Aprovações de múltiplos estágios e de IA em fluxos de agentes (prévia)

[Este artigo é uma documentação de pré-lançamento e está sujeito a alterações.]

Este artigo descreve como usar aprovações em vários estágios e de IA em fluxos do agente.

Acessar aprovações em vários estágios

As aprovações em vários estágios estão disponíveis exclusivamente em fluxos de agente. Os fluxos de agente são automações ou fluxos criados no Copilot Studio e podem ser usados de forma autônoma ou com agentes do Copilot Studio. Saiba mais sobre fluxos de agente na visão geral de fluxos do agente.

O que são aprovações em vários estágios?

Uma aprovação em vários estágios é uma funcionalidade que atende a processos de aprovação mais complexos. Ela oferece um conjunto avançado de funcionalidades que permitem que as organizações criem fluxos de trabalho de aprovação avançados para seus processos de negócios, agora aprimorados com a tomada de decisões alimentada por IA.

As aprovações em vários estágios combinam revisões humanas e de IA para tomar decisões de aprovação conforme instruções, documentos e imagens fornecidas. Essa combinação permite o processamento automatizado de solicitações de rotina, mantendo a supervisão humana para decisões complexas, agilizando significativamente os ciclos de aprovação, garantindo a conformidade com as políticas organizacionais.

As aprovações em múltiplos estágios se baseiam nas aprovações padrão encontradas em fluxos de nuvem. Antes de entrar em aprovações em vários estágios, você deve se familiarizar primeiro com as aprovações padrão. Aqui estão alguns recursos para começar:

• Comece com aprovações
• Microsoft Power Platform e referência do conector de aprovações de Aplicativos Lógicos do Azure

Principais funcionalidades de aprovações em vários estágios

As aprovações em vários estágios oferecem as seguintes principais funcionalidades que as diferenciam das aprovações padrão:

• Estágios manuais de aprovação: solicitar que as partes interessadas humanas tomem decisões de aprovação em vários estágios do processo.
• Estágios de aprovação de IA: implemente a tomada de decisões automatizada em pontos-chave no fluxo de trabalho de aprovação usando modelos de IA.
• Condições/aprovações condicionais: coloque condições entre estágios para controlar dinamicamente o fluxo de trabalho de aprovação com base em critérios específicos.

Todos esses recursos estão em versão preliminar.

Estágios de aprovação manual

Estágios manuais na sua aprovação em múltiplos estágios permitem que você solicite decisões de aprovação de diferentes partes interessadas humanos em vários estágios do processo. Nesses estágios, você pode definir o tipo de aprovação como "Primeiro a responder" ou "Todos devem aprovar", o título da solicitação de aprovação, a quem a aprovação deve ser atribuída e os detalhes relevantes aos quais o aprovador humano precisa tomar uma decisão.

Estágios de aprovação de IA

Os estágios de IA em sua aprovação em múltiplos estágios permitem implementar a tomada de decisões automatizada em pontos-chave no seu fluxo de trabalho de aprovação. Nesses estágios, você fornece ao modelo de IA instruções específicas e entradas relevantes, como documentos, imagens, texto e conhecimento organizacional, e a IA produz uma decisão clara de Aprovar ou Rejeitar com lógica clara com base em suas instruções. Você pode configurar decisões de aprovação dos estágios de IA para revisão e aprovação por aprovadores humanos em estágios subsequentes. A revisão humana garante que os humanos permaneçam no controle enquanto ainda se beneficiam do processamento mais rápido das avaliações rotineiras.

Condições e aprovações condicionais

As condições podem ser colocadas entre estágios em sua aprovação de várias fases para fornecer controle de fluxo de trabalho dinâmico avaliando critérios específicos para determinar a próxima ação em seu processo de aprovação. Com as condições, você pode definir regras lógicas com base em entradas e configurar o fluxo de trabalho para aprovar, rejeitar, rotear automaticamente para outro estágio ou ignorar estágios inteiramente com base em se essas condições são atendidas. As condições permitem uma tomada de decisão flexível que adapta seu fluxo de trabalho de aprovação a cenários diferentes sem intervenção manual.

Configurar sua aprovação em vários estágios

Há algumas etapas para configurar uma aprovação em vários estágios.

Adicionar a ação de vários estágios

No seu fluxo, você pode adicionar Executar uma aprovação em múltiplas etapas como ação por meio do novo conector Revisão humana.

1. Abra o designer do fluxo ao qual você deseja adicionar uma aprovação em múltiplas etapas.

2. Selecione o botão + no local entre nós em que você deseja adicionar a aprovação em vários estágios.

3. No cartão ou painel Adicionar uma ação , procure a ação Executar uma aprovação em múltiplas etapas na seção de revisão humana . Você também pode encontrar a mesma ação no conector de revisão humana na lista. Se você não vir a ação ou o conector, procure por eles.

4. Para facilitar o acesso na próxima vez, favorite a ação selecionando o ícone de estrela no cartão de ação.

5. Selecione a ação Executar uma aprovação em vários estágios. Essa ação inicia uma aprovação, envia-a aos responsáveis designados e aguarda a conclusão das solicitações de aprovação antes de o restante do fluxo continuar.

1. Por padrão, o nome da sua aprovação multiestágio é o nome da ação, "Executar uma aprovação multietapa." Para renomear sua aprovação, faça isso no painel esquerdo. Se você estiver usando o novo designer em linha, selecione o botão para abrir o painel esquerdo.

1. No painel esquerdo, selecione o nome da ação e renomeie conforme necessário.

1. Selecione Configurar a aprovação para abrir o modal.

Adicionar e configurar um estágio manual

As aprovações são configuradas em estágios. Os estágios representam diferentes pontos de porta no processo de aprovação, em que o fluxo pausa e aguarda que um aprovador designado revise e aprove antes de continuar. Você pode configurar cada estágio de forma independente, personalizando-o para atender às necessidades de cada grupo de stakeholders.

Vamos começar com como configurar um estágio manual.

1. Na janela modal, selecione Criar e, em seguida, selecione Estágio manual no menu suspenso. Um único mosaico é exibido no visualizador de aprovações.

2. No lado direito do diálogo, selecione o tipo de aprovação que deseja. Confira os tipos de aprovação e seus comportamentos para saber mais sobre os diferentes tipos de aprovações e como elas funcionam.

3. Outras opções de configuração são exibidas. Configure esses campos como você configuraria uma aprovação padrão. Os três campos principais são Título, Atribuído a e Detalhes.

Usando entradas em uma etapa manual

Se você tiver tokens ou variáveis criados no seu fluxo que queira usar na etapa de aprovação manual, precisará criar parâmetros de entrada. Você não pode usar diretamente tokens ou variáveis dentro da aprovação sem criar entradas primeiro. Na imagem anterior, três entradas foram criadas: ID de Despesa, valor de despesa e detalhes de aprovação do gerente. Para adicionar uma entrada, digite uma barra (/) onde você quer a entrada, escolha um desses tipos, String, Number, e Booleanentão dê um nome à sua entrada. Depois de salvar o processo de aprovação, campos para as entradas que você criou aparecem no designer de fluxo, onde você pode mapear tokens ou variáveis do fluxo para essas entradas.

Adicionar e configurar um estágio de IA

Agora vamos configurar um estágio de IA.

1. No visualizador de aprovação no painel esquerdo, selecione o botão mais (+) acima da etapa manual que você criou.

2. Selecione Estágio de IA na lista suspensa. Uma única tile para o estágio de IA aparece no visualizador de aprovação.

3. Selecione o texto do bloco e renomeie a etapa.

4. No painel de Instruções , escreva as instruções e critérios que você quer que a etapa de IA use para tomar uma decisão.

1. Se você quer que a etapa de IA use entradas como documentos, imagens, texto e conhecimento para tomar uma decisão de aprovação, digite / onde deseja essa entrada nas instruções ou selecione Adicionar conteúdo. Um menu aparece onde você pode selecionar um tipo de entrada e enviar uma entrada de exemplo para teste.

2. Se você usou entradas em suas instruções, certifique-se de carregar os exemplos antes do teste.

3. No seletor de modelos, selecione o modelo de IA que você quer usar para tomar a decisão de aprovação.

1. Selecione Testar para testar as instruções.

2. No painel de decisão de Aprovação , revise o resultado do teste e a justificativa.

3. Na próxima etapa, com base na decisão, configure como a aprovação é roteada com base no resultado da etapa da IA. Por padrão, se a etapa de IA aprovar, a aprovação continuará para a próxima etapa. Se a fase da IA reprovar, a aprovação será encerrada como rejeitada. Se a aprovação não resultar em uma decisão de aprovação ou rejeição, ela segue para a próxima etapa.

1. Depois que você salva e fecha a aprovação multiestágio, os campos para as entradas configuradas nessa etapa de IA aparecem no designer de fluxo.

Adicionar e configurar uma condição

As condições são essenciais para rotear aprovações e aprovar ou rejeitar automaticamente com base em critérios específicos. Se nenhuma condição for definida entre os estágios, o comportamento padrão será:

• Se um estágio for aprovado, o processo avançará ao próximo.
• Se uma etapa for rejeitada, o processo de aprovação termina.

No entanto, com condições, você pode personalizar o comportamento padrão da aprovação em vários estágios.

1. Para adicionar uma condição, selecione + no visualizador multiestágio entre os dois estágios.

2. Selecione Condição no menu suspenso.

3. Adicione instruções condicionais conforme necessário.

1. Configure onde a aprovação vai com base em se a condição é atendida:

Se a condição for atendida, você pode prosseguir para a próxima etapa, aprovar ou rejeitar, ou encaminhar para outra etapa.

Se a condição não for cumprida, você pode continuar para a próxima etapa, aprovar ou rejeitar, ou seguir para outra etapa.

Neste exemplo simples, se o valor da despesa for maior que $5.000, o pedido continua até a aprovação do gerente. Se o valor for inferior a $5.000 e a etapa de IA aprovar, a solicitação pode burlar a aprovação do gerente e terminar automaticamente como aprovada.

Mapeando variáveis de seu fluxo para entradas na aprovação

Se você criou entradas dentro da aprovação, precisa mapear variáveis do seu fluxo para essas entradas. Quando você salva e fecha o diálogo de aprovação, campos para realizar esses mapeamentos aparecem no cartão de ação.

Selecione os campos e, em seguida, selecione os itens de ações anteriores no fluxo que você deseja usar na aprovação durante a execução.

Requisitos de formato de documento para arquivos de aprovações

Os documentos usados nas aprovações devem estar no formato base64. Alguns conectores retornam saídas que já estão na base 64. Se você estiver usando saídas dos conectores que não oferecem isso, use a função String do Power Fx no arquivo, como mostrado na imagem a seguir:

Unindo todos os elementos

Vamos examinar um exemplo de como esse processo de aprovação funciona com estágios manuais e de IA (Inteligência Artificial) e suas condições. A imagem a seguir mostra um processo de aprovação completo com quatro estágios e uma verificação de condição.

1. A solicitação de aprovação chega primeiro à fase de triagem de despesas de IA quando a aprovação é executada.

Se aprovada, a solicitação passa para a verificação de condição.

Se rejeitado, o processo de aprovação termina sem atingir a verificação de condição.

1. Na verificação de condição:

Se o valor da despesa for maior que 5.000, a aprovação continuará no estágio de aprovação do Gerente.

Se o valor da despesa não ultrapassar 5000, a aprovação termina como aprovada.

1. Para despesas acima de 5000 que atingam a fase de aprovação do Gestor :

Se aprovada, a solicitação passa para o estágio de verificação de orçamento de IA para verificações de conformidade finais.

Se rejeitado, o processo de aprovação é encerrado como rejeitado.

1. A etapa de verificação orçamentária de IA realiza a validação final do orçamento e da conformidade:

Se a IA aprovar, a solicitação continuará para Análise de finanças para processamento.

Se a IA rejeitar, o processo de aprovação é encerrado como rejeitado.

1. Por fim, os profissionais financeiros na fase de revisão financeira realizam sua própria avaliação com base em regras contábeis, disponibilidade de orçamento e requisitos de processamento de pagamentos:

Se aprovado, o processo de aprovação termina como aprovado e o pagamento é iniciado dentro do fluxo.

Se rejeitado, o processo de aprovação é encerrado como rejeitado.

Isso demonstra como você pode criar fluxos de trabalho de aprovação inteligentes que combinam a eficiência da IA com a supervisão humana, roteando automaticamente solicitações com base em regras de negócios específicas, como valores de despesas.

Respondendo a aprovações

A resposta às autorizações permanece consistente entre as autorizações padrão e avançadas. Os usuários atribuídos a aprovações podem responder por meio de:

• aplicativo de aprovações do Microsoft Teams
• Outlook
• Power Automate Portal

Mais informações sobre estágios de IA

Usando aprovações de IA para casos confidenciais

Embora as aprovações de IA possam simplificar muitos processos de negócios, é importante ter cautela ao implementá-las para aprovações altamente confidenciais, como transações financeiras, decisões legais, ações de pessoal ou processos críticos de conformidade. Para esses cenários, certifique-se de que se chegue a etapas de aprovação humana no fluxo, para que os seres humanos mantenham o controle final sobre decisões importantes. Revise estes termos para mais orientações: https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/

Para obter mais informações sobre o uso responsável da IA para aprovações, consulte Perguntas frequentes sobre aprovações de IA.

O que acontece quando o estágio de IA não tem certeza sobre a decisão a ser tomada

Às vezes, o estágio de IA pode retornar uma resposta rotulada como "Falha na análise". Isso normalmente ocorre quando o modelo de IA não consegue determinar uma decisão de aprovação apropriada. As causas comuns incluem instruções contraditórias ou fora do tópico ou informações insuficientes fornecidas para dar suporte a uma decisão clara.

Aqui está um exemplo em que a IA retornou uma resposta "Falha na análise" devido à entrada conflitante.

Neste exemplo, a etapa de IA é instruída a aprovar despesas abaixo de $500 e rejeitar aquelas acima de $300. No entanto, a despesa anexada é de US$ 400, o que se enquadra em ambos os critérios. Como resultado, a IA não consegue determinar com confiança se deve aprovar ou rejeitar o pedido.

Visualização da decisão e justificativa do estágio de IA no Power Automate

Há duas maneiras de ver a decisão e a lógica do estágio de IA após a execução:

• Centro de aprovações
• Tela de atividades do construtor de prompts

Exibição no centro de aprovações

Se você for um aprovador em uma aprovação multietapas concluída, deverá ver a decisão e a justificativa dos estágios de IA no Power Automate.

1. Entre em make.powerautomate.com.

2. No seletor de ambiente, selecione o ambiente do qual a aprovação foi executada.

3. No painel de navegação esquerdo, selecione Aprovações.

4. Na guia Histórico, selecione a aprovação que foi concluída e que inclui o estágio de IA.

5. Exiba a decisão de aprovação e a lógica dos estágios anteriores da IA no painel direito que é aberto.

Exibir na visão de atividade do construtor de prompts

1. Entre em make.powerautomate.com.

2. No seletor de ambiente, selecione o ambiente do qual a aprovação foi executada.

3. No painel de navegação esquerdo, selecione atividade do construtor de prompts. Se você não vir essa opção, selecione os três pontos (...) >Descubra tudo.

4. No cabeçalho de monitor na tela Descobrir, selecione atividade de criação de prompts. Você pode fixar essa tela à sua navegação para facilitar o acesso no futuro.

Nesta tela, você pode ver todas as execuções dos seus prompts de IA, incluindo as execuções das etapas de IA.

1. Selecione a parte Tempo processado de uma das linhas para ver a decisão e a justificativa dessa execução.

Aqui você vê a Entrada, que é o pedaço de texto, documento ou imagem apresentada na instrução, e a Saída, que contém a decisão e a justificativa da etapa de IA em formato JSON.

Como escrever instruções em seu estágio de IA para obter melhores resultados

Aprovações são um componente crítico dos processos de negócios, por isso é essencial que suas instruções estejam claramente escritas e produzam resultados consistentemente precisos. Siga estas melhores práticas para garantir que seus estágios de aprovação de IA forneçam decisões confiáveis e consistentes.

1. Mantenha as instruções focadas no processo de negócios: Certifique-se de que suas instruções de aprovação estejam relacionadas a aprovações legítimas de processos de negócios, como aprovações de despesas, aprovações de pedidos de compra, revisões de contratos e processos similares.

2. Use modelos mais poderosos para tarefas complexas: Como decisões precisas de aprovação são críticas para o seu negócio, utilize os modelos de IA mais capazes disponíveis sempre que possível. Por exemplo, prefira GPT-o3 em vez de GPT-4.1 para melhorar o raciocínio e a consistência.

3. Foque em razões para rejeitar ou razões para aprovar: Foque em critérios de aprovação ou de rejeição, e evite ambos.

Bom: "Rejeite se o valor da despesa exceder US$ 500 ou se nenhum recibo for anexado"

Evitar: "Aprove se for abaixo de US$500, mas rejeite se for acima de US$500, a menos que sejam despesas de viagem"

1. Consulte suas entradas especificamente: Ao usar entradas, documentos ou dados carregados, referencia-os pelo nome e especifique exatamente onde a IA deve buscar informações.

Bom: "Verifique o arquivo 'Budget_Report.pdf' e aprove se a receita do terceiro trimestre ultrapassar $100.000."

Evite: "Consulte o arquivo de orçamento para verificar os valores de receita."

1. Seja específico e mensurável: evite termos subjetivos que possam ser interpretados de forma diferente.

Bom: "Aprovar se a data de entrega estiver dentro de cinco dias úteis da data da solicitação"

Evite: "Aprove se o prazo for razoável"

1. Verifique a qualidade do arquivo: verifique se as entradas, como imagens e documentos, são claras, desprotegidas e legíveis.

2. Teste com dados realistas: Para validar que suas instruções funcionam como esperado, use exemplos representativos que espelhem seus cenários reais de aprovação.

3. Definir casos extremos e comportamento de exceção: especifique o que deve acontecer quando a IA encontrar informações não claras, incompletas ou inesperadas.

4. Defina limites e intervalos claros: evite limites ambíguos definindo pontos de corte exatos.

Bom: "Aprovar se a pontuação de satisfação for 4.0 ou superior em uma escala de 5 pontos"

Evitar: "Aprovar altas pontuações de satisfação"

1. Use formatos estruturados para critérios complexos: Para avaliações em múltiplas etapas, divida sua lógica em etapas numeradas ou árvores de decisão.

Rejeite o relatório de despesas se QUALQUER uma das seguintes condições for verdadeira:

• O valor no campo "Total" excede US$ 500,00
• Nenhum arquivo de imagem de recibo é carregado
• A data da despesa é anterior a mais de 60 dias da data de vencimento conforme encontrado nas diretrizes de despesas.
• O campo de assinatura do gerente no formulário de despesas está em branco
• O campo ID do funcionário está vazio ou não corresponde ao formato XXX-XXXX (três números, traço, quatro números)

1. Inclua contexto organizacional relevante: Consulte políticas específicas da empresa, requisitos de conformidade ou regras de negócios que a IA deve aplicar.

2. Evite referências sensíveis ao tempo: Não use datas relativas ou referências temporais que fiquem desatualizadas.

Bom: Aprovar se a data de envio estiver dentro de 30 dias após a data da despesa

Evitar: "Aprovar se enviado este mês"

1. Use terminologia consistente: Mantenha os mesmos termos em todas as suas instruções.

Limitações conhecidas

Veja a seguir as limitações conhecidas:

• Apenas o conteúdo de arquivos codificado em base64 nas entradas de arquivos para estágios de IA é suportado.
• Se um usuário em um ambiente diferente de onde foi enviada uma aprovação responder à aprovação, a aprovação pode falhar. Para evitar a falha, identifique o usuário para o qual você deseja enviar a aprovação, acesse o centro de administração do Power Platform e adicione o usuário a esse ambiente.
• Você não pode atribuir o mesmo aprovador a estágios diferentes.
• Não há suporte para anexos de arquivo no momento.
• O gerenciamento do ciclo de vida de aplicações (ALM) atualmente não é suportado para aprovações avançadas, o que significa que, se você importar um fluxo com aprovação avançada, precisa recriar a aprovação em múltiplas etapas no fluxo.
• O compartilhamento não é suportado atualmente, o que significa que, se você compartilhar um fluxo que tenha o conector de revisão humana, o destinatário precisa recriar a aprovação em múltiplas etapas no fluxo.