Regra 17a-4 da Comissão de Valores Mobiliários (SEC), Regra 18a-6 da SEC, FINRA 4511 & CFTC 1.31 Estados Unidos

Sobre a SEC, FINRA e CFTC

A SEC (Comissão de Valores Mobiliários) dos EUA é uma agência independente do governo federal dos EUA e o principal supervisor e regulador dos mercados de valores mobiliários dos EUA. Ele tem autoridade de fiscalização sobre as leis federais de valores mobiliários, propõe novas regras de valores mobiliários e supervisiona a regulamentação do mercado do setor de valores mobiliários.

A Autoridade Reguladora do Setor Financeiro (FINRA) é uma organização não governamental independente que redige e aplica as regras que regem corretores registrados e corretoras nos Estados Unidos.

A Commodity Futures Trading Commission (CFTC) é uma agência federal independente que regula os mercados de derivativos, incluindo contratos futuros, opções e swaps, nos Estados Unidos. Seus objetivos incluem a promoção de mercados competitivos e eficientes e a proteção dos investidores contra manipulação, práticas comerciais abusivas e fraudes. A Lei da Comissão de Negociação de Futuros de Commodities estabeleceu a CFTC em 1974.

Essas organizações definem requisitos rigorosos e explícitos para entidades regulamentadas que optam por reter livros e registros em mídia de armazenamento eletrônico. Desde que essas regras foram publicadas pela primeira vez, diversas atualizações e alterações buscam atualizá-las no contexto de sistemas modernos de armazenamento e serviços em nuvem, introduzindo novas opções de conformidade para instituições financeiras.

Sobre as regras 17a-4 e 18a-6 da SEC

O Código de Regulamentos Federais (CFR) inclui os seguintes requisitos. Em 17 CFR § 240.17a4 (f) (2) ("Regra 17a-4 (f)") para o setor de corretoras de valores mobiliários e 17 CFR § 240.18a6 (e) (2) ("Regra 18a-6 (e)") para negociantes de swap baseado em segurança (SBS) e principais participantes de swap baseado em segurança, a SEC estipula requisitos para sistemas de manutenção de registros eletrônicos. A partir de 3 de janeiro de 2023, as Regras alteradas exigem que os sistemas de manutenção de registros eletrônicos atendam:

Opção A, Regras da SEC 17a-4 (f) (2) (i) (A) e 18a-6 (e) (2) (i) (A): Preservar um registro durante o período de retenção aplicável de maneira a manter uma trilha de auditoria completa com carimbo de data e hora que inclua: (1) Todas as modificações e exclusões do registro ou de qualquer parte dele; (2) A data e hora das ações que criam, modificam ou excluem o registro; (3) Se aplicável, a identidade do indivíduo que cria, modifica ou exclui o registro; e (4) Qualquer outra informação necessária para manter uma trilha de auditoria do registro de forma a manter a segurança, assinaturas e dados para garantir a autenticidade e confiabilidade do registro e permitir a recriação do registro original se for modificado ou excluído.
Opção B, Regras da SEC 17a-4 (f) (2) (i) (B) e 18a-6 (e) (2) (i) (B): Preserve os registros exclusivamente em um formato não regravável e não apagável [também conhecido como WORM ou formato write-once, read-many].

Requisitos adicionais são enumerados nas Regras 17a 4 (f) e 18a 6 (e).

Plataformas e serviços de nuvem no escopo da Microsoft

As seguintes plataformas e serviços de nuvem da Microsoft incluem recursos que você pode configurar para cumprir estas regras:

Copilot para Microsoft 365
Exchange Online
Armazenamento de Blobs do Azure
Microsoft Loop
Microsoft Teams
OneDrive for Business
SharePoint Online
Viva Engage (Yammer)
Windows 365 (quando um PC na nuvem é colocado sob revisão em um Blob do Azure configurado corretamente; consulte Colocar um PC na nuvem do Windows 365 Enterprise sob revisão)

Serviços Microsoft que auxiliam nos esforços de conformidade dos clientes

O Armazenamento de Blobs Imutável do Microsoft Azure com Bloqueio de Política e o Microsoft Office 365 com Bloqueio de Preservação podem ajudar as instituições financeiras a atender aos requisitos de armazenamento imutável da Regra 17a-4(f)(2)(i)(B) da SEC.

A atualização mais recente da regra, publicada em 3 de novembro de 2022, introduziu uma nova Alternativa de Trilha de Auditoria, descrita no parágrafo (f)(2)(i)(A). Essa alternativa usa recursos modernos de serviços em nuvem, como retenção, controle de versão e dados robustos de log de auditoria para ajudar a reconstruir versões específicas de registros. O Microsoft Office 365 oferece suporte à conformidade com a Alternativa de Trilha de Auditoria por meio de nossas soluções do Microsoft Purview, como Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados, Descoberta Eletrônica (Premium) e Auditoria (Premium).

Consulte a Seção 1.3 dos Relatórios independentes de Avaliação de Conformidade (consulte os links na seção Avaliações Independentes) para obter os recursos específicos e o escopo dos serviços Microsoft avaliados.

Avaliações independentes

A Microsoft fez parceria com a Cohasset Associates, Inc. para avaliar a conformidade do Azure e do Microsoft 365 com SEC 17a-4(f)(2), SEC 18a-6(e)(2), FINRA 4511(c) e CFTC 1.31(c)-(d). A Cohasset é uma empresa de consultoria profissional especializada em gerenciamento de registros e governança de informações.

As avaliações observadas nas seções a seguir descrevem os recursos nos produtos Microsoft que permitem a conformidade do cliente com essas regras e como configurá-los para manter a conformidade.

Azure

Azure - Avaliação Cohasset - Armazenamento WORM (2024)

Microsoft 365

Office 365 - Avaliação Cohasset - Regras SEC 17a-4 & 18a-6, FINRA 4511, CFTC 1.31 (2024)

Diretor Executivo Designado ou Empresa Terceirizada

As Regras 17 CFR § 240.17a 4 (f) (3) (v) e 17 CFR § 240.18a 6 (e) (3) (v) exigem que o corretor e a Entidade SBS, respectivamente, designem um diretor executivo da empresa (Diretor Executivo Designado) ou um terceiro não afiliado (Terceiro Designado) para apresentar um compromisso necessário à sua Autoridade Examinadora Designada (DEA).

A Microsoft não fornece cartas de compromisso ou serviços de terceiros.

As organizações de corretagem e entidade SBS são responsáveis por (a) designar um diretor executivo da empresa ou um terceiro, (b) obter o compromisso necessário e (c) submeter o compromisso à autoridade examinadora designada.

Carta de compromisso da SEC e regras da SEC 17a-4 (i) (1) (ii) e 18a-6 (f) (1) (ii)

Além dos requisitos do sistema de manutenção de registros eletrônicos, 17 CFR § 240.17a-4 (i) ("Regra 17a-4 (i)") para o setor de corretoras de valores mobiliários e 17 CFR § 240.18a-6 (f) ("Regra 18a-6 (f)") para negociantes de swap baseados em valores mobiliários e principais participantes de swap baseados em títulos, a SEC exige que um terceiro que prepare ou mantenha Broker-Dealer Registros Regulatórios ou Registros Regulatórios SBS (independentemente de os registros estarem em papel ou em formato eletrônico) apresente um compromisso por escrito à Comissão assinado por uma pessoa devidamente autorizada.

De acordo com as emendas de 3 de janeiro de 2023, as Regras 17a-4(i)(1)(ii) e 18a-6(f)(1)(ii) da SEC estipulam o compromisso exigido quando a corretora ou Entidade SBS declara que:

Mantém e preserva registros por meio de um sistema eletrônico de manutenção de registros, conforme definido nas Regras 17a-4(f) e 18a-6(e),
Tem acesso independente aos registros mantidos por terceiros, e
É capaz de permitir o exame dos livros e registros a qualquer momento ou de tempos em tempos durante o horário comercial por representantes ou designados da Comissão, e fornecer prontamente à Comissão ou ao seu representante uma cópia impressa verdadeira, correta, completa e atual de qualquer ou parte ou parte de tais registros.

A Microsoft estabeleceu um processo para fornecer um compromisso para conformidade com as regras 17a-4(i)(1)(ii) e 18a-6(f)(1)(ii) da SEC.

Vá para o centro de administração do Microsoft 365. (Observação: se sua organização adquirir serviços Microsoft por meio de um revendedor, talvez seja necessário entrar em contato com o revendedor para criar uma solicitação de serviço).
Vá para a seção Suporte à esquerda. Talvez seja necessário selecionar Mostrar tudo para exibir.
Selecione Nova solicitação de serviço.
Ao enviar sua solicitação, coloque Solicitação de Compromisso SEC na linha de assunto e no início de sua documentação.
O engenheiro de suporte atribuído para gerenciar a solicitação passa a solicitação para uma equipe de escalonamento para concluir o processo de solicitação, que inclui:
1. Coletar informações do cliente e representações associadas.
2. Criação de uma Carta de Compromisso personalizada com assinatura eletrônica pela Microsoft.
3. Arquivar a carta na SEC por e-mail com o contato do cliente no cc para conscientização.

Clientes e parceiros podem entrar em contato FSIAssist@microsoft.com para obter assistência ou esclarecimentos.

Observação: o conteúdo aqui fornecido destina-se apenas a fins informativos e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. Embora tenha sido feito um esforço para garantir a precisão das informações, não há garantia de que elas estejam corretas, completas ou atualizadas. Você não deve agir ou confiar nessas informações sem procurar o conselho de um profissional. Qualquer ação que você tomar com base nas informações é por sua conta e risco, e a Microsoft não é responsável por quaisquer perdas ou danos relacionados ao uso das informações.

Use o Gerenciador de Conformidade do Microsoft Purview para avaliar seu risco

O Gerenciador de Conformidade do Microsoft Purview é um recurso no portal do Microsoft Purview para ajudá-lo a entender a postura de conformidade da sua organização e tomar medidas para ajudar a reduzir os riscos. O Gerenciador de Conformidade oferece um modelo premium para criar uma avaliação para essa regulamentação. Encontre o modelo na página modelos de avaliação no Gerenciador de Conformidade. Saiba como criar avaliações no Compliance Manager.

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