Itens parcialmente indexados na Descoberta Eletrônica

Quando você seleciona Incluir itens parcialmente indexados, as pesquisas de Descoberta Eletrônica incluem automaticamente itens parcialmente indexados nos resultados estimados da pesquisa. Itens parcialmente indexados são itens de caixa de correio do Exchange e documentos em sites do SharePoint e do OneDrive que não foram completamente indexados para pesquisa. No Exchange, um item parcialmente indexado normalmente contém um arquivo (de um tipo de arquivo que não pode ser indexado) anexado a uma mensagem de email.

Os motivos a seguir explicam por que os itens não podem ser indexados para pesquisa e são retornados como itens parcialmente indexados:

• O tipo de arquivo não é reconhecido ou não tem suporte para indexação.

• As mensagens têm um arquivo anexado que não pode ser aberto; Esse problema é a causa mais comum de itens de email parcialmente indexados.

• O tipo de arquivo é compatível com a indexação, mas ocorreu um erro de indexação com um arquivo específico.

• Muitos arquivos anexados a uma mensagem de email.

• Um arquivo anexado a uma mensagem de email é muito grande.

• Um arquivo foi criptografado com tecnologias que não são da Microsoft.

• Um arquivo anexado a uma mensagem de email é criptografado com um rótulo de confidencialidade do Microsoft Purview que aplica criptografia. O Exchange não indexa o conteúdo do anexo, mesmo que o anexo possa ser descriptografado durante a exportação.

• Um arquivo está protegido por senha.

Para investigações legais, sua organização pode ser obrigada a examinar itens parcialmente indexados. Você pode especificar se deseja incluir itens parcialmente indexados ao exportar os resultados da pesquisa ou ao adicionar resultados da pesquisa a um conjunto de revisão.

Tipos de arquivo não indexados para pesquisa

Determinados tipos de arquivos, como arquivos Bitmap (.bmp) ou MP3 (.mp3), não contêm conteúdo que possa ser indexado. Os servidores de indexação de pesquisa no Exchange e no SharePoint não executam indexação de texto completo nesses tipos de arquivos. Esses tipos de arquivo são considerados tipos de arquivo sem suporte. Também há tipos de arquivo para os quais a indexação de texto completo está desabilitada, por padrão ou por um administrador. Os tipos de arquivo sem suporte e desabilitados são rotulados como itens não indexados em pesquisas.

Para obter uma lista de formatos de arquivo com suporte e desabilitados, consulte os seguintes artigos:

• Exchange: formatos de arquivo indexados pela Pesquisa do Exchange
• Exchange: Get-SearchDocumentFormat
• SharePoint: extensões de nome de arquivo rastreadas padrão e tipos de arquivo analisados no SharePoint

Mensagens e documentos com tipos de arquivo parcialmente indexados retornados nos resultados da pesquisa

Nem todas as mensagens de email com um anexo de arquivo parcialmente indexado ou todo documento do SharePoint parcialmente indexado são retornados automaticamente como um item parcialmente indexado. Isso ocorre porque outras propriedades de mensagem ou documento, como a propriedade Subject em mensagens de email e as propriedades Title ou Author para documentos, são indexadas e estão disponíveis para pesquisa. Por exemplo, uma pesquisa de palavra-chave para itens de retorno financeiro com um anexo de arquivo parcialmente indexado se essa palavra-chave aparecer no assunto de uma mensagem de email ou no nome ou título de arquivo de um documento. No entanto, se a palavra-chave aparecer apenas no corpo do arquivo, a mensagem ou o documento será retornado como um item parcialmente indexado.

Da mesma forma, mensagens com anexos de arquivo parcialmente indexados e documentos de um tipo de arquivo parcialmente indexado são incluídos nos resultados da pesquisa quando outras propriedades de mensagem ou documento, que são indexadas e pesquisáveis, correspondem aos critérios de pesquisa. Propriedades de mensagem indexadas para pesquisa incluem datas enviadas e recebidas, remetente e destinatário, o nome do arquivo de um anexo e o texto no corpo da mensagem. Propriedades do documento indexadas para pesquisa incluem datas criadas e modificadas. Portanto, mesmo que um anexo de mensagem possa ser um item parcialmente indexado, a mensagem será incluída nos resultados da pesquisa regular se o valor de outras propriedades da mensagem ou do documento corresponder aos critérios de pesquisa.

Para obter uma lista de propriedades de email e documento que você pode pesquisar usando ferramentas de Descoberta Eletrônica no portal do Microsoft Purview, consulte Consultas de palavra-chave e condições de pesquisa para Descoberta Eletrônica.

Itens parcialmente indexados incluídos nos resultados da pesquisa

Sua organização pode precisar identificar e analisar itens parcialmente indexados para determinar o que são, o que contêm e se são relevantes para uma investigação específica. Se você selecionar Incluir itens parcialmente indexados, os itens parcialmente indexados nos locais de conteúdo pesquisados serão automaticamente incluídos nos resultados estimados da pesquisa. Dependendo da configuração específica selecionada, você pode controlar se deseja incluir itens parcialmente indexados em locais com ocorrências de pesquisa indexadas, itens parcialmente indexados em locais sem ocorrências de pesquisa indexadas ou ambos. Você também pode incluir esses itens parcialmente indexados ao exportar resultados de pesquisa ou adicionar itens a conjuntos de revisão.

Lembre-se dos seguintes pontos sobre itens parcialmente indexados:

• Quando você executa uma pesquisa de Descoberta Eletrônica, o número total e o tamanho dos itens parcialmente indexados do Exchange (retornados pela consulta de pesquisa) aparecem na exibição de estatísticas de pesquisa e são rotulados como itens parcialmente indexados. As estatísticas sobre itens parcialmente indexados não incluem itens parcialmente indexados em sites do SharePoint ou contas do OneDrive.

• Se você exportar resultados de uma pesquisa de locais de conteúdo específicos ou de todos os locais de conteúdo em sua organização, somente os itens não indexados dos locais de conteúdo que contêm itens correspondentes aos critérios de pesquisa serão exportados. Em outras palavras, se nenhum resultado de pesquisa for encontrado em uma caixa de correio ou em um site, os itens não indexados nessa caixa de correio ou nesse site não serão exportados. A razão para esse comportamento é que exportar itens parcialmente indexados de muitos locais na organização pode aumentar a probabilidade de erros de exportação e o tempo necessário para exportar e baixar os resultados da pesquisa.

  Para exportar itens parcialmente indexados de todos os locais de conteúdo para uma pesquisa, configure a pesquisa para retornar todos os itens (removendo todas as palavras-chave da consulta de pesquisa) e, em seguida, exporte apenas itens parcialmente indexados ao exportar os resultados da pesquisa (selecionando itens parcialmente indexados em Selecionar itens para incluir em suas opções de exportação).

• Se você optar por incluir todos os itens de caixa de correio nos resultados da pesquisa ou se uma consulta de pesquisa não especificar palavras-chave ou especificar apenas um intervalo de datas, os itens parcialmente indexados talvez não sejam copiados para o arquivo PST que contém os itens parcialmente indexados. Esse comportamento ocorre porque todos os itens, incluindo quaisquer itens parcialmente indexados, são incluídos automaticamente nos resultados da pesquisa regular.

• Não é possível visualizar itens parcialmente indexados. Para exibir itens parcialmente indexados retornados pela pesquisa, você precisa exportar os resultados da pesquisa.

  Além disso, quando você exporta resultados de pesquisa e inclui itens parcialmente indexados na exportação, os itens parcialmente indexados de itens do SharePoint são exportados para uma pasta chamada Não rastreável. Quando você exporta itens parcialmente indexados do Exchange, eles são exportados de forma diferente, dependendo se os itens parcialmente indexados corresponderam à consulta de pesquisa e à configuração das definições de exportação.

• A tabela a seguir mostra o comportamento de exportação de itens indexados e parcialmente indexados e se cada um está incluído nas diferentes definições de configuração de exportação.

  Exportar configuração	Itens indexados que correspondem à consulta de pesquisa	Itens parcialmente indexados que correspondem à consulta da pesquisa	Itens parcialmente indexados que não correspondem à consulta de pesquisa
  Exportar somente itens indexados	Exported	Exportado (incluído com os itens indexados exportados)	Não exportado
  Exportar apenas itens parcialmente indexados	Não exportado	Exportados (como itens parcialmente indexados)	Exportados (como itens parcialmente indexados)
  Exportar itens indexados e parcialmente indexados	Exported	Exportado (incluído com os itens indexados exportados)	Exportados (como itens parcialmente indexados)

Localizações e a opção "em localizações sem resultados de pesquisa"

Ao incluir itens parcialmente indexados em uma exportação (ou adicioná-los a um conjunto de revisão), você também pode optar por excluir itens parcialmente indexados em locais sem ocorrências de pesquisa. O entendimento do que localização significa nesta opção determina o que sua exportação contém.

Um local na Descoberta Eletrônica é um dos:

• Uma única caixa de correio do Exchange Online ou
• Um único site do SharePoint Online ou do OneDrive for Business.

Um local não é uma pasta, um prefixo de URL, uma biblioteca de documentos do SharePoint ou qualquer subconjunto de uma caixa de correio ou site definido por uma condição KQL (Linguagem de Consulta Kusto). A menor unidade em que o filtro de local de índice parcial opera é a caixa de correio inteira ou o site inteiro.

O que a opção faz

As condições de KQL não restringem itens parcialmente indexados

Os itens parcialmente indexados são retornados com base no estado do índice do local, não se o item corresponde à sua consulta KQL. Se sua consulta usa um caminho, URL, padrão de nome de arquivo ou outra restrição de propriedade (por exemplo, DocumentLink:"https://contoso.sharepoint.com/sites/Finance/Subfolder/*"), os itens parcialmente indexados de qualquer lugar no site correspondente ainda podem aparecer na exportação. Eles não são avaliados em relação à restrição.

Se você precisar filtrar itens parcialmente indexados por KQL, selecione Executar indexação avançada em itens parcialmente indexados no momento da exportação. A indexação avançada reindexa os itens para que suas condições KQL se apliquem a eles.

Pesquisas em um único local

Se o seu escopo for uma única caixa de correio ou um único site, a opção Excluir itens parcialmente indexados em locais sem ocorrências de pesquisanão terá efeito:

• Se o local retornar pelo menos uma ocorrência indexada, ele será considerado responsivo e todos os seus itens parcialmente indexados serão incluídos.
• Se o local não retornar ocorrências indexadas, nenhum item de qualquer tipo será exportado desse local.

Para escopos de local único, espere o conjunto completo de itens parcialmente indexados do local sempre que você incluir itens parcialmente indexados na exportação ou usar a indexação avançada para aplicar suas condições KQL.

Exemplo

Uma pesquisa do SharePoint com escopo para um único site usa a consulta DocumentLink:"https://contoso.sharepoint.com/sites/Project/Subfolder/*" e inclui itens parcialmente indexados na exportação. Dois resultados são garantidos:

1. Os itens indexados na exportação estão limitados ao Subfolder/* caminho (aplica-se a condição KQL).
2. Os itens parcialmente indexados na exportação incluem todos os itens parcialmente indexados em todo sites/Project o site, não apenas Subfolder/* (o KQL não se aplica a itens parcialmente indexados e o local é todo o site).

Para restringir itens parcialmente indexados à mesma subpasta, habilite Executar indexação avançada em itens parcialmente indexados.

As configurações de tempo de pesquisa e tempo de exportação são independentes

A pesquisa e a exportação de Descoberta Eletrônica são trabalhos separados. As escolhas de item parcialmente indexadas que você faz em cada um deles são independentes:

Se você definir a inclusão de índice parcial na pesquisa, mas desmarcá-la na exportação, a exportação não conterá itens parcialmente indexados, independentemente do que as estatísticas da pesquisa mostraram. Se você desmarcá-lo na pesquisa, mas defini-lo na exportação, a exportação conterá itens parcialmente indexados de acordo com as configurações da caixa de diálogo de exportação. Sempre confirme o comportamento do índice parcial na etapa de exportação.

Intervalos de datas e exclusão de itens parcialmente indexados

Em pesquisas de Descoberta Eletrônica, você não pode usar um intervalo de datas para excluir itens parcialmente indexados dos resultados em uma consulta de pesquisa. As estatísticas de pesquisa incluem itens parcialmente indexados que estão fora de um intervalo de datas e você as inclui ao exportar itens parcialmente indexados. Na Descoberta Eletrônica com suporte a recursos premium, você pode adicionar itens parcialmente indexados a um conjunto de revisão e, em seguida, filtrá-los em um conjunto de revisão antes da exportação. Como alternativa, use a funcionalidade de indexação avançada (um recurso premium da Descoberta Eletrônica) para garantir que esses itens parcialmente indexados sejam reindexados para comparar com o intervalo de datas especificado e evitar que um grande volume de dados seja exportado.

Para obter mais informações sobre limites de indexação para mensagens de email, consulte Limites na Descoberta Eletrônica.

Avaliar itens parcialmente indexados em sua organização

Depois de executar uma pesquisa de Descoberta Eletrônica, você poderá ver o número total e o tamanho de itens parcialmente indexados nos locais pesquisados nas estatísticas de resultados da pesquisa. As estatísticas detalhadas para a pesquisa mostram essas informações.

Alguns fatores afetam o número de itens parcialmente indexados que aparecem nos resultados da pesquisa:

• Se um item for parcialmente indexado e corresponder à consulta de pesquisa, o item será incluído na contagem e no tamanho dos itens de resultados de pesquisa e dos itens parcialmente indexados. No entanto, quando você exporta os resultados dessa mesma pesquisa, o item é incluído apenas no conjunto de resultados da pesquisa e não é incluído como um item parcialmente indexado.
• As estatísticas detalhadas para a pesquisa não incluem itens parcialmente indexados localizados nos sites do SharePoint e do OneDrive na estimativa de itens parcialmente indexados. No entanto, ao exportar os resultados de uma pesquisa de Descoberta Eletrônica, você pode incluir itens parcialmente indexados na exportação. Por exemplo, se você pesquisar apenas sites, o número estimado de itens parcialmente indexados será zero.

Para entender a exposição da sua organização a itens parcialmente indexados, execute uma pesquisa por todo o conteúdo em todas as caixas de correio ou em um subconjunto representativo de caixas de correio usando uma consulta de palavra-chave em branco.

No exemplo a seguir, há 1.629.904 (146,46 GB) itens totalmente indexados e 10.025 (10,27 GB) itens parcialmente indexados.

Você pode determinar a porcentagem de itens parcialmente indexados usando os seguintes cálculos.

Para calcular a proporção de itens parcialmente indexados em sua organização:

(Total number of partially indexed items/Total number of items) x 100

(10025/1629904) x 100 = 0.62%

Usando os resultados da pesquisa do exemplo anterior, 0,62% de todos os itens de caixa de correio são parcialmente indexados.

Para calcular a porcentagem do tamanho dos itens parcialmente indexados em sua organização:

(Size of all partially indexed items/Size of all items) x 100

(10.27 GB/146.46 GB) x 100 = 7.0%

No exemplo anterior, 7% do tamanho total dos itens de caixa de correio vem de itens parcialmente indexados. A maioria dos clientes tem menos de 1% de conteúdo por volume e menos de 12% de conteúdo por tamanho parcialmente indexado.

Para obter uma avaliação adicional de quais tipos de conteúdo compõem itens parcialmente indexados para sua organização, selecione Itens parcialmente indexados para incluir no relatório de item de exportação ou na exportação geral para uma investigação mais aprofundada.

Mais informações sobre itens parcialmente indexados

• Como as propriedades da mensagem e do documento e seus metadados são indexados, uma pesquisa de palavra-chave pode retornar resultados se essa palavra-chave aparecer nos metadados indexados. No entanto, essa mesma pesquisa de palavra-chave poderá não retornar o mesmo item se a palavra-chave só aparece no conteúdo de um item com um tipo de arquivo sem suporte. Nesse caso, o item é retornado como um item parcialmente indexado.

• Se um item parcialmente indexado corresponder aos critérios de consulta de pesquisa, ele será incluído nos resultados da pesquisa. No entanto, ela não é incluída com itens parcialmente indexados quando você exporta resultados de pesquisa.

• Embora um tipo de arquivo tenha suporte para indexação e esteja indexado, erros de indexação ou pesquisa podem fazer com que um arquivo seja retornado como um item parcialmente indexado. Por exemplo, pesquisar um arquivo grande do Excel pode ser parcialmente bem-sucedido (porque os primeiros 4 MB são indexados), mas falha porque o limite de tamanho do arquivo foi excedido. Nesse caso, é possível que o mesmo arquivo seja retornado com os resultados da pesquisa e como um item parcialmente indexado.

• Files criptografados com tecnologias de criptografia da Microsoft, incluindo rótulos de confidencialidade do Microsoft Purview que aplicam criptografia, se comportam de maneira diferente dependendo do local:

  • Anexos de Email: o Exchange não indexa anexos criptografados. As pesquisas de palavra-chave não correspondem ao conteúdo dentro desses anexos e são retornadas como itens parcialmente indexados. No entanto, se a própria mensagem de email corresponder aos critérios de pesquisa (por exemplo, o assunto ou o remetente), a mensagem será incluída nos resultados da pesquisa. Você pode descriptografar anexos criptografados durante a visualização e exportação.
  • Pastas do SharePoint e arquivos do OneDrive: Files criptografados com tecnologias de criptografia da Microsoft são parcialmente indexados.
  • Para garantir que os anexos criptografados sejam capturados, inclua itens parcialmente indexados ao exportar resultados de pesquisa ou adicionar resultados a um conjunto de revisão. Use conjuntos de revisão para analisar o conteúdo descriptografado após a coleta.

• Email criptografados com S/MIME são parcialmente indexados. Essa limitação inclui mensagens criptografadas com ou sem anexos de arquivo.

• Email protegidas usando o Azure Rights Management são indexadas e incluídas nos resultados da pesquisa se corresponderem à consulta de pesquisa. Mensagens de email protegidas por direitos são descriptografadas e podem ser visualizadas e exportadas. Essa funcionalidade requer que você receba a função Descriptografar RMS, que é atribuída por padrão ao grupo de funções do Gerenciador de Descoberta Eletrônica.

• Não use retenções baseadas em consulta para tratar de itens criptografados ou parcialmente indexados. A retenção baseada em consulta com consultas que incluem condições além de datas, participantes ou tipos de itens, como palavras-chave ou caminhos, pode não ser aplicável a esses itens. Há o risco de que a retenção não seja aplicada conforme o esperado. Para garantir a cobertura, limite as condições de retenção baseadas em consulta apenas para intervalos de datas, participantes e tipos de item ou aplique uma retenção baseada em localização. Para obter mais informações, consulte Criar uma retenção de Descoberta Eletrônica.