制限された SharePoint 検索の許可リストを作成する

制限付き SharePoint 検索は、Microsoft Copilot Chat およびエージェント エクスペリエンスの顧客向けに設計されています。 これは、organization の管理者がサイトとファイルのアクセス許可を徹底的に確認および監査する時間を与えるための短期的なソリューションとして設計されていますが、長期使用を目的としたものではなく、スケーラブルではありません。 SharePoint 高度な管理 や Microsoft Purview など、包括的なデータ セキュリティ ソリューションを利用できます。

SharePoint 管理者または Microsoft 365 のその他の管理者として、最大 100 個の選択した SharePoint サイトを含む制限付き SharePoint 検索の許可リストを設定できます。 Copilot および organization 全体の検索の場合、ユーザーが直接共有、アクセス、または所有のいずれかによって既にアクセスできるコンテンツに加えて、organization のユーザーは、これらのサイトの現在のアクセス許可を尊重して、許可リストにあるサイトにのみアクセスできます。

制限付き SharePoint 検索で許可リストを設定すると、サイトのアクセス許可を確認および監査する時間が得られます。 しかし、どのサイトを許可リストに含めるべきでしょうか? この記事では、許可リストをキュレーションするための戦略と手法について説明します。

キュレーションされた許可リストを作成する手順

制限された SharePoint 検索用にキュレーションされた許可リストを作成するには、まずサイトの初期リストを作成します。 次に、サイト管理者や関係者と協力して、アクセス許可を評価し、サイトをレビューします。 最後に、Microsoft 365 の SharePoint 管理者以上として PowerShell スクリプトを使用してリストを適用します。

手順 1: サイトの初期リストを取得する

organization全体で検索し、Copilot で検出可能に選択するサイトについて、各 organization には異なる基準がある場合があります。 SharePoint 管理センター (SPAC) の機能を使用すると、独自の条件に基づいて許可リストに加えることができるサイトを識別できます。 リストを管理しやすくするには、許可リストの次の 2 種類のサイトから始めます。

• "既知の" サイト: お客様と SharePoint サイト管理者は、organization 対象検索と Copilot エクスペリエンスに安全に参加できる、organizationの一連のサイトを既に知っています。 許可リストにこれらのサイトを含めます。

• 上位のアクティブ サイトと共有サイト: 許可リストは、ユーザーが organization 全体の検索結果で表示できる内容と Copilot エクスペリエンスに影響します。 ユーザーの検索と Copilot エクスペリエンスを最適化するために、上位のアクティブなサイトと共有サイトを許可リストに含めます。 ライセンスに応じて、SharePoint 管理センター (SPAC) または SharePoint 管理センターのデータ アクセス ガバナンス (DAG) アクティビティ (共有) レポートのいずれかを使用して、最もアクティブで共有されているサイトを識別できます。

手順 2: サイトのアクセス許可を確認する

サイトのリスト (最大 100) を取得したら、サイトのアクセス許可とコンテンツ コントロールが十分に実装されていることを確認して、検索と Copilot のエクスペリエンスで表示できるようにします。 サイト管理者や関係者と協力して、アクセス許可を評価し、サイトをレビューします。

手順 3: PowerShell スクリプトを使用して許可リストを適用する

キュレーションしたサイトのアクセス許可を確認した後、PowerShell スクリプトを使用して制限付き SharePoint 検索を有効にし、サイトを追加し、サイトを削除します。 また、PowerShell スクリプトを使用して、許可リストに含まれるすべてのサイトのリストを取得することもできます。

最もアクティブで共有されているサイトを検索する

SharePoint 管理センター (SPAC) を使用すると、最もアクティブなサイトを見つけることができます。 Microsoft 365 E5 ライセンスまたは Microsoft - SharePoint 高度な管理のいずれかをお持ちの場合は、SPAC DAG を使用して最も共有されているサイトを見つけることもできます。

• SharePoint 管理センターの使用:organization に SharePoint がある場合は、SharePoint 管理センターにアクセスできます。 SharePoint 管理センターのアクティブ サイト機能を使用して、過去 30 日間にページ ビューとファイルが最も多かったサイトのリストを取得します。 このアクティビティは、organization 内の可能な限り幅広い対象ユーザーが関心を持つサイトのリストを示すことができます。

• データ アクセス ガバナンス アクティビティ (共有) レポートを使用して 、過去 28 日間に最も共有された サイトを特定し ます。

SharePoint 管理センターを使用して最もアクティブなサイトを検索する

管理者は、SharePoint 管理センターの機能を使用して、条件に基づいて許可リストに加えることができるサイトを識別できます。 SharePoint 管理センターの [アクティブ サイト] ページでは、organization内の SharePoint サイトを表示できます。 organization のニーズに基づいて、最後のアクティビティ、ページ ビュー、ページ訪問などの列に基づいてサイトを並べ替えおよびフィルタリングできます。 サイトを検索し、 列とビューをカスタマイズできます。

1. SharePoint 管理センターのナビゲーション ウィンドウで、[ アクティブ サイト] を選択します。

   

2. アクティブ サイトの並べ替えおよびフィルタリング機能を使用すると、organization のニーズに基づいて上位 100 のサイトをキュレーションし、カスタム ビューを作成できます。

   

3. 右にスクロールして [列のカスタマイズ] を選択して、列を移動します。  

   

   各列名の横にある上矢印と下矢印を使用して、URL の横にある Page Views 列と Files 列を上に移動すると、分析のために重要な列をまとめて確認しやすくなります。  

   

4. 過去 30 日間の ページ ビュー で並べ替えられた上位 100 サイトのカスタム ビューを作成するには、次の手順に従います。

   1. [ページ ビュー] の列見出しの横にある矢印を選択し、[大きい値から小さい値] を選択します。

   2. [最後のアクティビティ] の列ヘッダーの横にある矢印を選択して、[最後のアクティビティでフィルター処理]>過去 30 日間を選択します。

   3. 他の列を使用して、ニーズに基づいて並べ替えたりフィルター処理したりできます。

      

5. 現在の設定に基づいてカスタム ビューを作成し、今後使用できるように保存します。 カスタム ビューを作成するには、[ すべてのサイト>名前を付けてビューを保存] を選択します。

   

6. カスタム ビューの名前を指定します。

   

   保存したカスタム ビューは、次回ドロップダウン メニューから選択できるようになります。

   

7. サイトをエクスポートし、[ エクスポート] タブを選択してリストに追加するために使用できる CSV ファイルでリストを管理します。

   

エクスポートされた CSV ファイルは、次の CSV ファイルのようになります。

データ アクセス ガバナンス アクティビティ (共有) レポートを使用して、最も多くの共有サイトを見つける

SharePoint 高度な管理 には、SharePoint サイトのデータ アクセス ガバナンス レポートが含まれています。 このレポートは、過去 28 日間にアクティブで共有された可能性のあるサイトを特定するのに役立ちます。  

1. SharePoint 管理センターで、[ レポート>データ アクセス ガバナンス] を選択します。 [ 共有リンク] レポートを選択します。

   

2. [ 共有リンク ] ページのウィンドウで、[ すべてのユーザー] リンク レポートを選択します。

   

3. "Anyone (すべてのユーザー)" リンク レポートには、Anyone リンクの数が最も多く作成されたサイトの一覧が表示されます。 これらのリンクを使用すると、誰でもサインインしなくてもファイルやフォルダーにアクセスできます。 これらのサイトは、テナント/組織全体の検索を許可する優れた候補となる可能性があります。

   

リソース

SharePoint 高度な管理を使用した Microsoft Copilot の準備