SharePoint サイトの定期的なサイト構成証明を要求する

サイトの構成証明ポリシーは、SharePoint サイトが引き続きorganizationのガバナンス要件を満たしていることを定期的に確認するのに役立ちます。 これらのポリシーは、サイト所有者またはサイト管理者にレビューを要求し、サイトが引き続き必要かどうか、およびその所有権、メンバーシップ、アクセス許可、および共有設定が適切なままかどうかを確認します。

定期的なレビュー要求を送信し、必要なレビューが完了しなかった場合に強制アクションを適用するように、サイトの構成証明ポリシーを構成できます。

サイト ライフサイクル管理ポリシーの概要については、「 SharePoint サイトのライフサイクル管理」を参照してください。

この記事では、通知と使用停止措置を含むサイト構成証明ポリシーを作成する方法について説明します。

サイトの構成証明ポリシーの要件

SharePoint の高度な管理の前提条件を参照してください。

サイトの構成証明ポリシーのしくみ

サイトの構成証明ポリシーが実行されると、SharePoint はポリシー構成に基づいてレビューが必要なサイトを識別します。

ポリシーは、サイト所有者やサイト管理者などの指定された受信者に構成証明要求を送信します。 受信者はサイト情報を確認し、サイトが必要かつ適切に構成されていることを確認します。

構成された通知サイクルの後にレビューが完了しない場合、ポリシーはポリシー設定に応じて強制アクションを適用できます。

ポリシーを実行するたびに、管理者が構成証明の状態を追跡し、ポリシー コンプライアンスを監視するために使用できるレポートが生成されます。

サイトの構成証明ポリシーを作成する

1. SharePoint 管理者として SharePoint 管理センターに移動し、サインインします。

2. ナビゲーション ウィンドウで [ポリシー] を展開し、[ サイトのライフサイクル管理] を選択します。

   

3. [サイトの構成証明ポリシー] で、[開く] を選択します。 次に、 [ ポリシーの作成] を選択します。

4. サイトの構成証明の管理の [概要] ページで、情報を確認し、[次へ] を選択します。 次に、次のセクションに進みます。

5. サイトの構成証明ポリシーの範囲を定義するには、[ ポリシーの範囲の設定 ] ページで、次のいずれかのオプションを選択します。

   • 最大 10,000 個の URL のリストを含む CSV ファイルをアップロードします。または
   • 大規模にサイトを選択する

   

   詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

   • サイトの構成証明ポリシーの範囲について
   • サイトのリストが含まれる CSV ファイルのアップロード
   • 大規模なサイトの選択

6. [ ポリシーの構成 ] ステップで、次のオプションを指定します。

   • サイトを構成証明する頻度 (3 か月、6 か月、12 か月) を選択します。
   • サイトの構成証明の責任者 (サイト所有者、サイト管理者、またはその両方) を特定します。
   • サイトの所有者または管理者を要求の受信から除外します。
   • 3 回の通知の後にポリシーが実行するアクションを指定します。

   以下の点に注意してください。

   • 最近構成証明されたサイトはスキップされます。
   • 新しく作成されたサイトはスキップされます (猶予期間が適用されるため)。
   • 古く、再構成の期限が来ているサイトのみが含まれます。

   ポリシー オプションの詳細については、「 サイトの 構成証明ポリシーの構成設定について (本記事内)」を参照してください。

7. [ 完了 ] ステップで、ポリシーをテストするか、直ちにアクティブ化するかを指定します。

   • ポリシーに名前と説明を指定します。
   • [ポリシー モード] で、[シミュレーション] または [アクティブ] モードを選択します。 詳細については、「ポリシー モードについて (本記事内)」を参照してください。

サイトの構成証明ポリシーの範囲について

organization の要件に基づいて、さまざまなスコープを持つサイト ライフサイクル ポリシーを作成できます。 以下に基づいてポリシーに含めるサイトを選択します。

• サイト テンプレート
• 作成ソース
• 秘密度ラベル
• サイトをアイテム保持ポリシーおよび保持ホールドの対象に含めるかどうか

特定のサイトを除外するには、ポリシーの構成中に、 除外するサイト セクションに最大 100 サイトのサイト URL を追加します。

サイトのリストが含まれる CSV ファイルのアップロード

[最大 10,000 個の URL のリストを含む CSV ファイルをアップロードする] を選択した場合は、ポリシーのサイト URL のリストをアップロードできます。

大規模なサイトの選択

[ 大規模にサイトを選択] を選択した場合は、このポリシーに含めるサイト テンプレートを選択し、次のようにフィルター処理できます。

• 機密ラベル
• サイトの作成元

次の操作を行うかどうかも選択できます。

• アイテム保持ポリシーと保持保持を持つサイトを含める
• このポリシーから特定のサイトを除外する

サイト テンプレートの種類の選択

次の一覧からサイト テンプレートの種類を選択します。

• すべてのサイト
• クラシック サイト
• コミュニケーション サイト
• チームなしで接続されたサイトをグループ化する
• Microsoft 365 グループのないチーム サイト
• Teams に接続されたサイト

秘密度ラベルによるサイトのフィルター処理

秘密度ラベルでサイトをフィルター処理して、ポリシー スコープを設定します。

作成ソースによるサイトのフィルタリング

サイト作成ソースでポリシー スコープのサイトをフィルター処理します。

• SharePoint Home
• SharePoint 管理センター
• PowerShell
• PnP
• Teams

アイテム保持ポリシーと保持保持を持つサイトを含める

アイテム保持ポリシーと保留を持つサイトの [包含または除外] オプションは 、Microsoft Purview のアイテム保持ポリシーとラベルによって管理されるサイトにのみ適用されます。

この設定は、読み取り専用またはロックされた状態にあるサイトの包含または除外には影響しません。

読み取り専用状態またはロック状態のサイトでは、次の動作が予想されます。

• ロック解除されたサイト: 常にポリシー スコープに含まれる

• 同じポリシーの種類によってロックされている読み取り専用サイト:

  • スコープに含まれる
  • レポートは、サイトが以前にこのポリシーによって措置を受けたことを示しています

• 別のポリシー タイプによってロックされている読み取り専用サイト:

  • ポリシー スコープから除外
  • このサイトは既に別のポリシーが所有および管理しています

• 読み取り専用サイトが外部ロックされている (サイト ライフサイクル管理以外の理由でロックされている):

  • スコープに含まれる
  • 外部ロックは、ポリシーによるサイトの評価を妨げるものではありません

• アクセスなし (完全にロックされた) サイト:

  • スコープに含まれていますが、ポリシーは強制アクションを実行しません
  • サイトが既にアクセスなしのロック状態になっているため、ポリシーはアクションをスキップします

ポリシー構成オプションを使用してこれらの既定の動作を変更することはできません。

サイトの構成証明ポリシーの構成設定について

ポリシーから特定のサイトを除外する

サイト構成証明ポリシーから除外するサイトを最大 100 個入力します。 各 URL は必ず改行で区切ります。

ポリシーのスコープを設定したら、[ 次へ] を選択し、次のセクションに進みます。

サイトの所有者または管理者を要求の受信から除外する

ポリシーに含まれるサイトの所有者またはサイト管理者であっても、特定のユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループをサイト ライフサイクル管理要求や通知の受信から除外できます。

主な動作:

• 除外は、通知の受信者を特定するためにのみ使用されます。
• ユーザーまたはグループを除外しても、サイトのアクセス許可や所有権は変更されず、サイトがライフサイクル ポリシーの評価から除外されることはありません
• サイトは通常どおり引き続きポリシーによって評価されます。

制限:

• 除外リストには、最大 100 個のエントリを追加できます。
• 各エントリには、個々のユーザー、Microsoft 365 グループ、またはセキュリティ グループを指定できます
• エントリ数の制限は、グループ内のユーザーの数ではなくエントリ数に適用されます。 たとえば、100 人を超えるメンバーを持つグループは 1 つのエントリとしてカウントされます。

グループの除外動作 (重要):

• グループがポリシーの除外リストに追加されると、そのグループは、グループがサイトに直接追加された場合、またはサイトに直接追加された他のグループ内の入れ子になったグループである場合にのみ、通知から除外されます。
• 除外されたグループのメンバーは、サイトに直接追加された場合や、サイトに直接追加された他のグループの一部である場合に、引き続き通知を受け取る可能性があります。

3 回の通知後に証明されていないサイトで実行するアクション

3 か月の通知の後で構成されていないサイトについては、何もしないか、次のいずれかの使用停止措置を取ることができます。 次の表は、選択した強制アクションごとに非アクティブ サイト ポリシーがどのように動作するかをまとめたものです。

メール通知のカスタマイズ

管理者は、サイトの問題に注意が必要な場合に サイトのライフサイクル管理ポリシー によって送信される電子メール メッセージをカスタマイズできます。

メール コンテンツをカスタマイズすると、メールの読み取り率が向上し、応答効率が効果的に向上し、テナント全体のガバナンスの向上に貢献します。

構成手順でメールをカスタマイズできます。 [ 送信するメールのカスタマイズ] を選択すると、次のスクリーンショットに示すようにカスタマイズ ウィンドウが開きます。

次の表は、カスタマイズできるセクションの説明です。

既存のポリシーに合わせてメールをカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. 既存のポリシーを選択します。

2. [ 構成の編集] を選択します。

3. メールのカスタマイズ オプションを見つけます。

メール メッセージをカスタマイズできない場合の対処方法

カスタム ドメイン設定が構成されていないか、オフになっている場合は、メールをカスタマイズできません。

メールをカスタマイズする前に、Microsoft 365 管理センターで [ドメインからメール通知を送信する] 設定を構成する必要があります。 この設定を構成しない場合は、次の図に示すように、ポリシー リストの上部に警告メッセージが表示されます。

次のスクリーンショットに示すように、構成手順中に警告メッセージが表示される場合もあります。

以前に 1 つ以上のポリシーでメールをカスタマイズし、後で Microsoft 365 管理センター の [ドメインからメール通知を送信する] 設定をオフにした場合は、次のスクリーンショットに示すように、ポリシーの一覧にメッセージ バーが表示され、メールのカスタマイズ ウィンドウに警告メッセージが表示されます。

ポリシー設定を構成したら、[ 次へ ] を選択してポリシーを完了します。 ポリシーに名前を付け、説明 (省略可能) を追加し、ポリシー モードを選択します。

[完了] を選択します。 サイトのライフサイクル管理>サイトの構成証明ポリシー ダッシュボードからポリシーを表示および管理できるようになりました。

読み取り専用モード

読み取り専用の強制アクションを使用して構成されていないサイト ポリシーを構成すると、サイトが読み取り専用モードになったことをサイトの所有者またはサイト管理者に通知する追加の通知が送信されます。

サイトが読み取り専用モードの場合、サイトに次のバナーが表示されます。

読み取り専用モードからのサイトの削除

SharePoint 管理センターでサイトを読み取り専用モードから削除するには、[アクティブ サイト] ページに移動し、サイトを選択してから、サイト ページ パネルから [ロック解除] を選択します。

サイト所有者は、サイトを読み取り専用モードから削除できません。 読み取り専用モードを削除するには、テナント管理者に問い合わせてください。

サイトのアーカイブ解除

SharePoint 管理センターでサイトのアーカイブを解除するには、[サイト] を展開し、[アーカイブ済みサイト] を選択します。 アーカイブを解除するサイトを選択し、[再度有効にする] を選択します。

同じポリシー タイプの重複するポリシー

同じポリシーの種類の複数のポリシーに同じサイトが含まれている場合、SharePoint は保存されているサイトレベルのポリシー履歴を使用して重複通知を減らすのに役立ちます。

過去 30 日以内にその種類のポリシーから通知が送信され、サイトが認定されていないままの場合、それ以上の通知は送信されず、ポリシー実行レポートにはサイトの状態が "別のポリシーによって通知済み" と表示されます。

たとえば、あるサイトが 2 つの異なる非アクティブなサイト ポリシーの対象であり、最初のポリシーから通知メールを受信した場合、サイトが未認定のままの場合、2 番目のポリシーは今後 30 日以内に追加の通知を送信しません。

同じ種類のポリシーに重複するスコープがないことをお勧めします。 サイトが同じ種類の複数のポリシーに該当する場合、通知スケジュールと強制アクションを予測することが困難になる可能性があります。

異なる種類の重複するポリシー

さまざまな種類のポリシーは、通知目的で個別に動作します。 通知履歴は、ポリシーの種類ごとに個別に追跡されます。

たとえば、サイトがサイト所有権ポリシーと非アクティブ サイト ポリシーの両方の範囲内にある場合、サイト所有者は、それぞれのポリシー条件が満たされたときに両方のポリシーから通知を受け取ることができます。

使用停止措置は、各ポリシーによって個別に評価されます。 ポリシーによって、サイトの状態を変更する強制措置が適用される場合、そのサイトは他のポリシーによる処理の対象ではなくなくなる可能性があります。

• ポリシーによってサイトが読み取り専用 (ロック) 状態になった場合、そのサイトは他のポリシーのスコープに含まれなくなります。
• ポリシーによってサイトがアーカイブされると、サイトは最終状態に達し、他のポリシーによる適用とは見なされなくなります。

複数のポリシーの種類が同じサイトを対象としている場合、条件が最初に満たされたポリシーからの強制アクションが最初に適用されます。

ポリシーの無効化または削除

ポリシーを無効にするか削除すると、通知や強制アクションなど、そのポリシーからの今後のアクティビティが停止されます。 以前に適用された操作は自動的に元に戻されません。

通知履歴は、ポリシーの種類ごとにサイト レベルで個別に維持されます。 その結果、1 つのポリシーを無効または削除しても、引き続きそのサイトを対象とする他のポリシーの種類に関連付けられている通知履歴には影響しません。

同じ種類のポリシーの場合、保存された通知履歴 (通知数と最後の通知日を含む) は、ポリシーが無効または削除された後でも保持されます。 この履歴は、サイトがそのポリシー タイプのスコープから 90 日間存在しないと、自然にリセットされます。

通知履歴をすぐにリセットする必要がある場合は、Microsoft サポートに問い合わせて、保存されている通知状態をクリアできるかどうかを確認してください。

ポリシー モードについて

ポリシー モード

サイト所有権ポリシーでは、次の 2 つの操作モードがサポートされています。

• シミュレーション モード – ポリシーを 1 回実行し、継続的な適用なしでレポートを生成します。
• アクティブ モード – 毎月実行し、レポートを生成し、通知を送信し、ポリシー構成に基づいて強制アクションを適用できます。

サイト ライフサイクル管理ポリシー全体のポリシー モードの詳細については、「 SharePoint サイト ライフサイクル管理の概要」を参照してください。

Reporting

構成されたポリシーを実行するたびに、そのポリシーで識別されたサイトに関する詳細なレポートを表示できます。 [ サイトの構成証明ポリシー ] ページで、一覧から目的のポリシーを選択します。

パネルには、次の番号が表示されます。

• 証明するサイト
• 通知するユーザーがいなかったサイト
• 構成証明されたサイト
• サイトが読み取り専用に設定されている
• アーカイブされたサイト また、ポリシーのスコープ、構成、一般的な情報をレポートで確認することもできます。

また、ポリシーのスコープ、構成、および一般的な情報をパネルで確認することもできます。 [ 詳細レポートをダウンロードする ] オプションを選択して、構成証明の期限に識別された各サイトの次の詳細を含むレポートを CSV でダウンロードします。

米国政府機関クラウド (GCC High または DoD) 環境で操作可能なメールを構成する

US Government Cloud (GCC High および DoD) 環境では、テナント管理者は、アクション可能なメッセージを使用するために SharePoint サイト ライフサイクル管理 (SLM) ポリシーの追加の 1 回限りのセットアップを完了する必要があります。 この手順は、ポリシー通知メールが正しく表示され、機能するようにするのに役立ちます。 たとえば、サイト管理者とサイト所有者は、メールから直接アクションを実行できます。

他の商用クラウド環境とは異なり、GCC High および DoD テナントでは、対話型メール メッセージを送信する前に、操作可能なメッセージ プロバイダーの明示的な管理者承認が必要です。 この承認がないと、SLM ポリシー メールは配信されますが、動作設定ボタンは期待どおりに機能しません。

SLM 対応メッセージ プロバイダーを承認する

1. GCCH または DoD の Outlook Actionable Messages – Connectors 管理ポータルに移動してサインインします。

2. [ プロバイダーの状態 ] フィルターで、[ Microsoft による承認 – 承認の保留中] を選択します。

3. InactiveSiteOAMProviderGCCH という名前のプロバイダーを見つけます。

4. プロバイダーを選択し、[ 承認] を選択します。

プロバイダーを承認すると、SLM ポリシーの通知によって実用的なメッセージが送信されます。

テナントで操作可能なメッセージが有効になっていることを確認する

サイトのライフサイクル管理ポリシー では、Outlook の操作可能なメッセージを使用して、サイトの所有者またはサイト管理者が電子メール メッセージ内のリンクを使用して必要なアクションを実行できるようにします。

• 通知を適切に表示するには、organization が Outlook のバージョン要件を満たしていることを確認してください。
• レンダリングの問題のトラブルシューティングについては、 よく寄せられる質問 (FAQ) を参照してください。

アクション可能なメッセージのトラブルシューティング

アクション可能なメッセージが期待どおりに機能しない場合は、次の手順をお試しください。

• InactiveSiteOAMProviderGCCH プロバイダーが承認済みの状態であることを確認します。
• 十分な時間を確保。 変更が反映されるまでに最大 24 時間かかる場合があります。