Taakbeheer

Met taakbeheer kunt u taken maken die moeten worden voltooid om werknemers in dienst te nemen (onboarden), beëindigen (offboard) en werknemers over te dragen (overgang). Taakbeheer gebruikt het concept van controlelijsten. Een controlelijst is een lijst met taken voor onboarden, dienstverband beëindigen of overplaatsen. Taakbeheer maakt gebruik van controlelijsten om taken samen te groeperen en toe te wijzen aan personen of groepen. De controlelijstfunctionaliteit voor aannemen, dienstverband beëindigen en overplaatsen is vergelijkbaar.

Controlelijstoverzicht

Een controlelijst is een groep taken. Controlelijsten bieden u een flexibele manier om taken te groeperen en u kunt ze opnieuw gebruiken (bijvoorbeeld wanneer u extra werknemers inhuurt). U kunt zoveel controlelijsten maken als u nodig hebt en u kunt dezelfde taken aan meerdere controlelijsten toewijzen.

Examples

In de volgende voorbeelden ziet u hoe u controlelijsten kunt gebruiken in het onboardingproces. Aangezien de controlelijstfunctionaliteit voor aannemen, dienstverband beëindigen en overplaatsen echter vergelijkbaar is, is de informatie ook van toepassing op de andere processen.

Als onderdeel van het proces voor het aannemen van werknemers kunnen HR-werknemers taken maken die de voortgang van nieuwe en recent aangenomen werknemers bijhouden. Aangezien het proces voor het aannemen van werknemers kan variëren, afhankelijk van de functie of geografische locatie van de werknemer, kunt u meerdere controlelijsten voor het aannemen maken voor verschillende situaties.

Voorbeeld 1

Elke werknemer die in de Verenigde Staten wordt aangenomen, moet taken uitvoeren zoals het invullen van belastingformulieren. Taken zoals het toewijzen van een bedrijfsauto kunnen echter alleen van toepassing zijn op leidinggevend personeel. Maak in dit geval twee controlelijsten voor onboarding: alleen amerikaanse werknemers en leidinggevenden. Wanneer u vervolgens een manager op middenniveau in de Verenigde Staten aanneemt, selecteert u de checklist voor werknemers in de VS. Wanneer u echter een leidinggevende in de Verenigde Staten inhuurt, selecteert u beide controlelijsten om ervoor te zorgen dat alle vereiste onboardingtaken zijn voltooid.

Voorbeeld 2

In een bedrijf werken zowel seizoensmedewerkers als normale fulltime werknemers. Hoewel sommige taken (zoals het controleren van de ingangsdatum van de nieuwe werknemer) van toepassing zijn op werknemers van beide typen, zijn sommige extra taken alleen van toepassing op normale fulltime werknemers. Maak in dit geval twee controlelijsten. Beide controlelijsten bevatten de taken die van toepassing zijn op zowel seizoens- als normale fulltime werknemers. Maar slechts in één controlelijst staan de taken die specifiek zijn voor normale fulltime werknemers.

Werkgebied voor taakbeheer

De werkruimte Taakbeheer bevat alle taken die zijn toegewezen aan personen in de onboarding-, offboarding- en overgangsprocessen. Als u de taken voor een proces wilt weergeven, selecteert u het toepasselijke tabblad in de rechterbovenhoek: Aannemen, Dienstverband beëindigen of Overplaatsen. Standaard hebben alleen HR-professionals toegang tot de werkruimte Taakbeheer.

Het tabblad Aannemen bevat een lijst Start binnenkort met nieuwe werknemers en een lijst Recente aanstellingen met recent aangenomen werknemers. In beide lijsten kunt u slechts één werknemer selecteren. Wanneer u een werknemer selecteert, worden alle taken die zijn gerelateerd aan het in dienst nemen van die werknemer aan de rechterkant van de pagina weergegeven. Het tabblad Aannemen bevat ook een lijst Alle taken met alle taken voor alle nieuwe of recent aangenomen werknemers. Tot slot bevat het een lijst met achterstallige taken en een lijst met taken die aan de huidige gebruiker zijn toegewezen.

Het tabblad Offboarding bevat een lijst met werknemers die het bedrijf verlaten en een lijst met werknemers die het bedrijf al hebben verlaten. In beide lijsten kunt u slechts één werknemer selecteren. Wanneer u een werknemer selecteert, worden alle taken die zijn gerelateerd aan het uit dienst gaan van die werknemer weergegeven. Het tabblad Dienstverband beëindigen bevat ook een lijst Alle taken met alle taken voor werknemers die het bedrijf verlaten of hebben verlaten. Tot slot bevat het een lijst met achterstallige taken en een lijst met taken die aan de huidige gebruiker zijn toegewezen.

Het tabblad Overgangen bevat een lijst met alle taken waarin alle taken worden weergegeven voor alle werknemers die functies wijzigen of die onlangs zijn gewijzigd. Er is ook een lijst met te laat uitgevoerde taken en een lijst met taken die zijn toegewezen aan de huidige gebruiker.

Op alle drie de tabbladen kunnen HR-medewerkers en managers de volgende activiteiten uitvoeren:

• Een controlelijst toepassen op een werknemer
• De status van een taak bijwerken
• Een taak opnieuw toewijzen
• De vervaldatum van een taak bijwerken

Taken instellen

U kunt taken afzonderlijk maken en deze vervolgens opnieuw gebruiken in meerdere controlelijsten. Als u een taak wilt maken, selecteert u op de pagina Instellingen voor aannemen op het tabblad Taken de optie Nieuw.

Wijs een gemaakte taak toe aan meerdere controlelijsten door de taak te selecteren en vervolgens Toepassen op controlelijsten in het menu te selecteren.

U kunt ook taken rechtstreeks aan een controlelijst toevoegen. Als u een taak wilt toevoegen aan een controlelijst, maakt u op de pagina Instellingen voor aannemen op het tabblad Controlelijst een nieuwe controlelijst waaraan u de taak toevoegt, of voegt u de taak aan een bestaande controlelijst toe.

Als u een taak in de bibliotheek wilt bewerken, selecteert u Bewerken in het menu Taakbibliotheek. Als de taak is gekoppeld aan controlelijsten, worden deze controlelijsten weergegeven op de pagina Taak bewerken . Als u de taken in een controlelijst wilt bijwerken met de bewerkingen, selecteert u deze controlelijsten in de sectie Toepassen op controlelijsten .

Als u taken uit de bibliotheek wilt verwijderen, selecteert u de optie Verwijderen. Als een taak is gekoppeld aan een controlelijst, wordt met deze actie de taak niet uit die controlelijst verwijderd. U moet de taak uit de controlelijst verwijderen in een afzonderlijke actie.

In de volgende tabel worden de velden beschreven die beschikbaar zijn wanneer u een taak maakt volgens een van beide methoden.

Taakkoppelingen

Een taakkoppeling levert een koppeling naar een externe webpagina of een pagina in de app Dynamics 365. Geef een taakkoppeling op als de persoon die aan een taak is toegewezen, naar een specifieke webpagina of een specifieke pagina in de Dynamics 365-app moet gaan om die taak te voltooien. Wanneer u een taakkoppeling maakt, selecteert u een van de volgende opties:

• Menu-item: selecteer deze optie om een lijst met alle pagina's in de Dynamics 365-app weer te geven. Selecteer een pagina in de lijst.

• URL – Selecteer deze optie en voer de URL in van de webpagina waar de persoon die aan de taak is toegewezen naartoe moet gaan. De opgegeven pagina kan een pagina zijn die geen deel uitmaakt van de app Dynamics 365.

• Werknemerdetails – Als u deze optie selecteert, selecteert u een van de volgende opties:

  • Self-serviceacties voor werknemers – Deze optie toont een lijst met pagina's die beschikbaar zijn in Self-service voor werknemers. Gebruik deze als de taak die is toegewezen aan de in dienst genomen werknemer moet worden voltooid in Self-service voor werknemers. Als u bijvoorbeeld wilt dat de werknemer zijn of haar persoonlijke contactgegevens invoert, selecteert u Self-service acties voor werknemers en selecteert u vervolgens Persoonlijke details>Persoonlijke informatie.
  • Acties voor werknemersbeheer – Deze optie toont een lijst met pagina's die betrekking hebben op de record van de werknemer, maar die niet toegankelijk zijn voor de werknemer. Als u bijvoorbeeld wilt dat de eigenaar van de taak informatie invoert die specifiek is voor een ingewerkte medewerker, zoals beloningsgegevens, selecteert u Acties voor medewerkersbeheer en selecteert u vervolgens Beloning>Vaste beloning.

Toewijzingstypen

Wanneer een werknemer wordt aangenomen, uit dienst gaat of wordt overgeplaatst, kunnen er een of meer controlelijsten worden geselecteerd. Nadat een controlelijst is geselecteerd en het aanstellings-, beëindigings- of overplaatsingsproces is voltooid, worden taken gemaakt en toegewezen aan gebruikers om de voortgang bij te houden.

Wanneer een taak is gemaakt, wordt deze toegewezen aan een specifieke gebruiker. Aan welke gebruiker een taak wordt toegewezen, is afhankelijk van het toewijzingstype dat voor die taak is geselecteerd. De volgende waarden zijn beschikbaar in het veld Toewijzingstype:

• Medewerker – De taak toewijzen aan een specifieke medewerker. Nadat u deze waarde hebt geselecteerd, selecteert u de medewerker in het veld Toegewezen aan.

• Functie – De taak toewijzen aan een specifieke functie. Nadat u deze waarde hebt geselecteerd, selecteert u de functie in het veld Toegewezen aan.

  Een IT-technicus is bijvoorbeeld altijd verantwoordelijk voor het voorbereiden van een laptop voor een nieuwe werknemer. In dat geval selecteert u bij het maken van de taak voor de configuratie van een laptop Functie als toewijzingstype en selecteert u IT-engineer als functie. Wanneer u vervolgens een medewerker aanneemt en de checklist toewijst, wordt de taak voor het configureren van de laptop toegewezen aan de medewerker die op het moment dat de aannameactie wordt ingevoerd de functie van IT-engineer bekleedt.

• Groep – Wijs de taak toe aan een groep functies (toewijzingsgroep). Nadat u deze waarde hebt geselecteerd, selecteert u de groep in het veld Toegewezen aan. Zie Toewijzingsgroepen instellen (optioneel) voor meer informatie.

• Manager – Wijs de taak toe aan de manager van de werknemer die wordt aangesteld, uit dienst gaat of wordt overgeplaatst.

  Important

  Wanneer een controlelijst wordt toegepast en er op dit moment geen functie is toegewezen aan de werknemer die wordt aangesteld, uit dienst gaat of wordt overgeplaatst, kan de manager niet worden bepaald. In dit geval wordt de taak toegewezen aan de eigenaar van de controlelijst. Zie Controlelijsten instellen voor meer informatie.

• Werknemer - wijs de werknemer toe die wordt aangenomen, uit dienst gaat of wordt overgeplaatst.

Vervaldatums van taken en het veld Verschuiving van vervaldatum

Vervaldatums van taken zijn gebaseerd op de begindatum van het dienstverband, de beëindigingsdatum of de overplaatsingsdatum. Sommige taken moeten vóór de begindatum van een werknemer worden voltooid, terwijl andere taken later kunnen worden voltooid. Wanneer u een taak definieert, stelt u het offsetveld Einddatum in om een einddatum op te geven die relatief is ten opzichte van de begindatum, beëindigingsdatum of overgangsdatum. Een IT-engineer moet bijvoorbeeld twee dagen voor de begindatum van de werknemer een laptop voor de nieuwe werknemer voorbereiden. Wanneer u in dat geval de configuratietaak 'laptop' maakt, stelt u het veld Verschuiving voor vervaldatum in op -2. Als de startdatum van een medewerker dan 5 mei is, heeft de taak als vervaldatum 3 mei.

Vervaldatums worden berekend op basis van de kalender die aan de controlelijst is gekoppeld. Zie Controlelijsten instellen voor meer informatie.

Aanwijzingen

Voor complexe taken zijn mogelijk meerdere stappen vereist, of de persoon die de taak uitvoert, moet mogelijk aanvullende informatie opgeven. Voer in het veld Instructies instructies of aanvullende informatie in om de persoon die aan de taak is toegewezen, te helpen voltooien.

Controlelijsten instellen

Een controlelijst is een groep taken. U kunt zoveel controlelijsten maken als u nodig hebt en u kunt dezelfde taken toewijzen aan meerdere controlelijsten.

Als u een nieuwe taak in een controlelijst wilt maken, selecteert u Nieuw op de menubalk Taken. Wanneer u een nieuwe taak maakt, kunt u ervoor kiezen deze toe te voegen aan de taakbibliotheek, zodat deze kan worden gedeeld met meerdere controlelijsten. U kunt de taak alleen aan de bibliotheek toevoegen als de optie Taak toepassen op bibliotheek is ingesteld op Ja. Als u de taak aan de taakbibliotheek toevoegt, kunt u de taak tegelijk ook aan andere controlelijsten toevoegen door de controlelijsten te selecteren in de sectie Controlelijsten toepassen. Als u de taak niet aan de bibliotheek toevoegt, bestaat deze alleen in de controlelijst waarin u deze maakt.

Als u een taak in de controlelijst wilt bewerken, selecteert u Bewerken. Als de taak is gekoppeld aan controlelijsten, worden deze controlelijsten weergegeven op de pagina Taak bewerken . Als u wilt dat de taken in andere controlelijsten worden bijgewerkt met de bewerkingen, selecteert u die controlelijsten in de sectie Controlelijsten toepassen.

Als u taken uit de controlelijst wilt verwijderen, selecteert u Verwijderen. Met deze actie worden alleen taken uit de controlelijst verwijderd. Ze worden niet uit de taakbibliotheek verwijderd. Als u een taak uit de bibliotheek wilt verwijderen, gaat u naar de taakbibliotheekpagina en selecteert u Verwijderen.

Wanneer u een controlelijst maakt, geeft u een eigenaar en een kalender op.

Als het veld Toewijzingstype voor een taak is ingesteld op Position, Manager of Group, maar er geen specifieke persoon kan worden afgeleid van het toewijzingstype, wordt de taak toegewezen aan de eigenaar van de controlelijst. Hier volgen enkele voorbeelden van situaties waarin taken worden toegewezen aan de eigenaar van de controlelijst:

• Er is geen functie toegewezen aan de werknemer die wordt aangenomen of uit dienst gaat. Omdat de werknemer geen functietoewijzing heeft, kan de manager niet worden bepaald.
• Het veld Toewijzingstype wordt ingesteld op Functie, maar er is geen werknemer aan de functie toegewezen op het moment dat de taak wordt gemaakt. De taak Laptop instellen wordt bijvoorbeeld toegewezen aan functienummer 000876 (Technical Support Specialist). Op het moment dat een werknemer in dienst wordt genomen, is geen werknemer toegewezen aan de functie 000876. Daarom wordt er een taak gemaakt voor de eigenaar van de controlelijst.
• Het veld Toewijzingstype wordt ingesteld op Groep, maar er is geen werknemer aan de functies in de groep toegewezen op het moment dat de taak wordt gemaakt.

De kalender die voor een controlelijst is opgegeven, wordt gebruikt om de vervaldatum van taken te berekenen die deel uitmaken van die controlelijst. Werk- en vrije dagen worden gedefinieerd in de agenda-instelling. Werkdagen worden opgenomen wanneer de einddatum van taken wordt berekend en vrije dagen worden uitgesloten. Vrije dagen zijn onder andere weekenden en feestdagen.

Nadat u een agenda hebt ingesteld, koppelt u deze aan een controlelijstsjabloon. Op die manier wordt de vervaldatum van elke taak in de controlelijst op dezelfde manier berekend. U kunt meerdere agenda's instellen, maar elke controlelijst kan aan slechts één agenda worden gekoppeld.

Toewijzingsgroepen instellen (optioneel)

Soms is een groep personen verantwoordelijk voor een taak. Een groep IT-medewerkers kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van laptops voor nieuw personeel.

Voer de volgende stappen uit om een toewijzingsgroep in te stellen:

1. Selecteer op de pagina Groepstoewijzing de optie Nieuw.
2. Voer een naam (bijv. Laptop IT) en een beschrijving voor de groep in.
3. Selecteer Opslaan.
4. Selecteer op het sneltabblad Leden de optie Toevoegen.
5. Selecteer in het veld Functies alle functies die verantwoordelijk zijn voor de taak.

Nadat u een toewijzingsgroep hebt gemaakt, kunt u deze selecteren wanneer er een taak wordt gemaakt. Als u een specifieke groep voor een taak wilt selecteren, moet u Groep selecteren in het toewijzingstype. De groep die u hebt gemaakt, kan vervolgens worden geselecteerd in het veld Toegewezen aan.

Taakgroepen instellen (optioneel)

Een proces voor aannemen, dienstverband beëindigen of overplaatsen kan veel taken omvatten. Als u het gemakkelijker wilt maken om alle vereiste taken toe te wijzen aan een controlelijst, maakt u optionele taakgroepen om gerelateerde taken te categoriseren. Zo moeten de afdelingen HR, IT en Salarisadministratie elk specifieke taken uitvoeren om een nieuwe werknemer aan te stellen. Daarom maakt u de volgende taakgroepen: HR, IT en Salaris. Wanneer u vervolgens een taak maakt, kunt u een van deze taakgroepen koppelen.

Wanneer u een taak wilt toevoegen aan een controlelijst, filtert u de lijst met taken op de taakgroep waaraan de gewenste taak is toegewezen. Wanneer u bijvoorbeeld een controlelijstsjabloon maakt, kunt u de lijst filteren zodat alleen de IT-taken worden weergegeven die aan de IT-taakgroep zijn toegewezen. U kunt er daarom voor zorgen dat alleen de relevante IT-taken worden geselecteerd.

Controlelijsten gebruiken

Wanneer een medewerker wordt aangenomen, uit dienst gaat of wordt overgeplaatst, kunnen er een of meer controlelijsten worden geselecteerd. Vervaldatums voor taken en werknemertoewijzingen worden gemaakt nadat het wervings-, beëindigings- of overplaatsingsproces is voltooid. Als u bijvoorbeeld de knop Aanstelling of Aanstelling en details toevoegen selecteert, worden taken voor personen gemaakt op basis van het toewijzingstype.

Wijs aan elke taak een vervaldatum toe door de offset van de vervaldatum bij de startdatum van de werknemer op te tellen of ervan af te trekken. Zie de sectie Vervaldatums van taken en het veld Verschuiving van vervaldatum voor meer informatie.

Als u personeelsacties gebruikt, worden de taken gemaakt wanneer de knop Voltooien wordt geselecteerd of de actie wordt goedgekeurd.

In het werkgebied Taakbeheer kunt u een controlelijst toepassen op een werknemer door de werknemer op de eenvoudige lijstpagina of op de detailpagina te selecteren en vervolgens Controlelijst toepassen te selecteren. De waarde van het veld Doeldatum wordt gebruikt om de vervaldatum van de taken te berekenen. Normaal gesproken moet de doeldatum overeenkomen met de datum waarop de werknemer wordt aangenomen, het dienstverband wordt beëindigd of de overplaatsing.

U kunt een controlelijst ook toepassen op een werknemer door de pagina Werknemer te openen en Controlelijsten in het menu te selecteren.

Taken voltooien

Op de pagina Self-service medewerkers kan een werknemer alle taken bekijken die aan hen zijn toegewezen. Voor elke toegewezen taak worden op de pagina de waarden Taak, Beschrijving, Instructies en Contactpersoon weergegeven. Daarnaast kan de werknemer voor elke taak de bijbehorende externe webpagina of de bijbehorende pagina in de app Dynamics 365 openen.

U kunt ook taken weergeven op het standaarddashboard. Taken op het standaarddashboard weergeven:

1. Ga naar Gebruikersopties – Voorkeuren – Taakbeheer.
2. Stel de optie Weergavetaken op standaarddashboard in opAan.

Taken kunnen worden gemarkeerd als In uitvoering, Geannuleerd of Voltooid. Als een taak is toegewezen aan een groep, wordt deze gemarkeerd als Voltooid wanneer één persoon in de groep deze voltooit.

U kunt ook taken opnieuw toewijzen.