Criar e ativar regras de atribuição

As regras de atribuição permitem encaminhar automaticamente novos clientes potenciais, oportunidades e insights para as equipes de vendas ou os vendedores certos. Crie uma regra de atribuição para registros de cliente potencial, oportunidade e insights de vendas definindo condições, como segmento, vendedores e distribuição. Depois de ativar uma regra, qualquer registro que atenda às condições definidas para a regra será atribuído automaticamente a um vendedor. Você gasta menos tempo criando tarefas. Leads, oportunidades e informações valiosas não são mais ignorados, e a distribuição de tarefas é equilibrada entre sua equipe de vendas.

Uma regra considera apenas os registros criados ou atualizados após a ativação. Quando um registro de cliente potencial, oportunidade ou insight de venda é criado, as regras de atribuição são aplicadas na ordem em que estão listadas, começando pela parte superior. Se um registro atender às condições de uma regra, essa regra será aplicada e nenhuma outra regra será considerada. Por padrão, as regras são listadas na ordem em que foram criadas, com a criada mais recentemente na parte inferior. No entanto, você pode alterar a ordem das regras de atribuição a qualquer momento.

Assista a este vídeo curto para saber mais sobre regras de atribuição no acelerador de vendas:

Segmentos e regras de atribuição fazem parte do recurso de atribuição de trabalho. A atribuição de trabalho está disponível na versão 9.1.23074.10021 do acelerador de vendas e está sendo implementada em fases em regiões diferentes. Aprenda mais sobre atribuição de trabalho.

Pré-requisitos

Antes de começar a criar regras de atribuição, certifique-se de selecionar as funções de segurança que atribuem automaticamente os registros.

Criar uma regra de atribuição

  1. Entre no aplicativo Dynamics 365 Sales.

  2. No canto inferior esquerdo da página, selecione Alterar área>Configurações do Sales Insights.

  3. Em Acelerador de vendas, selecione Atribuição do trabalho.

  4. Selecione um Tipo de registro e Adicionar regra de atribuição.

    Captura de tela do painel de adição da regra de atribuição.

  5. Na seção 1, Nome da regra, insira um Nome significativo para a regra.

  6. Na seção 2, Tipo de registro elegível para a regra, selecione o segmento ao qual a regra se aplica.

    Por padrão, a regra é executada em todos os registros desse tipo. Se um segmento indicado não existir, selecione + Novo segmento e o crie.

Adicionar condições para filtrar os registros

Você pode adicionar até dez condições, inclusive condições em grupos e entidades relacionadas. Se você precisar de mais, entre em contato com o Suporte da Microsoft.

  1. Selecione + Adicionar condições.

  2. Selecione + Adicionar e use as seguintes opções para compilar as condições da regra:

    • Adicionar linha: adicione uma condição. Selecione um atributo, um operador e um valor. Por exemplo, Criado porEqualsJune Smith.

      Captura de tela que mostra uma linha de condição que filtra leads em que o valor do atributo Criado por é igual a um nome específico.

    • Adicionar grupo: adicione um grupo de condições para filtrar registros usando vários atributos combinados por E ou Ou. Se você selecionar E, os registros deverão atender a todas as condições do grupo. Se você selecionar Ou, os registros poderão atender a todas as condições do grupo.

    • Adicionar entidade relacionada: adicione uma condição com base nos atributos de tabelas relacionadas. Selecione um atributo na lista Entidade Relacionada e Contém dados ou Não contém dados e, em seguida, defina a condição.

      Captura de tela que mostra uma condição adicionada para uma entidade relacionada.

  3. Para definir um limite de tempo para atribuir um vendedor aos registros aos quais a regra se aplica, selecione Considerar o tipo de registro criado no último. Selecione o número de horas dentro das quais a regra leva em consideração os registros criados para atribuição.

    Se nenhum vendedor estiver disponível para assumir o registro dentro desse período, o registro será marcado como vencido. O motivo do status está definido como Vendedor não atribuído, pois o registro é mais antigo do que o prazo definido.

Selecionar vendedores, equipes de vendas ou filas para atribuir

  1. Na seção 3, Atribuir esses tipos de registro ao vendedor, à equipe ou à fila, selecione uma das seguintes opções na lista:

    • Qualquer vendedor: Atribua registros a qualquer vendedor que esteja disponível e tenha capacidade disponível.

    • Vendedores com atributos correspondentes: atribua os registros aos vendedores que atendam às condições definidas usando informações sobre eles no Dynamics 365 ou atributos de vendedor definidos por você para regras de atribuição.

      Por exemplo, para atribuir os registros a vendedores em Seattle, selecione Usar campos existentes dos registros de vendedor no Dynamics 365 e selecione + Adicionar>Adicionar linha. Insira a condição como Cidade (atributo) É igual a (condição) Seattle (valor).

      Você pode ter até cinco condições. Somente uma linha pode ser definida como uma condição de entidade relacionada. Se você precisar de mais, entre em contato com o Suporte da Microsoft.

    • Vendedores específicos: atribua registros aos vendedores selecionados por você. Os vendedores devem ter uma função de segurança que lhes conceda permissões para serem atribuídos por uma regra.

    • Equipes com atributos correspondentes: atribua registros a equipes que atendem às condições que você define no construtor de condições. Você pode ter até cinco condições e apenas uma linha pode ser definida sob uma condição de entidade relacionada. Recomendações para adição de condições a regras de atribuição.

    • Equipes específicas: atribua registros à equipe de vendas selecionada por você. Qualquer membro da equipe pode pegar os registros. As equipes devem ser definidas em sua organização e ter uma função de segurança que conceda permissões a elas para serem atribuídas por meio de uma regra.

    • Filas com atributos correspondentes: atribua registros a filas que atendem às condições que você define no construtor de condições. Você pode ter até cinco condições e apenas uma linha pode ser definida sob uma condição de entidade relacionada. Recomendações para adição de condições a regras de atribuição.

    • Fila específica: atribua registros a uma fila específica selecionada por você. Qualquer membro na fila pode assumir o registro. A fila deve ser habilitada e definida na organização. Saiba mais sobre como habilitar fila para uma entidade.

Selecionar de que maneira registros devem ser distribuídos

Se você atribuir os registros a uma equipe de vendas, a seção não será mostrada porque a regra não os distribui a vendedores individuais. Em vez disso, os membros da equipe distribuem de maneira efetiva os registros entre si. Saiba como a capacidade do vendedor é calculada.

Observação

A seção Distribuir tipo de registro por está disponível apenas para atribuições relacionadas ao vendedor.

  1. Na seção 4, Distribuir tipo de registro por, selecione de que maneira a regra deve distribuir os registros para os vendedores. Saiba mais sobre distribuição de registros em regras de atribuição.

    • Round robin: A regra distribui os registros de forma equilibrada, em rodízio, aos vendedores aptos a recebê-los de acordo com as condições da regra de atribuição.
    • Balanceamento de carga: a regra distribui clientes potenciais aos vendedores com base em sua carga de trabalho, de modo que todos os vendedores estejam igualmente ocupados.

  2. (Opcional) Para considerar a agenda de trabalho do vendedor ao atribuir registros, selecione Atribuir se o vendedor estiver disponível dentro.

    • Se você definir um limite de tempo, a regra verificará se há vendedores disponíveis nesse período para atribuir o registro. Se nenhum vendedor estiver disponível, a regra definirá o registro como não atribuído.

    • A regra leva em consideração primeiro os vendedores disponíveis para trabalhar nos registros. Se os vendedores não definirem a disponibilidade de trabalho, a regra vai considerá-los sempre disponíveis.

    • Se nenhum vendedor estiver disponível, talvez por causa de um dia de folga, o tempo esteja fora do horário de trabalho ou em uma pausa durante o horário de trabalho, a regra considerará os vendedores que estão disponíveis dentro do número de horas que você selecionou na etapa 2.

    • Se nenhum vendedor estiver disponível dentro desse período, o registro vai ser deixado não atribuído e marcado como vencido.

  3. (Opcional) Para levar em consideração a carga de trabalho de um vendedor, selecione Atribuir tipo de registro com base na capacidade do vendedor.

  4. Selecione Salvar para criar e ativar a regra.

As regras de atribuição são executadas na ordem em que estão listadas. Por padrão, elas estão listadas em ordem crescente por data de criação, com a regra mais nova na parte inferior.

Como a capacidade do vendedor é calculada

Você calcula a capacidade disponível de um vendedor subtraindo sua capacidade consumida (o número total de registros ativos atribuídos a eles) de sua capacidade máxima (o número total de registros que podem ser atribuídos a eles). A capacidade consumida vem do número total de registros ativos que eles possuem, conforme determinado pelas regras de atribuição que você configura para a entidade (clientes potenciais, oportunidades ou insights). Por exemplo, se as regras de atribuição se aplicarem apenas aos clientes potenciais, a capacidade consumida do vendedor será proveniente apenas dos registros de lead ativos que eles possuem.

A capacidade disponível é calculada da seguinte forma: Capacidade disponível = Capacidade máxima - Capacidade consumida

Digamos que você configure as regras de atribuição apenas para a entidade líder. Alex tem capacidade máxima de 50 registros. Você atribui a Alex 20 registros de leads e 10 registros de oportunidades. As regras de atribuição não são configuradas para oportunidades, logo, a capacidade disponível de Alex é de 50 (máximo de registros) - 20 (clientes potenciais atribuídos) ou 30 registros.

Consideração

O aplicativo é executado em um mecanismo de pool e os registros recuperados são processados em intervalos regulares. Pode haver um atraso entre quando um registro atende às condições da regra de atribuição e quando ele é atribuído a um vendedor.

Recomendações para adição de condições a regras de atribuição

Para ajudar as regras a serem executadas com mais rapidez e eficiência, o sistema limita o número de condições que você pode adicionar às regras de atribuição. Aqui estão algumas sugestões para quando você precisa de mais condições do que as que o limite permite.

  • Atributos dinâmicos no construtor de condições: ao criar condições no construtor de condições, use atributos dinâmicos para minimizar o número de condições necessárias para um atributo específico. Por exemplo, se você quiser atribuir clientes potenciais do Estados Unidos, Índia, Japão e Brasil a vendedores do mesmo país ou região, será necessário criar quatro condições separadas para isso. No entanto, usando atributos dinâmicos, você pode consolidar isso em uma única condição da seguinte maneira: País>Igual> aLead.Country, em que, se o país ou região de um cliente potencial corresponder ao país ou região do vendedor, ele será atribuído automaticamente ao vendedor correspondente desse país. Para obter mais informações, consulte Encaminhar leads com regras de atribuição dinâmica.

  • Divida condições entre regras de atribuição e segmentos. Mova algumas condições para o segmento. Por exemplo, se você tiver 15 condições na seção Tipo de registro elegível para a regra, mova cinco delas para o segmento associado.

  • Criar atributos cumulativos: use atributos cumulativos para evitar problemas de desempenho ao adicionar condições que envolvam tabelas relacionadas. Atributos de agregação são campos calculados que agregam valores de registros relacionados. Por exemplo, você pode criar um atributo de agregação que conta o número de contatos associados a um lead. Aprenda a definir atributos de rollup.

  • Evite condições duplicadas. Não inclua atributos que já estejam incluídos no segmento. Por exemplo, se você tiver um segmento com a condição Cidade (atributo) Igual a (condição) Seattle (valor), evite usar o mesmo atributo Cidade na regra de atribuição.

  • Usar apenas o construtor de expressões: sempre use o construtor de expressões para definir ou atualizar as regras. Não os atualize por meio do Dataverse, a plataforma de dados subjacente do Dynamics 365. Isso pode causar um comportamento inesperado afetando os registros relacionados às regras de atribuição.

Não consegue encontrar o recurso no aplicativo?

Há algumas possibilidades:

  • Você não tem a licença necessária para usar esse recurso. Confira a tabela de comparação e o guia de licenciamento para ver quais recursos estão disponíveis com sua licença.
  • Você não tem a função de segurança necessária para usar esse recurso.
  • Seu administrador não ativou o recurso.
  • Sua organização está usando um aplicativo personalizado. Verifique com o administrador as etapas exatas. As etapas descritas neste artigo são específicas para os aplicativos Sales Professional e Hub de Vendas prontos para uso.
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