Uw clouduitgaven toewijzen aan inkooporders voor Microsoft Marketplace

Met inkoopordertoewijzingen kunnen organisaties Azure en Marketplace-uitgaven koppelen aan inkooporders voor tracering, budgettering en afstemming van facturen. Maak toewijzingen via toewijzingsregels, die bepalen welke aankopen, producten, softwareleveranciers of uitgavencategorieën aan een inkooporder zijn gekoppeld.

Hoe toewijzingen werken

Als u een inkooporder maakt, worden er geen kosten automatisch aan gekoppeld. Als u bestedingen wilt toewijzen, maakt u een of meer koppelingen.

• Een inkooporder kan aan meerdere koppelingen worden gekoppeld.
• Koppelingen hebben verschillende toepassingsgebieden en ingangsdatums om uitgaven toe te wijzen met behulp van inkooporders.
• U kunt toewijzingen maken, wijzigen, activeren of deactiveren wanneer de bedrijfsvereisten veranderen.
• Wanneer Marketplace-kosten overeenkomen met een actieve mapping, worden ze toegewezen aan de bijbehorende inkooporder.

Toewijzingsprioriteit

In sommige situaties kan een Marketplace-kost overeenkomen met meer dan één toewijzingskoppeling voor uw inkooporders. Wanneer dit gebeurt, heeft de meest specifieke toewijzing voorrang.

Voorbeeld:

• Een toewijzing aan een uitgever koppelt alle aankopen van Contoso Software aan inkooporder A.
• Een producttoewijzing koppelt het product Contoso Analytics aan Inkooporder B.

Kosten voor Contoso Analytics worden toegewezen aan Inkooporder B omdat de producttoewijzing specifieker is. Andere aankopen van Contoso Software blijven toegewezen aan Inkooporder A.

Toewijzing aanmaken

U kunt brede toewijzingen maken, zoals alle Marketplace-aankopen of specifiekere toewijzingen voor afzonderlijke softwarebedrijven of producten. Stel de toewijzing in tijdens het proces voor het maken van een inkooporder in de Azure-portal of daarna.

1. Ga naar Cost Management + Billing in het Azure Portal.
2. Navigeer naar uw factureringsbereiken en selecteer het bereik dat u nodig hebt.
3. Navigeer naar uw factureringsprofiel en selecteer het relevante profiel.
4. Selecteer Inkooporders onder Factuurbeheer.
5. Selecteer Nieuwe toewijzing.
6. Kies in Toewijzen aan de omvang van de uitgaven die u aan een inkooporder wilt toewijzen.
7. Zoek onder PO name en selecteer de inkooporder waarop u deze toewijzing wilt toepassen.
8. Selecteer een ingangsdatum in UTC.
9. Selecteer een vervaldatum in UTC.
10. De standaardstatus is ingesteld op Actief. Als u de status op inactief zet, kunt u een koppeling maken, maar deze wordt pas gebruikt om uitgaven aan de inkooporder toe te wijzen nadat u deze hebt geactiveerd.
11. Wanneer de toewijzing aan een uitgever is vereist, is de uitgevers-id vereist.
12. Bij het toewijzen aan een Marketplace-product zijn zowel de uitgevers-id als de aanbiedings-id vereist. Het systeem controleert of deze id's overeenkomen met een beschikbaar product.
13. Klik op Creëren. U zou een groene banner moeten zien met de melding dat de toewijzing succesvol is aangemaakt.

Toewijzingsbereiken

Het toewijzingsbereik bepaalt hoe u uitgaven toewijst aan uw inkooporder. De volgende lijst bevat bereiken van breed naar meest smal:

Algemene uitgavencategorie inclusief Azure en Microsoft Marketplace

• Alle aankopen
• Alle rechten
• Totaal verbruik

Microsoft producten met uitzondering van Marketplace

• Alle Microsoft producten
• Alle Microsoft rechten
• Al het Microsoft-verbruik

Marketplace-producten van Microsoft partners

• Alle Marketplace-producten
• Alle Marketplace-machtigingen
• Alle Marketplace-verbruik

Marketplace-uitgevers en -producten

• Specifieke uitgevers (vereist uitgevers-id)
• Specifieke Marketplace-producten (vereist uitgevers-id en aanbiedings-id)

Algemene toewijzingsstrategieën

Afzonderlijke inkooporders voor Microsoft Azure en Microsoft Marketplace

Organisaties scheiden hun Azure infrastructuuruitgaven vaak van softwareuitgaven van derden met vertrouwde Microsoft partners.

Ga als volgt te werk om deze strategie te implementeren:

1. Maak twee inkooporders.
2. Maak één toewijzing voor alle Microsoft producten die uitgaven toewijzen aan een inkooporder voor Azure.
3. Maak een tweede toewijzing voor alle Marketplace-producten, waarbij uitgaven worden toegewezen aan een tweede inkooporder voor Marketplace.

Afzonderlijke inkooporders per softwarebedrijf

Financiële en inkoopteams kunnen afzonderlijke inkooporders uitgeven voor elke softwareleverancier. Maak toewijzingen voor uitgevers om alle uitgaven bij die leverancier aan uw inkooporder toe te wijzen. U kunt meerdere uitgevers toewijzen aan één inkooporder.

Afzonderlijke inkooporders per product

Organisaties die de meest gedetailleerde financiële tracering vereisen, kunnen toewijzingen op productniveau maken voor een of meer Marketplace-oplossingen. U kunt meerdere producten van een of meer uitgevers toewijzen aan één inkooporder.

Toewijzing bewerken

U kunt toewijzingen bewerken naarmate de organisatievereisten veranderen. Veelvoorkomende redenen voor het bewerken van toewijzingen zijn:

• Nieuwe softwareaankopen
• Wijzigingen in het eigenaarschap van het budget
• Wijzigingen in inkoopbeleid
• Bedrijfsreorganisaties
• Fouten corrigeren

U bewerkt de toewijzing vanaf de pagina Inkooporders .

1. Selecteer het tabblad Alle toewijzingen.
2. Sorteer de tabel op veldkolommen en gebruik beschikbare filters om snel de toewijzing te vinden die u wilt bewerken.
3. Selecteer de knop Toewijzingen bewerken boven de tabel aan de rechterkant.
4. U kunt afzonderlijke velden bewerken in de tabel Alle toewijzingen . Een potloodpictogram geeft bewerkbare velden aan, waaronder:
   • Naam van de PO
   • Status
   • Ingangsdatum
   • Vervaldatum

Toewijzing bulksgewijs bewerken

Als u dezelfde wijzigingen wilt toepassen op meerdere toewijzingen, kunt u een veld kiezen in de vervolgkeuzelijst onder Een veld selecteren dat u bulksgewijs wilt bewerken, de gewenste waarde kiezen en vervolgens Toepassen selecteren.

Enkele tips voor bulkbewerking:

• Zodra u velden afzonderlijk in de tabel hebt bewerkt, wordt de functie voor bulkbewerking uitgeschakeld. Verzend of annuleer uw huidige bewerkingen om bulkbewerkingen opnieuw in te voeren.
• U kunt de PO-naam voor een toewijzing met status inactief niet bewerken. Wijzig eerst de status in actief en verzend deze. Vervolgens kunt u de toewijzing aan een andere inkooporder koppelen.
• Toewijzingsdatums moeten binnen de ingangs- en vervaldatum vallen van de inkooporder waaraan u deze wilt toewijzen. U krijgt een foutmelding als datums onjuist zijn uitgelijnd.
• In de kolom Bijgewerkte tijd wordt de tijdstempel weergegeven, in uw lokale tijd, van de laatst ingediende wijziging voor elke toewijzing.

Toewijzingen opnieuw toepassen

Gebruik Toewijzingen opnieuw toepassen om eerder gefactureerde kosten systematisch opnieuw te evalueren op basis van uw huidige toewijzingsconfiguratie, inclusief eventuele recente wijzigingen. Deze stap kan handig zijn wanneer:

• U maakt een koppeling nadat er kosten zijn gemaakt
• Je wijzigt een koppeling nadat je een factuur hebt ontvangen
• U moet een fout of toewijzingen voor een inkooporder corrigeren

De meest recent geconfigureerde updates op toewijzingen toepassen:

1. Selecteer de knop Toewijzingen opnieuw toepassen boven aan de pagina Inkooporders.
2. Selecteer de begindatum en einddatum om een eerder datumbereik te definiëren waarvoor u de meest recente toewijzingen wilt toepassen. U kunt datums kiezen uit de meest recente drie maanden.
3. Kies Verzenden om het proces te starten.

Wanneer u het opnieuw toepassen van een toewijzing start

• U ziet een bericht en een voortgangsbalk met de melding dat het opnieuw toepassen van uw koppelingen is gestart.
• Het systeem evalueert eerder verwerkte kosten opnieuw.
• Toewijzingen van inkooporders kunnen veranderen.
• Aanvullende documenten worden bijgewerkt voor betrokken facturen.
• Het proces kan van invloed zijn op historische perioden binnen het ondersteunde datumbereik.
• Zodra dit is voltooid, ontvangt u een bericht met de tekst 'toewijzing succesvol opnieuw geëvalueerd', met daarin een lijst van betrokken facturen en het bedrag aan toepasselijke kosten.

Volgende stap

Aanvullende documenten inschakelen ter ondersteuning van factuurafstemming