Explicando os Grupos do Microsoft 365 para seus usuários

Os Grupos do Microsoft 365 permitem que você configure uma coleção de recursos para compartilhar, incluindo uma caixa de correio e calendário compartilhados, um site do SharePoint com um bloco de anotações do OneNote e um Microsoft Planner, entre outros. O Microsoft Teams também pode ser incluído quando você cria um grupo ou pode ser adicionado posteriormente. Os recursos de grupos de permissões são gerenciados por meio do grupo.

Os grupos podem ser criados criando qualquer um dos recursos compartilhados. A criação de um grupo no Outlook produz o mesmo resultado que a criação de um site de equipe do SharePoint conectado ao grupo ou um plano no Planner. Se os usuários forem novos nos Grupos do Microsoft 365, talvez não percebam isso. Isso pode causar confusão para os usuários e a possibilidade de criar recursos duplicados. (Por exemplo, alguém pode criar um site do SharePoint para colaboração em documentos e depois criar uma instância separada do Planner, sem perceber que o Planner já estava disponível como parte do grupo.)

Como os grupos podem ser criados de várias maneiras, recomendamos treinar seus usuários para usar o método que melhor se adapta à sua organização:

• Se a sua organização faz a maior parte da comunicação usando email, instrua os usuários a criarem grupos no Outlook.
• Se sua organização usa muito o SharePoint ou está migrando do SharePoint local, instrua seus usuários a criar sites de equipe do SharePoint para colaboração.
• Se sua organização tiver implantado o Teams, instrua seus usuários a criar uma equipe quando precisarem de um espaço de colaboração.

Se você treinar seus usuários para sempre usar o método de criação de grupo que mais se alinha com sua maneira de trabalhar quando precisarem de um espaço para colaborar com outras pessoas, poderá ajudar a evitar confusão e duplicação de recursos. À medida que os usuários se tornam mais experientes, eles entenderão melhor a coleção de serviços que acompanham um grupo e que diferentes métodos de criação levam ao mesmo resultado.

Você pode usar o modelo Grupos do Microsoft 365 para Usuários Corporativos - PowerPoint como ponto de partida para apresentações de treinamento para seus usuários.

Como pensar e organizar grupos

Os usuários podem se comunicar com mais eficiência uns com os outros entendendo onde e quando usar grupos.

Loop interno - Teams

Seu loop interno inclui pessoas com quem você trabalha regularmente. Com seu loop interno, você precisará executar reuniões e projetos eficazes. Com o Teams, você pode aproveitar os recursos do Teams, como um calendário compartilhado, reuniões, canais e chats para coordenar com seus colaboradores mais próximos.

Loop externo - Viva Engage

Seu loop externo inclui pessoas com as quais você se conecta em toda a sua organização, mas não necessariamente trabalha em estreita colaboração. Com seu loop externo, você precisará informar e envolver funcionários e colegas de trabalho. O Viva Engage fornece comunidades públicas onde você pode compartilhar práticas recomendadas, compartilhar arquivos e obter ideias de crowdsourcing.

Outlook, SharePoint e Stream

Outlook - Use grupos de email para direcionar comunicações para grupos específicos.

SharePoint - Use sites do SharePoint para compartilhar e colaborar em conteúdo com grupos específicos.

Stream - Use o Stream para compartilhar eventos de vídeo e ao vivo com grupos específicos.

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