Gerenciar o aplicativo Aprovações no Microsoft Teams

Visão geral das Aprovações

O aplicativo Aprovações está disponível como um aplicativo pessoal para todos os usuários do Microsoft Teams. O aplicativo Aprovações oferece uma maneira simples de levar auditoria, conformidade, responsabilidade e fluxos de trabalho para Aprovações estruturadas e não estruturadas em Equipes.

Os usuários podem fixar o aplicativo Aprovações para salvá-lo na barra de menus.

A primeira aprovação criada a partir do aplicativo Aprovações aciona o provisionamento da solução de Aprovação no ambiente padrão do Microsoft Dataverse. As aprovações criadas a partir do aplicativo Aprovações são armazenadas no ambiente padrão do Microsoft Dataverse.

Este artigo descreve os requisitos e as funções do aplicativo Aprovações.

Pré-requisitos

Aqui estão os pré-requisitos para implantar o aplicativo Aprovações:

• Permissões para criar um banco de dados do Microsoft Dataverse.

• Uma conta no powerautomate.microsoft.com.

• Função de administrador no ambiente de destino.

• Licença do Power Automate, Microsoft 365 ou Dynamics 365.

• A licença do Microsoft Forms é necessária para que os usuários configurem novos modelos de aprovação.

Para usar o aplicativo Aprovações, você precisa de uma licença do Power Automate e sua conta é adicionada automaticamente à função Usuário de Aprovações no ambiente de destino em sua primeira atribuição de aprovação.

Armazenamento com o Microsoft Dataverse

O Common Data Model (CDM) é a linguagem de dados compartilhada usada por aplicativos analíticos e de negócios no Microsoft Dataverse. Ele consiste em um conjunto de esquemas de dados extensíveis padronizados publicados pela Microsoft e por nossos parceiros que permitem a consistência dos dados e seu significado em aplicativos e processos empresariais. Saiba mais sobre o dados comuns do Microsoft Power Platform.

Saiba mais sobre o fluxo de trabalho aprovação.

As aprovações criadas a partir de um modelo ainda armazenam dados no Microsoft Dataverse, como título, detalhes, ID do modelo e muito mais. As respostas enviadas na solicitação de aprovação são armazenadas em Formulários. Saiba mais sobre o armazenamento de dados do Microsoft Forms.

Os modelos com escopo orgânico compartilham o mesmo tempo de vida do locatário e os modelos com escopo de equipe compartilham o mesmo tempo de vida da equipe. Portanto, excluir permanentemente a equipe exclui os modelos relacionados.

As aprovações do Viva Amplify não interagem com os formulários. As aprovações armazenam seus dados em tabelas do Dataverse no Power Platform.

Permissões do aplicativo Aprovações do Teams

O aplicativo Aprovações Teams permite que você acesse os seguintes recursos:

• Receba mensagens e dados que você fornece a ela.

• Enviar mensagens e notificações.

• Renderizar aplicativos pessoais e caixas de diálogo sem um header fornecido pelo Teams.

• Acesse suas informações de perfil, como nome, endereço de email, nome da empresa e idioma preferido.

• Receba mensagens e dados que os membros da equipe fornecem a ela em um canal.

• Enviar mensagens e notificações em um canal.

• Acesse as informações da sua equipe:

  • Nome da equipe
  • Lista de canais
  • Lista (nomes e endereços de email dos membros da equipe)

• Use as informações da equipe para contatá-los.

Para saber mais, confira a guia Permissões do aplicativo Aprovações no Centro de administração do Teams.

Permissões do modelo de aprovação

• Todos os proprietários de equipe podem criar um modelo de aprovação para equipes que possuem.

• Quando um administrador cria um modelo para toda a organização pela primeira vez, ele cria automaticamente um novo grupo do Microsoft Entra para todos os administradores do locatário, incluindo os administradores globais e de serviço do Teams. Esses administradores são adicionados como proprietários do grupo, para que possam cogerenciar modelos organizacionais. Os administradores que são novos na organização após a criação da equipe precisam ser adicionados manualmente como proprietários do grupo para que tenham as mesmas permissões para gerenciar modelos em toda a organização.

Desabilitar o aplicativo Aprovações

O aplicativo Aprovações está disponível por padrão. Você pode desabilitar o aplicativo no Centro de administração do Teams.

1. Entre no Centro de administração do Teams.

2. Vá para Aplicativos do Microsoft Teams>Gerenciar aplicativos.

3. Procure o aplicativo Aprovações.

   

4. Selecione Aprovações.

5. Selecione o alternância para desabilitar o aplicativo em sua organização.

   

Fixar Aprovações no Teams

Use a experiência de aplicativo de linha de frente personalizada para fixar Aprovações e outros aplicativos ao Teams

A experiência personalizada do aplicativo de linha de frente no Teams fixa os aplicativos mais relevantes no Teams para usuários que têm uma licença F. Aplicativos fixados incluem Aprovações, Walkie Talkie, Tarefas e Turnos. Por padrão, esse recurso está ativado, oferecendo aos funcionários de linha de frente uma experiência pronta para uso, adaptada às necessidades deles.

Os aplicativos são fixados na barra de aplicativos - a barra na lateral do cliente da área de trabalho do Teams e na parte inferior dos clientes móveis do Teams - onde os usuários podem acessá-los de forma rápida e fácil.

Para saber mais, incluindo como funciona a experiência com políticas de aplicativo definidas, consulte Personalizar aplicativos do Teams para seus funcionários de linha de frente.

Use uma política de configuração de aplicativo para fixar Aprovações ao Teams

As políticas de configuração de aplicativos permitem que você personalize o Teams para fixar aplicativos que são mais importantes para seus usuários em seus usuários.

Para fixar o aplicativo Aprovações para seus usuários, você pode editar a política global (Padrão em toda a organização) ou criar e atribuir uma política personalizada na política de configuração do aplicativo. Para saber mais, consulte Usar políticas de configuração de aplicativo para fixar e instalar aplicativos automaticamente para usuários.

Política de retenção

As aprovações criadas a partir do aplicativo Aprovações são armazenadas no ambiente padrão do Microsoft Dataverse, que não dá suporte a backups no momento. Saiba mais sobre como fazer backup e restaurar ambientes - Power Platform.

Os administradores podem definir políticas de retenção personalizadas para dados armazenados em tabelas do Dataverse. Para saber mais, consulte Visão geral da retenção de dados de longo prazo do Dataverse.

Os dados armazenados no Forms não serão excluídos até que os proprietários da equipe os limpem na guia Formulários excluídos no aplicativo Web do Microsoft Forms.

Políticas de Acesso Condicional

As aprovações oferecem suporte à Avaliação Contínua de Acesso (CAE). Com o CAE, você pode configurar qualquer política de acesso condicional para impedir que qualquer usuário, aplicativo ou serviço acesse alguns recursos. Depois que a política for definida, o Microsoft Entra ID rejeitará quando a entidade selecionada solicitar tokens desse recurso específico.

Limitações de dados

Cada equipe pode conter no máximo 400 modelos de aprovação e cada modelo pode coletar no máximo 50.000 solicitações com base na capacidade atual do Microsoft Forms.

Auditoria

O aplicativo Aprovações registra eventos de auditoria no portal do Microsoft Purview. Você pode exibir o log de auditoria.

1. Entre no portal do Microsoft Purview.

2. No painel esquerdo, selecione Auditoria.

3. Em Atividades, escolha as atividades que deseja pesquisar em Atividades de aprovação do Microsoft Teams.

   Você pode procurar as seguintes atividades:

   • Nova solicitação de aprovação criada

   • Detalhes exibidos da solicitação de aprovação

   • Solicitação de aprovação aprovada

   • Solicitação de aprovação rejeitada

   • Solicitação de aprovação cancelada

   • Solicitação de aprovação compartilhada

   • Arquivo anexado à solicitação de aprovação

   • Solicitação de aprovação reatribuida

   • Assinatura eletrônica adicionada à solicitação de aprovação

   • Detalhes exibidos da solicitação de assinatura eletrônica

   • Solicitação de assinatura eletrônica revisada

   • Solicitação de assinatura eletrônica cancelada

   • Criar um novo modelo

   • Editar um modelo existente

   • Habilitar/desabilitar um modelo

   • Modelo exibido

Para obter acesso a mais aprovações de auditoria no Power Automate, habilite e configure a auditoria no ambiente padrão para as entidades de aprovação principais: Aprovação, Solicitação de Aprovação e Resposta de Aprovação. Operações de criação, atualização e exclusão são eventos auditáveis para registros de Aprovação.

Saiba mais sobre como auditar dados e atividades do usuário para segurança e conformidade e registro de atividades de aplicativos orientados por modelos e dados de aplicativos do Microsoft.

Segurança

No aplicativo Aprovações de Equipes, os usuários têm acesso para criar novas Aprovações e exibir Aprovações que enviaram e receberam. Os usuários não terão acesso às Aprovações criadas por outras pessoas, a menos que sejam respondentes ou visualizadores da solicitação.

Integração de assinatura eletrônica de aprovações

Para usar o recurso de assinatura eletrônica do aplicativo Aprovações, você precisa de uma licença para o provedor de assinatura eletrônica específico que deseja usar. Para obter uma licença para sua organização, você precisará acessar o site do provedor.

Habilitar ou desabilitar provedores de assinatura eletrônica

Você pode usar o centro de administração do Teams para controlar quais provedores de assinatura eletrônica de terceiros estão disponíveis para seus usuários no aplicativo Aprovações. Por padrão, os provedores de assinatura eletrônica são habilitados no aplicativo Aprovações. Ao desabilitar um provedor de assinatura eletrônica, seus usuários não terão acesso a esse provedor quando criarem aprovações. Seus usuários também não poderão exibir solicitações de assinatura eletrônica que foram criadas usando esse provedor.

1. No painel à esquerda do Centro de administração do Teams, acesse Aplicativos do Teams>Gerenciar aplicativos.

2. Procure o aplicativo Aprovações e selecione-o.

3. Vá para a guia Configurações e siga um ou mais destes procedimentos:

   • Para ativar ou desativar o Adobe Sign, alterne a alternância para Ativado ou Desativado.
   • Para ativar ou desativar o DocuSign, alterne o botão para Ativado ou Desativado.

4. Selecione Enviar.

As aprovações de assinatura eletrônica criadas a partir do aplicativo Aprovações são armazenadas no ambiente de nuvem do provedor selecionado. Para exportar dados sobre assinaturas eletrônicas, você precisará acessar o site do provedor. Para obter mais informações sobre armazenamento, exportação e retenção de contratos de assinatura eletrônica, consulte a documentação do provedor.

Aprovações - Integração com o Aplicativo Pai

Os professores e administradores que usam o Teams para Educação podem usar o Aplicativo Pai para atualizar as informações de contato dos pais dos alunos da turma.

Os administradores podem usar o aplicativo aprovações para exibir e aprovar ou rejeitar a solicitação gerada pelos professores para atualizar as informações de contato dos pais adequadamente. Depois que o administrador aprovar essa solicitação, os novos detalhes de contato serão refletidos no aplicativo dos pais e permitirão que os professores se comuniquem com os pais.

Perguntas frequentes

Pergunta: Como o professor rastreia o status da solicitação de aprovação?

O professor deve navegar até o aplicativo Aprovações dentro do Teams. Selecione Filtro Enviado> e pesquise a solicitação de aprovação do título para atualizar os detalhes dos pais/responsáveis. Isso permite uma exibição de todas as solicitações enviadas de atualizações das informações pai.

Pergunta: Quanto tempo leva para que os novos detalhes de contato sejam refletidos no aplicativo pai?

Depois que o administrador aprovar a solicitação, novos detalhes de contato deverão estar disponíveis após 60 minutos.

Fornecer comentários ou relatar problemas

Para nos enviar comentários ou relatar um problema, selecione Configurações e mais (...) no Teams e escolha Ajudar>a fornecer comentários. Insira seus comentários ou detalhes sobre o problema que você está enfrentando. Indicar que você está enviando comentários sobre Aprovações no início do relatório para que possamos identificar facilmente os problemas relacionados ao aplicativo Aprovações.