Personalizar o que acontece no final do período de retenção

Descrição do serviço Microsoft Purview

Ao configurar um rótulo de retenção para reter itens por um período específico, você especifica a ação a ser executada no final desse período de retenção. Você pode escolher entre as ações internas de excluir permanentemente o item, rotular novamente o item, desativar o rótulo e iniciar uma revisão de disposição.

No entanto, se você escolher a opção de executar um fluxo do Power Autom, essa configuração de rótulo dará suporte a ações personalizadas, como:

• Enviar uma notificação por email a um gerente de registros ou à pessoa que criou ou modificou um documento pela última vez
• Mover um item de documento para um local do SharePoint onde você armazena registros centralmente

Você também pode selecionar as ações específicas do rótulo de conformidade do Microsoft 365 para rotular novamente o item ou excluí-lo permanentemente:

Por exemplo, um fluxo pode mover o item, rotulá-lo novamente e enviar uma notificação por email.

As ações também permitem a integração com outros aplicativos e serviços. Por exemplo, você pode ter outra solução que inicie seu próprio processo de revisão de disposição personalizado quando uma notificação por email for recebida. Ou seu fluxo adiciona uma nova entrada em uma tabela e essa alteração inicia automaticamente um procedimento de gerenciamento de registros existente.

Está fora do escopo deste artigo documentar todas as maneiras pelas quais você pode configurar um fluxo e integrar-se a outras soluções. No entanto, para saber mais sobre o Power Automate, consulte Introdução ao Power Automate e Visão geral dos fluxos da nuvem. Neste artigo, você aprende sobre:

• Visão geral do uso de rótulos de retenção com um fluxo do Power Automate
• Limites
• Dependência do Power Automate
• Como configurar um rótulo de retenção para executar um fluxo do Power Automate
• Quando o fluxo é disparado

Visão geral do uso de rótulos de retenção com um fluxo do Power Automate

Os processos a seguir mostram a visão geral de alto nível de como os rótulos de retenção funcionam com um fluxo do Power Automate:

No Power Automate, crie um fluxo de nuvem automatizado do zero que usa o gatilho Quando um item atingir o final do período de retenção. Em seguida, adicione uma ou mais etapas e especifique as operações que executam as ações de sua escolha.

Em seguida, no portal do Microsoft Purview, crie um novo rótulo de retenção com a seguinte configuração:

• Reter o item por um período de tempo especificado
• No final do período de retenção, execute o fluxo que você acabou de criar

Aplique o rótulo usando um dos seguintes métodos:

• Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos
• Aplicar um rótulo de retenção automaticamente ao conteúdo

Quando o período de retenção expirar, o fluxo configurado será executado.

Adicione resiliência ao seu fluxo

Embora seja opcional, recomendamos que você sempre adicione a ação Disparar uma nova instância do fluxo se um item não puder ser localizado antes Renomear um item no final da retenção e Excluir um item no final da retenção.

Essa ação adicional é necessária para arquivos que você move ou renomeia depois que uma instância do fluxo é disparada, mas suas ações de conformidade especificadas não são concluídas. Sem ele, um arquivo renomeado ou movido resulta na falha do fluxo porque não consegue encontrar o arquivo.

Embora renomear e mover arquivos após uma instância do fluxo ser disparada seja uma ocorrência incomum, adicionar essa ação recomendada melhora a confiabilidade das ações de conformidade bem-sucedidas porque o caminho atual e o nome do arquivo são recuperados automaticamente pouco antes da execução das ações selecionadas.

Limitações para este cenário

• Você deve criar um novo rótulo de retenção para executar um fluxo no final do período de retenção. Você não pode editar um rótulo de retenção existente para essa configuração.

• Por padrão, a conta que cria o fluxo do Power Automate deve ser a mesma conta que cria o rótulo de retenção. Se você compartilhar o fluxo no Power Automate, as pessoas com quem você o compartilha também poderão selecionar o fluxo ao criar um rótulo de retenção.

• No Power Automate, você deve usar a opção Meus fluxos para criar o fluxo. Atualmente, não há suporte para a criação de um fluxo em Soluções .

• Se você selecionar a ação renomear no fluxo, o rótulo de retenção selecionado como substituto não poderá ser configurado para marcar o item como um registro regulatório. Ele pode ser configurado para marcar o item como um registro ou não marcar o item como um registro.

• Se o fluxo escolhido usar um tipo de ambiente diferente de Padrão, você deverá usar o PowerShell para criar o rótulo de retenção e usar o parâmetro FlowId .

Dependência do Power Automate

O Power Automate é um serviço de fluxo de trabalho que automatiza ações em aplicativos e serviços. Específico para executar um fluxo do Power Automate no final do período de retenção:

• Você deve ter um plano do Power Automate que inclua conectores premium, separado do seu plano de conformidade do Microsoft 365.
• O fluxo do Power Automate deve ser um fluxo de nuvem automatizado que você cria do zero e configura para usar o gatilho Quando um item atinge o final do período de retenção.

Para obter mais informações sobre como usar e configurar os fluxos de nuvem automatizados dependentes, consulte a Documentação do Microsoft Power Automate.

Como configurar um rótulo de retenção para executar um fluxo do Power Automate

1. No portal do Microsoft Purview, crie um novo rótulo de retenção com seu nome e configurações preferenciais. Para obter mais informações, consulte Usar o plano de arquivo para criar e gerenciar rótulos de retenção.

2. Para esse cenário, conclua as seguintes etapas:

   1. Na página Definir configurações de etiqueta , selecione Reter itens indefinidamente ou por um período específico e especifique o período de retenção.

   2. Na página Escolha o que acontece após o período de retenção , selecione Executar um fluxo do Power Automate e, em seguida, Selecione um fluxo:

      

   3. No painel de submenu Selecionar um fluxo do Power Automate , você verá todos os fluxos de nuvem automatizados que você criou (ou que alguém compartilhou com você) e que têm o gatilho Quando um item atinge o final do período de retenção .

      Selecione o fluxo desejado e conclua a configuração para criar o rótulo de retenção.

Um rótulo de retenção pode ser configurado para apenas um fluxo do Power Automate, mas o mesmo fluxo pode ser usado por mais de um rótulo de retenção.

Quando o fluxo é disparado

Assim como pode levar até sete dias para aplicar automaticamente um rótulo de retenção ou exibi-lo para que você possa aplicá-lo, você deve aguardar até sete dias após o período de expiração antes que o fluxo do Power Automate seja disparado. O início do fluxo pode levar algumas horas.

Para as ações de conformidade do Microsoft 365 de excluir e rotular novamente, aguarde até sete dias para que essas ações sejam concluídas. Específico para ações de exclusão do Exchange e de conformidade do Microsoft 365, aguarde até 14 dias.

Tanto o fluxo em si quanto as ações de conformidade do Microsoft 365 no fluxo são enfileirados para que, se houver atrasos de rede ou serviço, o fluxo e as ações sejam repetidos automaticamente.

Os princípios de retenção ainda se aplicam aos rótulos de retenção configurados para executar um fluxo no final do período de retenção, em que um item sempre é retido pelo período mais longo se houver um conflito com uma ou mais políticas de retenção. No entanto, o fluxo é sempre acionado no final do período de retenção do rótulo.

Próximas etapas

Para ajudar você a rastrear os rótulos de retenção com esta configuração:

• Monitorar rótulos de retenção
• Usar a Pesquisa de Conteúdo para localizar todo o conteúdo com um rótulo de retenção específico
• Ações de retenção de Auditoria

Para confirmar se não há falhas ou erros em seu fluxo, acesse o dashboard do Power Automate, selecione Meus fluxos e, em seguida, selecione seu fluxo para revisar o histórico de execução de 28 dias.