Processen en gegevens voorbereiden

Voordat u de procesminingfunctie in Power Automate effectief kunt gebruiken, moet u het volgende begrijpen:

• Gegevensvereisten.
• Waar u logboekgegevens uit uw toepassing kunt ophalen.
• Hoe verbinding maken met een gegevensbron.

Hier is een korte video over het uploaden van gegevens voor gebruik met de procesminingfunctie:

Gegevensvereisten

Gebeurtenislogboeken en activiteitslogboeken zijn tabellen die in uw systeem zijn opgeslagen en waarin wordt gedocumenteerd wanneer een gebeurtenis of activiteit plaatsvindt. Activiteiten die u uitvoert in uw CRM-app (Customer Relationship Management), worden bijvoorbeeld opgeslagen als een gebeurtenislogboek in uw CRM-app. Als u het gebeurtenislogboek wilt laten analyseren via procesmining, zijn de volgende velden nodig:

• Zaak-id

  Case-id moet een instantie van uw proces vertegenwoordigen en is vaak het object waarop het proces wordt toegepast. Het kan een "patiënt-id" zijn voor een incheckproces bij een patiënt, een "ordernummer" voor een proces voor het indienen van een order of een "aanvraag-id" voor een goedkeuringsproces. Deze id moet aanwezig zijn voor alle activiteiten in het logboek.

• Activiteitsnaam

  Activiteiten zijn de stappen van uw proces en activiteitsnamen beschrijven elke stap. In een standaard goedkeuringsproces kunnen de activiteitsnamen 'aanvraag indienen', 'aanvraag goedgekeurd', 'aanvraag geweigerd' en 'aanvraag herzien' zijn.

• Begintijdstempel en eindtijdstempel

  Timestamps geven het exacte tijdstip aan waarop een gebeurtenis of activiteit heeft plaatsgevonden. Gebeurtenislogboeken hebben slechts één timestamp. Deze tijdstempel geeft de tijd aan waarop een gebeurtenis of activiteit heeft plaatsgevonden in het systeem. Activiteitenlogboeken hebben twee timestamps: een starttimestamp en een eindtimestamp. Deze tijdstempels geven het begin en einde van elke gebeurtenis of activiteit aan.

  U kunt uw analyse ook uitbreiden door optionele kenmerktypen op te nemen:

  • Resource

    Een menselijke of technische hulpbron die een specifieke gebeurtenis uitvoert.

  • Attribuut op gebeurtenisniveau

    Een analytisch kenmerk met een andere waarde voor elke gebeurtenis, zoals de afdeling die de activiteit uitvoert.

  • Attribuut op zaakniveau (eerste gebeurtenis)

    Een analytisch kenmerk met één waarde per geval, zoals het bedrag van een factuur in USD. Het gebeurtenislogboek dat u opneemt, hoeft echter niet dezelfde waarde te hebben voor alle gebeurtenissen in het geval. Het is mogelijk niet mogelijk om consistentie te garanderen bij het gebruik van incrementele gegevensvernieuwing. Power Automate Process Mining neemt de gegevens op zoals ze zijn, waarbij alle waarden uit het eventlog worden opgeslagen, maar gebruikt een mechanisme voor interpretatie van kenmerken op caseniveau om de kenmerken op caseniveau te verwerken.

    Met andere woorden, wanneer het kenmerk wordt gebruikt voor een specifieke functie waarvoor waarden op gebeurtenisniveau zijn vereist, zoals filteren op gebeurtenisniveau, gebruikt het product de waarden op gebeurtenisniveau. Wanneer een waarde op caseniveau nodig is, zoals voor een filter op caseniveau of een hoofdoorzaakanalyse, wordt de geïnterpreteerde waarde gebruikt, die wordt genomen uit de chronologische eerste gebeurtenis in het geval.

• Attribuut op zaakniveau (laatste gebeurtenis)

  Hetzelfde als Kenmerk op aanvraagniveau (eerste gebeurtenis), maar indien geïnterpreteerd op aanvraagniveau, wordt de waarde overgenomen van de chronologisch laatste gebeurtenis in de aanvraag.

• Financieel op gebeurtenis

  Een vaste kosten, opbrengst of numerieke waarde die wordt gewijzigd voor elke activiteit die wordt uitgevoerd, zoals koerierskosten. De financiële waarde wordt berekend als een som, gemiddelde, minimum of maximum van de financiële waarden voor elke gebeurtenis.

• Financieel per zaak (eerste gebeurtenis)

  Een analytisch kenmerk met één waarde per geval, zoals het bedrag van een factuur in USD. Het gebeurtenislogboek dat u opneemt, hoeft echter niet dezelfde waarde te hebben voor alle gebeurtenissen in het geval. Het is mogelijk niet mogelijk om consistentie te garanderen bij het gebruik van incrementele gegevensvernieuwing. Power Automate Process Mining neemt de gegevens ongewijzigd op en slaat alle waarden uit het gebeurtenislogboek op, maar gebruikt een mechanisme voor interpretatie van attributen op caseniveau om met de attributen op caseniveau te werken.

  Met andere woorden, wanneer het kenmerk wordt gebruikt voor een specifieke functie waarvoor waarden op gebeurtenisniveau zijn vereist, zoals filteren op gebeurtenisniveau, gebruikt het product de waarden op gebeurtenisniveau. Wanneer een waarde op caseniveau nodig is, zoals voor een filter op caseniveau of een hoofdoorzaakanalyse, wordt de geïnterpreteerde waarde gebruikt, die wordt genomen uit de chronologische eerste gebeurtenis in het geval.

• Financieel per case (laatste gebeurtenis)

  Hetzelfde als Financieel per aanvraag (eerste gebeurtenis), maar wanneer dit op aanvraagniveau wordt geïnterpreteerd, wordt de waarde genomen van de laatste gebeurtenis in chronologische volgorde in de aanvraag.

Waar logboekgegevens uit uw toepassing ophalen

De procesminingfunctie heeft gebeurtenislogboekgegevens nodig om procesmining te kunnen uitvoeren. Hoewel veel tabellen in de database van uw toepassing de huidige status van de gegevens bevatten, bevatten ze mogelijk geen historisch overzicht van de gebeurtenissen die zijn opgetreden. Dit is de vereiste indeling voor gebeurtenislogboeken. Gelukkig wordt deze historische record of logboek in veel grotere toepassingen vaak opgeslagen in een specifieke tabel. Veel Dynamics toepassingen bewaren deze record bijvoorbeeld in de tabel Activiteiten. Andere toepassingen, zoals SAP of Salesforce, hebben vergelijkbare concepten, maar de naam kan anders zijn.

In deze tabellen waarin historische records worden vastgelegd, kan de gegevensstructuur complex zijn. Mogelijk moet u de logboektabel samenvoegen met andere tabellen in de toepassingsdatabase om specifieke id's of namen te krijgen. Ook worden niet alle gebeurtenissen waarin u geïnteresseerd bent vastgelegd. Mogelijk moet u bepalen welke gebeurtenissen moeten worden bewaard of gefilterd. Als u hulp nodig hebt, neemt u contact op met het IT-team dat deze toepassing beheert voor meer informatie.

Verbinding maken met een gegevensbron

Het voordeel van rechtstreeks verbinding maken met een database is dat het procesrapport up-to-date blijft met de nieuwste gegevens uit de gegevensbron.

Power Query ondersteunt een grote verscheidenheid aan connectors waarmee de procesminingfunctie verbinding met gegevens kan maken en deze kan importeren vanuit de bijbehorende gegevensbron. Veelgebruikte connectoren zijn Tekst/CSV, Microsoft Dataverse en SQL Server-database. Als u een toepassing zoals SAP of Salesforce gebruikt, kunt u mogelijk verbinding maken met die gegevensbronnen via hun connectors. Zie Connectors in Power Query voor informatie over ondersteunde connectors en hoe u deze kunt gebruiken.

Probeer de mogelijkheid voor procesanalyse met de Text/CSV-connector

Een eenvoudige manier om de mogelijkheid voor procesanalyse uit te proberen, ongeacht waar uw gegevensbron zich bevindt, is het gebruik van de Text/CSV-connector. Mogelijk moet u samenwerken met uw databasebeheerder om een klein voorbeeld van het gebeurtenislogboek als CSV-bestand te exporteren. Wanneer u het CSV-bestand hebt, importeert u het in de procesanalysefunctie met behulp van de volgende stappen in het selectiescherm van de gegevensbron.

1. Maak op de startpagina van de procesminingfunctie een proces door Hier beginnen te selecteren.

2. Voer een procesnaam in en selecteer Maken.

3. Selecteer op het scherm Gegevensbron kiezen de optie Alle categorieën>Tekst/CSV.

4. Selecteer Bladeren in OneDrive. Mogelijk moet u zich verifiëren.

   

5. Upload uw gebeurtenislogboek door het pictogram Uploaden te selecteren in de rechterbovenhoek en selecteer vervolgens Bestanden.

   

6. Upload uw gebeurtenislogboek, selecteer uw bestand in de lijst en selecteer vervolgens Openen om dat bestand te gebruiken.

De Dataflow-connector gebruiken

Microsoft Power Platform biedt geen ondersteuning voor de gegevensstroomconnector. U kunt de bestaande gegevensstroom niet gebruiken als gegevensbron voor Power Automate Procesanalyse.

De Dataverse-connector gebruiken

Microsoft Power Platform biedt geen ondersteuning voor de Dataverse-connector. Maak er verbinding mee met behulp van de OData-connector. Hiervoor zijn nog enkele stappen vereist.

1. Zorg ervoor dat u toegang hebt tot de Dataverse-omgeving.

2. Haal de omgevings-URL op van de Dataverse-omgeving waarmee u verbinding wilt maken. Normaal ziet deze er zo uit:

   

   Zie De URL van uw Dataverse-omgeving zoeken voor meer informatie over het vinden van uw URL.

3. Selecteer OData in Power Query - Gegevensbronnen kiezen.

4. Typ in het URL-tekstvak api/data/v9.2 aan het einde van de URL, zodat deze er als volgt uitziet:

   

5. Selecteer onder Verbindingsreferenties de optie Organisatorisch account in het veld Verificatietype.

6. Selecteer Aanmelden en voer uw referenties in.

7. Selecteer Volgende.

8. Vouw de map OData uit. U ziet alle Dataverse-tabellen in die omgeving. De tabel Activiteiten wordt bijvoorbeeld activitypointers genoemd.

9. Schakel het selectievakje in naast de tabel die u wilt importeren en selecteer vervolgens Volgende.