Budżet — omówienie

Prawie każda firma korzystająca z funkcji Financials w Microsoft Dynamics 365 Finance musi tworzyć raporty dotyczące budżetu i wartości rzeczywistych. W tym artykule opisano minimalną konfigurację wymaganą do tworzenia budżetów w aplikacjach Finance and Operations lub importowania ich z programu zewnętrznego.

Overview

Zatwierdzany budżet dla jednostki prawnej jest utrzymywany w dokumencie znanym jako wpis rejestru budżetu. Wiersze w dokumencie wpisu rejestru budżetu są nazywane wpisami konta budżetu . Zawierają informacje o wymiarze finansowym, daty i kwoty zatwierdzonego budżetu. Dokument wpisu w rejestrze budżetu jest zintegrowany z podstawowymi raportami finansowymi i stronami zapytań, na których rzeczywiste kwoty księgi głównej są porównywane z kwotami budżetowymi.

Wpisy rejestru budżetu można utworzyć na kilka sposobów:

• Ręczne wprowadzanie informacji zawartych w dokumencie na stronie wpisów do rejestru budżetu.
• Użyj szablonu Microsoft Excel, który możesz otworzyć, wybierając przycisk Otwórz w programie Excel na stronie Wpisy rejestru budżetu.
• Używając jednostki danych zapisów na koncie budżetu w module zarządzania danymi w celu zaimportowania wpisów do rejestru budżetu. Rozważ użycie tej metody i włączenie parametru Przetwarzanie oparte na zestawach, gdy musisz zaimportować wiele wpisów konta budżetowego.
• Jeśli firma używa funkcji planowania budżetu w celu przygotowania danych budżetu, można użyć procesu okresowego Generowanie wpisu do rejestru budżetu.

Wpis rejestru budżetu jest uznawany za ukończony po zaktualizowaniu sald budżetowych. Na stronie Wpisy rejestru budżetu wybierz pozycję Aktualizuj salda budżetu dla wybranego wpisu rejestru budżetu lub wiele wpisów. Po zaktualizowaniu sald budżetu stan wpisu do rejestru budżetu zmienia się na Zakończono. Nie można ponownie otworzyć zakończonego wpisu rejestru budżetu do edycji. W związku z tym, jeśli musisz dostosować dane budżetu, musisz utworzyć nowy wpis rejestru budżetu zamiast poprawiać dane w wypełnionym wpisie rejestru budżetu.

Konfiguracja

Konfigurowanie budżetowania należy rozpocząć na stronie Parametry budżetowania. Na tej stronie należy utworzyć Arkusz budżetu, liczbę sekwencji dla wpisów do rejestru budżetu oraz domyślne zachowanie w obszarach roboczych.

Na stronie Parametry budżetu następujące pola są dostępne:

• Klucz alokacji- To pole określa sposób, w jaki ilość do zapisu na koncie budżetu jest przydzielana w prognozie przepływów pieniężnych.
• Użyj reguł dla przesunięć budżetowych— wybierz tę opcję, aby włączyć przesunięcia budżetowe.
• Wyświetl starsze zapytanie analizy budżetu — wybierz tę opcję, aby wyświetlić starsze zapytanie analizy budżetu.
• Domyślna struktura konta – zaznacz to pole wyboru, aby automatycznie wypełnić strukturę konta w rejestrze budżetowym na podstawie konta głównego. To pole wyboru jest dostępne, jeśli w module Zarządzanie funkcjami jest włączona funkcja Domyślna struktura konta we wpisie rejestru budżetu.
• Dziennik budżetu - Wybieranie nazwy arkusza asygnat budżetu. To pole jest dostępne, jeśli na stronie Parametry księgi głównej zaznaczono opcję Włącz przeznaczenie budżetu.

Następnie, jeśli zasady zarządzają zatwierdzeniem wpisów rejestru budżetu na podstawie typu budżetu (na przykład transferów lub poprawek), utwórz przepływy pracy wpisu rejestru budżetu na stronie Przepływy pracy budżetowania . Jeśli istnieją scenariusze, w których mogą występować przeniesienia bez konieczności zatwierdzania przepływów pracy, można zdefiniować reguły przeniesienia budżetu do obsługi tych scenariuszy.

Na stronie Wymiary budżetowania wybierz wymiary finansowe używane do budżetowania na podstawie wymiarów używanych na wykresie kont. Można wybrać wszystkie wymiary finansowe lub ich podzbiór dla budżetowania.

Należy określić model budżetu odnoszący się do wszystkich lub tylko wybranych budżetów. Można używać jednego modelu budżetu dla wszystkich wpisów do rejestru budżetu. Można również utworzyć oddzielne modele, które są oparte na typie budżetu, lokalizacji geograficznej lub innym sposobie klasyfikacji budżetu.

Należy utworzyć kody budżetu określające typ transakcji budżetu na potrzeby zapisywania wszelkich powiązanych przepływów pracy. Kody budżetu mogą obsługiwać następujące typy budżetu:

• Budżet pierwotny
• Przenoszenie
• Revision
• Przyszłe zobowiązanie wiążące
• Przyszłe zobowiązanie niewiążące
• Budżet przeniesiony na późniejszy okres

Kody budżetowe zapewniają ścieżkę audytu zatwierdzonych zmian budżetu w całym cyklu budżetowym. Jeśli skojarzysz przepływ pracy z kodem budżetu, przepływ pracy jest włączony dla wszystkich wpisów rejestru budżetu korzystających z tego kodu budżetu, a kroki przepływu pracy należy wykonać, zanim wpis rejestru budżetu będzie mógł osiągnąć etap Ukończono .

Można też dodatkowo skonfigurować reguły przeniesienia budżetu. Aby zastosować reguły przeniesienia budżetu, wybierz opcję Użyj reguł dla przeniesień budżetu na stronie Parametry budżetu. Jeśli są używane reguły transferu budżetu, jeśli użytkownik tworzy dokument przy użyciu kodu budżetu typu transferu , salda budżetu nie są aktualizowane, jeśli reguły transferu budżetu zostaną naruszone. Na przykład można zezwolić na dokumenty przeniesienia budżetu, w których budżet wydatków jest przenoszony między głównymi kontami działu sprzedaży i marketingu, ale może uniemożliwić przeniesienie budżetu z lub do tego działu, chyba że zatwierdzenie przepływu pracy zostanie przyznane dla tego typu wpisu konta budżetu.

Funkcje wprowadzone w Microsoft Dynamics 365 Finance w wersji 10.0.7 (styczeń 2020 r.) zapewniają możliwość i elastyczność wpisów rejestru budżetu. Aby włączyć te ulepszenia, przejdź do obszaru roboczego Zarządzanie funkcjami i wybierz pozycję Wpisy rejestru budżetu tylko dla ilości i/lub Wpisy rejestru budżetu dla domyślnego typu kwoty.

Funkcja Wpisy rejestru budżetu tylko dla ilości umożliwia zaksięgowanie wpisu rejestru budżetu zawierającego kwoty jako tylko ilości. Można na przykład zaksięgować wpis budżetu z ilością 32 i ceną równą zero, w wyniku czego kwota wyniesie zero. Ilości tej można następnie użyć w kontekście raportu finansowego w celu określenia ceny za ilość. W ramach tej funkcji nie zaktualizowano żadnych zapytań ani raportów; funkcja umożliwia po prostu opublikowanie wartości zero.

Funkcja Wpisy rejestru budżetu dla domyślnego typu kwoty pozwala, aby domyślny typ kwoty we wpisie rejestru budżetu był inny niż wydatek. Wiersz wpisu rejestru budżetu będzie teraz domyślnie ustawiany na wydatek, jeśli typem konta głównego jest wydatek; będzie domyślnie ustawiany na przychód, jeśli typem konta głównego jest przychód oraz będzie domyślnie ustawiany na wydatek dla wszystkich innych typów kont.

Korzystanie z obszarów roboczych i stron zapytania do śledzenia budżetu i wartości rzeczywistych

Menedżer budżetu może sprawdzić bieżący stan budżetu w obszarze roboczym Budżety i prognozy księgi. Karty Wydatki przekraczające budżet i Przychody poniżej budżetu zawierają szybki widok kombinacji wymiaru finansowego, gdzie cele budżetu nie zostały osiągnięte lub zbliżają się do progu. Można dostosować wartość procentowa progu budżetu i zestawy wymiarów finansowych, które są używane na tych kartach, klikając Konfiguruj mój obszar roboczy. Możesz wybrać Menedżerowie jednostek, aby zobaczyć pracowników, którzy odpowiadają za określone kombinacje wymiarów finansowych wybrane na tych zakładkach. Na przykład, jeśli zobaczysz, że budżet wydatków działu operacji przekracza próg, możesz łatwo znaleźć menedżera działu operacji i skontaktować się z nim w celu omówienia problemu.

Strona zapytań Budżet a wartości rzeczywiste pozwala przejść do szczegółów budżetu w porównaniu z wartościami rzeczywistymi. Wybierz wiersz na stronie zapytania, a następnie wybierz pozycję Salda okresu , aby wyświetlić budżet i rzeczywiste kwoty rozłożone w różnych okresach obrachunkowych. Strona Zapisów na koncie budżetu umożliwia przeglądanie szczegółowych kwot budżetu we wpisach do rejestru budżetu. Strona Zapisy w arkuszu finansowym otwiera transakcje księgi uwzględnione w obliczonej kwocie rzeczywistej.

Przedsiębiorstwo korzystające z funkcji Planowanie budżetu może tworzyć i używać prognoz budżetowych w obszarze roboczym Budżety i prognozy księgi głównej.