre suggerimenti specifici. È possibile applicare i suggerimenti singolarmente, modificando una frase, una frase o il tono generale, fino a quando il messaggio non viene visualizzato come previsto.

Seguendo questo flusso di lavoro, vedrai come Copilot ti aiuta a passare dalla stesura di un report, alla creazione di una presentazione e infine alla comunicazione dei tuoi progressi, tutto all'interno delle app che usi ogni giorno.

Convalidare i contenuti rispetto agli obiettivi aziendali

Prima di condividere ciò che Copilot ti ha aiutato a creare, sospendi e controlla se confronta il risultato effettivamente necessario. Una bozza raffinata non è utile se non serve al suo scopo.

Chiedersi:

• Adattamento al pubblico: il tono, la lunghezza e il livello di dettaglio corrispondono a chi sta leggendo questo articolo, alla leadership, a un cliente o al tuo team?
• Allineamento degli obiettivi: il contenuto supporta la decisione o l'azione di cui hai bisogno da parte del tuo pubblico, non si limita a descrivere l'argomento?
• Formato adatto: è il risultato finale giusto (un documento, una tabella, una diapositiva, un'e-mail) per il modo in cui il tuo pubblico lo utilizzerà?
• Accuratezza: hai controllato i fatti, le cifre e le citazioni incluse in Copilot?

Se una risposta non è all'altezza di uno di questi, perfeziona la richiesta o modifica direttamente la bozza anziché inviarla così com'è. Considera l'output di Copilot come una bozza, non come una risposta definitiva, in modo che i contenuti aziendali siano efficienti da produrre e affidabili da condividere.

Se il report o la presentazione trarrebbero vantaggio da ricerche esterne (tendenze del settore, informazioni dettagliate sulla concorrenza o benchmark che vanno oltre i file dell'organizzazione), l'unità successiva riguarda l'agente Ricercatore, un agente di Microsoft Copilot predefinito che raccoglie e sintetizza tali informazioni per te.