Informazioni su come vengono usati e conservati i dati organizzativi in Microsoft 365

Puoi usare i dati dell'organizzazione per potenziare varie funzionalità di applicazioni e servizi Microsoft 365, Microsoft Copilot e Viva.

Esaminare le informazioni seguenti per comprendere come vengono usati, archiviati ed eliminati i dati dell'organizzazione.

Consumo dati

I dati organizzativi caricati possono essere usati da Viva, dai servizi Microsoft 365 e dai servizi non Microsoft che hanno accesso tramite l'API Graph Microsoft. Questi dati vengono trattati come disponibili pubblicamente all'interno dell'organizzazione, il che significa che potrebbero essere visualizzati a qualsiasi utente finale dell'organizzazione.

Eliminazione dei dati

L'amministratore dell'origine dati dell'organizzazione potrebbe eliminare inavvertitamente i dati personali aggiornando l'origine dati con valori Null. Per informazioni sull'eliminazione dei dati utente, vedere Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati dell'organizzazione . Non appena l'aggiornamento viene elaborato, i dati degli utenti associati vengono sovrascritti con campi vuoti, il che significa che i loro dati vengono effettivamente cancellati immediatamente.

Quando un tenant viene rimosso da Microsoft 365, tutti i dati del tenant vengono eliminati entro 30 giorni.

Conservazione dei dati

I dati dell'organizzazione vengono archiviati finché l'utente finale è attivo e ha una licenza valida e non è stata presentata alcuna richiesta di eliminazione dall'utente finale o dall'amministratore dell'origine dati dell'organizzazione.

Residenza dei dati

Quando si caricano i dati dell'organizzazione, questi vengono archiviati nella posizione geografica corrispondente alla posizione della cassetta postale predefinita configurata in Microsoft 365. Altre informazioni su:

• Data Residency per SharePoint
• Data Residency per Exchange Online
• Data Residency per Viva Insights
• Data Residency per Viva Glint

Gestire le richieste degli interessati.

Una richiesta dell'interessato o DSR è una richiesta formale da parte di un interessato (un utente finale) a un titolare del trattamento per intraprendere un'azione sui propri dati personali. Per informazioni sui diritti degli utenti finali dell'interessato, vedere richieste dell'interessato di Office 365 ai sensi del GDPR e del CCPA.

Usare le informazioni seguenti per soddisfare le richieste DSR degli utenti finali:

• Accesso ed esportazione: gli utenti finali possono accedere ed esportare i dati dell'organizzazione caricati da un amministratore dell'origine dati dell'organizzazione usando le risorse seguenti:
  • Profilo utente di Microsoft 365: utilizzando la funzione di esportazione dei dati nella scheda del profilo. Procedura
  • Viva Insights: Usando il connettore Power BI. Procedura
• Modifica: vedere Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati dell'organizzazione.
• Elimina: vedere Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati dell'organizzazione ed Eliminazione dei dati.

Esportare dati dal servizio dati dell'organizzazione di Microsoft 365

Gli amministratori possono esportare i dati direttamente dal servizio dati organizzativo di Microsoft 365 dopo l'inserimento dei dati. Le esportazioni includono:

• File di dati dell'organizzazione non elaborati caricati tramite caricamenti manuali (.csv) o connettori automatici
• Dati conservati all'interno del servizio dati aziendali di Microsoft 365 Periodo di conservazione dei dati di 30 giorni

I dati seguenti non sono inclusi nei risultati di esportazione:

• Mapping di attributi o configurazioni di inserimento
• Dati elaborati o archiviati dalle app Microsoft 365 a valle, come Viva Insights o Viva Glint
• Dati non conservati da Microsoft 365 Organizational Data Service

I dati esportati vengono forniti in formato .csv. Solo gli utenti ai quali è assegnato il ruolo di amministratore globale o amministratore origine dati dell'organizzazione possono avviare azioni di esportazione.

Accedere ed esportare i log di controllo

Per monitorare gli eventi del servizio dati organizzativi di Microsoft 365 correlati alla sicurezza e alla conformità per l'organizzazione, attivare la registrazione di controllo. I log di controllo sono disponibili nel portale di Microsoft Purview o usando l'API Microsoft 365 Management Activity. Altre informazioni.

Prima di poter visualizzare il log di controllo, abilitare la ricerca nel log di controllo di Microsoft 365. Questo passaggio deve essere eseguito una sola volta. Dopo averla attivata, sono necessarie alcune ore prima di poter eseguire la ricerca nei log.

Per visualizzare il log di audit:

1. Passare al portale Microsoft Purview ed eseguire l'accesso con l'account aziendale o dell'istituto di istruzione.

2. Nel riquadro sinistro del portale, seleziona Controlla.

3. Seguire queste istruzioni per eseguire ricerche nei log di controllo. Procedura

   • Selezionare il tipo di record: OrganizationalDataInM365 per gli eventi di metadati
   • Selezionare il tipo di record: WorkplaceAnalytics per gli eventi di acquisizione