Automatyzowanie przetwarzania faktur dostawcy za pomocą usług Power Automate i AI Builder

Usługa Power Automate i narzędzie AI Builder mogą być używane do automatyzacji kompleksowego przetwarzania faktur od dostawców z formatów e-fakturowania opartych na języku XML (Extensible Markup Language). Takie podejście umożliwia organizacjom weryfikowanie i integrowanie danych faktur z systemami Dynamics 365 Finance lub innymi systemami planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) z minimalną interwencją ręczną.

Wykres architektury

Workflow

Ta architektura automatyzuje pełny przepływ pracy przetwarzania faktur:

1. Wyzwalacz wiadomości e-mail: nowa wiadomość e-mail pojawia się w wyznaczonej udostępnionej skrzynce odbiorczej z załącznikiem XML zawierającym szczegóły faktury (identyfikator dostawcy, numer faktury, data, kwota, elementy wiersza).

2. Wyodrębnianie danych XML: usługa Power Automate wyodrębnia załącznik XML i analizuje je przy użyciu wyrażeń XML w celu pobrania pól faktur.

3. Weryfikacja danych: przepływ pracy weryfikuje wyodrębnione dane pod wieloma kryteriami:

   • Weryfikacja istnienia dostawcy w usłudze Dynamics 365
   • Walidacja formatu numeru faktury
   • Wykrywanie typów dokumentów
   • Weryfikacja obliczania kwoty
   • Jednostka walidacji miary (na podstawie kraju/regionu)
   • Walidacja formatu daty

4. Przekształcanie danych: przepływ pracy mapuje wyodrębnione pola XML na schemat encji Dynamics 365, konwertuje daty na format International Organization for Standardization (ISO) 8601, przekształca kwoty na liczby dziesiętne, a elementy wiersza przygotowuje jako tablice.

5. Integracja z usługą Dynamics 365: przepływ pracy tworzy zweryfikowane dane faktury jako oczekujący rekord faktury dostawcy w aplikacjach finansowych i operacyjnych usługi Dynamics 365 przy użyciu łącznika Dataverse lub łącznika usługi Dynamics 365.

6. Obsługa błędów: jeśli jakikolwiek krok zakończy się niepowodzeniem, przepływ rejestruje błąd, wysyła powiadomienie do zespołu finansowego, przenosi wiadomość e-mail do folderu zakończonego niepowodzeniem i uniemożliwia wprowadzanie niekompletnych faktur w usłudze Dynamics 365.

Powiadomienie o powodzeniu: Po pomyślnym utworzeniu przepływ pracy wysyła komunikaty usługi Teams do kanału finansowego, aktualizuje listę śledzenia i przenosi przetworzoną wiadomość e-mail do folderu archiwum z numerem referencyjnym faktury usługi Dynamics 365.

Szczegóły scenariusza

Ten przypadek użycia opiera się na podejściu firmy do ustanowienia niezawodnego, bezpiecznego i konserwowalnego procesu integrowania faktur dostawców z systemem ERP przy jednoczesnym zminimalizowaniu nakładu pracy ręcznej.

Wyzwanie biznesowe

Międzynarodowa firma otrzymuje duże ilości faktur dostawców w formacie XML z Peru (SUNAT CPE/UBL–Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria Comprobante de Pago Electrónico/Universal Business Language), z Chile (SII DTE–Servicio de Impuestos Internos Documento Tributario Electrónico) i z Meksyku (SAT CFDI–Servicio de Administración Tributaria Comprobante Fiscal Digital por Internet).

Ręczne pobieranie, interpretowanie i kluczowanie tych plików XML do usługi Dynamics 365 (lub dowolnego systemu ERP) jest powolne, podatne na błędy i nie wymusza spójnie lokalnych reguł fakturowania elektronicznego. Zespoły muszą również uzgodnić dane XML z plikami PDF i zweryfikować dane referencyjne dostawcy oraz numer identyfikacji podatkowej (TIN).

Rozwiązanie

Zaimplementuj wzorzec pozyskiwania faktur XML oparty na usłudze Power Automate, który:

• Monitoruje udostępnione skrzynki e-mail działu rozrachunków w dostawcami (AP) w zależności od kraju/regionu, wyodrębnia załączniki XML i PDF i przekierowuje je do procesu automatyzacji.

• Analizuje kod XML każdego kraju/regionu w znormalizowanym schemacie wewnętrznym, w tym nagłówek, wiersze, podatki, strony, klucze, takie jak identyfikator UUID (Universally Unique Identifier) lub folio.

• Stosuje weryfikację kraju/regionu, taką jak formaty identyfikatorów podatkowych, typ dokumentu, sumy, podatki i obowiązkowe tagi, przed utworzeniem oczekujących faktur dostawców w usłudze Dynamics 365.

• Tworzy ujednolicony dziennik inspekcji w programie SharePoint lub usłudze Dataverse i dołącza oryginalny kod XML i plik PDF do dokumentu ERP w celu długoterminowego przechowywania.

Składniki

Te usługi i technologie automatyzują pozyskiwanie faktur, przetwarzanie, walidację i integrację z aplikacjami finansowymi i operacyjnymi usługi Dynamics 365.

Usługi poczty e-mail i przepływu pracy

Przepływy w chmurze usługi Power Automate organizują cały potok przetwarzania faktur. Przepływy w chmurze mogą być uruchamiane na żądanie — na przykład w przypadku odebrania wiadomości e-mail z załącznikami faktur — co czyni je idealnym mechanizmem wyzwalacza automatycznego pozyskiwania faktur.

Wyodrębnianie i przetwarzanie danych

Polecenie AI wyodrębnia referencję zamówienia zakupu (PO) i identyfikator UUID z faktur PDF, jeśli nie są obecne w formacie XML. Klasyfikuje również typ faktury w niektórych scenariuszach. Alternatywnie możesz użyć modelu przetwarzania dokumentów narzędzia AI Builder w zależności od wymagań.

Integracja z systemem ERP

Oczekujące faktury od dostawcy są tworzone w aplikacjach dynamics 365 finance and operations. Architektura używa natywnego łącznika usługi Dynamics 365 do interakcji z jednostkami danych finansów i operacji usługi Dynamics 365, takimi jak jednostki związane z fakturami dostawcy.

Integracja i walidacja danych

• Listy programu SharePoint służą jako podstawowa warstwa danych na potrzeby rejestrowania faktur i śledzenia wyjątków.

• Tabele wirtualne Microsoft Dataverse umożliwiają płynną integrację z aplikacjami Dynamics 365 Finance and Operations.

Powiadomienia i monitorowanie

• Usługa Microsoft Teams udostępnia powiadomienia w czasie rzeczywistym personelowi finansowemu na podstawie wyników przetwarzania faktur.

• Program Outlook/Exchange Online wyzwala powiadomienia o przepływie pracy i niepowodzeniu. Zapewnia również organizację poczty e-mail za pośrednictwem zarządzania folderami.

Considerations

Te rozważania wdrażają filary Power Platform Well-Architected, zestaw zasad przewodnich, które poprawiają jakość obciążenia. Dowiedz się więcej w Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Izolacja błędów: użyj zakresów try-catch w usłudze Power Automate, aby oddzielnie obsługiwać błędy analizowania, błędy walidacji i problemy z integracją usługi Dynamics 365. Zapobiega to zablokowaniu całej partii przez jeden błąd.

• Wykrywanie idempotentne: użyj kombinacji numeru faktury i numeru identyfikacyjnego dostawcy (RFC), aby zapobiec duplikacji przesyłania do Dynamics 365 w przypadku ponownego dostarczenia wiadomości e-mail.

• Mechanizmy rezerwowe: użyj folderów zapasowych poczty e-mail i ręcznych systemów kolejek na potrzeby faktur, których nie można przetworzyć automatycznie. Takie podejście gwarantuje, że żadne faktury nie zostaną utracone.

• Rejestrowanie dwuwarstwowe: użyj podstawowego programu SharePoint i pomocniczego powiadomienia e-mail, aby zapewnić widoczność wyjątków, nawet jeśli rejestrowanie zakończy się niepowodzeniem.

• Zasady ponawiania: użyj domyślnej obsługi limitu czasu (5-minutowy limit czasu dla akcji) z przekierowaniem zakresu instrukcji „catch” do obsługi wyjątków.

Zabezpieczenia

• Kontrola dostępu: ogranicz skrzynkę odbiorczą poczty e-mail, bibliotekę programu SharePoint i konto usługi Dynamics 365 do autoryzowanego personelu.

• Ochrona danych: Upewnij się, że załączniki XML zawierające poufne dane dostawcy są przetwarzane bezpiecznie. Zaimplementuj szyfrowanie dla poufnych pól, takich jak informacje o koncie bankowym, jeśli są obecne na fakturach.

• Zgodność: Upewnij się, że wszystkie przetwarzanie faktur jest zgodne z przepisami finansowymi, takimi jak zgodność z przepisami Sarbanes-Oxley Act (SOX), zgodność z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług (GST)/Zharmonizowany podatek od sprzedaży (HST) oraz inne lokalne przepisy podatkowe, wdrażając zasady weryfikacji zgodne z wymaganiami prawnymi.

• Konto usługi: użyj minimalnych uprawnień (ODCZYT dla VendorsV2/UnitsOfMeasure; UTWÓRZ tylko w tabelach faktur).

Doskonałość operacyjna

• Standaryzacja: wymagaj, aby wszyscy dostawcy używali spójnych formatów schematu XML, aby uprościć analizowanie logiki. Nadaj dostawcom szablony XML, aby zapewnić zgodność.

• Dokumentacja: Tworzenie elementów Runbook na potrzeby typowych scenariuszy błędów, rozwiązywania problemów z formatem XML i zmian konfiguracji usługi Dynamics 365. Dokumentowanie wszystkich wyrażeń i używanych reguł walidacji.

• Proces pomocy technicznej: Trenowanie zespołów pomocy technicznej działu finansowego i IT na temat diagnozowania błędów przepływu przy użyciu historii uruchamiania usługi Power Automate, znajdowania błędów w dziennikach i wykonywania ręcznych procedur odzyskiwania.

• Zarządzanie zmianami: oceń wszystkie zmiany logiki analizowania, reguł walidacji i mapowań usługi Dynamics 365 w środowisku deweloperskim przed wdrożeniem produkcyjnym. Użyj kontroli wersji dla eksportów przepływów usługi Power Automate.

Wydajność operacyjna

• Tryb wsadowy: gdy trzeba przetworzyć więcej niż 200 faktur dziennie, przełącz się na zaplanowany przepływ, który działa co 15 minut, zamiast używać wyzwalacza dla wiadomości e-mail.

• Optymalizacja: Monitoruj czas trwania przebiegu przepływu i czas analizowania. W przypadku złożonych struktur XML zoptymalizuj wyrażenia, aby zminimalizować obciążenie przetwarzania. Zaimplementuj buforowanie dla wyszukiwań dostawców, aby uniknąć nadmiarowych zapytań usługi Dynamics 365.

• Ograniczanie łącznika: pamiętaj o usługach limitach usługi Power Automate. W przypadku dużych woluminów zaimplementuj mechanizmy kolejkowania przy użyciu tabel usługi Dataverse.

• Skalowalność: wraz ze wzrostem liczby faktur przejdź od wyzwalaczy uruchamianych dla każdej wiadomości e-mail do przetwarzania wsadowego. Użyj zaplanowanych przepływów, które przetwarzają wiele faktur równolegle, korzystając z pętli Zastosuj do każdego z ustawieniami współbieżności.

Optymalizacja doświadczeń

• Samoobsługa: użytkownicy finansowi mogą ręcznie ponowić nieudane faktury przy użyciu przycisku usługi Power Apps (bez zależności IT).

• Przezroczystość: pulpit nawigacyjny programu SharePoint pokazuje stan kolejki przetwarzania; Usługa Power BI udostępnia szczegółową analizę.

• Wyczyść powiadomienia: Format wiadomości e-mail ze strukturą z sekcjami: Podsumowanie, Załączniki, Szczegóły błędu, Zalecana akcja.

• SLA docelowe: 95 procent zautomatyzowanych faktur przetworzonych w ciągu dwóch godzin od momentu otrzymania wiadomości e-mail.

Odpowiedzialna sztuczna inteligencja

• Sprawiedliwość: Trenowanie niestandardowych modeli promptów z wykorzystaniem różnorodnych danych, aby zminimalizować stronniczość.

• Niezawodność i bezpieczeństwo: ciągłe monitorowanie danych wyjściowych sztucznej inteligencji w celu zapewnienia ich dokładności i możliwości działania. Człowiek w pętli przegląda anomalie i wyjątki.

• Prywatność i bezpieczeństwo: upewnij się, że dane przetwarzane przez procesy związane z wywoływaniem przez AI są zgodne z obowiązującymi przepisami dotyczącymi prywatności.

• Inkluzywność: obsługa przetwarzania dokumentów w wielu językach. Człowiek może przejrzeć dokument, jeśli AI Builder ma problemy z interpretacją informacji.

• Przejrzystość: wszystkie dane wyjściowe AI są identyfikowalne, a dzienniki są dostępne do audytu.

• Odpowiedzialność: użyj przeglądu z pętlą z udziałem człowieka, aby zapewnić odpowiedzialność za krytyczne decyzje.

Następne kroki

• Przejrzyj i dostosuj wymagania dotyczące schematu XML z społecznością dostawców.
• Planowanie wdrożenia pilotażowego z dwoma do trzech głównych dostawców.
• Konfigurowanie środowiska testowego pod kątem testów akceptacyjnych użytkowników i walidacji.
• Zaplanuj sesje transferu wiedzy z zespołem AP.
• Ustanów cele umowy dotyczącej poziomu usług (SLA) na potrzeby przetwarzania faktur, takie jak automatyzacja 95 procent faktur w ciągu dwóch godzin.
• Planowanie fazy 2 w celu uwzględnienia innych typów dokumentów (PO, paragonów, notatek kredytowych).

Contributors

Microsoft utrzymuje ten artykuł. Następujący współautorzy napisali ten artykuł.

Główni autorzy:

• Pratik Kasat, architekt techniczny

Powiązane zasoby

Platforma Power Platform:

• Przepływy w chmurze Power Automate
• Tworzenie monitu niestandardowego
• Użyj monitu w Power Automate

Dynamics 365:

• Dokumentacja aplikacji dynamics 365 finance and operations
• Omówienie jednostek danych
• Łącznik usługi Dynamics 365

Zgodności:

• Specyfikacje CFDI
• SUNAT Peru
• Dobrze zaprojektowana architektura Power Platform