非アクティブ サイト ポリシーを使用して非アクティブ サイトを管理する

非アクティブなサイト ポリシーは、指定した期間中アクティブでない SharePoint サイトを特定するのに役立ちます。 これらのポリシーを使用して、サイトの所有者またはサイト管理者に通知し、サイトがまだ必要であることの確認を要求し、応答が受信されない場合に使用停止措置を実行します。 非アクティブ サイト ポリシーは、SharePoint 管理センターで構成できます。

SharePoint サイトのライフサイクル管理の概要と使用可能なポリシーの種類については、「 SharePoint サイトのライフサイクル管理ポリシーの概要」を参照してください。

この記事では、通知と強制アクションを含む非アクティブなサイト ポリシーを設定する方法について説明します。

非アクティブ サイト ポリシーの前提条件

SharePoint の高度な管理の前提条件を参照してください。

非アクティブ サイト ポリシーがサイト アクティビティを決定する方法

非アクティブなサイト ポリシーは、SharePoint と接続された Microsoft 365 ワークロード全体のアクティビティを評価して、サイトが最後にアクティブだった日時を特定します。

スコープ内のサイト アクティビティ

非アクティブなサイト ポリシーは、SharePoint および接続プラットフォーム (Teams、Viva Engage (旧称 Yammer)、Exchange など) 全体のアクティビティを分析して、サイトの最後のアクティビティを検出します。

アプリ アクティビティのスコープ

非アクティブ サイト ポリシーでは、アプリ トークンを通じたアプリ アクティビティは考慮されません。 ユーザー エージェントが関与し、次の条件を満たしている場合にのみ、ユーザー トークンを通したアプリ アクティビティが考慮されます。

スコープ内サイト テンプレート

サイト ライフサイクル管理では、次のサイト テンプレートの種類を使用して、コミュニケーション サイト、クラシック サイト、Teams に接続されたサイト、グループに接続されたサイトのアクティビティが確認されます。

スコープ外のサイト

次のサイトはスコープ外であり、サイト アクティビティの検出から除外されます。

• OneDrive サイト
• システム ユーザーによって作成されたサイト
• アプリ カタログ サイト
• ルート サイト
• ホーム サイト
• テナント管理者サイト
• 共有およびプライベート Teams チャネルに関連付けられているサイト

ポリシー モード

サイト所有権ポリシーでは、次の 2 つの操作モードがサポートされています。

• シミュレーション モード – ポリシーを 1 回実行し、継続的な適用なしでレポートを生成します。
• アクティブ モード – 毎月実行し、レポートを生成し、通知を送信し、ポリシー構成に基づいて強制アクションを適用できます。

サイト ライフサイクル管理ポリシー全体のポリシー モードの詳細については、「 SharePoint サイト ライフサイクル管理の概要」を参照してください。

非アクティブなサイト ポリシーを作成する

1. SharePoint 管理者として SharePoint 管理センター に移動し、サインインします。

2. ナビゲーション ウィンドウで [ポリシー] を展開し、[ サイトのライフサイクル管理] を選択します。

3. [ 非アクティブ サイト ポリシー] で、[ 開く] を選択します。

4. [+ ポリシーの作成] を選択します。 [ 非アクティブ サイトの管理 ] 情報を確認してから、[ 次へ] を選択します。

   

5. [ ポリシー スコープの設定 ] ステップで、ポリシー スコープ オプションを選択し、[ 次へ] を選択します。

   

   • [最大 10,000 個の URL の一覧を含む CSV ファイルをアップロードする] を選択した場合は、ポリシーの選択されたサイトのサイト URL の一覧をアップロードできます。

     

     ヒント

     • SharePoint のアクティブ サイト ページからサイト一覧をエクスポートできます。
     • CSV ファイルがサンプル CSV ファイルと同じ形式を使用していること、重複する URL がないこと、URL が有効で完全であることを確認します。 
     • CSV ファイルに記載されている URL がテナントのドメインに属していることを確認します。 

   • [アイテム保持ポリシーと保持保持を持つサイトを含める] を選択した場合、このオプションは Microsoft Purview のアイテム保持ポリシーとラベルによって管理されるサイトにのみ適用されます。 この設定は、読み取り専用またはロックされた状態にあるサイトの包含または除外には影響しません。

6. [ ポリシーの構成 ] ステップで、非アクティブ期間、通知するユーザー、3 回の通知後に実行するアクションを指定します。 [次へ] を選択します。

   

   • 電子メールをサイト所有者、サイト管理者、あるいはその両方に送信することを選択します。

   • ユーザーまたはグループを除外する場合は、(この記事の) ポリシー からユーザーまたはグループを除外するセクションを参照してください。

   • メールの内容をカスタマイズして、より多くのコンテキストと指示をメールの受信者に提供します。

   • 3 回の通知を送信してもサイトの所有者または管理者からの応答がない場合は、強制措置を選択します。

     SharePoint サイト ライフサイクル管理ポリシーのいずれかを使用して、3 か月の通知後に認定または構成証明されなかったサイトについては、次の表に記載されている次のいずれかの強制アクションを実行できます。

     実施アクション	ポリシーの動作
     何もしない	サイト所有者またはサイト管理者は、3 か月間、毎月通知を受け取ります。 この期間を過ぎると、次の 3 か月間は通知は送信されません。 6 か月経ってもサイトが認証されていない場合は、毎月の通知が再開されます。 ポリシー実行レポートでは、構成証明されていないサイトが、サイト所有者によってアクションを実行されていないものとして一覧表示されます。 このレポートをダウンロードして、未対応としてマークされたサイトを除外できます。
     読み取り専用アクセス	サイト所有者またはサイト管理者は、3 か月間、毎月通知を受け取ります。 通知の受信者がこの期間中にサイトを構成証明済みとしてマークしない場合、サイトは読み取り専用モードになります。
     必須の読み取り専用期間後のサイトのアーカイブ	サイト所有者またはサイト管理者は、3 か月間、毎月通知を受け取ります。 通知の受信者がこの期間中にサイトを構成証明済みとしてマークしない場合、サイトは構成可能な期間 (3、6、9、または 12 か月) 読み取り専用モードになります。 構成された月数が経過すると、サイトは Microsoft 365 アーカイブを通じてアーカイブされます。 アーカイブは、Microsoft 365 管理センターで Microsoft 365 アーカイブを有効にするテナントの対象となります。

     次のスクリーンショットは、サイトの構成証明ポリシーの使用停止措置を構成する例を示しています。

     

     注:

     強制アクションを実行するようにポリシーを構成した場合:

     • ポリシーアクションが成功した後、通知は送信されません。
     • サイトとそのステータスは、月次レポートに含まれます。

7. [ 完了 ] ステップで、ポリシーの名前と説明を指定し、ポリシー モードを選択します。 次に 、[完了] を選択します。

8. ポリシーが作成されたら、[ 完了] を選択します。

ポリシーが展開されると、[サイトのライフサイクル管理]>非アクティブ サイト ポリシー ダッシュボードでポリシーを表示および管理できます。

ポリシーからユーザーまたはグループを除外する

ポリシーに含まれるサイトの所有者またはサイト管理者であっても、特定のユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループをサイト ライフサイクル管理要求や通知の受信から除外できます。

主な動作:

• 除外は、通知の受信者を特定するためにのみ使用されます。
• ユーザーまたはグループを除外しても、サイトのアクセス許可や所有権は変更されず、サイトがライフサイクル ポリシーの評価から除外されることはありません
• サイトは通常どおり引き続きポリシーによって評価されます。

制限:

• 除外リストには、最大 100 個のエントリを追加できます。
• 各エントリには、個々のユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループを指定できます
• エントリ数の制限は、グループ内のユーザーの数ではなくエントリ数に適用されます。 たとえば、100 人を超えるメンバーを持つグループは 1 つのエントリとしてカウントされます。

グループの除外動作 (重要):

• グループがポリシーの除外リストに追加されると、そのグループは、グループがサイトに直接追加された場合、またはサイトに直接追加された他のグループ内の入れ子になったグループである場合にのみ、通知から除外されます。
• 除外されたグループのメンバーは、サイトに直接追加された場合や、サイトに直接追加された他のグループの一部である場合に、引き続き通知を受け取る可能性があります。

サイト所有者またはサイト管理者への非アクティブなサイト通知

通知は、指定した月数の間サイトが非アクティブである場合に、SharePoint サイトの所有者またはサイト管理者に知らせます。 サイトを保持するには、通知の受信者が通知メールの [サイトの認定] ボタンを選択する必要があります。 認定されると、サイトのライフサイクル管理は、サイトのアクティビティを 1 年間チェックしません。

メール通知をカスタマイズする

管理者は、サイトの問題に注意が必要な場合に サイトのライフサイクル管理ポリシー によって送信される電子メール メッセージをカスタマイズできます。

メール コンテンツをカスタマイズすると、メールの読み取り率が向上し、応答効率が効果的に向上し、テナント全体のガバナンスの向上に貢献します。

構成手順でメールをカスタマイズできます。 [ 送信するメールのカスタマイズ] を選択すると、次のスクリーンショットに示すようにカスタマイズ ウィンドウが開きます。

次の表は、カスタマイズできるセクションの説明です。

既存のポリシーに合わせてメールをカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. 既存のポリシーを選択します。

2. [ 構成の編集] を選択します。

3. メールのカスタマイズ オプションを見つけます。

メール メッセージをカスタマイズできない場合の対処方法

カスタム ドメイン設定が構成されていないか、オフになっている場合は、メールをカスタマイズできません。

メールをカスタマイズする前に、Microsoft 365 管理センターで [ドメインからメール通知を送信する] 設定を構成する必要があります。 この設定を構成しない場合は、次の図に示すように、ポリシー リストの上部に警告メッセージが表示されます。

次のスクリーンショットに示すように、構成手順中に警告メッセージが表示される場合もあります。

以前に 1 つ以上のポリシーでメールをカスタマイズし、後で Microsoft 365 管理センター の [ドメインからメール通知を送信する] 設定をオフにした場合は、次のスクリーンショットに示すように、ポリシーの一覧にメッセージ バーが表示され、メールのカスタマイズ ウィンドウに警告メッセージが表示されます。

使用停止措置

次の表は、選択した強制措置に基づいて非アクティブ サイト ポリシーがどのように動作するかをまとめたものです。

読み取り専用モード

読み取り専用の強制アクションで構成された非アクティブなサイト ポリシーは、応答がない場合に通知を送信してサイトの所有者またはサイト管理者に通知します。

サイトが読み取り専用モードになると、通知が送信されます。

サイトが読み取り専用モードの場合は、次のバナーがサイトに追加されます。

読み取り専用サイトまたはロックされたサイトに関する重要なポイント

読み取り専用状態またはロック状態のサイトでは、次の動作が予想されます。

• ロック解除されたサイト: 常にポリシー スコープに含まれる

• 同じポリシーの種類によってロックされている読み取り専用サイト:

  • スコープに含まれる
  • レポートは、サイトが以前にこのポリシーによって措置を受けたことを示しています

• 別のポリシー タイプによってロックされている読み取り専用サイト:

  • ポリシー スコープから除外
  • このサイトは既に別のポリシーが所有および管理しています

• 読み取り専用サイトが外部ロックされている ( サイト ライフサイクル管理以外の理由でロックされている):

  • スコープに含まれる
  • 外部ロックは、ポリシーによるサイトの評価を妨げるものではありません

• アクセスなし (完全にロックされた) サイト:

  • スコープに含まれていますが、強制措置は行われません
  • サイトが既にアクセスなしのロック状態になっているため、ポリシーはアクションをスキップします

これらは既定の動作であり、ポリシー構成によって変更することはできません。

サイトを読み取り専用モードから削除する

SharePoint 管理センターでサイトの読み取り専用モードを解除するには、[アクティブなサイト] ページに移動し、サイトを選択し、サイト ページ パネルから [ロック解除] を選択します。

サイト所有者はサイトの読み取り専用モードを解除できないため、テナント管理者に連絡して解除してもらう必要があります。

サイトのアーカイブ解除

SharePoint 管理センターでサイトのアーカイブを解除するには、[サイト] を展開し、[アーカイブ済みサイト] を選択します。 アーカイブを解除するサイトを選択し、[再度有効にする] を選択します。

Reporting

ポリシー実行レポートには、6 か月間非アクティブであるサイトが一覧表示されます。 レポートを .csv ファイルとしてダウンロードして、サイト所有者がアクションが起こっていないと考えるサイトを除外できます。

次の表では、ポリシー実行レポートに含まれる情報について説明します。

同じポリシー タイプの重複するポリシー

同じポリシーの種類の複数のポリシーに同じサイトが含まれている場合、SharePoint は保存されているサイトレベルのポリシー履歴を使用して重複通知を減らすのに役立ちます。

過去 30 日以内にその種類のポリシーから通知が送信され、サイトが認定されていないままの場合、それ以上の通知は送信されず、ポリシー実行レポートにはサイトの状態が "別のポリシーによって通知済み" と表示されます。

たとえば、あるサイトが 2 つの異なる非アクティブなサイト ポリシーの対象であり、最初のポリシーから通知メールを受信した場合、サイトが未認定のままの場合、2 番目のポリシーは今後 30 日以内に追加の通知を送信しません。

同じ種類のポリシーに重複するスコープがないことをお勧めします。 サイトが同じ種類の複数のポリシーに該当する場合、通知スケジュールと強制アクションを予測することが困難になる可能性があります。

異なる種類の重複するポリシー

さまざまな種類のポリシーは、通知目的で個別に動作します。 通知履歴は、ポリシーの種類ごとに個別に追跡されます。

たとえば、サイトが [サイトの所有権] ポリシーと [非アクティブ] サイト ポリシーの両方の範囲に含まれる場合、サイト所有者はそれぞれのポリシー条件が満たされたときに両方のポリシーから通知を受け取る可能性があります。

使用停止措置は、各ポリシーによって個別に評価されます。 ポリシーによって、サイトの状態を変更する強制措置が適用される場合、そのサイトは他のポリシーによる処理の対象ではなくなる可能性があります。

• ポリシーによってサイトが読み取り専用 (ロック) 状態になった場合、そのサイトは他のポリシーのスコープに含まれなくなります。

• ポリシーによってサイトがアーカイブされると、サイトは最終状態に達し、他のポリシーによる適用とは見なされなくなります。

複数のポリシーの種類が同じサイトを対象としている場合、条件が最初に満たされたポリシーからの強制アクションが最初に適用されます。

ポリシーの無効化または削除

ポリシーを無効にするか削除すると、通知や強制アクションなど、そのポリシーからの今後のアクティビティが停止されます。 以前に適用された操作は自動的に元に戻されません。

通知履歴は、ポリシーの種類ごとにサイト レベルで個別に維持されます。 その結果、1 つのポリシーを無効または削除しても、引き続きそのサイトを対象とする他のポリシーの種類に関連付けられている通知履歴には影響しません。

同じ種類のポリシーの場合、保存された通知履歴 (通知数と最後の通知日を含む) は、ポリシーが無効または削除された後でも保持されます。 この履歴は、サイトがそのポリシー タイプのスコープから 90 日間存在しないと、自然にリセットされます。

通知履歴をすぐにリセットする必要がある場合は、Microsoft サポートに問い合わせて、保存されている通知状態をクリアできるかどうかを確認してください。

米国政府機関クラウド環境で SLM ポリシーに対応可能なメールを設定する

US Government Cloud (GCC High および DoD) 環境では、テナント管理者は、アクション可能なメッセージを使用するために SharePoint サイト ライフサイクル管理 (SLM) ポリシーの追加の 1 回限りのセットアップを完了する必要があります。 この手順は、ポリシー通知メールが正しく表示され、機能するようにするのに役立ちます。 たとえば、サイト管理者とサイト所有者は、メールから直接アクションを実行できます。

他の商用クラウド環境とは異なり、GCC High および DoD テナントでは、対話型メール メッセージを送信する前に、操作可能なメッセージ プロバイダーの明示的な管理者承認が必要です。 この承認がないと、SLM ポリシー メールは配信されますが、動作設定ボタンは期待どおりに機能しません。

SLM 対応メッセージ プロバイダーを承認する

1. GCCH または DoD の Outlook Actionable Messages – Connectors 管理ポータルに移動してサインインします。

2. [ プロバイダーの状態 ] フィルターで、[ Microsoft による承認 – 承認の保留中] を選択します。

3. InactiveSiteOAMProviderGCCH という名前のプロバイダーを見つけます。

4. プロバイダーを選択し、[ 承認] を選択します。

プロバイダーを承認すると、SLM ポリシーの通知によって実用的なメッセージが送信されます。

テナントで操作可能なメッセージが有効になっていることを確認する

サイトのライフサイクル管理ポリシー では、Outlook の操作可能なメッセージを使用して、サイトの所有者またはサイト管理者が電子メール メッセージ内のリンクを使用して必要なアクションを実行できるようにします。

• 通知を適切に表示するには、organization が Outlook のバージョン要件を満たしていることを確認してください。
• レンダリングの問題のトラブルシューティングについては、 よく寄せられる質問 (FAQ) を参照してください。

アクション可能なメッセージのトラブルシューティング

アクション可能なメッセージが期待どおりに機能しない場合は、次の手順をお試しください。

• InactiveSiteOAMProviderGCCH プロバイダーが承認済みの状態であることを確認します。
• 十分な時間を確保。 変更が反映されるまでに最大 24 時間かかる場合があります。

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