電子情報開示ケースのアクセスとアクセス許可の設定について説明します

電子情報開示のアクセス許可の設定を使用すると、ケースにユーザーを追加または削除したり、ケースの役割グループのメンバーシップを管理したり、ケースのゲスト ユーザーとしてorganization外のユーザーを追加したりできます。

電子情報開示ケースのユーザーを追加または削除する

ユーザーを追加または削除して、ケースにアクセスできるユーザーを管理できます。 ただし、ユーザーが電子情報開示ケースにアクセスする (およびケースでタスクを実行する) 前に、Microsoft Purview ポータルで電子情報開示マネージャーの役割グループにユーザーを追加する必要があります。 詳細については、「電子情報開示のアクセス許可を割り当てる」を参照してください。電子情報開示のアクセス許可を割り当てる」を参照してください。

ケースにユーザーを追加する

ユーザーをケースに追加するには、次の手順を実行します。

1. Microsoft Purview ポータルに移動し、電子情報開示アクセス許可が割り当てられたユーザー アカウントの資格情報を使用してサインインします。

2. 電子情報開示ソリューション カードを選択し、左側のナビゲーションで [ケース] を選択します。

3. ケースを選択してから、[ ケースの設定] を選択します。

4. [ ケースの設定] で、[ アクセスとアクセス許可] を選択します。

5. [ ユーザー] で、[ 追加 ] を選択して、ユーザーをケースに追加します。 [役割グループ] の [追加] を選択して、ケースに役割グループを追加することもできます。

6. ケースに追加できるユーザーまたは役割グループの一覧で、追加するユーザーまたは役割グループの名前の横にあるチェックボックスをオンにします。

   注:

   ケースに役割グループを追加する場合、自分がメンバーになっている役割グループのみを追加できます。

7. ケースのメンバーとして追加するユーザーまたは役割グループを選択したら、[ 追加] を選択します。 選択したユーザーがケースに追加されます。

   重要

   ケースのメンバーとして追加した役割グループの役割を追加または削除すると、役割グループはケースのメンバー (または役割グループがメンバーになっているケース) として自動的に削除されます。 この動作により、organization がケースのメンバーに追加のアクセス許可を誤って付与することを防止できます。 同様に、役割グループを削除すると、その役割グループがメンバーであったすべてのケースから削除されます。 詳細については、「電子情報開示のアクセス許可を割り当てる」を参照してください。電子情報開示のアクセス許可を割り当てる」を参照してください。

ケースからユーザーを削除する

ケースからユーザーを削除できるのは 、電子情報開示管理者 だけです。 電子情報開示マネージャーの役割グループに割り当てられているか、最初にケースを作成した場合でも、電子情報開示管理者でない限り、ケースから自分や他のメンバーを削除することはできません。 ケースから自分または他のメンバーを削除するには、organization の電子情報開示管理者にお問い合わせください。

ケースからユーザーを削除するには、次の手順を実行します。

1. Microsoft Purview ポータルに移動し、電子情報開示アクセス許可が割り当てられたユーザー アカウントの資格情報を使用してサインインします。
2. 電子情報開示ソリューション カードを選択し、左側のナビゲーションで [ケース] を選択します。
3. ケースを選択してから、[ ケースの設定] を選択します。
4. [ ケースの設定] で、[ アクセスとアクセス許可] を選択します。
5. [ ユーザー] で、[ 削除] を選択してケースからユーザーを削除します。 また、[役割グループ] の下の [削除] を選択して、ケースの役割グループからユーザーを削除することもできます。
6. ケースから削除できるユーザーまたは役割グループの一覧で、削除するユーザーまたは役割グループの名前の横にあるチェックボックスをオンにします。
7. ケースのメンバーとして追加するユーザーまたは役割グループを選択したら、[ 削除] を選択します。 選択したユーザーがケースから削除されます。

電子情報開示でのゲスト アクセス

ゲスト アクセスを使用すると、電子情報開示ケースへのアクセスを組織外のユーザーに提供できます organization。 Teams 環境にゲストを招待する場合と同じように、ゲスト ユーザーを電子情報開示ケースに招待できます。 電子情報開示管理者は、ユーザーをゲストとして招待する前に、 電子情報開示でゲスト アクセスを有効にする 必要があります。

ゲストを電子情報開示ケースに招待する

電子情報開示のゲスト アクセスを有効にしたら、次の手順を実行して、ゲストを電子情報開示ケースに招待します。

1. Microsoft Purview ポータルで、[電子情報開示>ケース] に移動し、ゲストを招待するケースを選択します。

2. 選択したケースで、[ ケースの設定] タブを選択します。

3. [ アクセス許可] を選択します。

4. [アクセスとアクセス許可] ページの [ゲスト ユーザー] セクションで、[招待] を選択します。

5. [ ゲストの招待 ] ポップアップ ウィンドウで、次のフィールドに入力します。

   • 氏名: 招待するゲストの氏名を入力します。
   • Email address: 招待するゲストのメール アドレスを入力します。
   • Organization: 招待するゲストの organization を入力します。
   • ゲスト ロール: ゲストに割り当てるロールを選択します。 現在、ゲストは レビューアー ロール グループのアクセス許可のみに制限されています。 レビュー担当者ロールには、レビュー セット タグの管理ロールが含まれていないため、ゲスト ユーザーはレビュー セットのタグ付けを実行できません。
   • 正当化: このユーザーがケースにアクセスする必要がある理由を説明してください。

6. [ 招待 ] を選択して、電子情報開示管理者によるレビューと承認のための招待要求を送信します。

ゲスト アクセス要求を承認する

ゲストの招待を送信した後、電子情報開示管理者が要求を承認しないと、ゲストはケースにアクセスできません。 電子情報開示マネージャーは、Microsoft Purview ポータルの電子情報開示設定の [ ゲスト ユーザー] ページで保留中の招待要求の通知を受け取ります。 ゲスト アクセス要求を承認するには、電子情報開示管理者に 役割管理 の役割が割り当てられている必要があります。

ゲスト アクセス要求を確認して承認するには、電子情報開示マネージャーは次の手順を実行します。

1. Microsoft Purview ポータルに移動し、電子情報開示アクセス許可が割り当てられたユーザー アカウントの資格情報を使用してサインインします。
2. [設定]>電子情報開示>ゲスト ユーザーの順に移動します。
3. ゲスト要求を選択し、ポップアップ ウィンドウから [ 承認 ] または [拒否] を選択します。

ゲストを初めてテナントに追加する場合、電子情報開示管理者は 2 段階の承認プロセスを実行する必要があります。 最初にアカウントの作成を承認する必要があり、これには最大 24 時間かかる場合があります。 24 時間後、電子情報開示管理者はケースへのゲスト アクセスを承認できます。 同じゲストの他のケースにアクセスするための今後のアクセス要求では、1 段階の承認のみが必要です。

ケースへのゲスト アクセスを承認するときにエラーが発生した場合は、次の点をチェックします。

• ゲストのメールは、テナント管理者によって無効化、ブロック、または削除されていません。
• レビュー担当者ロール グループに、Microsoft Entra アカウントが削除されたメンバーがいる場合。 現在、削除されたユーザーがいる役割グループに新しいメンバーを追加するとエラーが発生します。 レビュー担当者役割グループに削除されたユーザーがいる場合は、そのユーザーを役割グループから削除し、ゲスト承認を再試行します。

ゲストの招待を受け入れる

電子情報開示管理者が要求を承認すると、ゲストは Microsoft Invitations からウェルカム メールを受け取ります。 このメールには、電子情報開示の招待に関する情報と、ゲストが招待を承諾してサインインできるリンクが含まれています。 ゲストは、電子メールに記載されている一意のリンクを選択するか、リンクをコピーしてブラウザーに貼り付けて、特定の電子情報開示organizationにサインインする必要があります。

Microsoft Entra ID の職場または学校アカウントを持つゲストは、招待を承諾してすぐに認証できます。 他のユーザーは、ID を検証するためにワンタイム パスコードを受け取ります。 organization でワンタイム パスコード設定が有効になっていることを確認する必要があります。

招待を承諾して認証すると、ゲストはケースの内部レビュー担当者と同様に電子情報開示ケースに参加し、クエリ、フィルター処理、編集、レビュー用の 1 つのアイテムのダウンロードなどのレビュー アクティビティを実行できます。 ゲスト ユーザーはレビュー セットのタグ付けを実行できません。タグ付けには、 レビュー セット タグの管理 ロールが必要ですが、これはゲスト ユーザーが利用できる レビュー担当者 ロール グループには含まれていません。

ゲスト アクセスを削除する

電子情報開示管理者は、[電子情報開示設定] ページからゲストのケースへのアクセスを削除できます。 ユーザーのゲスト アクセスを削除するには、電子情報開示管理者は次の手順を完了する必要があります。

1. Microsoft Purview ポータルに移動し、電子情報開示アクセス許可が割り当てられたユーザー アカウントの資格情報を使用してサインインします。
2. [設定]>電子情報開示>ゲスト ユーザーの順に移動します。
3. ゲストを選択し、ポップアップ ウィンドウから [ 削除 ] を選択します。

ゲストは、追加された他のケースへのアクセスを維持します。 ゲストがアクセスできる最後のケースからゲストを削除すると、 参照者 の役割グループからゲストを削除すると、電子情報開示内のすべてのケースにアクセスできなくなります。

ゲストは Microsoft Entra ゲスト アカウントを organization に保持します。 Microsoft Entra ID のゲスト アカウントを定期的に確認してクリーンアップします。