Śledź działania i zarządzaj nimi

Działania w Dynamics 365 Sales ułatwiają tworzenie silniejszych relacji z klientami przez utworzenie pełnego rekordu każdej interakcji. Podczas rejestrowania wiadomości e-mail, połączeń telefonicznych, spotkań i zadań twój zespół może zobaczyć pełny kontekst relacji z klientami, unikać duplikowania wysiłków i skuteczniej wykonywać działania.

Na przykład, podczas nagrywania rozmowy telefonicznej z potencjalnym klientem dotyczącej cen, te informacje są automatycznie dołączane do jego rekordu. Później, gdy współpracownik otworzy to samo konto potencjalnego klienta, zobaczy tę rozmowę i nie zmarnuje czasu, powtarzając tę samą rozmowę. System automatycznie zapisuje znaczniki czasu każdego działania i pokazuje, kto go utworzył, dzięki czemu twój zespół zawsze zna najnowszy stan.

Śledząc wszystkie interakcje klientów — każdą wiadomość e-mail, połączenie telefoniczne, zadanie i termin — tworzysz pełną historię, do której może się odwoływać cały zespół. To buduje zaufanie klientów i zapewnia, że żadna okazja nie zostanie pominięta.

Znajdź swoje działania

Znajdź swoje działania w obszarze Mojedziałania> na mapie witryny.

Wyświetlanie działań w widoku kanban, kalendarza, fokusu lub siatki tylko do odczytu

1. Na mapie witryny, wybierz Działania.

2. Na pasku poleceń wybierz pozycję Pokaż jako , a następnie wybierz typ widoku, który chcesz zobaczyć: Fokus, Kalendarz, Kanban lub Siatka tylko do odczytu.

   

Siatka Działanie obsługuje następujące typy widoków:

• Siatka tylko do odczytu. Wyświetla listę działań.
• Kalendarz. Pokazuje kalendarz zawierający listę zaplanowanych działań danego dnia i skojarzonych z nią transakcji.
• Skoncentrowany Przedstawia przefiltrowaną listę działań, które są dla Ciebie najbardziej istotne.
• Kanban. Pokazuje wizualną reprezentację działań sprzedaży w różnych stanach. Pozwala to na wyświetlenie stanu każdego działania w potoku i przeciągnięcie go w celu przeniesienia z jednego stanu do innego (np. Otwieranie, Ukończono, Anulowany, Zaplanowano). Więcej informacji: Korzystanie z działań w widoku Kanban

Zmień widok działań

Przełącz się między różnymi widokami, aby skoncentrować się na działaniach, które mają największe znaczenie. Możesz wyświetlać własne działania, działania zespołu lub filtrować według innych kryteriów.

1. Na mapie witryny w obszarze Moja praca wybierz pozycję Działania.

2. Z listy rozwijanej Widoki wybierz widok, do którego chcesz się przełączyć.

Filtrowanie listy działań

Przefiltruj listę działań, aby wyświetlić tylko te, które cię interesują. Możesz na przykład dodatkowo ograniczyć działania wyświetlane w widoku, używając filtru typu działania. Filtr typ działania zezwala na filtrowanie działań na podstawie typu, takiego jak wiadomość e-mail, zadanie, rozmowa telefoniczna itp.

Możesz również użyć filtra Termin wykonania, aby zobaczyć działania, które mają być wykonane w określonym czasie, takich jak działania które mają być wykonane dzisiaj lub wcześniej lub działań, które mają być wykonane w ciągu następnych siedmiu dni lub wcześniej.

Tworzenie i edytowanie nowego działania

Użytkownik może tworzyć niezależne działania, które nie są skojarzone z żadnym rekordem klienta lub sprzedaży. W tym celu na mapie witryny zaznacz pozycję Działania, a następnie na pasku poleceń wybierz pozycję Poczta e-mail, Rozmowa telefoniczna lub Zadanie, w zależności od tego, które działanie chcesz utworzyć.

Aby edytować istniejący rekord działania, otwórz działanie, wybierając jego tytuł.

Dodaj nowe działanie dla klienta

Najczęściej dodajesz działanie skojarzone z kontaktem, szansą sprzedaży, kontem lub innym typem rekordu, aby ułatwić śledzenie całej historii komunikacji z klientem. Możesz również dodać aktywność dla siebie.

W miarę jak relacja pomiędzy Twoją organizacją a klientem rozwija się, Ty oraz inne osoby z Twojego zespołu możecie przeglądać strumień aktywności, aby śledzić historię swoich interakcji z klientem. Możesz również uwzględnić działania w raportach, aby śledzić bieżący postęp.

Aby dodać działanie dla klienta:

1. Otwórz rekord konta klienta. Użyj szybkiego wyszukiwania na pasku nawigacyjnym, aby szybko znaleźć rekord.
2. Wybierz pozycję Powiązane>Działania.
3. Na stronie Działania wybierz typ Nowe działanie>Typ działania.
4. W okienku Szybkie tworzenie wprowadź niezbędne informacje, a następnie wybierz opcję Zapisz i zamknij.

Dodaj działanie dla siebie

Dodaj zadanie lub notatkę, jeśli potrzebujesz sam sobie przypomnieć o konieczności wykonania jakiejś czynności, jak zaplanowanie wizyty u lekarza czy udział w imprezie sportowej.

W przeciwnym razie, aby zachować historię interakcji z klientem, dodaj nowe działania skojarzone z rekordem klienta, aby te działania stały się częścią historii, którą mogą wyświetlać inne osoby w zespole.

Aby dodać aktywność dla siebie:

1. Na mapie witryny w obszarze Moja praca wybierz pozycję Działania.
2. Na pasku poleceń wybierz typ działania, które chcesz dodać, na przykład Zadanie lub Wiadomość e-mail.
3. Wypełnij pola, a następnie wybierz przycisk Zapisz i zamknij.

Dołącz dokument

Możesz dołączać dokumenty, arkusze kalkulacyjne, obrazy i tylko dowolny typ pliku do wiadomości e-mail i notatek.

Aby dołączyć dokument do wiadomości e-mail:

1. Otwórz formularz wiadomości e-mail.
2. Na pasku poleceń wybierz Dołącz plik.
3. Wyszukaj i wybierz plik, który chcesz dołączyć.
   Wybrany plik zostanie wyświetlony w okienku Załącznik.

Aby dołączyć dokument do notatki:

1. W okienku Oś czasu wybierz + a następnie wybierz Notatka.
2. Dodaj notatkę i wybierz ikonę załącznika przed przyciskiem Dodaj notatkę.
3. Wyszukaj i wybierz plik, który chcesz dołączyć.
   Wybrany plik zostanie wyświetlony nad przyciskiem Dodaj notatkę.

Oznaczanie działania jako ukończonego

Po wykonaniu połączenia z kimś, ukończeniu zadania, wysłaniu wiadomości e-mail lub udaniu się na spotkanie, oznacz to działanie jako ukończone.

1. Otwórz aktywność.

2. Na pasku poleceń wybierz Oznacz jako zakończone.

   

Oznacz kilka działań jako wykonane w tym samym czasie

1. Na liście działań zaznacz wszystkie działania, które chcesz oznaczyć jako ukończone.
2. Na pasku poleceń wybierz Oznacz jako zakończone.

Najważniejsze wskazówki dotyczące działań

Poniżej zamieszczamy pewne wskazówki dotyczące używania działań w sposób najkorzystniejszy dla organizacji:

• Dodaj działanie dla każdej interakcji z klientem. Upewnij się, że historia klienta zawiera rekord każdego procesu komunikacji z nim.

• Użyj właściwego typu działania dla akcji. Może się wydawać kuszące wpisanie nowej notatki z treścią: "Wysłano wiadomość e-mail z potwierdzeniem ceny" lub "Zadzwoniono do klienta, aby omówić ich sprawę serwisową." Jednak należy dodać czynność typu e-mail lub rozmowa telefoniczna, aby śledzić tego rodzaju działania, a notatki zostawić na bardziej ogólne zapisy.

• Dodaj również działania dla siebie. Możesz śledzić własne przypisania, zdarzenia i notatki bez kojarzenia tych działań z klientem.

  Użyj polecenia Utwórz na pasku nawigacyjnym. Znajdź te działania na liście sortując w kolumnie Dotyczy, która jest pusta, aby poinformować, że działanie nie jest skojarzone z rekordem klienta.

• Pamiętaj, że działania są "zestawione" pod związanymi z nimi rekordami. Załóżmy, że chcesz otrzymać przypomnienie o konieczności przeprowadzenia kolejnych czynności z Cecil Langer, czyli kontaktem skojarzonym z kontem, Wingtip Toys. Należy dodać działanie zadania do rekordu kontaktu dla Cecila (nie dla klienta, Wingtip Toys).

  W ten sposób Twoje zadanie zostanie "zestawione" automatycznie pod kontem, a Ty jako użytkownik oraz inne osoby należące do zespołu będziecie widzieli zadanie patrząc na kontakt oraz patrząc na konto dla Wingtip Toys. Wiedzą, że masz wszystko pod kontrolą.

Nie możesz znaleźć funkcji w swojej aplikacji?

Istnieje kilka możliwości:

• Nie masz wymaganej licencji na korzystanie z tej funkcji. Sprawdź tabelę porównawczą i przewodnik licencyjny, aby zobaczyć, które funkcje są dostępne z twoją licencją.
• Nie masz wymaganej roli zabezpieczeń, aby korzystać z tej funkcji.
  • Aby skonfigurować lub ustawić funkcję, musisz mieć role administracji i dostosowywania
  • Aby korzystać z funkcji związanych ze sprzedażą, musisz mieć Podstawowe role sprzedaży
  • Niektóre zadania wymagają określonych ról funkcjonalnych.
• Administrator nie włączył tej funkcji.
• Organizacja używa niestandardowej aplikacji. Skontaktuj się z administratorem, aby poznać dokładne kroki. Kroki opisane w tym artykule są specyficzne dla domyślnych aplikacji Sales Hub i Sales Professional.

Informacje pokrewne

Praca nad działaniami w widoku Kanban