Overzicht van Budgettering

Bijna elk bedrijf dat gebruikmaakt van financials-functionaliteit in Microsoft Dynamics 365 Finance moet rapporten van budget versus werkelijke waarden maken. In dit artikel wordt de minimale configuratie uitgelegd die u nodig hebt om budgetten te maken in financiën en bewerkingen of deze te laden vanuit een programma van derden.

Overview

U behoudt het goedgekeurde budget voor een rechtspersoon in een document dat een budgetregistervermelding wordt genoemd. De regels in een document met budgetregisterposten worden budgetrekeningposten genoemd. Ze bevatten informatie over financiële dimensies, datums en de bedragen van de goedgekeurde begroting. Het budgetregisterboekingsdocument integreert met standaard financiële rapporten en opvraagpagina's, waarin werkelijke bedragen in het grootboek worden vergeleken met budgetbedragen.

U kunt budgetregistervermeldingen op verschillende manieren maken:

• Voer handmatig de documentinformatie in op de pagina Budgetregisterposten.
• Gebruik de Microsoft Excel-sjabloon die u kunt openen door de knop Openen in Excel te selecteren op de pagina Budgetregistervermeldingen.
• Gebruik de gegevensentiteit Budgetjournaalregels in gegevensentiteit om budgetregisterregels te importeren. Overweeg deze methode te gebruiken en de op set gebaseerde verwerkingsparameter in te schakelen wanneer u veel budgetaccountvermeldingen moet importeren.
• Als het bedrijf de budgetplanningsfunctionaliteit gebruikt om budgetgegevens voor te bereiden, kunt u het periodieke proces Budgetregisterpost genereren gebruiken.

De vermelding van het budgetregister wordt als voltooid beschouwd wanneer u de budgetsaldo's bijwerkt. Selecteer op de pagina Budgetregisterpostenbudgetsaldo's bijwerken voor een geselecteerde vermelding in het budgetregister of meerdere items. Nadat u de budgetsaldi hebt bijgewerkt, verandert de status van de budgetregisterregel in. Voltooid U kunt een voltooid budgetregisteritem niet opnieuw openen voor bewerkingen. Als u de budgetgegevens moet aanpassen, moet u daarom een nieuwe vermelding voor het budgetregister maken in plaats van de gegevens in de ingevulde budgetregistervermelding te corrigeren.

Configuratie

Wanneer u budgettering configureert, start op de pagina Budgetteringsparameters. Op deze pagina moet u het budgetjournaal, de nummerreeks voor budgetregisterregels, en het standaardgedrag in de werkruimten definiëren.

Op de pagina Budgetteringsparameters zijn de volgende velden beschikbaar:

• Toewijzingssleutel: de toewijzingssleutel bepaalt hoe een het bedrag voor een budgetrekeningspost wordt toegewezen in een cashflowprognose.
• Regels voor budgetoverboekingen gebruiken: selecteer deze optie om budgetoverboekingen mogelijk te maken.
• Verouderde enquête voor budgetanalyse weergeven : selecteer deze optie om het verouderde onderzoek naar budgetanalyse weer te geven.
• Standaardrekeningstructuur: schakel dit selectievakje in om de rekeningstructuur in het budgetregister automatisch in te vullen op basis van de hoofdrekening. Dit selectievakje is beschikbaar als de functie Standaardwaarde voor de rekeningstructuur in de budgetregisterpost is ingeschakeld in Functiebeheer.
• Budgetjournaal: selecteer een journaalnaam voor budgetbestemmingen. Dit veld is beschikbaar als het veld Aanwending van budget inschakelen is geselecteerd op de pagina Grootboekparameters.

Als beleidsregels vervolgens de goedkeuring van budgetregisterposten bepalen op basis van budgettype (bijvoorbeeld overdrachten of revisies), maakt u werkstromen voor budgetregistervermeldingen op de pagina Budgetteringswerkstromen . Als er scenario's zijn waarin overboekingen toegestaan kunnen zijn zonder workflowgoedkeuring, kunt u budgettransferregels definiëren om deze scenario's te ondersteunen.

Selecteer op de pagina Budgetteringsdimensies de financiële dimensies die worden gebruikt voor budgettering, op basis van de dimensies die worden gebruikt in de grafiek met rekeningen. U kunt alle financiële dimensies of een subset selecteren voor budgettering.

Definieer een Budgetmodel dat correspondeert met alle of enkele van de budgetten. U kunt een enkel budgetmodel voor alle budgetregisterregels gebruiken. Als alternatief kunt u aparte modellen maken die zijn gebaseerd op het budgettype, de geografische locatie of een andere manier waarop een budget kan worden geclassificeerd.

Budgetcodes maken die het type budgettransacties identificeren dat moet worden vastgelegd en een eventuele gerelateerde werkstroom. Budgetcodes kunnen de volgende budgettypen ondersteunen:

• Oorspronkelijk budget
• Transfer
• Revision
• Vordering
• Voorvordering
• Overgeboekt budget

Budgetcodes bieden een audittrail van goedgekeurde budgetwijzigingen gedurende de loop van de budgetcyclus. Als u een werkstroom koppelt aan een budgetcode, wordt de werkstroom ingeschakeld voor alle budgetregistervermeldingen die gebruikmaken van die budgetcode. Werkstroomstappen moeten worden voltooid voordat de vermelding van het budgetregister de fase Voltooid kan bereiken.

U kunt desgewenst ook budgetoverboekingsregels instellen. Als u budgetoverboekingsregels wilt gebruiken, schakelt u Regels voor budgetoverboekingen gebruiken op de pagina Budgetparameters in. Wanneer regels voor budgetoverdracht worden gebruikt en een gebruiker een document maakt met behulp van een budgetcode van het type Overdracht , worden budgetsaldo's niet bijgewerkt als de regels voor budgetoverdracht worden geschonden. U kunt bijvoorbeeld documenten voor budgetoverdracht toestaan waarbij het onkostenbudget wordt overgedragen tussen de hoofdrekeningen voor de afdeling Verkoop en Marketing, maar het budget niet kan worden overgedragen van of naar die afdeling, tenzij werkstroomgoedkeuring wordt verleend voor dat type budgetvermelding.

Functionaliteit die is geïntroduceerd in Microsoft Dynamics 365 Finance versie 10.0.7 (januari 2020) voegt mogelijkheden en flexibiliteit toe voor budgetregistervermeldingen. Als u deze uitbreidingen wilt inschakelen, gaat u naar de werkruimte Functiebeheer en selecteert u de Budgetregistervermeldingen voor alleen hoeveelheid en/of Budgetregistervermeldingen standaard van bedragtype.

Met de functie Budgetregistervermeldingen voor alleen hoeveelheid kunt u een budgetregistervermelding met alleen hoeveelheden boeken. U kunt bijvoorbeeld een budgetregel boeken met een hoeveelheid van 32 en een prijs van nul, wat resulteert in een bedrag van nul. U kunt deze hoeveelheid vervolgens binnen de context van een financieel rapport gebruiken om een prijs per hoeveelheid te bepalen. Er zijn geen vragen of rapporten bijgewerkt als onderdeel van deze functie; met de functie kunt u alleen een bedrag van nul posten.

De functie Budgetregistervermeldingen standaard van bedragtype maakt het mogelijk dat het standaard bedragtype binnen een budgetregistervermelding een ander bedragtype is dan onkosten. Voor de budgetregisterpostregel wordt nu standaard onkosten gebruikt wanneer het hoofdrekeningtype onkosten is; standaard wordt opbrengst gebruikt als het hoofdrekeningtype opbrengst is; en standaard wordt onkosten gebruikt voor alle andere rekeningtypen.

Werkruimten en querypagina's gebruiken om budget vs. werkelijk bij te houden

De budgetmanager kan de huidige status van een budget controleren in de werkruimte Grootboekbudgetten en prognoses. De tabbladen Onkostenbudgetoverschrijding en Inkomsten onder budget biedt een snelle weergave van de financiële dimensies waarin de budgetdoelen niet worden gehaald of de drempel benaderen. U kunt het budgetdrempelpercentage en de financiële dimensiesets personaliseren die op deze tabbladen worden gebruikt door op Mijn werkruimte configureren te klikken. U kunt Eenheidsmanagers selecteren om de werknemers te zien die verantwoordelijk zijn voor specifieke combinaties van financiële dimensies die op deze tabbladen zijn geselecteerd. Als u bijvoorbeeld ziet dat het onkostenbudget van de afdeling Bedrijfsactiviteiten over de budgetdrempel gaat, kunt u de manager van de afdeling Bedrijfsactiviteiten gemakkelijk vinden en contacteren om het probleem te bespreken.

Op de querypagina Werkelijk vs. budget kunt u inzoomen op de details de budgetbedragen in vergelijking met de werkelijke bedragen. Selecteer een regel op de aanvraagpagina en selecteer vervolgens Periodesaldi om budget- en daadwerkelijke bedragen verdeeld over fiscale perioden te bekijken. De pagina Budgetjournaalregels bevat detailanalyse aan de details van het budgetbedrag in budgetregisterregels. De pagina Algemeen journaalposten opent de grootboektransacties die zijn opgenomen in het berekende bedrag voor Werkelijke kosten.

Een bedrijf dat budgetplanningsfunctionaliteit gebruikt, kan budgetprognoses maken en gebruiken in de werkruimte Grootboekbudgetten en -prognoses .