Beheer gegevens in je app (preview)

Apps hebben vaak data nodig, zoals taken, assets, verzoeken of klantgegevens. Wanneer je een app maakt in Microsoft Copilot Studio, kun je beginnen met voorbeeldgegevens, informatie in de browser bewaren of de app verbinden met een organisatiegegevensbron.

Dit artikel legt de veelvoorkomende manieren uit waarop een app met data werkt en hoe verbindingen, identiteit en toestemmingen invloed hebben op de mensen die de app gebruiken.

Veelvoorkomende manieren waarop apps met data werken

Een app kan een of meer van de volgende methoden gebruiken.

Sommige apps hebben geen gegevensopslag nodig. Een rekenmachine of eenheidsomzetter kan bijvoorbeeld resultaten opleveren zonder ze op te slaan. Een app kan ook meerdere bronnen gebruiken, afhankelijk van de mogelijkheden en beleidslijnen van de omgeving.

Kies voor een databenadering

Gebruik de volgende vragen om te bepalen hoe de app met data moet werken:

Begin met voorbeeldgegevens

Als je geen bestaande bron verbindt, kan Copilot Studio voorbeeldgegevens genereren die overeenkomen met de door je beschreven app. Voorbeeldgegevens maken een vroege versie van de app makkelijker om te bekijken en te testen.

Behandel voorbeeldgegevens als representatieve inhoud, niet als een plek om bedrijfsgegevens op te slaan. Wijzigingen die worden gemaakt tijdens het gebruik van voorbeelddata kunnen worden gereset wanneer de app opnieuw laadt of wanneer Copilot Studio een deel van de app regenereert.

Voorbeeldrecords kunnen ook in de gegenereerde app zelf worden opgenomen. Daarom is het verversen van de app-preview geen betrouwbare manier om te bepalen waar een app zijn gegevens opslaat. Bekijk de gegevens en verbindingen van de app voordat je erop vertrouwt om informatie te onthouden.

Sla app-gegevens op in de browser

Sommige zelfstandige apps kunnen informatie in de browser opslaan. Browser-lokale data kan na een verversing behouden blijven, maar dat is niet hetzelfde als verbonden organisatiegegevens.

Browser-lokale data in het algemeen:

• Is alleen beschikbaar in het browserprofiel waar je het hebt aangemaakt
• Wordt niet automatisch gedeeld met andere app-gebruikers
• Misschien is het niet beschikbaar op een ander apparaat
• Wordt niet beheerd als een SharePoint-, Dataverse- of andere verbonden datarecord

Gebruik een organisatorische databron wanneer je records wilt delen, data centraal moet beheren of data beschikbaar wilt maken op verschillende apparaten.

Sla organisatiegegevens op en gebruik deze

Verbonden organisatiedata kan twee gerelateerde workflows ondersteunen:

• Records opslaan die mensen aanmaken of bijwerken via de app
• Werken met tabellen die je organisatie al gebruikt

De opzet kan per databron verschillen. Copilot Studio verzorgt het ondersteunde verbindingsproces en genereert de app-configuratie die nodig is om met de geselecteerde data te werken. Een verbonden tabel kan bestaande records bevatten en blijft nieuwe records van de app ontvangen.

Gebruik SharePoint-lijsten

Gebruik SharePoint-lijsten wanneer je app eenvoudige, lijstvormige teamdata nodig heeft. Afhankelijk van het ondersteunde previewscenario kan Copilot Studio de app verbinden met een bestaande lijst of nieuwe lijsten aanmaken op een SharePoint-site die je kunt gebruiken.

Copilot Studio kan vragen welke app-records je wilt opslaan, of je een bestaande SharePoint-site wilt gebruiken en bij welke site de lijsten horen. Het aanmaken of gebruiken van een verbinding kan je goedkeuring en toestemming voor de geselecteerde site en lijsten vereisen.

Gebruik gegevens uit bestaande Dataverse-tabellen

Gebruik Dataverse wanneer de app zou moeten werken met gestructureerde organisatiedata die je organisatie al beheert in een Power Platform-omgeving. In de preview verbindt Copilot Studio apps met bestaande Dataverse-tabellen.

Copilot Studio kan je vragen om een Dataverse-omgeving, tabel en verbinding te selecteren. Je moet toestemming hebben om de geselecteerde tabel te gebruiken en de bewerkingen uit te voeren die de app vereist.

Vergelijk SharePoint-lijsten en Dataverse

Zowel SharePoint-lijsten als Dataverse slaan organisatiegegevens op onder beheerdersbeheer, maar ze voldoen aan verschillende behoeften. Als beide opties beschikbaar zijn, gebruik dan de volgende vergelijking om de beste keuze te maken.

Na het verbinden van een SharePoint- of Dataverse-tabel bekijk je de Data en Connections van de app om te bevestigen welke bron deze gebruikt.

Verbind met andere bestaande tabellen

Als je organisatie al de data heeft die de app nodig heeft, vraag dan de agent om de app aan die bron te koppelen. Naast SharePoint en Dataverse kan een app werken met andere tabelbronnen die beschikbaar zijn in de omgeving, zoals Excel of SQL.

Dataverbindingen stellen een app in staat om rijen te lezen of te schrijven in een gestructureerde bron. De exacte opzet verschilt per bron, maar Copilot Studio begeleidt je bij het selecteren van de data en verbinding die de app moet gebruiken.

Leer over de verschillende manieren waarop een app een Excel- of CSV-bestand kan gebruiken in Work with Excel en CSV-bestanden. Andere tabelbronnen kunnen ook beschikbaar zijn. De beschikbaarheid hangt af van de omgeving van de app. Bekijk en test het resultaat voordat je de app publiceert, vooral wanneer gebruikers gegevens kunnen toevoegen, bijwerken of verwijderen.

Verander of ververs een dataverbinding

Als de bron, tabelstructuur of verbinding verandert, vraag dan de agent om de dataverbinding van de app bij te werken. Bekijk de bijgewerkte velden en test de app opnieuw voordat je publiceert. Vermijd het direct aanpassen van gegenereerde verbindingscode.

Beschikbaarheid van verbindingen en beheerdersbeleid

Apps kunnen gebruikmaken van databronnen en verbindingen die beschikbaar en toegestaan zijn in hun omgeving. Databeleid en andere beheerderscontroles bepalen welke bronnen en verbindingen beschikbaar zijn.

Copilot Studio-apps kunnen toegang hebben tot een subset van de bredere connectorcatalogus. Leer hoe beheerders connectors classificeren en controleren in Gegevensbeleid.

Een databron of verbinding kan om een van de volgende redenen niet beschikbaar zijn:

• Een beleid blokkeert het.
• De connectorcatalogus van de omgeving bevat deze niet.
• De vereiste verbinding bestaat niet.
• Je account heeft geen toestemming om het te gebruiken.
• De vereiste licentie is niet beschikbaar.

Neem contact op met je beheerder als je verwacht dat er een databron beschikbaar is, maar deze niet kunt selecteren of gebruiken.

Werk met Excel- en CSV-bestanden

Je kunt bestanden op verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van of je context wilt bieden, live data wilt verbinden of app-gebruikers een bestand wilt laten uploaden.

Voeg een bestand toe tijdens het maken van een app

Selecteer + in Chat om een bestand toe te voegen dat de agent meer context geeft. Een werkboek kan bijvoorbeeld de agent helpen de velden en informatie die de app moet tonen te begrijpen. Een bestand als context toevoegen creëert geen blijvende verbinding met dat bestand.

Maak verbinding met een Excel-tabel

Wanneer de Excel-connector beschikbaar is, kan Copilot Studio een app verbinden met een tabel in een Excel-werkboek. Deze verbinding gebruikt live data in plaats van een eenmalige bestandsbijlage. Het werkboek moet een gedefinieerde Excel-tabel bevatten, en de beschikbaarheid en rechten van connectoren blijven van toepassing.

Bestandsupload toevoegen aan een app

Copilot Studio kan ook een app-ervaring genereren waarbij een gebruiker een Excel- of CSV-bestand selecteert dat de app in de browser verwerkt. In dit scenario wordt het bestand ingevoerd in de lopende app. Het wordt niet automatisch een centraal gedeelde of continu gesynchroniseerde databron.

Begrijp identiteit en permissies

Apps benaderen verbonden data namens de ingelogde gebruiker.

Deze voorwaarde betekent:

• De app geeft iemand niet automatisch toegang tot data die ze anders niet zouden kunnen gebruiken.
• Verschillende gebruikers kunnen verschillende gegevens zien op basis van hun rechten.
• Een gebruiker moet mogelijk een verbinding aanmaken of ermee instemmen bij het eerste gebruik van de app.
• Een verbonden data-operatie kan mislukken als de gebruiker geen toestemming heeft om deze uit te voeren.

Test de app voordat je publiceert met een account dat rechten heeft die vergelijkbaar zijn met die van de beoogde gebruikers.

Bereid app-data voor voor publicatie

Een veelvoorkomende workflow is:

1. Beschrijf de app en bekijk de app-preview.
2. Verfijn de velden, schermen en acties door gebruik te maken van voorbeeld- of browser-lokale gegevens.
3. Verbind een organisatorische databron, of deze nu voor de app is geconfigureerd of al bestaat.
4. Bekijk de gegevens en verbindingen van de app.
5. Test met accounts die de beoogde gebruikers vertegenwoordigen.
6. Publiceer de app.
7. Deel de app en bevestig afzonderlijk dat de gebruikers toegang hebben tot de onderliggende gegevens.

Je kunt ook direct beginnen met bestaande organisatiedata als je al weet welke bron de app moet gebruiken.

Beheer verbindingen in je app

Wanneer een app samenwerkt met een organisatorische bron of een externe dienst, gebeurt dit via een connector — een vooraf gebouwde link naar een dienst zoals Outlook, SharePoint of Dataverse. Een verbinding is de geautoriseerde verbinding tussen je app en een van die connectoren. Connectoren zijn beschikbaar voor een breed scala aan Microsoft- en derdendiensten; om ze te bekijken, zie de connectorreferentie.

Je maakt geen verbindingen handmatig. Beschrijf wat je wilt dat de app doet, en Copilot Studio voegt de connector toe die de app nodig heeft. Bijvoorbeeld, het vragen van de app om een bericht te sturen wanneer een record wordt toegevoegd, is wat een verbinding met een mailconnector toevoegt. Om te verwijderen, vraag je simpelweg in de chat om de gevestigde verbinding te verwijderen.

Connecties beïnvloeden de mensen die je app gebruiken op de volgende manieren.

Als een connector die je verwacht niet beschikbaar is, is een beheerdersbeleid de meest voorkomende reden. Neem contact op met je beheerder om te achterhalen welke connectoren in jouw omgeving zijn toegestaan.

Bekijk de verbindingen in je app

Om te zien welke verbindingen je app gebruikt, selecteer je de appnaam in de commandobalk en selecteer je vervolgens Verbindingen. Elke verbinding vermeldt het icoon, de naam van de connector en een korte beschrijving van wat hij doet. Je kunt de lijst doorzoeken op naam of beschrijving.

Probleemoplossing voor data en verbindingen in je app

• Wijzigingen verdwijnen wanneer de app opnieuw laadt. De app kan voorbeelddata gebruiken of een andere tijdelijke databron. Bekijk de Data en Connections en vraag de agent om een organisatorische databron te koppelen.
• Data blijft na het verversen over, maar andere gebruikers kunnen het niet zien. De app gebruikt mogelijk browser-lokale opslag. Browser-lokale informatie wordt niet automatisch gedeeld tussen gebruikers, browsers of apparaten.
• Er is geen databron of verbinding beschikbaar. De databron kan onbeschikbaar zijn of geblokkeerd zijn in de omgeving. Bevestig dat de verbinding bestaat en dat het beheerderbeleid, de rechten en licenties dit toestaan.
• Een gebruiker kan de app openen maar de gegevens niet zien. Het openen van de app geeft geen toestemming voor de onderliggende data. Bevestig dat de gebruiker toegang heeft tot de SharePoint list, Dataverse-tabel, werkboek of andere bron en toestemming heeft gegeven voor eventuele benodigde verbinding.
• Wijzigingen aan een bijgevoegd bestand verschijnen niet in de app. Een bijgevoegd bestand biedt context voor het maken van de app, maar is niet automatisch een live verbinding. Verbind de Excel-tabel via een beschikbare connector als de app de huidige werkboekgegevens moet lezen.
• Een verbonden bron is veranderd, maar de app gebruikt nog steeds een oudere structuur. De gegenereerde verbinding moet mogelijk worden vernieuwd of opnieuw aangemaakt zodat de app het bijgewerkte schema kan gebruiken. Controleer de bron en verbinding voordat je de gegenereerde app-code handmatig aanpast.

Verwante gegevens

• Maak een app aan in Microsoft Copilot Studio
• Publiceer en deel een app in Microsoft Copilot Studio