割り当てルールは、新しいリード、営業案件、分析情報を適切な営業担当者または営業チームに自動的にルーティングします。 セグメント、販売担当者、または分布など条件を定義して、リード、営業案件、販売者分析情報レコードの割り当てルールを作成します。 ルールをアクティブにすると、ルールに対して定義した条件を満たすレコードが販売者に自動的に割り当てられます。 課題の作成に費やす時間が短縮されます。 リード、営業案件、インサイトを見落とすことがなくなり、担当者間で割り当てのバランスが取れます。
ルールでは、有効化後に作成または更新されたレコードのみが考慮されます。 リード、営業案件または販売者分析情報のレコードが作成されると、割り当てルールが順序の先頭から適用されます。 レコードがルールの条件を満たす場合、そのルールが適用され、他のルールは考慮されません。 既定では、ルールは作成順にリストされ、最新のものが一番下に表示されます。 ただし、いつでも割り当てルールの順序を変更することができます。
営業アクセラレータの割り当てルールの詳細については、この簡単なビデオをご覧ください。
セグメントと割り当てルールは、作業割り当て機能の一部です。 作業割り当ては営業アクセラレータのバージョン 9.1.23074.10021 で利用可能で、異なる地域で段階的に展開されます。 作業割り当てについて学ぶ。
前提条件
割り当てルールの作成を開始する前に、自動的にレコードを割り当てるセキュリティ ロールを選択してください。
割り当てルールを作成する
Dynamics 365 Sales アプリにサインインします。
ページの左下隅のエリアで、エリアの変更>Sales Insights の設定 を選択します。
営業アクセラレータ配下で、作業割り当て を選択します。
レコードの種類を選択し、割り当てルールの追加を選択します。
セクション 1 のルール名に、ルールの意味のある名前を入力します。
セクション2の、このルールに適用されるレコードの種類でルールが適用されるセグメントを選択します。
デフォルトでは、ルールはこのタイプのすべてのレコードに対してルールが実行されます。 適切なセグメントが存在しない場合は、+ 新しいセグメントを選択して作成します。
条件を追加してレコードをフィルターする
グループおよび関連エンティティの条件を含め、最大 10 個の条件を追加できます。 さらにサポートが必要な場合は、Microsoft サポートにお問い合わせください。
+ 条件の追加を選択します。
+ 追加を選択し、次のオプションを使用してルールの条件をビルドします。
行を追加: 条件を追加します。 属性、演算子、および値を選択します。 たとえば、EqualsJune Smithによって作成されます。
グループの追加: And または Or で結合された複数の属性を使用してレコードをフィルター処理する条件のグループを追加します。 And を選択すると、レコードはグループ内のすべての条件を満たしている必要があります。 Or を選択した場合、レコードはグループ内のどの条件も満たすことができます。
関連エンティティを追加する: 関連するテーブルの属性に基づいて条件を追加します。 関連エンティティリストから属性を選択し、データを含むまたはデータを含まないを選択して条件を定義します。
ルールが適用されるレコードに販売者を割り当てるための時間制限を設定するには、[ 最後に作成された レコードの種類 を考慮する] を選択します。 ルールが割り当ての際に作成されたレコードを考慮する時間数を指定します。
その時間内にレコードを担当できる営業担当者がいない場合、レコードは期限切れとマークされます。 ステータスの理由 は レコードが設定された期間よりも古いため、販売者は割り当てられませんでした に設定されます。
割り当て先として営業担当者、営業チーム、またはキューを選択します
セクション 3 の、これらの レコードの種類 を販売者、チーム、またはキューに割り当てるで、一覧から次のオプションのいずれかを選択します。
任意の販売者: 利用可能でキャパシティのある販売者にレコードを割り当てます。
属性が一致する販売者: Dynamics 365 に登録されている販売者に関する情報、または割り当てルール用に 定義した販売者の属性 を使用して設定した条件を満たす販売者にレコードを割り当てます。
たとえば、シアトルに拠点を置く販売担当者にレコードを割り当てるには、Dynamics 365 の営業担当者レコードの既存のフィールドを使用するを選択し、+ 追加>行を追加を選択します。 市 (属性) 等しい (条件) シアトル (値) と入力します。
最大 5 つまで設定できます。 関連エンティティ条件として定義できる行は 1 行のみです。 さらにサポートが必要な場合は、Microsoft サポートにお問い合わせください。
特定の販売者: 選択した販売者にレコードを割り当てます。 営業担当者は、ルールによる割り当ての権限を付与するセキュリティ ロールを持っている必要があります。
属性が一致するチーム: 条件ビルダーで定義した条件を満たすチームにレコードを割り当てます。 最大 5 つの条件を設定でき、関連するエンティティ条件で定義できる行は 1 つだけです。 割り当てルールに条件を追加するための推奨事項。
特定のチーム: 選択した営業チームにレコードを割り当てます。 チームのメンバーなら誰でも記録を入手できます。 チームは組織内で定義され、ルールを通じて割り当ての権限を付与するセキュリティ ロールを持っている必要があります。
属性が一致するキュー: 条件ビルダーで定義した条件を満たすキューにレコードを割り当てます。 最大 5 つの条件を設定でき、関連するエンティティ条件で定義できる行は 1 つだけです。 割り当てルールに条件を追加するための推奨事項。
特定のキュー: 選択した特定のキューにレコードを割り当てます。 キュー内のどのメンバーでも、そのレコードをピックアップすることができます。 キューは組織で有効化および定義する必要があります。 エンティティに対してキューを有効化する方法の詳細について。
レコードの配布方法を選択します
レコードを営業チームに割り当てた場合、このルールではレコードを個々の営業担当者に振り分けないため、このセクションは表示されません。 代わりに、チーム メンバーがレコードを各メンバー間で効果的に配布します。 出品者の処理能力がどのように計算されるかを確認する。
注意
セクション別 レコードタイプ の配布 は、営業担当者関連の割り当てにのみ使用できます。
セクション 4 のレコードの種類の配布方法で、ルールが販売担当者にレコードを配布する方法を選択します。 割り当てルールでのレコード配布の詳細について学ぶ
- ラウンド ロビン: ルールは、割り当てルールの条件に基づいて、レコードを受け取る資格がある販売者に均等に配布します。
- 負荷分散: ルールは、ワークロードに基づいて販売者にリードを配布し、すべての販売者が均等にビジー状態になるようにします。
(省略可能)レコードを割り当てるときに 販売者の作業スケジュール を検討するには、[ 販売者が利用可能な場合は割り当て] を選択します。
制限時間を設定すると、その期間内に使用可能な販売者がレコードを割り当てることがルールによって確認されます。 販売者が利用できない場合、ルールによってレコードが未割り当てとして設定されます。
このルールでは、まずそのレコードの処理に対応できる販売担当者を考慮します。 販売担当者が稼働状況を設定していない場合、ルールはその販売担当者が常に作業可能と見なします。
休暇日、勤務時間外、または勤務時間中の休憩などの理由で対応可能な営業担当者がいない場合、このルールでは、手順 2 で選択した時間数以内に対応可能な営業担当者が考慮されます。
その時間内に担当できる販売担当者がいない場合、レコードは未割り当ておよび期限切れとなります。
(オプション) 営業担当者の仕事量 を考慮するには、営業担当者の能力に基づいてレコードタイプを割り当てる を選択します。
保存を選択してルールを作成し、有効にします。
割り当てルールは、リストされている順序で実行されます。 デフォルトでは、作成日の昇順に表示され、新しいルールが一番下に表示されます。
営業担当者のキャパシティの計算方法
販売者の使用可能な容量を計算するには、最大容量 (割り当て可能なレコードの合計数) から消費容量 (割り当てられたアクティブなレコードの合計数) を減算します。 消費される容量は、エンティティに対して構成する割り当てルール (潜在顧客、営業案件、または分析情報) によって決定される、所有するアクティブなレコードの合計数から取得されます。 たとえば、割り当てルールが潜在顧客にのみ適用される場合、販売者の消費容量は、所有しているアクティブな潜在顧客レコードからのみ取得されます。
利用可能なキャパシティは、利用可能キャパシティ = 最大キャパシティ - 使用済みキャパシティ として計算されます
リード エンティティに対してのみ割り当てルールを構成するとします。 Alex の最大容量は 50 レコードです。 Alex 20 の潜在顧客レコードと 10 個の営業案件レコードを割り当てます。 割り当てルールは商談に対して構成されていないため、Alex の使用可能なキャパシティは 50 (最大レコード数) - 20 (割り当てられたリード)、つまり 30 レコードです。
考慮事項
アプリケーションはプーリングメカニズムで実行され、取得されたレコードは一定の間隔で処理されます。 レコードが割り当てルールの条件を満たしてから販売者に割り当てられるまでに遅延が発生する場合があります。
割り当てルールに条件を追加するための推奨事項
ルールをより迅速かつ効率的に実行できるように、割り当てルールに追加できる条件の数が制限されます。 ここでは、制限数よりも多くの条件が必要な場合の提案をいくつか紹介します。
条件ビルダーの動的属性: 条件ビルダーで条件を作成するときは、動的属性を使用して、特定の属性に必要な条件の数を最小限に抑えます。 たとえば、米国、インド、日本、ブラジルの潜在顧客を同じ国または地域の販売者に割り当てる場合は、これに対して 4 つの個別の条件を作成する必要があります。 ただし、動的属性を使用すると、>Equals>Lead.Country という単一の条件に統合できます。リードの国または地域が販売者の国または地域と一致する場合、その国の対応する販売者に自動的に割り当てられます。 詳細については、「 動的割り当てルールを使用して潜在顧客をルーティングする」を参照してください。
割り当てルールとセグメントの間で条件を分割します。 一部の条件をセグメントに移します。 たとえば、このルールの対象レコードタイプセクションに 15 個の条件がある場合、そのうち 5 個を関連するセグメントに移動します。
ロールアップ属性の作成: 関連テーブルを含む条件を追加するときにパフォーマンスの問題を回避するには、ロールアップ属性を使用します。 ロールアップ属性は、関連レコードの値を集計する計算フィールドです。 たとえば、リードに関連付けられた取引先担当者の数をカウントするロールアップ属性を作成できます。 ロールアップ属性を定義する方法について学びます。
重複ルールを避ける。 セグメントに既に含まれている属性を含めないようにします。 たとえば、City (属性) Equals (条件) Seattle (値) という条件を持つセグメントがある場合、割り当てルールで同じ City 属性を使用することは避けてください。
式ビルダーのみを使用 : ルールを定義または更新するには、常に式ビルダーを使用します。 Dynamics 365 の基盤となるデータ プラットフォームである Dataverse を使用して更新しないでください。 割り当てルールに関連するレコードに影響を与える予期しない動作が発生する可能性があります。
アプリの機能が見つかりませんか?
次のいくつかの可能性があります:
- この機能を使用するために必要なライセンスがありません。 比較表 および ライセンス ガイド で、ライセンスで利用できる機能を確認してください。
- この機能を使用するために必要なセキュリティ ロールがありません。
- 機能を構成または設定するには、管理およびカスタマイズのロールが必要です
- 営業関連の機能を使用するには、プライマリ営業ロールが必要です
- 一部のタスクには、特定の 機能的な役割が必要です。
- 管理者がこの機能を有効にしていない場合。
- 組織がカスタム アプリを使用している場合。 正確な手順について管理者に確認してください。 この記事で説明する手順は、すぐに使用できる営業ハブ アプリと Sales Professional アプリのみに該当します。