Opprette eller oppdatere oppføringer automatisk

Opprett eller oppdater automatisk system- eller egendefinerte poster fra innkommende aktiviteter som e-poster, sosiale aktiviteter og egendefinerte aktiviteter. Denne artikkelen viser deg hvordan du setter opp regler for å opprette poster for saker fra innkommende e-poster.

Definere regler for å opprette eller oppdatere oppføringer automatisk

Organisasjoner bruker ulike applikasjoner for å fange opp kundeinteraksjoner. Å kanalisere eksterne data inn i Microsoft Dataverse-poster kan forbedre effektiviteten til salgs-, markedsførings- og serviceteam, og øke datakvaliteten. Rett data fra ulike applikasjoner og eksterne kilder inn i Dataverse ved å bruke regler for oppretting og oppdatering av poster.

En regel for opprettelse av poster og oppdateringer har regelelementer. Regelelementer definerer betingelsene for å opprette eller oppdatere poster, samt handlingene eller stegene som skal tas på postene.

Når en sakspost opprettes gjennom en automatisk regel for oppretting, og regeleieren er et team, er eieren av saksposten teamets administratorbruker.

Aktiviteter og tabeller støttet av regler for automatisk opprettelse eller oppdatering av poster

Dynamics 365 Customer Service støtter som standard oppretting av oppføringer fra følgende aktiviteter:

• E-postadresse
• Sosial aktivitet
• Oppgave
• Telefonsamtale
• Avtale
• Tjenesteaktivitet
• Egendefinert aktivitet

Du kan konvertere disse aktivitetene til poster i standard Dataverse-tabeller eller egendefinerte tabeller. For eksempel kan du opprette et lead, en mulighet eller en sak basert på en innkommende e-post.

Forutsetninger

• Tillatelser, roller og spesifikke lisenser gjelder for å lage automatiske regler for opprettelse av poster. Lær mer om lisenser i Dynamics 365 Licensing Guide.
• Informasjon om køene du vil opprette reglene for.

Konfigurer regler for å opprette eller oppdatere poster automatisk

Sett opp en regel som kjører for innkommende e-poster når den er aktiv. Bruk regelopprettelsesfunksjonen for å definere betingelsene for når regelen kjører.

Sett opp regler i Copilot Service administrasjonssenter-appen.

1. Velg Saksinnstillinger i Kundestøtte i områdekartet. Siden Saksinnstillinger vises.

2. I delen Regler for automatisk oppføringsoppretting og -oppdatering velger du Administrer. Siden Regler for oppretting og oppdatering av poster vises.

3. Velg Nytt. Siden for ny postopprettelse og oppdateringsregel vises.

4. På fanen Grunnleggende , i Trinn én: detaljer, skriv inn følgende:

   • Regelnavn: Angi et navn for regelen.
   • Køomfang: Velg Spor flere køer eller Spor én kø, avhengig av om du vil legge til flere eller én kø for regelen.
   • Kø for å overvåke: Velg en kø hvor regelen må aktiveres. For e-postaktivitet må du velge en kø for å kunne aktivere regelen. Hvis du har valgt flere køer, velg og legg til de nødvendige køene fra alternativet Legg til eksisterende kø .
   • Aktivitetstype som skal overvåkes: Velg E-post i listen.

   Merk

   • Du må koble regelen til en kø for å aktivere regelen.
   • Du kan ikke bruke en kø som en del av reglene for sporing av både enkelt- og flere køer. Du må deaktivere den eksisterende regelen for å kunne bruke køen til en ny sporingsregel.
   • Du kan ikke konvertere en regel for automatisk opprettelse og oppdatering av poster for én kø til en regel for automatisk opprettelse og oppdatering av poster for flere køer, eller omvendt. Du må lage en ny regel for å sette opp en regel for flere sporinger.

5. Velg Lagre. Området Trinn to: betingelser som skal vurderes, og handlinger som skal utføres, aktiveres.

6. I Trinn to: betingelser som skal vurderes, og handlinger som skal utføres, velger du Ny. Siden vilkårsbyggeren åpnes.

   Merk

   For at regelen skal fungere, må du legge til minst én betingelse.

7. Utfør følgende trinn:

   a. Skriv inn et intuitivt navn under Betingelse>Betingelsesnavn.

   b. I Betingelse som må oppfylles for å fortsette (oppfyll hvis tom) velger du Legg til.

   c. Bruk følgende alternativer til å definere vilkårene for regelen som skal evalueres:

   i. Legg til rad

   ii. Legg til gruppe

   iii. Legg til relatert enhet

8. I Handlinger som skal utføres>Oppføring som skal opprettes, må du kontrollere at verdien er Sak. En sak opprettes hvis de spesifiserte betingelsene for e-postaktiviteten er oppfylt.

9. Velg Konfigurer i Microsoft Power Automate, velg Lagre og åpne i Power Automate. Power Automate-applikasjonen åpnes i en ny fane hvor du kan konfigurere kriteriene som må evalueres for e-postaktiviteten. Finn ut mer i Power Automate.

10. Velg Lagre og lukk. Betingelsesverktøyet lukkes.

11. I Trinn tre: flere handlinger som skal utføres etter samsvar med en betingelse velger du et alternativ basert på behovet ditt for Svar automatisk på e-post.

12. Hvis du velger Ja, må du velge en e-postmal i listeboksen Velg e-postmal.

    

Hvordan fungerer regler for oppføringsopprettelse og -oppdatering med køer?

Når du angir en kø for en kildetype i en regel for oppføringsopprettelse og -oppdatering, blir all innkommende aktivitet fra denne kilden lagt til som et køelement for den angitte køen. Hvis en regel for en bestemt kombinasjon av kildeaktivitet og kø er aktiv, behandler regelen den innkommende aktiviteten på den køen for å opprette eller oppdatere poster.

Når en automatisk regel for opprettelse av poster behandler en e-post, opprettes det et køelement. Hvis den e-posten inneholder køens e-postadresse i Cc- eller Bcc-feltet, oppretter server-side synkronisering også et køelement. Som standard opprettes to køelementer hvis e-posten inkluderer køens e-post i både "Til"- og "Bcc"- eller "Cc"-feltene. For å kontrollere opprettelsen av køelementene, sett CreateQueueItemForSynchronizingMailbox-bryteren i organisasjonens konfigurasjonsinnstillinger. Lær mer i Lag kø-elementer fra synkroniserte e-postmeldinger.

For en e-postkildetypen må du angi en kø. For alle andre kildetyper, inkludert tilpassede aktiviteter, er det valgfritt.

Bruk én enkelt regel når du overvåker flere køer

For å forhindre duplisert saksopprettelse ved behandling av e-poster fra flere køer, bruk en enkelt automatisk oppførings- og oppdateringsregel konfigurert med én kø. For eksempel kan en organisasjon ha separate køer for salg, support og fakturering, men ønsker at en innkommende kunde-e-post kun skal resultere i ett tilfelle, uavhengig av hvilken kø som mottar e-posten. I dette scenarioet, rute de relevante e-postene fra de flere køene til en dedikert kø som en enkelt automatisk regel for opprettelse og oppdatering av poster overvåker.

Du kan implementere dette mønsteret ved å bruke en av følgende tilnærminger:

• Exchange-transportregler: Konfigurer e-postflyt-regler til å rute eller kopiere relevante e-poster fra flere postkasser til en dedikert postkasse knyttet til den automatiske postopprettelses- og oppdateringsregelkøen.

• Dynamics 365-behandling: Bruk Power Automate eller et plug-in for å rute relevante e-poster til en dedikert automatisk kø for oppfølging av poster og oppdateringsregler når e-posten opprettes.

Eksempel:

Denne tilnærmingen gir et enkelt behandlingspunkt for automatisk oppfølging og oppdateringsregel, og kan bidra til å unngå situasjoner der samme e-post behandles av flere regler og resulterer i duplikattilfeller.

Konfigurere avanserte innstillinger for regler

I kategorien Avansert på siden Regel for oppføringsopprettelse og -oppdatering kan du konfigurere handlinger som kan utføres automatisk før betingelsene for regelen evalueres.

1. På siden Regler for automatisk oppføringsoppretting og -oppdatering velger du regelen i listen du vil oppdatere. Siden <regelnavn> vises.

2. Velg kategorien Avansert, og gjør følgende i Før betingelser vurderes:

   • Tillat e-poster fra ukjente avsendere: Sett det til ja, hvis du vil at poster skal opprettes når e-postmeldinger kommer fra avsendere hvis e-postadresser ikke finnes i noen kontakt- eller kontoposter.

     Dette alternativet bestemmer, sammen med alternativet Opprett automatisk oppføringer i Dynamics 365 for Customer Engagement i regeleierens personlige alternativer om det skal opprettes en oppføring for saker og kontakter. Mer informasjon i Angi personlige alternativer.

   • Behandle ukjente avsendere ved: Velg ett av følgende alternativer:

     • Opprette en ny kontakt automatisk: Angi om du vil at en kontakt skal opprettes automatisk.
     • Tildel i Power Automate manuelt: Angi om du vil evaluere og konfigurere løsningen for kontakten i Power Automate.

       Viktig

       Hvis du velger å tildele kontakten manuelt, må du kontrollere at du oppretter en tildeling i Power Automate for kundefeltet. Lær mer i Manuelt kartlegge en kontakt i Power Automate.

   • Krev en gyldig rettighet for den tilkoblede saken: Hvis du velger Ja, opprettes en sak bare hvis det finnes en aktiv rettighet for kunden.

     Hvis avsenderen av e-postmeldingen er en kontakt med en overordnet forretningsforbindelse, opprettes en oppføring hvis kontaktens overordnede forretningsforbindelse har en gyldig rettighet og kontakten vises i Kontakter-delen av rettigheten, eller hvis Kontakter-delen er tom (som betyr at rettigheter gjelder for alle kontakter for kunden).

   • Vent en bestemt tid etter at den tilknyttede saken er løst: Velg Ja, og velg deretter en tidsverdi i boksen Velg antall tid som vises. Systemet oppretter ikke en ny sak før den angitte tiden har gått etter at den relaterte saken er løst.

     • Hvis du setter verdien til Ja og spesifiserer én time, og det finnes et tilfelle for et skriverproblem, vil det ikke opprettes en ny sak før én time har gått etter at det eksisterende skriverproblemet er løst når en e-post kommer for samme skriverproblem.

       Den løste saken åpnes ikke automatisk på nytt når den innkommende e-posten knyttes til den. Du kan imidlertid konfigurere flyter ved hjelp av Power Automate for å gjenåpne en løst sak når en innkommende e-post er knyttet til den løste saken.

     • Hvis det settes til Nei, oppretter ikke systemet en sak hvis en relatert sak eksisterer.

     Merk

     Hvis du vil at en sak skal opprettes uten noe tidsintervall, setter du Vent en viss tid etter at den tilkoblede saken er løst til Ja, og unnlater å velge varighet i boksen Velg tidsrommet.

3. I Avanserte innstillinger vises brukeren som oppretter regelen i boksen Eier med tillatelser som regelen bruker for å kjøre som standard. Du kan legge til flere brukere eller endre standardverdien.

4. Velg Lagre eller Lagre og lukk.

Endre rekkefølgen på regelelementene som skal evalueres

Reglene kjøres i den rekkefølgen de vises i listen over regelelementer. Hvis den innkommende aktiviteten samsvarer med betingelsen spesifisert i regel punkt én, oppretter systemet saken og resten av regelelementene blir ikke evaluert. Du kan endre rekkefølgen på regelelementene når det finnes mer enn ett regelelement for en regel.

Tilordne en kontakt manuelt i Power Automate

Utfør følgende trinn for å tilordne en kontakt manuelt i Power Automate:

1. I appen i Kundeservice går du til funksjonen for regler for automatisk oppretting og oppdatering av poster, og deretter velger du regelen du vil redigere.
2. I Trinn 2: betingelser som skal vurderes, og handlinger som skal utføres-området velger du regelelementet du manuelt vil tilordne kontakten i Power Automate.
3. På siden som vises, i fanen Betingelsesverktøy velger du Lagre og åpne Power Automate. Power Automate-arbeidsflyten åpnes i en ny fane.

   1. Godta standardtilkoblingsinnstillingene, og velg Fortsett.

   2. På siden som vises, i steget Er denne e-postavsenderen en kontakt eller en konto , for Hvis ikke-alternativet , velg ellipsen for Terminer når ingen gyldig kunde er funnet, og velg Slett.

   3. Velg OK i bekreftelsesdialogboksen.

   4. I trinnet Opprett en oppføring (ikke gi nytt navn til dette trinnet) i arbeidsflyten angir du ønsket verdi i Kunde (kontakter)-boksen.

   5. Kontroller at du fjerner standardtilordningene fra Kontakt (kontakter) og Kunde (forretningsforbindelser).

      

      Viktig

      Hvis du vil tilordne en forretningsforbindelse, må du sørge for at du fjerner standardtilordningene fra boksene Kontakt (kontakter) og Kunde (kontakter) og bare angir en forretningsforbindelse i boksen Kunde (forretningsforbindelser) for at arbeidsflyten skal kjøres uten feil.

   6. Lagre og lukke.

Behandle bare e-postmeldinger fra kjente avsendere

Hvis du bare vil behandle e-postmeldinger fra kjente avsendere, gjør du følgende i Power Automate for det tilknyttede regelelementet:

1. På siden Power Automate godar du standard tilkoblingsinnstillinger og velger Fortsett.

2. På siden som vises, i Er denne e-postavsenderen en kontakt eller en konto , for Hvis ikke-alternativet , sørg for at alternativet Avslutt når ingen gyldig kunde funnet er tilgjengelig.

3. Lagre endringer.

E-postene fra kjente avsendere blir kun behandlet.

Opprette kontakter for ukjente avsendere

Trinnene i denne delen gjelder bare når du velger alternativet for manuelt å tilordne i Power Automate i feltet Administrer ukjente avsendere etter i kategorien Avansert i opprettelsesopprettings- og oppdateringsregelen.

Alternativet for å opprette kontakten er basert på tillatelsen til e-postmottakeren. Hvis mottakeren av e-post ikke har tillatelse til å opprette en kontakt, og du foretrekker å ikke gi vedkommende denne tillatelsen, kan du konfigurere en miljøvariabel til å bruke tillatelsene til eieren av regelen. Lær mer i Opprett kontakter for ukjente avsendere ved å bruke regeleierens kontekst.

For å opprette en kontakt for ukjente avsendere av e-post, konfigurere følgende alternativer i Power Automate for det tilhørende regelelementet:

1. I trinnet Er denne e-postsenderen en kontakt eller en forretningsforbindelse for alternativet Hvis nei sletter du Avslutt når ingen gyldig kunde har funnet en-handlingen.

2. Velg Legg til en handling, og i boksen Velg en operasjon søker du etter en ny "Legg til en ny rad" og velger den.

3. Velg Kontakter i Tabellnavn.

4. I E-postmail søker du etter "Fra" i Dynamisk innhold og velger det.

5. Velg Legg til en handling på nytt, og i Velg en operasjon søker du etter "Angi variabel" og velger den.

6. I Navn velger du Kunde fra e-postavsender.

7. I Verdi søker du etter "OData-ID" i Dynamisk innhold og velger det. "OData-Id" avledes når du oppretter en ny kontaktoppføring.

8. I alternativet Opprett en oppføring (ikke endre navn på dette trinnet) søker du etter Kontakt (Kontakter) og bruker følgende uttrykk:

   if(equals(triggerOutputs()?['body/_emailsender_type'], 'contacts'), if(contains(variables('Customer from email sender'), triggerOutputs()?['body/_emailsender_value']) , string(''), concat('contacts(',triggerOutputs()?['body/_emailsender_value'], ')')), string(''))

9. Lagre endringer.

Opprette kontakter for ukjente avsendere ved hjelp av konteksten for regeleier

Som standard oppretter systemet en kontakt for ukjent e-postavsender med mottakerens kontekst. Hvis du vil bytte for å bruke regeleiertillatelsene til å opprette den nye kontaktpersonen, kan du konfigurere msdyn_ArcCreateContactWithRuleOwner på følgende måte:

1. Gå til Power Apps-portalen.

2. Velg det nødvendige miljøet, og velg deretter Løsninger i den venstre ruten.

3. På Løsninger-siden velger du Standardløsning.

4. Søk etter Miljøvariabler, og velg miljøvariabelen msdyn_ArcCreateContactWithRuleOwner.

5. Angi Gjeldende verdi som 1 på redigeringssiden som vises, for å overstyre standardverdien.

6. Lagre og publiser tilpasningen.

Aktivere en regel for å opprette eller oppdatere oppføringer automatisk

For å anvende en regel for opprettelse av poster og oppdateringer på en tilsvarende innkommende aktivitet, aktiver regelen etter at du har lagt til regelelementene. Lær mer i Aktiver en regel for opprettelse og oppdatering av en post.

Behandle regel for automatisk oppføringsopprettelse og -oppdatering fra et køskjema

Du kan opprette eller behandle en regel for automatisk oppføringsopprettelse og -oppdatering fra et køskjema. Lær mer i Opprett eller endre en kø.

Administrere aktivitetsovervåking for å se gjennom og spore regler

Du kan se gjennom og spore tilstanden til reglene for automatisk registrering av oppføringer og løse problemer rundt dem. Lær mer i Administrer aktivitetsmonitor for å gjennomgå og spore regler.

Relatert informasjon

Opprette og behandle køer
Opprett regler for å rute saker automatisk
Vanlige spørsmål om aktivitetsovervåking
Problem med å konvertere en e-postmelding til en sak