Last opp filer til SharePoint med metadata fra modelldrevne apper

Denne referansearkitekturen beskriver hvordan du bruker en egendefinert side i en modelldrevet app til å registrere metadata mens du laster opp dokumenter til SharePoint. Denne tilnærmingen forbedrer brukeropplevelsen i modelldrevne apper og støtter dokumentstyring og søkbarhet i SharePoint ved å fremtvinge metadata ved opplastingstidspunkt.

Arkitekturdiagram

Workflow

1. En bruker åpner en modelldrevet app og navigerer til en post som krever dokumentopplasting (for eksempel en sak, kontakt eller forretningsforbindelse).

2. Brukeren velger en last opp dokumenthandling (kommandolinjeknapp), som starter en egendefinert side som en dialogboks i den modelldrevne appen.

3. Den egendefinerte siden inneholder:

   1. Filvalg (enkeltfiler eller flere filer).
   2. Metadatafelt justert etter SharePoint dokumentbibliotekkolonner.
   3. Validering og veiledning basert på forretningsregler.
   4. Konteksten til den opprinnelige posten via post-ID-en i nettadressen til den modelldrevne appen.

4. Når brukeren sender inn skjemaet, aktiverer den egendefinerte siden en Power Automate skyflyt.

5. Power Automate:

   1. Laster opp filene til målet SharePoint dokumentbibliotek og/eller mappe basert på ønsket plasseringslogikk i flyten.

   2. Angir SharePoint metadata ved hjelp av verdier som er angitt på den egendefinerte siden.

   3. Oppretter eller oppdaterer den tilsvarende dokumentplasseringsposten i Dataverse for å opprettholde bakoverkompatibilitet med den innebygde Dataverse- og SharePoint-integreringen.

6. De opplastede dokumentene er:

   • Knyttet til den opprinnelige dataversposten.
   • Søkbar og filtrerbar i SharePoint ved hjelp av metadata.

Scenariodetaljer

Organisasjoner bruker ofte SharePoint dokumentbehandling med modelldrevne apper til å lagre dokumenter relatert til forretningsoppføringer. Den innebygde SharePoint-integreringen tillater imidlertid ikke brukere å fylle ut nødvendige metadata under opplasting, noe som fører til:

• Ufullstendige eller inkonsekvente metadata
• Redusert søkbarhet og samsvar
• Manuelt arbeid for å klassifisere dokumenter etter opplasting

Denne arkitekturen tar for seg disse begrensningene ved å introdusere en egendefinert sidebasert opplastingsopplevelse som registrerer metadata på opplastingspunktet. Denne fremgangsmåten forbedrer datakvalitet, brukeropplevelse og samsvar samtidig som den er fullstendig innenfor Power Platform og Microsoft 365 økosystem.

Nøkkelverdi for virksomheten omfatter:

• Forbedret dokumentstyring og metadatakvalitet
• Konsekvent brukeropplevelse innebygd i modelldrevne apper
• Redusert manuell inngripen og omklassifisering
• Utvidelse for komplekse arbeidsflyter uten egendefinert kode

Komponenter

Power Apps (modelldrevet app): Er vert for den viktigste forretningsopplevelsen og gir konteksten for opplasting av dokumenter.

Power Apps egendefinert side: Gir et fleksibelt brukergrensesnitt med lav kode for filopplasting og metadataregistrering, som vises som en sperrende dialogboks i den modelldrevne appen.

Power Automate: Orkestrer filopplasting, metadatatilordning og valgfrie nedstrømsprosesser ved hjelp av opprinnelige SharePoint- og Datavers-koblinger.

SharePoint: Fungerer som dokumentrepositorium, som gir dokumentbehandling, metadata, versjonskontroll og sikkerhet.

Microsoft Dataverse: Lagrer forretningsdata og dokumentplasseringsposter som kobler SharePoint dokumenter til modelldrevne appposter.

Alternativer som vurderes (høyere utviklings- og vedlikeholdsarbeid):

• Egendefinerte nettressurser
• Power Apps Component Framework (PCF) kodekomponenter

Vurderinger

Disse hensynene tar i bruk prinsippene i Power Platform Well-Architected, et sett med veiledende prinsipper som forbedrer kvaliteten på en arbeidsbelastning. Finn ut mer i Microsoft Power Platform Well-Architected.

Pålitelighet

Denne arkitekturen sikrer pålitelig dokumentopplasting og metadatavedvarighet på tvers av plattformkomponenter.

• Frakoblet brukergrensesnitt og lagring: Den egendefinerte siden håndterer brukersamhandling og datainnsamling. SharePoint administrerer fillagring og vedvarende metadata, og Dataverse oppretter koblinger mellom SharePoint og modelldrevne app-poster.

• Transaksjonsdokumentbehandling: Dokumentopplasting og metadatatilordning er én enkelt logisk operasjon. Hvis metadataprogrammet mislykkes, starter eller ruller prosessen tilbake opplastingen, slik at du ikke får frittstående eller delvis klassifiserte dokumenter.

• Platform-opprinnelig holdbarhet: SharePoint gir innebygd holdbarhet, versjonskontroll og redundans for dokumentlagring. Datavers sikrer pålitelig vedvarende dokumentplassering og forretningsdata.

• Forsøk og feilhåndtering: Power Automate bruker opprinnelige policyer for nye forsøk og feilbehandling til å håndtere midlertidige feil når du samhandler med SharePoint eller datavers. Denne tilnærmingen forbedrer robustheten uten å innføre tilpasset infrastruktur.

Security

Sikkerhet håndheves konsekvent på tvers av brukeropplevelsen, orkestreringen og lagringslagene.

• Identitetsbasert tilgangskontroll: Brukere godkjenner gjennom Microsoft Entra ID. Rollebasert sikkerhet og SharePoint tillatelser styrer tilgangen til den modelldrevne appen, den egendefinerte siden og SharePoint dokumenter.

• Utforming med minst rettigheter: Brukere kan bare laste opp og vise dokumenter for poster de har tillatelse til å få tilgang til i Dataverse.

• No direct SharePoint exposure: Brukere samhandler aldri direkte med SharePoint biblioteker. Alle opplastinger forekommer gjennom den egendefinerte siden i den modelldrevne appen, noe som reduserer risikoen for å omgå forretningsregler eller metadatakrav.

• Bruk avSecure-kobling: Power Automate tilkoblinger bruker administrerte identiteter eller tjenestekontohavere der det er nødvendig.

• Data-grensekonsekvens: Metadata som er registrert på den egendefinerte siden, valideres mot dataverse og SharePoint skjemaer, og forhindrer injeksjon av uautoriserte eller feilformede verdier.

Driftskvalitet

Arkitekturen legger vekt på vedlikehold, overholdelse og enkel endring.

• Tilnærmet synlighet: Ved hjelp av egendefinerte sider og Power Automate kan du endre metadatakrav, valideringsregler eller opplastingsvirkemåte uten å distribuere egendefinert kode på nytt.

• Tydelig adskillelse av ansvarsområder:

  • Modelldrevet app: Forretningskontekst og navigasjon
  • Egendefinert side: Opplasting av dokument og metadataoppfang
  • Power Automate: Orkestrering og integrering
  • SharePoint: Dokumentbehandling og samsvar

• Overvåking og diagnostikk: Power Automate kjørelogg og datavers overvåking gir synlighet i opplastingsfeil, metadataproblemer og brukeratferd. Du kan utvide denne overvåkingen for bruk med Azure Application innsikt om nødvendig.

• Miljøstrategijustering: Løsningen støtter standard miljøstrategier for Power Platform (utvikling, test, produksjon) ved hjelp av administrerte løsninger og miljøvariabler for SharePoint mål.

• Endringsisolering: Du kan gjenspeile endringer i metadataskjema i SharePoint i det egendefinerte sidegrensesnittet uten å berøre den underliggende modelldrevne appstrukturen.

Ytelseseffektivitet

Ytelseshensyn fokuserer på å minimere brukerventetid og unødvendig behandling.

• Opplasting av enkel samhandling: Den første opplastingen registrerer og bruker metadata, slik at du unngår sekundære manuelle oppdateringer eller bakgrunnsreprosessering.

• Modalvindu i kontekstuelt brukergrensesnitt: Den egendefinerte siden kjører som en modal dialogboks i den modell-drevne appen. Denne fremgangsmåten reduserer sidenavigasjon og forbedrer oppfattet respons.

• Asynkron behandling: Ikke-kritiske handlinger etter opplasting, for eksempel varsler eller klassifisering, håndteres asynkront, slik at brukeren ikke blokkeres.

• Optimized data transfer: Filer overføres direkte til SharePoint ved hjelp av opprinnelige koblinger i stedet for å lagre dem midlertidig i Dataverse.

• Scalable-plattformtjenester: SharePoint og Power Automate skaleres automatisk for å støtte ulike dokumentvolumer uten manuell kapasitetsplanlegging.

Opplevelsesoptimalisering

Denne arkitekturen gir en konsekvent, intuitiv brukeropplevelse.

• Kontekstavhengig dokumentopplasting: Brukere laster opp dokumenter direkte fra den relevante forretningsoppføringen, slik at systemet automatisk knytter dokumentet riktig.

• Veiledet metadataregistrering: Den egendefinerte siden fremtvinger nødvendige metadata, gir validering og kan dynamisk justere felt basert på dokumenttype eller postkontekst.

• Redusert kognitiv belastning: Modal samhandling holder brukerne fokusert på oppgaven uten å navigere bort fra den modelldrevne appen.

• Konsekvens med Power Platform UX: Løsningen bruker native Power Apps-kontroller og -mønstre, noe som sikrer tilgjengelighet, responsivitet og gjenkjennelighet.

• Umiddelbar tilbakemelding: Brukere får bekreftelse på at dokumenter og metadata er lagret, noe som øker tilliten og tilliten til systemet.

Bidragsytere

Microsoft vedlikeholder denne artikkelen. Følgende bidragsytere skrev denne artikkelen.

Hovedforfattere:

• Kevin McDonald, Enterprise Architect