Visão geral do eSignature

O serviço de assinatura eletrônica simplifica o processo de assinatura e compartilhamento de documentos, ao mesmo tempo em que fornece a segurança e a conformidade do Microsoft 365.

Com o eSignature, você pode enviar documentos para assinatura de forma rápida e segura para pessoas dentro e fora da sua organização. Você também tem uma trilha de auditoria digital, que pode ser usada para verificar a autenticidade de documentos e transações.

Disponibilidade regional

O serviço de assinatura eletrônica está disponível em todo o mundo (exceto na Indonésia) por meio da nuvem pública do Microsoft 365.

Antes de começar

Considerações legais

O serviço de assinatura eletrônica usa assinaturas eletrônicas simples, conforme definido na lei aplicável, incluindo, mas não se limitando, ao Regulamento (UE) n.º 910/2014 (o Regulamento eIDAS). Determine se isso é apropriado para suas necessidades e leia os termos de serviço do eSignature.

Licenciamento

Para poder usar a assinatura eletrônica, você deve primeiro vincular sua assinatura do Azure à cobrança paga conforme o uso. A cobrança é baseada no tipo e no número de transações. Para habilitar a assinatura eletrônica, um administrador deve configurar a assinatura eletrônica no Centro de administração do Microsoft 365.

Enviando uma solicitação

O serviço de assinatura eletrônica cria um link de compartilhamento para que os signatários acessem o documento. O criador da solicitação deve ter permissões de edição e compartilhamento para que o link de compartilhamento seja criado.

Compartilhamento externo

O serviço de assinatura eletrônica permite acordos vinculativos entre as partes. As partes externas têm permissão para o acesso de convidado ao SharePoint por meio do Microsoft Entra ID para assinar eletronicamente um documento. Se estiver solicitando assinaturas de destinatários externos que não são convidados existentes em seu locatário, você precisará habilitar a integração B2B do Microsoft Entra para SharePoint e OneDrive e o compartilhamento de convidado. Para obter mais informações, consulte Configurar o eSignature para destinatários externos. Considere se isso atende aos seus requisitos de conformidade e segurança ao habilitar a assinatura eletrônica.

Integração do Purview

O serviço de assinatura eletrônica permite o registro em log de atividades de assinatura eletrônica no log de auditoria do Purview. As atividades podem ser visualizadas abrindo o log de auditoria e pesquisando por eSignature* no campo Atividades - nomes de operação . As atividades registradas são:

• A solicitação foi criada
• A solicitação foi enviada
• A solicitação foi cancelada
• Solicitação recusada
• A solicitação foi concluída
• O link para o documento assinado expirou
• O documento foi visualizado pelo destinatário
• O documento foi assinado pelo destinatário
• O documento foi baixado pelo destinatário

Usando outros provedores de assinatura

A plataforma de assinatura eletrônica é integrada aos provedores de assinatura eletrônica Adobe Acrobat Sign e Docusign eSignature. Você pode iniciar solicitações usando esses provedores de documentos PDF no SharePoint, garantindo o armazenamento seguro e automático de documentos assinados no Microsoft 365.

Os provedores facilitam o processo de assinatura e enviam todas as notificações relevantes. Quando a assinatura for concluída, uma cópia do documento totalmente assinado será salva automaticamente no SharePoint para facilitar o acesso. Para obter mais informações, consulte como adicionar provedores de assinatura e como criar uma solicitação de assinatura usando outro provedor.

Notas de versão atuais

• O Microsoft 365 eSignature agora está disponível em todo o mundo para PDFs e documentos do Word.

• O eSignature para Microsoft Word está disponível mundialmente para usuários nos canais Microsoft 365 Beta, Atual e Mensal da Enterprise.

• O rastreamento de solicitações de assinatura eletrônica por meio do aplicativo Aprovações no Microsoft Teams está disponível.

• A integração com o Adobe Acrobat Sign e o Docusign eSignature está disponível em todo o mundo para PDFs.