Gerenciamento de tarefas

O gerenciamento de tarefas ajuda você a criar tarefas que devem ser concluídas para contratar (integrar), demitir (desligar) e transferir (fazer a transição) funcionários. O gerenciamento de tarefas usa o conceito de listas de verificação. Uma lista de verificação é uma lista de tarefas de admissão, desligamento ou transição. O gerenciamento de tarefas usa listas de verificação para agrupar tarefas e atribuí-las a indivíduos ou grupos. A funcionalidade da lista de verificação para integração, desligamento e transições é semelhante.

Visão geral da lista de verificação

Uma lista de verificação é um grupo de tarefas. As listas de verificação oferecem uma maneira flexível de agrupar tarefas e você pode reutilizá-las (por exemplo, quando você contrata funcionários adicionais). É possível criar tantas listas de verificação quanto forem necessárias, e você pode atribuir as mesmas tarefas a várias listas de verificação.

Exemplos

Os exemplos a seguir mostram como você pode usar listas de verificação no processo de integração. No entanto, como a funcionalidade da lista de verificação para integração, desligamento e transições é semelhante, as informações também se aplicam aos processos de desligamento e transição.

Como parte do processo de integração, os profissionais de Recursos humanos (RH) podem criar tarefas que rastreiam o andamento da integração dos funcionários novos e recentemente contratados. Como o processo de integração pode variar, dependendo da posição do funcionário ou da localização geográfica, você pode criar várias listas de verificação de integração para acomodar diferentes situações de contratação.

Exemplo 1

Cada funcionário contratado nos Estados Unidos deve concluir tarefas, como preencher formulários de retenção de imposto. No entanto, tarefas como a atribuição de um carro da empresa podem ser aplicáveis somente à equipe executiva. Nesse caso, crie duas listas de verificação de integração: somente funcionários e executivos com sede nos EUA. Em seguida, ao contratar um gerente de nível intermediário nos Estados Unidos, selecione a lista de verificação de funcionários baseados nos EUA. No entanto, ao contratar um executivo no Estados Unidos, selecione ambas as listas de verificação para garantir que todas as tarefas de integração necessárias sejam concluídas.

Exemplo 2

Uma empresa tem funcionários sazonais e funcionários comuns em tempo integral. Embora algumas tarefas (como verificar a hora de entrada do novo funcionário) se apliquem a funcionários de ambos os tipos, algumas tarefas adicionais se aplicam somente a funcionários comuns em tempo integral. Nesse caso, crie duas listas de verificação. Ambas as listas de verificação incluem as tarefas que se aplicam a funcionários sazonais e comuns de tempo integral, mas somente uma lista de verificação inclui as tarefas que são específicas para funcionários regulares em tempo integral.

Espaço de trabalho de gerenciamento da tarefa

O espaço de trabalho Gerenciamento de tarefas lista todas as tarefas atribuídas a indivíduos nos processos de integração, desligamento e transição. Para exibir as tarefas de um processo, selecione a guia apropriada no canto superior esquerdo: Integração, Desligamento ou Transições. Por padrão, somente os profissionais de RH podem acessar o espaço de trabalho Gerenciamento de tarefas.

A guia Integração contém uma lista Inicia em breve que mostra os funcionários novos e uma lista Contratações recentes que mostra os funcionários contratados recentemente. Em ambas as listas, você pode selecionar somente um funcionário. Quando você seleciona um funcionário, todas as tarefas relacionadas à integração do funcionário são mostradas no lado direito da página. A guia Integração também contém uma lista de Todas as tarefas que mostra todas as tarefas de todos os funcionários novos ou recentemente contratados. Finalmente, ela contém uma lista de tarefas vencidas e uma lista de tarefas atribuídas ao usuário atual.

A guia Offboarding contém uma lista de funcionários que estão saindo da empresa e uma lista de funcionários que já saíram da empresa. Em ambas as listas, você pode selecionar somente um funcionário. Quando você seleciona um funcionário, todas as tarefas relacionadas ao desligamento do funcionário são mostradas. A guia Desligamento também contém uma lista de Todas as tarefas que mostra todas as tarefas de todos os funcionários que estão saindo ou que saíram da empresa. Finalmente, ela contém uma lista de tarefas vencidas e uma lista de tarefas atribuídas ao usuário atual.

A guia Transições contém uma lista Todas as tarefas que mostra todas as tarefas para todos os funcionários que estão alterando posições ou que mudaram de posição recentemente. Há também uma lista de tarefas vencidas e uma lista de tarefas atribuídas ao usuário atual.

Em todas as três guias, os assistentes de RH e os gerentes podem concluir as seguintes atividades:

• Aplicar uma lista de verificação a um funcionário
• Atualizar o status de uma tarefa
• Reatribuir uma tarefa
• Atualizar a data de vencimento de uma tarefa

Configurando tarefas

Você pode criar tarefas individualmente e reutilizá-las em várias listas de verificação. Para criar uma tarefa, na página Configuração de integração, na guia Tarefas, selecione Novo.

Atribua uma tarefa criada a várias listas de verificação selecionando a tarefa e selecionando Aplicar a listas de verificação no menu.

Como alternativa, você pode adicionar tarefas diretamente a uma lista de verificação. Para adicionar uma tarefa a uma lista de verificação, na página Configuração de integração, na guia Lista de verificação, crie uma nova lista de verificação para adicionar a tarefa, ou adicione a tarefa a uma lista de verificação existente.

Para editar uma tarefa na biblioteca, selecione Editar no menu biblioteca de tarefas. Se a tarefa estiver associada a listas de verificação, a página Editar tarefa mostrará essas listas de verificação. Se você quiser atualizar as tarefas em qualquer lista de verificação com as edições, selecione essas listas de verificação na seção Aplicar às listas de verificação .

Para excluir tarefas da biblioteca, selecione a opção Excluir. Se uma tarefa estiver associada a qualquer lista de verificação, essa ação não excluirá a tarefa dessa lista de verificação. Você deve remover a tarefa da lista de verificação em uma ação separada.

A tabela a seguir descreve os campos disponíveis quando você cria uma tarefa por qualquer método.

Links da tarefa

Um link de tarefa fornece um link para uma página da Web externa ou para uma página no aplicativo Dynamics 365. Especifique um link de tarefa se a pessoa atribuída a uma tarefa deve ir para uma página da Web específica ou uma página específica no aplicativo Dynamics 365 para concluir essa tarefa. Ao criar um link de tarefa, selecione uma das seguintes opções:

• Item de menu – selecione esta opção para mostrar uma lista de todas as páginas no aplicativo Dynamics 365. Selecione uma página na lista.

• URL – Selecione essa opção e insira a URL da página da Web para a qual você deseja que a pessoa atribuída à tarefa vá. A página especificada pode ser uma página que não faz parte do aplicativo Dynamics 365.

• Detalhes do trabalhador – se você escolher este item, selecione uma das seguintes opções:

  • Ações de autoatendimento para funcionário – esta opção mostra uma lista de páginas que estão disponíveis no Autoatendimento para funcionários. Use-a, se a tarefa que foi atribuída ao funcionário integrado tiver que ser concluída no Autoatendimento para funcionário. Por exemplo, se você deseja que o funcionário insira suas informações pessoais de contato, selecione Ações de autoatendimento para funcionário e selecione Detalhes Pessoais>Informações pessoais.
  • Ações de gerenciamento do trabalhador – esta opção mostra uma lista de páginas relacionadas ao registro do trabalhador, mas que não estão acessíveis ao funcionário. Por exemplo, se você quiser que o responsável pela tarefa insira informações específicas de um trabalhador admitido, como informações de remuneração, selecione Ações de gerenciamento de trabalhadores e, em seguida, selecione Remuneração>Remuneração fixa.

Tipos de atribuição

Quando um funcionário é contratado, desligado ou transferido, uma ou mais listas de verificação podem ser selecionadas. Depois que uma lista de verificação é selecionada e o processo de contratação, desligamento ou transferência é concluído, as tarefas são criadas e atribuídas aos usuários para rastrear o andamento.

Quando uma tarefa é criada, ela é atribuída a um usuário específico. O usuário ao qual uma tarefa é atribuída depende do tipo de atribuição selecionado para essa tarefa. Os seguintes valores estão disponíveis no campo Tipo de atribuição:

• Trabalhador – atribua a tarefa a um trabalhador específico. Depois de selecionar este valor, selecione o trabalhador no campo Atribuído a.

• Posição – atribua a tarefa a uma posição específica. Depois de selecionar este valor, selecione a posição no campo Atribuído a.

  Por exemplo, um engenheiro de TI é sempre responsável por preparar um laptop para um novo funcionário. Nesse caso, ao criar a tarefa de configuração do laptop, selecione Posição como o tipo de atribuição e, em seguida, selecione Engenheiro de TI como a posição. Em seguida, quando você contrata um funcionário e atribui a lista de verificação, a tarefa de configuração do laptop é atribuída a qualquer trabalhador que esteja na posição de engenheiro de TI no momento em que a ação de contratação é inserida.

• Grupo – atribui a tarefa a um grupo de posições (grupo de atribuições). Depois de selecionar este valor, selecione o grupo no campo Atribuído a. Para obter mais informações, consulte a seção Configurando grupos de atribuições (Opcional).

• Gerente – atribui a tarefa ao gerente do funcionário que está sendo contratado, desligado ou transferido.

  Importante

  Quando uma lista de verificação for aplicada, se nenhuma posição estiver atribuída no momento ao funcionário contratado, desligado ou transferido, o gerente não poderá ser determinado. Nesse caso, a tarefa é atribuída ao proprietário da lista de verificação. Para obter mais informações, consulte a seção Configurando listas de verificação.

• Funcionário – atribua ao funcionário que está sendo contratado, desligado ou transferido.

Datas de vencimento da tarefa e o campo Diferença da data de vencimento

As datas de vencimento da tarefa são baseadas na data de início do emprego, na data de desligamento ou na data de transição. Algumas tarefas devem ser concluídas antes da data de início de um funcionário, enquanto outras tarefas podem ser concluídas depois. Ao definir uma tarefa, defina o campo Deslocamento da data de conclusão para especificar uma data de conclusão relativa à data de início, à data de término ou à data de transição. Por exemplo, um engenheiro de TI deve preparar um laptop para um novo funcionário dois dias antes da data de início desse funcionário. Nesse caso, ao criar a tarefa de configuração do laptop, defina o campo Diferença da data de vencimento como -2. Em seguida, se a data de início de um funcionário for 5 de maio, a tarefa será concluída em 3 de maio.

As datas de vencimento são calculadas com base no calendário associado à lista de verificação. Para obter mais informações, consulte a seção Configurando listas de verificação.

Instruções

Tarefas complexas podem exigir várias etapas ou a pessoa que está executando a tarefa pode precisar fornecer informações adicionais. No campo Instruções, insira instruções ou informações adicionais para ajudar a pessoa atribuída à tarefa a concluí-la.

Configurando listas de verificação

Uma lista de verificação é um grupo de tarefas. Você pode criar quantas listas de verificação precisar e atribuir as mesmas tarefas a várias listas de verificação.

Para criar uma nova tarefa em uma lista de verificação, selecione Novo na barra de menu Tarefas. Ao criar uma nova tarefa, você pode selecionar para adicioná-la à biblioteca de tarefas, de forma que ela possa ser compartilhada entre várias listas de verificação. Você só poderá adicionar a tarefa à biblioteca se a opção Aplicar tarefa à biblioteca estiver definida como Sim. Se você adicionar a tarefa à biblioteca de tarefas, também poderá adicioná-la a outras listas de verificação ao mesmo tempo, selecionando essas listas de verificação na seção Aplicar às listas de verificação. Se você não adicionar a tarefa à biblioteca, ela existirá apenas na lista de verificação na qual você a criou.

Para editar uma tarefa na lista de verificação, selecione Editar. Se a tarefa estiver associada a listas de verificação, essas listas de verificação aparecerão na página Editar tarefa . Se desejar que as tarefas em outras listas de verificação sejam atualizadas com as edições, selecione as listas de verificação na seção Aplicar às listas de verificação.

Para remover tarefas da lista de verificação, selecione Remover. Esta ação remove apenas as tarefas da lista de verificação. Isso não as exclui da biblioteca de tarefas. Para excluir uma tarefa da biblioteca, vá para a página da biblioteca de tarefas e selecione Excluir.

Ao criar uma lista de verificação, especifique um proprietário e um calendário.

Se o campo Tipo de atribuição de uma tarefa estiver definido como Posição, Gerente ou Grupo, mas nenhum indivíduo específico puder ser derivado do tipo de atribuição, a tarefa será atribuída ao proprietário da lista de verificação. Aqui estão alguns exemplos de situações em que as tarefas são atribuídas ao proprietário da lista de verificação:

• Nenhuma posição é atribuída ao funcionário que está sendo contratado ou demitido. Como o funcionário não tem uma atribuição de posição, não é possível determinar seu gerente.
• O campo Tipo de atribuição é definido como Posição, mas nenhum funcionário é atribuído à posição no momento em que a tarefa é criada. Por exemplo, a tarefa Laptop de configuração é atribuída ao número de posição 000876 (Especialista em Suporte Técnico). No momento em que um funcionário é contratado, nenhum funcionário é atribuído à posição 000876. Portanto, uma tarefa é criada para o proprietário da lista de verificação.
• O campo Tipo de atribuição é definido como Grupo, mas nenhum funcionário é atribuído à posição no grupo no momento em que a tarefa é criada.

O calendário especificado para uma lista de verificação é usado para calcular a data de vencimento das tarefas que fazem parte dessa lista de verificação. Os dias úteis e não úteis são definidos na configuração do calendário. Os dias úteis são incluídos quando a data de conclusão das tarefas é calculada e os dias não úteis são excluídos. Os dias não úteis incluem fins de semana e feriados.

Depois de configurar um calendário, associe-o a um modelo de lista de verificação. Dessa forma, a data de vencimento de cada tarefa na lista de verificação é calculada da mesma forma. Você pode configurar vários calendários, mas cada lista de verificação pode ser associada a apenas um calendário.

Configurando grupos de atribuições (Opcional)

Às vezes, um grupo de indivíduos é responsável por uma tarefa. Por exemplo, um grupo de operadores de TI pode ser responsável por preparar laptops para novos contratados.

Para configurar um grupo de atribuições, siga estas etapas:

1. Na página Atribuição de Grupo, selecione Novo.
2. Digite um nome (por exemplo, Laptop de TI) e uma descrição para o grupo.
3. Selecione Salvar.
4. Na Guia Rápida Membros, selecione Adicionar.
5. No campo Posições, selecione todas as posições responsáveis pela tarefa.

Depois que um grupo de atribuições é criado, ele fica disponível para seleção quando uma tarefa é criada. Para selecionar um grupo específico para uma tarefa, você deve selecionar Grupo no Tipo de atribuição. O grupo que você criou estará disponível para seleção no campo Atribuído a.

Configurando grupos de tarefas (Opcional)

Um processo de integração, desligamento ou transição pode incluir várias tarefas. Para facilitar a atribuição de todas as tarefas necessárias a uma lista de verificação, crie grupos de tarefas opcionais para categorizar tarefas relacionadas. Por exemplo, os departamentos de RH, de TI e de Folha de Pagamento devem executar cada tarefa específica para contratar um novo funcionário. Portanto, você cria os seguintes grupos de tarefas: RH, TI e Folha de Pagamento. Em seguida, ao criar uma tarefa, você pode associar um desses grupos de tarefas a ela.

Quando você quiser adicionar uma tarefa a uma lista de verificação, filtre a lista de tarefas pelo grupo de tarefas ao qual a tarefa desejada está atribuída. Por exemplo, ao criar um modelo de lista de verificação, você pode filtrar a lista para que somente as tarefas de TI atribuídas ao grupo de TI sejam mostradas. Portanto, você pode garantir que somente as tarefas de TI relevantes sejam selecionadas.

Usando listas de verificação

Quando um colaborador é contratado, desligado ou transferido, uma ou mais listas de verificação podem ser selecionadas. As datas de vencimento da tarefa e as atribuições de trabalhador são criadas após a conclusão do processo de contratação, desligamento ou transição. Por exemplo, quando você seleciona o botão Contratar ou Contratar e adicionar detalhes, as tarefas são criadas para as pessoas, com base no tipo de atribuição.

Atribua uma data de vencimento a cada tarefa adicionando ou subtraindo a diferença da data de conclusão da data de início do funcionário. Para obter mais informações, consulte a seção Datas de vencimento da tarefa e o campo Diferença da data de vencimento.

Se você estiver usando ações de pessoal, as tarefas serão criadas quando o botão Concluir for selecionado ou a ação for aprovada.

No espaço de trabalho Gerenciamento de tarefas, você pode aplicar uma lista de verificação a um funcionário, selecionando o funcionário na página lista simples ou detalhes e selecionando Aplicar lista de verificação. O valor do campo Data de destino será usado para calcular a data de vencimento das tarefas. Normalmente, a data de destino deve ser igual à data de contratação, desligamento ou transição do funcionário.

Também é possível aplicar uma lista de verificação a um funcionário abrindo a página Trabalhador e selecionando Listas de verificação no menu.

Concluindo tarefas

Na página Autoatendimento para funcionários um funcionário pode exibir todas as tarefas atribuídas a elas. Para cada tarefa atribuída, a página mostra os valores de Tarefa, Descrição, Instruções e Contato da pessoa . Além disso, para cada tarefa, o funcionário pode abrir a página da Web externa associada ou a página associada no aplicativo Dynamics 365.

Você também pode exibir tarefas no painel padrão. Para exibir tarefas no painel padrão:

1. Vá para Opções de Usuário – Preferências – Gerenciamento de Tarefas.
2. Defina as tarefas de exibição na opção de painel padrão como Ativar.

As tarefas podem ser marcadas como Em andamento, Canceladas ou Concluídas. Se uma tarefa tiver sido atribuída a um grupo, ela será marcada como Concluída quando uma pessoa do grupo a concluir.

Você também pode reatribuir tarefas.