非アクティブなメールボックスを使用すると、元従業員が organization を離れた後もメールを保持し、コンプライアンスまたは法的な理由で電子情報開示アクセス許可を付与された承認されたユーザーがアクセスできます。 たとえば、管理者、コンプライアンス責任者、レコード マネージャーなどは、コンテンツ検索を使用して非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索およびエクスポートできます。 非アクティブなメールボックスはメールを受信できません。また、組織共有のアドレス帳や他の一覧に表示されません。
非アクティブなメールボックスの詳細については、「非アクティブなメールボックスに関する詳細情報」を参照してください。
非アクティブなメールボックスを作成する
メールボックスを非アクティブにするには、メールボックスを保留してから、メールボックスまたは対応するユーザー アカウントを削除する必要があります。
メールボックスを非アクティブにするには、メールボックスを削除する前にメールボックスに保留を適用できるように 、メールボックスに正しくライセンス が必要です。 ユーザー アカウントを削除すると、ユーザー アカウントに関連付けられている Exchange Online ライセンスを新しいユーザーに割り当てることができるようになります。
メールボックスに保留を適用するには、Microsoft 365 保持を使用することをお勧めします。 その他の方法については、「 非アクティブなメールボックスについて」を参照してください。
メールボックスを削除する最良の方法は、Microsoft 365 管理センターで対応するユーザー アカウントを削除することです。 ユーザー アカウントの削除については、「組織からユーザーを削除する」を参照してください。 ただし、Exchange Online PowerShell の Remove-Mailbox コマンドレットを使用してメールボックスを削除することもできます。 詳細については、「Exchange Online のユーザー メールボックスを削除または復元する」を参照してください。
次の表は、各種の保持シナリオについて、非アクティブなメールボックスを作成するプロセスを要約しています。
| に... | 操作 | 結果 |
|---|---|---|
| 従業員の退職後にメールボックスの内容を無期限に保持する | 1. メールボックス (アイテム保持ポリシー) または特定のメール アイテム (1 つ以上のアイテム保持ラベル) に対する保持アクションで Microsoft 365 アイテム保持設定を適用します。 2. 保持設定が適用されるまで待ちます。 3. ユーザーの Microsoft 365 アカウントを削除します。 |
回復可能なアイテム フォルダー内のアイテムを含め、保持設定が適用されている非アクティブなメールボックス内のすべてのコンテンツは、無期限に保持されます。 |
| 従業員が organization を退職した後、すべてのメールボックスのコンテンツを一定期間保持し、メールボックスを削除する | 1. アイテムを保持し、保持期間の有効期限が切れると削除する保持設定で、メールボックスに Microsoft 365 アイテム保持ポリシーを適用します。 2. 保持設定が適用されるまで待ちます。 3. ユーザーの Microsoft 365 アカウントを削除します。 |
メールボックス アイテムの保持期間が期限切れになると、アイテムは回復可能なアイテム フォルダーに移動され、削除済みアイテムの保持期間 (Exchange メールボックスの場合) の期限が切れると、非アクティブなメールボックスから完全に削除 (消去) されます。 Microsoft 365 アイテム保持ポリシーの保持期間は、常に、メールボックス アイテムが受信または作成された元の日付に基づきます。 |
注:
保持、またはコンテンツを保持してから削除するように構成されている Microsoft 365 保持設定が、メールボックスまたはメールボックス アイテムに既に適用されている場合、またはメールボックスに訴訟ホールドが既に設定されている場合、または非アクティブなメールボックスを作成するために必要なのは、対応するユーザー アカウントを削除することだけです。
非アクティブなメールボックスの一覧を表示する
Microsoft Purview ポータルを使用して、organization 内の非アクティブなメールボックスの一覧を表示できます。
注:
ポータルは、最大 5,000 個の非アクティブなメールボックスの表示に制限されています。 5,000 を超える非アクティブなメールボックスを表示するには、手順の後の説明に従って Exchange Online PowerShell を使用する必要があります。
この構成には、Microsoft Purview ポータルとorganizationのコンプライアンス管理者アカウントを使用します。
Microsoft Purview ポータルにサインインします>解決方法>データ ライフサイクル管理>ポリシー>アイテム保持ポリシー。
[ 非アクティブ メールボックス ] オプションを選択します。 たとえば、Microsoft Purview ポータルから:
![[データ ライフサイクル管理] の [アイテム保持ポリシー] ページの非アクティブなメールボックス オプション。](media/inactive-mailbox-option.png)
[ 非アクティブなメールボックス ] ページには、非アクティブなメールボックスの一覧が表示されます。 1 つを選択すると、その非アクティブなメールボックスに関する詳細が表示されます。 詳細には、メールボックスの Exchange 識別子と、 それが訴訟ホールド中かどうかが含まれます。
詳細ウィンドウに、Microsoft 365 アイテム保持ポリシーや電子情報開示ホールドなど、他の種類のホールドは表示されません。 この情報を見つけるには、「Exchange Online メールボックスに配置された保留の種類を特定する方法」を参照してください。
アクティブでないメールボックスが多数ある場合は、一覧に表示される詳細の CSV ファイルの検索と並べ替えが簡単な場合があります。 [ 非アクティブなメールボックス ] ページで、[ 
エクスポート] を選択します。
または、Exchange Online PowerShell で次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスの一覧を表示することもできます。
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
次のコマンドを実行して、非アクティブなメールボックスおよびその他の情報の一覧を .CSV ファイルにエクスポートすることもできます。 この例では、現在のディレクトリに CSV ファイルが作成されます。
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
注:
非アクティブなメールボックスが、アクティブなユーザーのメールボックスと同じ SMTP アドレスを持つ可能性があります。 この場合、DistinguishedName または ExchangeGuid プロパティの値を、非アクティブなメールボックスを一意に識別するために使用できます。
非アクティブなメールボックスのコンテンツを検索し、エクスポートする
非アクティブなメールボックスのコンテンツには、Microsoft Purview ポータルのコンテンツ検索ツールを使用してアクセスできます。 詳細については、 コンテンツ検索の機能リファレンス に関する記事を参照してください。
非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する
メールボックスが非アクティブになった後、非アクティブなメールボックスに適用される保留の期間を変更できる場合があります。
詳しい手順については、「 非アクティブなメールボックスの保持期間を変更する」を参照してください。
非アクティブなメールボックスを回復する
元従業員が organization に戻った場合、または元従業員の職務を引き継ぐために新しい従業員が採用された場合、非アクティブなメールボックスの内容を復元できます。
非アクティブなメールボックスを回復すると、そのメールボックスは新しいメールボックスに変換され、非アクティブなメールボックスのコンテンツとフォルダー構造が保持されて、メールボックスが新しいユーザー アカウントにリンクされます。 回復された後、非アクティブなメールボックスは存在しなくなります。
非アクティブなメールボックスを回復するときの詳細な手順と詳細については、「 非アクティブなメールボックスを回復する」を参照してください。
非アクティブなメールボックスのコンテンツを別のメールボックスに復元する
別の従業員が元従業員の職責を引き継ぐ場合、または別のユーザーが非アクティブなメールボックスのコンテンツにアクセスする必要がある場合は、非アクティブなメールボックスのコンテンツを既存のメールボックスに復元 (またはマージ) できます。
非アクティブなメールボックスを復元すると、そのコンテンツは別のメールボックスにコピーされます。 非アクティブなメールボックスは保持されて、非アクティブなメールボックスとして残ります。 非アクティブなメールボックスは、電子情報開示を使用して検索すること、そのコンテンツを別のメールボックスに復元すること、それを後に回復したり削除したりすることが引き続き可能です。
詳しい手順については、「 非アクティブなメールボックスを復元する」を参照してください。
非アクティブなメールボックスを削除する
非アクティブなメールボックスのコンテンツを保持する必要がなくなった場合は、非アクティブなメールボックスに適用された保留を削除することで、非アクティブなメールボックスを完全に削除できます。
詳細と手順については、「 非アクティブなメールボックスを削除する」を参照してください。
注:
最後の保留を解除した後もメールボックスが非アクティブとして表示されている場合は、遅延保留が適用されているかどうかをチェックします。 遅延保留は、別の保留が削除された後に自動的に適用され、遅延保留が削除されるか期限切れになるまでメールボックスを非アクティブに保ちます。 手順については、「 非アクティブなメールボックスから遅延保留を削除する」を参照してください。