Affinare e migliorare la presentazione
Una prima bozza ben strutturata è un punto di partenza, non un prodotto finito. In questa unità si passerà da bozza a pronta consegna affinando il testo, testando lo stress della narrazione, creando una storia visiva, lucidando gli oggetti visivi direttamente in PowerPoint e preparando un riepilogo esecutivo chiaro prima di condividere.
Perfezionare il testo
Quando si seleziona una casella di testo in PowerPoint, viene visualizzato un pulsante opzioni di riscrittura accanto. Selezionandolo vengono illustrati diversi modi per perfezionare il contenuto. La chiave consiste nel scegliere quello giusto per il processo:
| Opzione | Quando usarlo |
|---|---|
| Riscrittura automatica | Il testo richiede un miglioramento generale per problemi di grammatica, flusso o chiarezza. Usare questa opzione quando il contenuto è corretto, ma la formulazione non lo è. |
| Sintesi | Una diapositiva è sovraccarica di testo. Regola il tono in modo che suoni più lucido mantenendo il messaggio principale. |
| Rendi professionale | Il testo viene letto in modo troppo casuale per il pubblico. Usare questa opzione per rendere il testo più professionale senza modificarne la lunghezza. |
| Richiesta personalizzata | Spiega a Copilot con le tue parole come modificare il testo. Ad esempio, si potrebbe dire Rendi questo divertente e facile da leggere. |
| Visualizzare come elenco | Converte un paragrafo in punti elenco. |
Selezionare l'opzione preferita, esaminare il suggerimento e selezionare Mantieni per applicarlo o Rigenera per riprovare.
Per modifiche più mirate, aprire il riquadro Copilot dalla barra multifunzione Home e richiederlo direttamente:
- Personalizzare il contenuto nella diapositiva 4 per un pubblico esecutivo non tecnico.
- Suddividere questo paragrafo in tre punti elenco senza perdere dati chiave.
- Riscrivere la diapositiva di apertura per guidare con il risultato aziendale, non con la funzionalità del prodotto.
Consiglio
Se vuoi aggiungere contenuto al mazzo in questa fase, ad esempio una diapositiva che copre un argomento che non hai incluso nel prompt originale, chiedi a Copilot nel riquadro: Aggiungi una diapositiva su [argomento]. Più specifico è il prompt, migliore sarà il risultato.
Usare Copilot per rivedere e allenare la presentazione
Prima di presentarti, vuoi sapere dove il tuo mazzo è debole. Copilot offre due modi complementari per eseguire questa operazione: la funzionalità Spiega per esaminare i singoli oggetti e il riquadro Copilot per il training della narrazione e della logica a livello di presentazione.
Comprendere i propri contenuti con Explain
Se il tuo mazzo contiene contenuti sintetizzati da più file di origine, ad esempio dati finanziari, specifiche tecniche, ricerche di mercato, c'è una reale possibilità che alcuni di essi non siano familiari o poco chiari per te. La funzionalità Spiega consente di fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi oggetto di una diapositiva e ottenere una spiegazione immediata e contestuale senza uscire da PowerPoint.
Fare clic con il pulsante destro del mouse su una casella di testo, una tabella, un'immagine o un'intera diapositiva e scegliere Spiega. Copilot restituisce una suddivisione in linguaggio semplice del significato del contenuto e della posizione in cui si adatta. Questa funzionalità è utile quando si esaminano le diapositive generate da documenti di origine complessi prima di una presentazione ad alto rischio.
Usare Copilot come allenatore di presentazioni
Il riquadro Copilot può fare di più che modificare le diapositive; può convalidare il processo di pensiero. È possibile usarlo per testare lo stress della narrazione prima di presentare:
- Quali domande potrebbe porre un pubblico esecutivo dopo la diapositiva 6?
- Esiste un divario logico tra le diapositive 4 e 5? Come posso bridgearli?
- Quale attestazione in questa presentazione è più probabile che affronti il pushback e quali dati posso aggiungere per supportarla?
- Il flusso narrativo di questo mazzo corrisponde a una struttura problem-solution-outcome?
Questi prompt posizionano Copilot come revisore critico, non solo come generatore di contenuto. L'obiettivo non è fare in modo che Copilot riscriva il tuo mazzo. È per far emergere le domande che il pubblico può porre, in modo da poter affrontare le lacune prima che la stanza lo fa.
Creare la storia visiva
Gli oggetti visivi non illustrano solo un punto. Lo rafforzano. Copilot in PowerPoint, combinato con Designer, offre due origini di immagini distinte: le immagini generate dall'IA e la libreria di marchi approvata dall'organizzazione. Sapere quale usare e come richiederne ognuna è il punto in cui le presentazioni iniziano a sembrare intenzionali anziché generiche.
Generare immagini con Designer
Quando è necessario un oggetto visivo che non esiste nella libreria di asset, chiedere a Copilot di crearne uno. Nel riquadro Copilot usare il prefisso Crea un'immagine e descrivere ciò che si vuole con una specifica sufficiente per ottenere un risultato utile.
Tenere presente che il divario tra un messaggio vago e uno utile è un dettaglio descrittivo.
| Richiesta | Risultato |
|---|---|
| Creare un'immagine di una riunione del team. | Foto generica dell'ufficio |
| Creare un'immagine fotorealistica di un gruppo eterogeneo di professionisti che esaminano un dashboard dati in un moderno ufficio open-plan, luce naturale calda, tono ottimistico. | Una scena che rafforza il messaggio |
Pensa a cosa deve dire l'immagine insieme al testo della diapositiva. Se la tua diapositiva fa un'affermazione sull'espansione globale, l'immagine di una singola città lo sminuisce. Richiedi ciò che richiede il messaggio.
Usare le immagini del marchio dalla raccolta di asset dell'organizzazione
Se l'amministratore dell'organizzazione ha configurato una libreria di asset dell'organizzazione di SharePoint (OAL) o un'integrazione templafy , è possibile accedere a una raccolta curata di immagini approvate direttamente in Copilot. Questa è la fonte giusta per presentazioni rivolte ai clienti e dirigenti in cui la conformità del marchio è importante.
Chiedi a Copilot nel riquadro:
- Aggiungere un'immagine della sede centrale dalla libreria del marchio.
- Trovare un'immagine approvata che mostra un'interazione con il supporto clienti.
Copilot esegue la ricerca nella libreria di asset connessa e restituisce immagini corrispondenti da esaminare e inserire. Se non si è certi di cosa sia disponibile, iniziare con un'ampia ricerca e perfezionare da qui. L'amministratore può indicare se all'organizzazione è configurata una connessione OAL o Templafy.
Consiglio
Per iniziare con il modello personalizzato dell'organizzazione prima di generare il contenuto, aprire prima il .potx file modello, quindi usare Crea presentazione da file nel riquadro Copilot. Copilot usa layout esistenti e applica il design del tuo marchio in tutto. Per i requisiti di configurazione, vedere Usare la personalizzazione dell'organizzazione con Copilot in PowerPoint .
Preparare il riepilogo esecutivo prima di condividere
Prima di distribuire un mazzo agli stakeholder che non parteciperanno alla presentazione live, generare un riepilogo che fornisca loro le chiavi da asporto in un formato che possono leggere in meno di due minuti.
- Selezionare il pulsante Copilot sulla barra multifunzione per aprire il riquadro Copilot.
- Digitare Riepiloga questa presentazione e selezionare Invia.
Copilot legge il mazzo completo e restituisce un riepilogo strutturato con citazioni che mostrano da quali diapositive proviene ogni punto.
È possibile copiare questo riepilogo direttamente in un corpo di posta elettronica, in un messaggio di Teams o in una pagina Loop come prelettura per gli stakeholder. Per un output più personalizzato, essere specifici per il pubblico:
- Riepilogare questa presentazione per un pubblico cfo. Concentrarsi sull'impatto finanziario e sul ROI.
- Dammi un riepilogo esecutivo a tre punti delle raccomandazioni chiave di questo mazzo.
La funzionalità di riepilogo funziona meglio come passaggio di lettura preliminare. Consente di verificare che il messaggio chiave sia chiaro, coerente e allineato nell'intero mazzo.