Visão geral da coautoria no SharePoint Server

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Audiência: profissionais de TI

A coautoria no SharePoint Server permite que vários usuários trabalhem em um documento, a qualquer momento, sem interferir nas alterações uns dos outros. A coautoria remove as barreiras para a colaboração de documentos baseados em servidor. Esse recurso ajuda as organizações a evitar várias versões não intencionais de documentos, reduzindo a necessidade de compartilhar anexos. Esse recurso não requer nenhuma configuração de servidor extra e é o estado padrão para documentos armazenados no SharePoint Server. Você consegue trabalhar em coautoria usando as mesmas ferramentas e tecnologias que já são usadas para gerenciar o SharePoint.

O Office fornece funcionalidade de coautoria para o Word, o PowerPoint, o OneNote e o Visio. Se você tiver o SharePoint Server configurado para usar o Servidor de Aplicativos Web do Office, os usuários também poderão trabalhar em coautoria em documentos nos Aplicativos Web do Word, PowerPoint, Excel e OneNote.

Funcionalidade de coautoria no SharePoint Server

Em uma colaboração tradicional, os documentos são compartilhados através de anexos de email. O rastreamento de versões e a edição por vários autores é difícil e demorada para os usuários. Os sistemas de email precisam lidar com o armazenamento de várias cópias do mesmo documento, sem mencionar o aumento do tráfego de rede conforme porque os documentos são enviados repetidamente.

O armazenamento de documentos para colaboração no SharePoint reduz esses problemas: fornecendo acesso consistente a versões atualizadas de documentos, permitindo que os usuários rastreiem versões anteriores e centralizando o gerenciamento. Armazenar um único documento, ao invés de vários anexos, também reduz a sobrecarga de rede e armazenamento.

Mas essa solução não foi perfeita. Quando um autor tem um documento aberto, outros autores não podem trabalhar nele. Esquecer de fechar um documento ou marcar-lo pode bloquear outros usuários indefinidamente, o que pode exigir ajuda do departamento de TI para corrigir.

A coautoria no SharePoint Server resolve esses problemas ao possibilitar que vários usuários trabalhem em um documento, a qualquer momento, sem interferir nas alterações uns dos outros. Esta abordagem simplifica vários cenários de colaboração de documentos comuns. Por exemplo:

• Dois ou mais autores trabalham em diferentes partes de um documento composto. Enquanto um autor trabalha na parte A do documento, outro autor pode trabalhar na parte B, sem interromper o trabalho do outro.

• Vários autores trabalham em um slide show composto. Cada autor adiciona slides à apresentação e os edita, em vez de trabalhar em apresentações separadas e tentar mesclá-las mais tarde.

• Um documento é enviado a vários especialistas e partes interessadas, e cada um deles fornece algumas edições ou acréscimos. Nenhuma edição do usuário é perdida, porque todos estão trabalhando em um documento central armazenado no servidor.

Noções básicas sobre a experiência do usuário final de coautoria no SharePoint Server

A coautoria é fácil de usar do ponto de vista do usuário final. Quando um usuário deseja trabalhar em um documento no Word, PowerPoint, OneNote, Visio ou em um dos Office Web Apps Web, ele é aberto no SharePoint Server, como de costume. Se outro usuário já está com o documento aberto, ambos podem editar o documento ao mesmo tempo. Uma exceção a isso é que os usuários só podem trabalhar em coautoria no Excel Web App se todos usarem o Excel Web App para acessar a pasta de trabalho. Se alguém usar o Excel (o aplicativo cliente) para acessar a pasta de trabalho, a coautoria no Excel Web App será desativada para essa pasta de trabalho enquanto ela estiver aberta no aplicativo cliente.

Quando um usuário salva um documento do Word, PowerPoint ou Word, outros usuários atuais são notificados de que há novas edições. Estes usuários podem atualizar sua exibição imediatamente para ver as alterações ou continuar seu trabalho e atualizar posteriormente para ver as edições. O PowerPoint Web App e o Excel Web App salvam automaticamente para que os usuários possam exibir as alterações automaticamente. Os autores veem o trabalho uns dos outros e todos sabem quem está trabalhando no documento. As ferramentas de controle de versão e acompanhamento do SharePoint Server protegem o documento para que os autores possam reverter alterações indesejadas. Quando o Skype for Business está disponível, os usuários veem o status online de outros coautores e iniciam conversas de mensagens instantâneas sem sair do documento.

No OneNote e no OneNote Web App, blocos de anotações compartilhados permitem que os usuários compartilhem anotações sem problemas. Quando um usuário edita uma página do bloco de anotações, essas edições são sincronizadas automaticamente com outros usuários desse bloco de anotações, de modo que todos tenham um conjunto completo de anotações. As edições feitas por vários usuários na mesma página são exibidas automaticamente para uma colaboração quase em tempo real. O controle de versão e outros recursos compartilhados no OneNote permitem que os usuários revertam edições, mostrem quais edições são novas e determinem quem fez uma edição específica.

O aplicativo cliente Excel não oferece suporte à coautoria de pastas de trabalho no SharePoint Server. O aplicativo cliente Excel usa o recurso Pasta de Trabalho Compartilhada para dar suporte a pastas de trabalho de coautoria não em tempo real armazenadas localmente ou em caminhos de rede (UNC). A coautoria de pastas de trabalho no SharePoint tem suporte usando o Excel Web App.

Considerações importantes de planejamento para coautoria no SharePoint Server

A funcionalidade de coautoria no SharePoint é projetada para ser fácil de configurar e exige esforço mínimo para gerenciar. Mas, há vários fatores a considerar ao configurar e gerenciar a coautoria:

• Permissões - Cada usuário que deseja editar um documento precisa de permissões de edição para a biblioteca de documentos em que esse documento está armazenado. A maneira mais simples de garantir isso é dar a todos os usuários o acesso ao site do SharePoint onde os documentos estão armazenados. Nos casos em que apenas um subconjunto de usuários deve ter permissão para ser coautor de documentos em uma biblioteca específica, as permissões do SharePoint podem ser usadas para gerenciar o acesso. Para obter mais informações, consulte Visão geral das permissões de site no SharePoint Server.

• Controle de versão - O controle de versão do SharePoint Server controla as alterações nos documentos enquanto eles estão sendo editados e até armazena versões anteriores para referência. Por padrão, esse recurso está desativado no SharePoint Server. O SharePoint Server dá suporte a dois tipos de controle de versão, principal e secundário. O controle de versão secundário deve permanecer desativado para bibliotecas de documentos usadas para coautoria no OneNote, pois pode interferir na sincronização e no controle de versão do OneNote. Esta limitação é aplicada penas ao controle de versão pequeno. O controle de versão principal pode ser usado com o OneNote. Para obter mais informações, consulte Como funciona o controle de versão em uma lista ou biblioteca?.

• Número de versões - O número de versões de documentos mantidas afeta os requisitos de armazenamento no servidor. Ajuste esse número nas configurações da biblioteca de documentos para limitar o número de versões. Os blocos de anotações do OneNote atualizados com frequência podem resultar no armazenamento de várias versões no servidor. Para evitar o uso de espaço em disco desnecessário, defina o número máximo de versões como um número razoável nas bibliotecas de documentos usadas para armazenar blocos de anotações do OneNote. Para obter mais informações, consulte Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca

• Período de controle de versão - O período de controle de versão determina a frequência com que o SharePoint Server cria uma versão de um documento do Word ou PowerPoint em coautoria. Definir esse período como um valor baixo captura versões com mais frequência, para um acompanhamento de versão mais detalhado, mas pode exigir mais armazenamento no servidor. O período de controle de versão não afeta os blocos de anotações do OneNote. Ajuste esse valor com a coAuthoringVersionPeriod propriedade no servidor. Para obter mais informações sobre como ajustar essa configuração, consulte Configurar o período de controle de versão de coautoria no SharePoint Server.

• Check-out - Quando um usuário faz check-out de um documento para edição, o documento é bloqueado para edição por esse usuário. Esse recurso impede a coautoria. Não habilite o recurso Exigir Check-out em bibliotecas de documentos nas quais a coautoria será usada. Por padrão, Exigir Check-out não está habilitado no SharePoint Server. Os usuários não devem marcar documentos manualmente quando a coautoria está sendo usada. Para saber mais, confira Configurar uma biblioteca para exigir check-out de arquivos.

Considerações de planejamento para coautoria em notebooks do OneNote

Ao contrário do Word e do PowerPoint, o OneNote armazena informações de versão dentro do próprio arquivo. Por esse motivo, os administradores devem seguir estas práticas recomendadas ao armazenar blocos de anotações do OneNote em uma biblioteca de documentos do SharePoint Server:

• Não ative o controle de versão secundário. Por padrão, o controle de versão secundário é desativado no SharePoint Server.

• O controle de versão principal está ativado no SharePoint Server por padrão. Defina um número máximo razoável de versões a serem armazenadas.

Considerações sobre desempenho e escalabilidade para coautoria no SharePoint Server

Os aplicativos do SharePoint Server e do Office minimizam o impacto no desempenho e na escalabilidade associados à coautoria em seu ambiente. Os clientes do Office não enviam ou baixam informações de coautoria do servidor até que mais de um autor esteja editando. Quando um único usuário estiver editando um documento, o impacto do desempenho é semelhante àquele de versões anteriores do SharePoint.

Para reduzir o impacto no servidor, os clientes do Office sincronizam ações de coautoria com menos frequência quando o servidor está sob carga pesada ou quando os usuários não estão editando ativamente o documento. Esse tempo de sincronização ajuda a reduzir o impacto geral no desempenho.

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