Microsoft Copilot zoekbeheerervaring

De beheerervaring van Microsoft Zoeken in Copilot is een nieuwe mogelijkheid in het Microsoft 365-beheercentrum. Gebruik het om de Copilot-zoekervaring in je organisatie te beheren, aan te passen en te optimaliseren.

Toegang tot Zoeken in Copilot in het Microsoft 365-beheercentrum

U hoeft geen actie te ondernemen om Microsoft Zoeken in Copilot in te stellen. Als een gebruiker een in aanmerking komende Microsoft Copilot licentie heeft, heeft deze toegang tot Zoeken in Copilot vanuit de module Zoeken in de Microsoft Copilot-app. Gebruikers zonder een in aanmerking komende Microsoft Copilot-licentie ontvangen de Microsoft Search-ervaring wanneer ze de zoekmodule selecteren in de Microsoft 365-app.

Zoeken in Copilot configureren voor je organisatie

Maak een aangepaste Copilot-zoekervaring die relevantere resultaten oplevert voor je gebruikers. Je kunt bijvoorbeeld connectors, bladwijzers en acroniemen beheren voor Zoeken in Copilot, net zoals je dat kunt voor Microsoft Search. Als je bladwijzers en acroniemen al hebt geconfigureerd voor Microsoft Search, hoef je geen verdere actie te ondernemen om gecureerde bladwijzers en acroniemen voor Zoeken in Copilot in te schakelen.

Met de beheerervaring van Zoeken in Copilot kunnen beheerders het volgende doen:

• Configureer veelgezochte inhoud in uw organisatie, zoals bladwijzers en acroniemen.
• Pas zoekresultaten en filters aan.
• Houd gebruiks-, acceptatie- en prestatiegegevens bij.
• Beheer al uw gegevensbronnen met meer dan 100 connectors in de Microsoft-catalogus, aangepaste connectors en honderden connectors van geïntegreerde softwareleveranciers (ISV's). Zie de galerie met Microsoft 365 Copilot-connectors voor meer informatie.

Acroniemen beheren in Zoeken in Copilot

Je kunt acroniemen voor Zoeken in Copilot op dezelfde manier beheren als voor Microsoft Search. Als u al acroniemen hebt geconfigureerd voor Microsoft Search, bent u klaar.

Het samenstellen van acroniemen voor uw gebruikers helpt een veelvoorkomende frustratie op het werk te verhelpen. Gebruikers komen vaak onbekende acroniemen en afkortingen tegen die in hun organisatie worden gebruikt. Termen die specifiek zijn voor organisaties of teams kunnen verwarrend zijn voor mensen die van het ene team naar het andere gaan, samenwerken met partnerteams of nieuw zijn in de organisatie.

Het ontbreken van een enkele referentiebron maakt het moeilijk om definities voor deze acroniemen te vinden. Zoeken in Copilot lost dat probleem op door beheerders toe te staan acroniemen te cureren voor geoptimaliseerde zoekresultaten.

Beheerervaring van Zoeken in Copilot instellen

In het Microsoft 365-beheercentrum:

1. Ga naar admin.microsoft.com.
2. Selecteer Copilot in het linkernavigatiemenu in de vervolgkeuzelijst en selecteer Zoeken.

Gebruikerservaring Zoeken in Copilot

Gebruikers die een acroniem willen begrijpen, kunnen in het zoekvak query's invoeren als:

• KPI
• KPI definiëren
• KPI-definitie
• KPI uitbreiden
• KPI-uitbreiding
• Betekenis van KPI
• KPI-gemiddelden
• KPI staat voor

Als de beheerder van de organisatie het acroniem KPI cureert, bevatten de zoekresultaten van Copilot alle betekenissen van KPI's die de organisatie van de gebruiker identificeert.

Acroniemantwoorden instellen

In het Microsoft 365-beheercentrum:

1. Ga naar de Copilot vervolgkeuzelijst.
2. Selecteer Zoeken en vervolgens Acroniemen.
3. Selecteer Acroniemen toevoegen.

Door beheerder samengestelde acroniemen instellen

Zoekbeheerders kunnen acroniemen toevoegen aan het tabblad Acroniemen in de Zoeken in Copilot-beheerervaring. U kunt acroniemen van elke interne site of opslagplaats toevoegen aan het beheercentrum. Voeg deze acroniemen toe aan de status Gepubliceerd of Concept .

• Gepubliceerde status: Gebruikers in de organisatie hebben toegang tot acroniemen via Zoeken in Copilot.
• Conceptstatus: Als je een acroniem wilt bekijken voordat je het beschikbaar maakt in Zoeken in Copilot, voeg je het acroniem toe in een conceptstatus. Acroniemen in de conceptstatus worden niet weergegeven in zoekresultaten. U moet het acroniem verplaatsen naar de status Gepubliceerd om het in de zoekresultaten weer te geven.
• Uitgesloten status: Als u wilt voorkomen dat een acroniem in Microsoft Search wordt weergegeven, gebruikt u Hiervoor Een acroniem uitsluiten . Als u wilt voorkomen dat een acroniem wordt uitgesloten, verwijdert u het uitgesloten acroniem en voegt u het toe of controleert u of controleert u of u het in uw gepubliceerde lijst hebt opgenomen.

Acroniemen importeren

U kunt acroniemen afzonderlijk toevoegen of bulksgewijs importeren in een .csv bestand. Upload een .csv bestand met de velden die in de volgende tabel worden weergegeven:

CSV-velden

• Acroniem: Bevat de eigenlijke korte vorm of het acroniem. Een voorbeeld is KPI.

• Staat voor: Bevat de definitie van het acroniem. Een voorbeeld is Key Performance Indicator.

• Beschrijving: Een korte beschrijving van het acroniem dat gebruikers meer informatie geeft over het acroniem en de definitie ervan. Een KPI is bijvoorbeeld een meetbare waarde waarmee organisaties hun voortgang bij het bereiken van specifieke doelen kunnen bijhouden en evalueren.

• Bron: De URL van de pagina of website waar gebruikers naartoe kunnen gaan voor meer informatie over het acroniem.

• Staat: Voor dit veld kunnen drie waarden worden aangenomen:

• Concept: Hiermee wordt het acroniem toegevoegd aan de conceptstatus.

  • Gepost: Voegt het acroniem toe aan de status Gepubliceerd en maakt het beschikbaar in Copilot-zoekresultaten.
  • Exclusief: Voegt het acroniem toe aan de status Uitgesloten en voorkomt dat het wordt weergegeven in Copilot-zoekresultaten.

• Laatst gewijzigd: De datum waarop het acroniem voor het laatst is gewijzigd. Bewerk de gegevens in dit veld niet.

• Laatst gewijzigd door: De gebruiker die de laatste wijziging in het acroniem heeft aangebracht. Bewerk de gegevens in dit veld niet.

• Identiteitskaart: De unieke id voor het acroniem. Bewerk de gegevens in dit veld niet. Als u de id van een bestaand acroniem opneemt, wordt dit tijdens het importproces vervangen door de gegevens in het importbestand.

Bladwijzers beheren in Zoeken in Copilot

Met bladwijzers kunnen gebruikers sites en hulpprogramma's die met name belangrijk zijn in een organisatie, vinden met slechts een snelle zoekopdracht. Elke bladwijzer bevat een titel, URL, een reeks gebruikersvriendelijke trefwoorden om de bladwijzer te activeren en een categorie.

Wat is een geweldige bladwijzer

Een goede bladwijzer heeft vier belangrijke elementen:

• Een sterke, informatieve titel: Streef naar niet meer dan acht woorden of maximaal ongeveer 60 tekens. U wilt dat uw gebruikers de titel selecteren en de inhoud bekijken, maar vermijd voor de hand liggende clickbait omdat het vertrouwen in uw gebruikers verliest. Kijk eens naar de volgende voorbeelden:

• Goed: Probeer de smakelijke favorieten van deze week van het cafetariamenu. De titel is duidelijk, beknopt en interessant, maar kan veelbelovend zijn.

• Beter: Het cafetariamenu van deze week. Het belooft niet te veel en klinkt niet als een advertentie.

• Vermijd: Je zult niet geloven wat er deze week op het cafetariamenu staat. Gebruikt clickbait dat klinkt als een advertentie.

• Een beknopte beschrijving: Ongeveer 300 tekens, waarmee het doel of de functionaliteit van de gekoppelde bron wordt samengevat.

• Een verzameling trefwoorden: Om ervoor te zorgen dat gebruikers de bladwijzer vinden wanneer ze zoeken. Gebruik minstens vijf trefwoorden. Neem ook variaties op die personen in uw organisatie kunnen gebruiken. Het dinermenu, het lunchmenu en het cafémenu kunnen bijvoorbeeld allemaal variaties zijn op het cafetariamenu.

• Een handige set categorieën: Dat maakt het gemakkelijker om bladwijzers te sorteren en filteren in het beheercentrum. Uw gebruikers krijgen de toegewezen categorieën nooit te zien.

Antwoorden met bladwijzers maken

In het Microsoft 365-beheercentrum:

1. Ga naar het Copilot-besturingssysteem en selecteer Zoeken.
2. Selecteer Bladwijzers en kies hoe u nieuwe bladwijzers wilt maken:
   • Bladwijzers toevoegen
   • SharePoint-resultaten importeren
   • Bladwijzers importeren

Bladwijzers toevoegen

Beheerders kunnen bladwijzers toevoegen in het Microsoft 365-beheercentrum en deze publiceren of opslaan als concepten. Wanneer u een bladwijzer publiceert, wordt de zoekindex onmiddellijk vernieuwd, zodat gebruikers de bladwijzer meteen kunnen vinden. U kunt ook een bladwijzer plannen door de datum en tijd voor publicatie op te geven.

• Gepost: Gebruikers in de organisatie hebben toegang tot bladwijzers via Copilot-zoekresultaten.
• Concept: Gebruikers hebben geen toegang tot bladwijzers die zijn opgeslagen als concepten. Gebruik deze status als u bladwijzers wilt controleren of bijwerken voordat u ze publiceert.
• Gepland: Bladwijzers worden ingesteld om te worden gepubliceerd op de opgegeven datum en tijd.

Bladwijzers importeren

Voeg bladwijzers een voor een toe of importeer ze bulksgewijs met een .csv bestand. Upload een .csv bestand met de velden die in de volgende tabel worden weergegeven:

Importfouten voorkomen

Er wordt een foutbericht weergegeven als vereiste gegevens ontbreken of ongeldig zijn. Er wordt ook een logboekbestand gegenereerd met meer informatie over de te corrigeren rijen en kolommen. Breng de benodigde wijzigingen aan en probeer het bestand opnieuw te importeren. U kunt geen bladwijzers importeren of opslaan totdat u alle fouten hebt gecorrigeerd.

Om fouten te voorkomen, zorgt u ervoor dat het importbestand juist is opgemaakt en:

• Inclusief de veldnamenrij en alle kolommen in de importsjabloon
• De kolomvolgorde is hetzelfde als de importsjabloon
• Alle kolommen hebben waarden, behalve de drie die leeg kunnen zijn: Id, Laatst gewijzigd en Laatst gewijzigd door
• De kolom Staat is niet leeg, er is informatie voor nodig
• Voor gepubliceerde, voorgestelde, geplande of conceptbladwijzers zijn de kolommen Titel, URL en Trefwoorden vereist
• Voor uitgesloten bladwijzers is de URL-kolom vereist

Ga als volgt te werk om duplicatie van bladwijzers met bladwijzers te voorkomen:

• Gebruik niet dezelfde URL in verschillende bladwijzers. Er wordt een fout weergegeven als u een bladwijzer probeert te importeren met een URL die in een bestaande bladwijzer wordt gebruikt. Deze regel is ook van toepassing op dubbele URL's in andere typen antwoorden.
• Gebruik de kolom met bladwijzer-id's wanneer u bestaande bladwijzers bijwerkt. U kunt elke andere eigenschap van een bestaande bladwijzer bijwerken, zoals een trefwoord of een beschrijving, maar zorg er wel voor dat de bladwijzer-id in de juiste kolom van het importbestand staat. Als de bladwijzer-id aanwezig is, wordt deze niet behandeld als een nieuwe toevoeging en niet verwerkt als een fout.

Video: Acroniemen en bladwijzers

De volgende video bevat een overzicht van het maken en beheren van acroniemen en bladwijzers in de zoekfunctie van Microsoft Copilot. Het duurt 1 minuut en 54 seconden.