Visão geral dos fluxos de processos empresariais

Você pode ajudar a garantir que as pessoas inserem os dados consistentemente e seguem as mesmas etapas cada vez que trabalham com um cliente, criando um fluxo do processo de negócios. Por exemplo, para criar um fluxo de processo empresarial em que todos processem as solicitações do SAC da mesma maneira ou para exigir que as pessoas obtenham aprovação para uma fatura antes de enviar uma ordem. Os fluxos de processos empresariais usam a mesma tecnologia subjacente de outros processos, mas oferecem funcionalidades distintas de outros recursos que usam processos. Para saber como criar ou editar um fluxo do processo empresarial, acesse Criar um fluxo do processo empresarial.

Assista a um vídeo curto sobre fluxos do processo empresarial.

Por que os fluxos do processo empresarial são usados?

Os fluxos do processo empresarial fornecem um guia para que as pessoas realizem o trabalho. Eles fornecem uma experiência de usuário simplificada que conduz as pessoas pelos processos que sua organização define para interações que precisam ser avançadas de forma determinada até sua conclusão. A experiência do usuário pode ser personalizada para que as pessoas com direitos de acesso diferentes possam ter uma experiência que melhor se adeque ao trabalho que eles realizam.

Use os fluxos do processo empresarial para definir um conjunto de etapas para que os usuários sigam para levá-los ao resultado desejado. Essas etapas apresentam um indicador visual que informa às pessoas em que parte elas estão do processo empresarial. Os fluxos de processo empresarial reduzem a necessidade de treinamento porque os usuários novos não precisam se concentrar em qual tabela eles devem usar. Eles deixam que o processo os oriente. Você pode configurar os fluxos de processo empresarial para aceitar metodologias de vendas comuns que podem ajudar seus grupos de vendas a atingir resultados melhores. Para grupos de serviço, os fluxos do processo empresarial podem ajudar a nova equipe a acelerar e evitar erros que podem resultar em clientes insatisfeitos.

O que os fluxos do processo empresarial podem fazer?

Com fluxos do processo empresarial, você define um conjunto de estágios e etapas que são exibidas em um controle na parte superior do formulário.

Cada estágio contém um grupo de etapas. Cada etapa representa uma coluna na qual os dados podem ser inseridos. Você pode avançar para o próximo estágio usando o botão Próximo Estágio. Nos aplicativos baseados em modelo, você pode trabalhar com um estágio do fluxo do processo empresarial dentro do submenu do estágio ou pode fixá-lo no painel lateral. Os fluxos do processo empresarial não oferecem suporte à expansão do submenu do estágio para o painel lateral em dispositivos móveis.

Você pode realizar a etapa necessária para que as pessoas insiram dados para uma coluna correspondente antes de poder continuar no próximo estágio. Geralmente, este requisito é chamado de "estágio-bloquear". Se você estiver adicionando uma coluna obrigatória para os negócios ou obrigatório para o sistema a um estágio do fluxo do processo empresarial, adicione também essa coluna ao seu formulário.

Os fluxos do processo empresarial parecem ser relativamente simples quando comparados com outros tipos de processos porque não fornecem nenhuma lógica de negócios condicional ou automação além do fornecimento da experiência simplificada de entrada de dados e do controle da entrada em estágios. No entanto, ao combinar com outros processos e personalizações, eles podem desempenhar um papel importante para economizar tempo, reduzir custos de treinamento e aumentar a adoção do usuário.

Fluxos do processo empresarial integrados com outras personalizações

Quando você ou seu usuário insere dados usando fluxos de processo de negócios, as alterações de dados também se aplicam às colunas de formulário para que qualquer automação fornecida por regras de negócios ou scripts de formulário possa ser aplicada imediatamente. Você pode adicionar etapas que definem valores para colunas que não estão presentes no formulário e essas colunas são adicionadas ao Xrm.Page modelo de objeto usado para scripts de formulário. Quando você salva os dados no formulário, todos os fluxos de trabalho iniciados por alterações em colunas incluídas em um fluxo de processo empresarial são aplicados. Se a automação for aplicada por um fluxo de trabalho em tempo real, as alterações serão imediatamente visíveis ao usuário quando os dados no formulário são atualizados quando a linha for salva.

Embora o controle de fluxo do processo empresarial no formulário não ofereça nenhuma programabilidade direta no lado do cliente, as alterações aplicadas por regras de negócios ou scripts do formulário são automaticamente aplicadas aos controles de fluxo do processo empresarial. Se você ocultar uma coluna em um formulário, essa coluna também será oculta no controle do fluxo do processo empresarial. Se você definir um valor usando regras comerciais ou scripts de formulário, esse valor será definido no fluxo do processo empresarial.

Fluxos de processo simultâneo

Fluxos de processo empresarial simultâneos permitem personalizar e configurar vários processos empresariais com a mesma linha associada inicial. Os usuários podem alternar entre vários processos empresariais em execução simultaneamente e continuar a trabalhar no estágio do processo em que estavam.

Fluxos de processo de negócios do sistema

Quando seu ambiente do Power Platform tiver a configuração Habilitar aplicativos Dynamics 365 ativada, os seguintes fluxos de processo empresarial serão incluídos. Para compreender como os fluxos de processo de negócios funcionam, reveja estes fluxos de processo de negócios do sistema:

• Processo de Vendas do Cliente Potencial até a Oportunidade
• Processo do Telefone até a Ocorrência
• Processo de Vendas

Várias tabelas nos fluxos do processo empresarial

Você pode usar um fluxo de processo empresarial em uma única tabela ou abranger várias tabelas. Por exemplo, você pode ter um processo que começa com uma oportunidade, depois segue para uma cotação, um pedido e uma fatura, antes de finalmente voltar para fechar a oportunidade.

Você pode criar fluxos de processo empresarial que combinem as linhas de até cinco tabelas diferentes em um único processo para que as pessoas que usam o aplicativo possam se concentrar no fluxo do processo, e não na tabela em que trabalham. Eles podem navegar mais facilmente entre as linhas de tabela relacionadas.

Vários fluxos de processo empresarial estão disponíveis por tabela

Nem todos os usuários em uma organização podem seguir o mesmo processo, e condições diferentes podem exigir que um processo distinto seja utilizado. Você pode ter até 10 fluxos de processo empresarial ativos por tabela para disponibilizar processos adequados para diferentes situações.

Controle qual fluxo de processo de negócios será aplicado

Você pode associar fluxos de processo de negócios a funções de segurança para que somente as pessoas com essas funções de segurança possam visualizá-los ou usá-los. Você também pode definir a ordem dos fluxos do processo empresarial para controlar qual fluxo do processo empresarial será definido por padrão. Esse método funciona da mesma forma que definir vários formulários para uma tabela.

Quando alguém cria uma nova linha de tabela, a lista de definições de processo de negócios ativos disponíveis é filtrada pela função de segurança do usuário. A primeira definição de processo de negócios ativada disponível para a função de segurança do usuário, de acordo com a lista de ordem de processos, é a aplicada por padrão. Se mais de uma definição de processo de negócios ativo estiver disponível, os usuários poderão carregar outra na caixa de diálogo Desativar Processo . Sempre que os processos são trocados, aquele que está sendo renderizado no momento vai para segundo plano e é substituído pelo processo selecionado, mas mantém seu estado e pode ser alternado de volta. Cada linha pode ter várias instâncias de processo associadas (uma para cada definição de fluxo do processo empresarial, até no máximo 10) No carregamento do formulário, somente um fluxo do processo empresarial é processado. Quando um usuário aplica um processo diferente, o processo pode ser carregado por padrão apenas para esse usuário específico.

Para garantir que um processo empresarial seja carregado por padrão para todos os usuários (comportamento equivalente a "fixar" o processo), adicione um script de API do cliente personalizado (recurso Web) na carga do formulário que carrega especificamente uma instância de processo empresarial existente com base na ID de definição do processo de negócios.

Considerações de fluxo de processo de negócio

Você pode definir fluxos de processos de negócios somente para as tabelas que oferecem suporte a eles. Você também precisa estar ciente dos limites para o número de processos, estágios e etapas que você pode adicionar.

Fluxos de processo empresarial que chamam um fluxo de trabalho

Você pode chamar fluxos de trabalho sob demanda de dentro de um fluxo de processo empresarial. Configure esse recurso do designer de fluxo de processo de negócios arrastando um componente de fluxo de trabalho para um estágio de processo ou para a seção Fluxos de Trabalho Globais .

Ao incluir um fluxo de trabalho que você deseja disparar na Saída do Estágio de um estágio de seu fluxo do processo empresarial, e esse estágio é o último do fluxo, o designer dá a impressão que o fluxo de trabalho será disparado quando esse estágio for concluído. Entretanto, o fluxo de trabalho não será disparado porque não ocorre uma transição de estágio. Você não recebe um aviso ou erro que impeça você de incluir o fluxo de trabalho na etapa. Quando um usuário interage com o fluxo do processo empresarial, concluir ou abandonar o processo não resultará em uma transição de estágio, e portanto, o fluxo de trabalho não será disparado. Considere os exemplos a seguir:

• Você cria um fluxo de processo empresarial com dois estágios. O S1 se conecta ao S2, com um fluxo de trabalho no estágio S2 e define o gatilho como Saída do Estágio.

• Você cria um fluxo do processo empresarial com três estágios, S1 conecta-se a S2, em seguida, S2 ramifica-se a S3. Você inclui um fluxo de trabalho em S2 e define o gatilho como Estágio de Saída.

O fluxo de trabalho não é acionado em nenhum dos casos. Para contornar esse problema, adicione um fluxo de trabalho global e adicione a ele o fluxo de trabalho que você deseja acionar, para que ele seja acionado para o processo empresarial, e não para uma etapa do processo. Você pode definir o gatilho de um fluxo de trabalho global como Processo Abandonado ou Processo Concluído para fazer com que o fluxo de trabalho dispare quando um usuário abandonar ou concluir o processo empresarial.

Tabelas que podem usar os fluxos do processo empresarial

Todas as tabelas personalizadas podem usar fluxos de processo empresarial. As seguintes tabelas padrão também podem usar os fluxos de processo empresarial. Algumas tabelas exigem um aplicativo Dynamics 365, como Dynamics 365 for Sales ou Dynamics 365 for Customer Service.

• Conta
• Agendamento
• Campanha
• Atividade da Campanha
• Resposta da campanha
• Concorrente
• Contato
• Email
• Direito
• Fax
• Caso
• Fatura
• Lead
• Carta
• Lista de marketing
• Oportunidade
• Telefonema
• Produto
• Item da Lista de Preços
• Cotação
• Compromisso Recorrente
• Material de vendas
• Atividade Social
• Ordenar
• Usuário
• Tarefa
• Equipe

Para habilitar uma tabela personalizada para os fluxos do processo de negócio, selecione a caixa de seleção Fluxo do processo empresarial (os campos serão criados) na definição da tabela. Esta ação não pode ser desfeita.

Número máximo de processos, etapas e estágios

Para garantir o desempenho aceitável e a usabilidade da interface do usuário, lembre-se das seguintes limitações ao usar fluxos de processo de negócios:

• Você pode ativar até 10 fluxos de processo de negócios para cada tabela.
• Cada processo pode conter até 30 estágios.
• Processos de várias tabelas podem conter até cinco tabelas.

Suporte à personalização de tabelas de fluxo do processo empresarial

As tabelas de fluxo do processo empresarial podem aparecer no sistema para que os dados de linha de tabela possam estar disponíveis em grades, exibições, gráficos e painéis.

Use linhas da tabela de fluxo do processo empresarial com grades, exibições, gráficos e painéis

Quando os fluxos de processo de negócios estão disponíveis como uma tabela, você pode usar pesquisas avançadas, exibições, gráficos e painéis baseados em dados de fluxos de processo de negócios para uma determinada tabela, como um cliente potencial ou uma oportunidade. Os administradores e personalizadores do sistema podem criar grades, exibições, gráficos e painéis personalizados de fluxo do processo empresarial semelhantes aos criados com qualquer outra tabela.

Para acessar a exibição padrão do fluxo de processo empresarial, acesse o Power Apps, selecione Soluções, abra a solução que você deseja, selecione Tabela no painel de navegação esquerdo e abra a tabela do processo que deseja, como a tabela Processo de Vendas do Cliente Potencial até a Oportunidade. Selecione Exibições e selecione a exibição que você quer personalizar.

Várias exibições padrão estão disponíveis que você pode exibir como um gráfico, como a exibição Processo de Vendas Ativo da Oportunidade .

Interagir com a tabela de fluxo do processo de negócios em um fluxo de trabalho

Você também pode interagir com tabelas de fluxo de processo de negócios em um fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho para a linha de tabela do Fluxo do Processo Empresarial para alterar o Estágio Ativo quando uma coluna na linha de tabela de Oportunidade for atualizada. Saiba como fazer isso em automatizar estágios de fluxo de processo de negócios usando fluxos de trabalho.

Executar fluxos de processos empresariais offline

Você poderá usar os fluxos de processos empresariais offline se as seguintes condições forem atendidas:

• Você usa o fluxo do processo empresarial de um aplicativo do Power Apps.
• Habilite o aplicativo Power Apps para uso offline.
• O fluxo do processo de negócios tem uma única tabela.

Os três comandos a seguir estão disponíveis para um fluxo de processo empresarial quando o aplicativo Power Apps está offline:

• Próximo estágio
• Estágio anterior
• Definir etapa ativa

Coluna de pesquisa em um estágio de fluxo do processo empresarial

Você pode ver linhas recentes em uma coluna de pesquisa de um aplicativo baseado em modelo. Para evitar que os itens usados mais recentemente apareçam na pesquisa, siga estas etapas:

1. Enquanto estiver no designer de formulários com um formulário de tabela para uma tabela usada em um fluxo de processo empresarial, selecione a etapa de dados da coluna de pesquisa no Modo de exibição de árvore no painel de navegação esquerdo.

2. Selecione Desativar itens usados recentemente.

   

3. Salve e publique.

Limitações do uso de tabelas do fluxo do processo empresarial

• Atualmente, você não pode criar formulários personalizados para tabelas com base em um fluxo do processo empresarial.

• Se uma solução incluir uma tabela de fluxo de processo empresarial, você deverá adicionar manualmente a tabela de fluxo de processo empresarial à solução antes de exportá-la. Caso contrário, a tabela de fluxo do processo empresarial não será incluída no pacote de solução. Para saber mais, confira criar e editar tabelas.

• Adicionar a tabela de processo a um aplicativo baseado em modelo pode resultar em funcionalidade limitada. Saiba mais na criação e edição de fluxos de processo de negócios.

• O nome de um fluxo de processo empresarial não é alterado depois que você cria o fluxo para um formulário. Se você alterar o nome na definição do fluxo do processo empresarial, os novos fluxos do processo empresarial exibirão o nome atualizado, mas os mais antigos exibirão o nome original. O nome não se traduz depois que você o define. Se as configurações de linguagem do criador de fluxo foram definidas como espanhol quando a instância de fluxo do processo de negócios foi criada, o nome estará em espanhol para todos os usuários, mesmo que o criador do fluxo tenha alterado seu idioma mais tarde.

Informações relacionadas

• Introdução ao Power Apps
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• Whitepaper: Habilitação de processo no Dynamics 365