Microsoft SharePoint のサイト ライフサイクル管理ポリシーの詳細管理は、大規模なサイト ガバナンスを維持するのに役立ちます。 これらのポリシーにより一般的なガバナンス タスクが自動化されるため、サイトはライフサイクル全体を通じてアクティブで適切に所有され、定期的にレビューされます。
ビデオ: SharePoint の高度な管理の概要
次のビデオでは、SharePoint サイト ライフサイクル管理の概要を示します。
サイト ライフサイクル管理ポリシーでは、SharePoint サイトは直接削除されません。 代わりに、ポリシーによってサイトの所有者と管理者に通知され、ポリシーの構成方法に基づいてアクションが実行されます。
organization が作成する SharePoint サイト、Microsoft Teams 接続サイト、および Microsoft 365 グループ接続サイトが増えるにつれて、管理者が手動で識別することがますます困難になります。 サイトのライフサイクル管理ポリシーは、サイトの監視、責任あるユーザーに通知、回答の収集、必要に応じて強制措置を講じることにより、これらのガバナンス プロセスを自動化するのに役立ちます。
サイト ライフサイクル管理の利点
サイト ライフサイクル管理ポリシーは、次のことに役立ちます。
- 非アクティブまたは放棄されたサイトの数を減らします。
- 所有権が不十分なサイトを特定して対処します。
- サイトが引き続き有効なビジネス目的を果たしていることを確認します。
- 組織のガバナンス要件へのコンプライアンスを改善します。
- 通知、レポート、修復ワークフローを自動化します。
- より健全で管理しやすい SharePoint 環境を維持します。
サイト ライフサイクル管理ポリシーの種類
サイトのライフサイクル管理には、さまざまなガバナンス シナリオに対処する 3 種類のポリシーが含まれています。
| ポリシーの種類 | 用途 |
|---|---|
| サイトの所有権ポリシー | サイトに必要な数の所有者またはサイト管理者を確保するのに役立ちます。 |
| 非アクティブ サイト ポリシー | 指定された期間中アクティブでないサイトを識別します。 |
| サイトの構成証明ポリシー | サイトがまだ必要であり、組織の要件を満たしているかどうかを定期的に確認するように要求します。 |
これらのポリシーを個別に、または組み合わせて使用して、包括的なサイト ガバナンス戦略を作成します。
サイトの所有権ポリシー
サイトの所有権ポリシーは、すべてのサイトにその管理を責任ある個人が持つようにするのに役立ちます。 次のような所有権要件を定義できます。
- 所有権がサイト所有者、サイト管理者、またはその両方のいずれに基づいているか。
- サイトに必要な所有者または管理者の最小数。
- 所有権要件が満たされていないときに通知を受け取るユーザー。
たとえば、すべてのサイトに少なくとも 2 人のサイト所有者を割り当てることを要求できます。 サイトがそのしきい値を下回った場合、ポリシーは指定された受信者に通知し、修正アクションを促すことができます。
サイトの所有権ポリシーは、所有者のいないサイトのリスクを軽減し、ユーザーが役割を変更したり、organizationを離れたりした場合の管理の継続性を向上させるのに役立ちます。
詳細については、「 SharePoint サイト所有権ポリシーを作成する」を参照してください。
非アクティブ サイト ポリシー
非アクティブなサイト ポリシーは、意味のあるビジネス アクティビティが表示されなくなったサイトを特定するのに役立ちます。 このポリシーは、SharePoint と接続されたワークロード (Microsoft Teams、Exchange、Viva Engage など) 全体のアクティビティを評価して、サイトがアクティブなままであるかどうかを判断します。
サイトが構成された非アクティブしきい値を超えると、ポリシーはサイトの所有者またはサイト管理者に通知し、サイトがまだ使用されていることの確認を要求できます。 非アクティブ サイト ポリシーを使用して、次の操作を行います。
- コンテンツのスプロール プロールを削減します。
- 放棄されたコラボレーション スペースを特定します。
- ストレージ管理を改善します。
- 長期的なガバナンス目標をサポートします。
詳細については、「 非アクティブ サイト ポリシーを使用した非アクティブ サイトの管理」を参照してください。
サイトの構成証明ポリシー
サイトの構成証明ポリシーは、サイトが引き続き必要であり、ビジネスに関連しており、内部ガバナンス要件に準拠していることを組織が定期的に検証するのに役立ちます。 検出されたアクティビティに焦点を当てた非アクティブなサイト ポリシーとは異なり、サイト構成証明ポリシーでは、指定されたサイト所有者またはサイト管理者による明示的なレビューが要求されます。
構成証明ポリシーを使用して、次のことを行います。
- サイトが引き続き必要であることを確認します。
- 所有権とアカウンタビリティを検証します。
- サイトの目的とビジネス上の正当な理由を確認します。
- ガバナンスおよびコンプライアンス プログラムをサポートします。
詳細については、「 SharePoint サイトの定期的なサイト構成証明を要求する」を参照してください。
同じポリシー タイプの重複するポリシー
同じポリシーの種類の複数のポリシーに同じサイトが含まれている場合、SharePoint は保存されているサイトレベルのポリシー履歴を使用して重複通知を減らすのに役立ちます。
過去 30 日以内にその種類のポリシーから通知が送信され、サイトが認定されていないままの場合、それ以上の通知は送信されず、ポリシー実行レポートにはサイトの状態が "別のポリシーによって通知済み" と表示されます。
たとえば、あるサイトが 2 つの異なる非アクティブなサイト ポリシーの対象であり、最初のポリシーから通知メールを受信した場合、サイトが未認定のままの場合、2 番目のポリシーは今後 30 日以内に追加の通知を送信しません。
同じ種類のポリシーに重複するスコープがないことをお勧めします。 サイトが同じ種類の複数のポリシーに該当する場合、通知スケジュールと強制アクションを予測することが困難になる可能性があります。
異なる種類の重複するポリシー
さまざまな種類のポリシーは、通知目的で個別に動作します。 通知履歴は、ポリシーの種類ごとに個別に追跡されます。
たとえば、サイトがサイト所有権ポリシーと非アクティブ サイト ポリシーの両方の範囲内にある場合、サイト所有者は、それぞれのポリシー条件が満たされたときに両方のポリシーから通知を受け取ることができます。
使用停止措置は、各ポリシーによって個別に評価されます。 ポリシーによって、サイトの状態を変更する強制措置が適用される場合、そのサイトは他のポリシーによる処理の対象ではなくなくなる可能性があります。
ポリシーによってサイトが読み取り専用 (ロック) 状態になった場合、そのサイトは他のポリシーのスコープに含まれなくなります。
ポリシーによってサイトがアーカイブされると、サイトは最終状態に達し、他のポリシーによる適用とは見なされなくなります。
複数のポリシーの種類が同じサイトを対象としている場合、条件が最初に満たされたポリシーからの強制アクションが最初に適用されます。
ポリシーの無効化または削除
ポリシーを無効にするか削除すると、通知や強制アクションなど、そのポリシーからの今後のアクティビティが停止されます。 以前に適用された操作は自動的に元に戻されません。
通知履歴は、ポリシーの種類ごとにサイト レベルで個別に維持されます。 その結果、1 つのポリシーを無効または削除しても、引き続きそのサイトを対象とする他のポリシーの種類に関連付けられている通知履歴には影響しません。
同じ種類のポリシーの場合、保存された通知履歴 (通知数と最後の通知日を含む) は、ポリシーが無効または削除された後でも保持されます。 この履歴は、サイトがそのポリシー タイプのスコープから 90 日間存在しないと、自然にリセットされます。
通知履歴をすぐにリセットする必要がある場合は、Microsoft サポートに問い合わせて、保存されている通知状態をクリアできるかどうかを確認してください。
重要
予測可能な動作を実現するには、同じサイトを対象とする同じ種類の重複するポリシーを作成しないようにしてください。 SharePoint は可能な限り重複する通知を抑制しますが、ポリシーが重複していると、通知のタイミングと適用結果の解釈が困難になる可能性があります。
ポリシーの実行と通知
すべてのサイト ライフサイクル管理ポリシーでは、次の 2 つの動作モードがサポートされています。
- シミュレーション モード – ポリシーを 1 回実行し、継続的な適用なしでレポートを生成します。
- アクティブ モード – 定期的なスケジュールでポリシーを実行し、レポートを生成して、指定された受信者に通知を送信します。
ポリシー 通知では Outlook の操作可能なメッセージが使用されるため、受信者はメールから直接ガバナンス アクションを完了できます。 メッセージング、ガイダンス、およびサポート リソースを構成することもできます。
使用停止措置
複数回通知を試行した後、サイト ライフサイクル管理ポリシーは、応答を受け取らない場合に強制アクションを実行できます。 ポリシーの種類に応じて、次の操作を使用できます。
- 何もせずにレポートを続行します。
- サイトを読み取り専用モードに設定します。
- Microsoft 365 アーカイブを使用して、構成可能な読み取り専用期間後にサイトをアーカイブします。
これらの強制オプションは、組織がユーザーのセルフサービスとガバナンス要件のバランスを取るのに役立ちます。
レポートと監視
ポリシーを実行するたびに、管理者がポリシーの成果を理解し、注意が必要なサイトを特定するのに役立つレポートが生成されます。 レポートには、次のような情報を含めることができます。
- サイトの所有権の状態。
- サイトのアクティビティの状態。
- 通知履歴。
- 使用停止措置。
- サイト メタデータと構成の詳細。
これらのレポートを使用して、ガバナンスの傾向を監視し、修復アクティビティに優先順位を付けます。
推奨されるガバナンス戦略
多くの組織では、次の 3 種類のポリシーをすべて組み合わせることで最良の結果を達成しています。
- サイト所有権ポリシーを使用して、すべてのサイトに責任ある所有者が割り当てられるようにします。
- 非 アクティブなサイト ポリシー を使用して、放棄されたサイトまたは未使用のサイトを特定します。
- サイトの構成証明ポリシーを使用して、継続的なビジネス ニーズを定期的に検証します。
これらのポリシーを組み合わせることで、安全で適切に管理された持続可能な SharePoint 環境を維持するのに役立ちます。