Herança de permissões no SharePoint

Embora o SharePoint ofereça amplas opções de personalização para permissões de site, incluindo a alteração de herança, não interrompa a herança. Use os grupos internos do SharePoint para sites de comunicação e gerencie permissões de site de equipe por meio do grupo do Microsoft 365 associado. Use links de compartilhamento para compartilhar arquivos e pastas individuais com pessoas fora do site. Essa abordagem torna a administração muito mais fácil. Para obter mais informações sobre como gerenciar permissões na experiência moderna do SharePoint, consulte Compartilhamento e permissões na experiência moderna do SharePoint.

O que é herança de permissões?

Herança de permissões significa que as configurações de permissão de um elemento em um conjunto de sites são passadas para os filhos desse elemento. Dessa forma, os sites herdam permissões do site de nível superior ("raiz") do conjunto de sites, as bibliotecas herdam do site que contém a biblioteca e assim por diante. A herança de permissão permite que você faça uma atribuição de permissão uma vez e faça com que essa permissão se aplique a todos os sites, listas, bibliotecas, pastas e itens que herdam permissões. Esse comportamento pode reduzir a complexidade e a quantidade de tempo que os administradores e proprietários de conjuntos de sites gastam no gerenciamento de segurança.

Por padrão, os sites do SharePoint herdam permissões de um site pai. Quando você atribui um usuário ao grupo Membros, as permissões do usuário são automaticamente propagadas em todos os sites, listas, bibliotecas, pastas e itens que herdam o nível de permissão.

O que são permissões de um pai no SharePoint?

O termo pai, quando usado em permissões do SharePoint, enfatiza herança. O pai passa suas configurações de permissão para todos os seus filhos. Por padrão, o site raiz de um conjunto de sites é o primeiro pai para todos os sites e outros objetos que estão abaixo dele na hierarquia de sites.

O site raiz de um conjunto de sites não é o único pai. Todos os objetos protegíveis (sites, bibliotecas, listas e assim por diante) em um conjunto de sites podem ser pai. Ou seja, o site raiz é o pai de seus subsites, cada site é o pai de suas bibliotecas e listas e cada lista é o pai dos itens de lista nele. Nessa terminologia, um objeto com um pai é conhecido como filho. Portanto, um subsite é filho de seu site pai, um item de lista é filho de seu pai de lista e assim por diante.

Por padrão, as permissões são herdadas de pai para filho. Ou seja, se você não alterar a estrutura de permissão, um item de lista herdará permissões (por meio de sua lista pai) do site raiz na coleção. No entanto, mesmo que você quebre a herança de uma lista, essa lista ainda será pai de seus próprios itens de lista. Os itens da lista herdam as permissões que a lista tem, e se você alterar as permissões da lista, os itens da lista herdarão as alterações.

Quando você quebra a cadeia de herança de pai para filho, o filho começa com uma cópia das permissões do pai. Em seguida, você edita essas permissões para torná-las da maneira que deseja. Você pode adicionar permissões, remover permissões, criar grupos especiais e assim por diante. Nenhuma das alterações afeta o pai original. Se você decidir que interromper a herança foi a decisão errada, poderá retomar a herança de permissões a qualquer momento.

Quando um usuário compartilha ou para de compartilhar um item que contém outros itens com herança danificada, um push único dessa adição ou remoção de permissão é enviado para todos os itens filho, mesmo aqueles com herança quebrada. Essa regra se aplica a permissões diretas e links de compartilhamento. Ao gerenciar permissões para um item com herança danificada, os usuários podem remover quaisquer permissões diretas sobre ele. Se um item com herança danificada estiver acessível por um link de compartilhamento que foi criado em uma de suas pastas pai e um usuário não quiser que esse link conceda acesso ao item, os usuários poderão remover o link totalmente ou mover o arquivo para fora da pasta para a qual o link de compartilhamento tem permissões.

Mais sobre a herança de permissões

A herança de permissão permite que um administrador atribua níveis de permissão ao mesmo tempo e tenha as permissões aplicadas em todo o conjunto de sites. As permissões passam de pai para filho em toda a hierarquia do SharePoint, do nível superior a inferior de um site. A herança de permissão pode economizar tempo para os administradores de site, especialmente em conjuntos de sites grandes ou complexos.

No entanto, alguns cenários têm requisitos diferentes. Em um cenário, talvez seja necessário restringir o acesso a um site porque ele contém informações confidenciais que você deve proteger. Em outro cenário, convém expandir o acesso e convidar outras pessoas para compartilhar informações. Se desejar, você poderá interromper o comportamento de herança (parar de herdar permissões) em qualquer nível da hierarquia.

Vejamos exemplos desses diferentes cenários.

Suponha que você tenha uma empresa chamada Northwind Traders. Você cria um site de comunicação chamado "Benefícios" com a URL northwindtraders.sharepoint.com/sites/benefits. Na raiz do conjunto de sites, você configura grupos do SharePoint, atribui níveis de permissão e adiciona usuários aos grupos.

Suponha, então, que você crie subsites para o site "Benefícios", como "Assistência médica" (northwindtraders.sharepoint.com/sites/benefits/healthcare) e "Aposentadoria" (northwindtraders.sharepoint.com/sites/benefits/retirement). Esses subsites podem até conter mais subsites. Por exemplo, o subsite "Cuidados com a saúde" pode ter um subsite "Odontológico" (northwindtraders.sharepoint.com/sites/benefits/healthcare/dental).

Um cenário que usa o comportamento padrão

Por padrão, as permissões são passadas diretamente para os subsites. Ou seja, os grupos e níveis de permissão que você atribuiu na raiz do conjunto de sites são passados automaticamente para o subsite para reutilização.

Um cenário que restringe o acesso a um site e seus filhos

Suponha que sua empresa ofereça benefícios especiais apenas para executivos. Nesse caso, os administradores decidem separar o subsite "Executivo" e interromper a herança do site pai, "Benefícios".

Os proprietários do site "Executivo" alteram as permissões do site, removendo alguns grupos e criando outros. Os subsites do site "Executivo", "Bônus" e "Transporte da empresa", agora herdam permissões apenas do subsite "Executivo". Somente os grupos e usuários do "Executivo" podem acessar as listas e bibliotecas que contêm informações confidenciais.

Para facilitar a manutenção, use um método semelhante para restringir o acesso. Organize o site de forma que o material confidencial fique no mesmo lugar. Se você organizar o site dessa maneira, só precisará interromper a herança uma vez, para esse site ou biblioteca específico. Essa abordagem é muito menos sobrecarga. Requer muito menos trabalho do que criar estruturas de permissão separadas em muitos locais para subsites e bibliotecas individuais.

Um cenário que compartilha o acesso a uma pasta e seus filhos

Suponha que um funcionário da Northwind Traders contrate consultores e queira colaborar com eles em documentos no SharePoint. O funcionário não quer dar aos consultores acesso a mais nada no site do SharePoint.

Quando o funcionário compartilha a pasta com os consultores, o SharePoint lida automaticamente com todos os detalhes de permissões e acesso, interrompendo a herança na própria pasta. Os consultores podem acessar todos os documentos na pasta, mas não podem exibir ou acessar qualquer outra informação no site. Embora a herança esteja tecnicamente desfeita, se você adicionar posteriormente pessoas ao conjunto de sites pai, você automaticamente lhes dará permissão para a pasta compartilhada.