Visão geral dos Grupos do Microsoft 365 para administradores

Grupos do Microsoft 365 é o serviço de associação fundamental que sustenta a colaboração no Microsoft 365. Ele simplifica o gerenciamento de acesso, concedendo automaticamente permissões aos usuários para recursos compartilhados quando você os adiciona a um grupo.

Quando você cria um grupo do Microsoft 365, os usuários podem acessar automaticamente recursos compartilhados, como:

• Comunicação e planejamento

  • Uma caixa de entrada compartilhada do Outlook.
  • Um calendário compartilhado.
  • planejador.

• Conteúdo e colaboração

  • Uma biblioteca de documentos do SharePoint.
  • Um bloco de anotações do OneNote.
  • Microsoft Clipchamp.

• Experiências baseadas em equipe

  • Uma equipe (se criada do Microsoft Teams).
    • Microsoft Viva Engage (se criado a partir do Microsoft Viva Engage).

• Serviços adicionais

  • Power BI.
  • Roteiro (se o Project para a Web estiver disponível).

Grupos do Microsoft 365 funções e permissões

Com um grupo do Microsoft 365, você não precisa atribuir manualmente permissões a recursos individuais. Ao adicionar usuários ao grupo, você concede a eles automaticamente o acesso apropriado.

Qualquer usuário pode criar um grupo, a menos que você limite a criação de grupo a um conjunto específico de pessoas. Se você limitar a criação de grupos, os usuários não poderão criar os seguintes itens:

• Sites do Microsoft SharePoint.
• planejador.
• Equipes.
• Calendários de grupo do Outlook.
• Grupos do Clipchamp.
• Grupos do Viva Engage.
• Bibliotecas compartilhadas no OneDrive.
• Workspaces compartilhados do Microsoft Power BI.

Esses serviços exigem que o criador tenha permissão para criar grupos do Microsoft 365. Os usuários ainda podem participar de atividades de grupo, como criar tarefas no Planner ou usar o chat do Teams, desde que sejam membros do grupo.

Os grupos têm as seguintes funções:

• Proprietários - Gerencie a associação e as configurações do grupo. Os proprietários podem adicionar ou remover membros, atualizar o nome, a descrição ou a imagem do grupo e gerenciar conversas na caixa de entrada compartilhada.

• Membros - Acessam todos os recursos do grupo, mas não podem alterar as configurações do grupo. Por padrão, os membros podem convidar convidados, embora essa configuração possa ser alterada. Para obter mais informações, consulte Gerenciar o acesso de convidados em grupos do Microsoft 365.

• Convidados - Usuários externos convidados a participar do grupo.

Administradores de usuários e administradores de grupos podem criar e gerenciar grupos no Centro de administração do Microsoft 365. Administradores delegados, como consultores que atuam em nome de uma organização, não podem criar ou gerenciar Grupos do Microsoft 365.

Como administrador, você pode:

• Especifique quem pode criar grupos.
• Crie uma política de nomenclatura para grupos em sua organização.
• Escolha qual domínio usar ao criar um grupo.
• Gerenciar o acesso de convidados a grupos.
• Recupere um grupo excluído (dentro de 30 dias após a exclusão).

Grupos do Microsoft 365: expiração e gerenciamento do ciclo de vida

Você pode automatizar a limpeza de grupo usando políticas de expiração. Quando um grupo atinge sua data de validade:

• Os proprietários de grupo recebem notificações de renovação 30 dias, 15 dias e 1 dia antes da expiração.
• Os proprietários poderão renovar o grupo se ele ainda for necessário.
• Os grupos que não são renovados são excluídos automaticamente.

Para obter mais informações, consulte Política de expiração de grupo do Microsoft 365.

Você pode administrar seus grupos no Centro de administração do Microsoft 365 ou usando o PowerShell. Para obter mais informações, consulte Gerenciar Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell.

Se você tiver muitos usuários, como em uma grande corporação ou empresa, poderá haver muitos usuários que criam grupos para várias finalidades. Examine o plano de governança nos grupos do Microsoft 365 para obter as práticas recomendadas.

Limites e restrições dos Grupos do Grupos do Microsoft 365

Os limites a seguir se aplicam aos Grupos do Microsoft 365:

O gerenciamento de grupos do Microsoft 365 é mais eficaz quando você tem informações acionáveis sobre o uso do grupo. O Centro de administração do Microsoft 365 tem uma ferramenta de relatório que permite ver o uso do armazenamento, quantos grupos ativos você tem e como os usuários estão usando os grupos. Para obter mais informações, consulte Relatórios do Microsoft 365 no centro de administração.

Rótulos de confidencialidade para Grupos do Microsoft 365

Você pode criar rótulos de confidencialidade que os usuários em sua organização podem definir quando criam um grupo do Microsoft 365. Os rótulos de confidencialidade ajudam a impor controles consistentes de segurança e acesso durante a criação de grupos. Usando rótulos de confidencialidade, você pode configurar:

• Privacidade (pública ou privada)
• Acesso de convidados
• Acesso a dispositivos não gerenciados

Por exemplo, você pode criar um rótulo chamado Altamente Confidencial e especificar que qualquer grupo criado com esse rótulo é privado e não permite convidados. Quando os usuários em sua organização selecionam esse rótulo durante a criação de grupo, o grupo é definido como privado e os membros do grupo não têm permissão para adicionar convidados ao grupo.

Para obter informações sobre como criar, gerenciar e usar rótulos de confidencialidade, consulte Usar rótulos de confidencialidade para proteger o conteúdo no Microsoft Teams, grupos do Microsoft 365 e sites do SharePoint.

Planos do Microsoft 365 que incluem Grupos do Microsoft 365

Qualquer assinatura do Microsoft 365 que inclua o Exchange Online e o SharePoint no Microsoft 365 dá suporte a grupos. Esse suporte inclui os planos Business Basic, Business Standard e Business Premium, bem como os planos Enterprise E1, E3 e Microsoft 365 E5. O grupo adota o licenciamento da pessoa que o cria. Desde que o criador tenha a licença adequada para os recursos que você deseja que o grupo tenha, essa licença se estende ao grupo.

Se você tiver um plano somente do Exchange, ainda é possível obter os recursos de caixa de entrada compartilhada e calendário compartilhado de grupos no Outlook, mas você não tem a biblioteca de documentos, o Planner ou qualquer um dos outros recursos.

Os grupos do Microsoft 365 funcionam com o Microsoft Entra ID. Os recursos de grupos que você obtém dependem de qual assinatura do Microsoft Entra ID você tem e quais licenças são atribuídas à pessoa que criou o grupo.

De uma perspectiva administrativa, as licenças do criador e a assinatura do Microsoft Entra ID determinam os recursos do grupo. As licenças atribuídas a membros individuais do grupo não determinam os recursos do grupo.

Artigos relacionados

• Saiba mais sobre os Grupos no Outlook.
• Gerenciar Grupos do Microsoft 365 com o PowerShell.
• Limites do SharePoint.
• Planeje a governança em grupos do Microsoft 365.