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Este artigo faz parte do estágio de Preparação do Usuário da sua jornada de atualização, uma atividade que você conclui em paralelo com o estágio de Preparação Técnica. Antes de continuar, confirme se você concluiu essas atividades dos estágios anteriores:
- Alistou as partes envolvidas no seu projeto
- Definiu o escopo do seu projeto
- Compreendeu a coexistência e interoperabilidade do Skype for Business e do Teams
- Escolheu sua jornada de atualização
Depois de proteger sua equipe de projeto e definir sua visão, escopo e metas, a próxima etapa em sua jornada de atualização é garantir que sua organização e seus usuários estejam prontos para o Teams, uma atividade que você conclui em paralelo com a garantia de sua prontidão técnica. Para perceber o valor do Teams, os usuários devem realmente usá-lo. Simplesmente habilitar o Teams não garante que você atinja sua meta. Os usuários têm diferentes casos de uso e estilos de aprendizagem variados e se adaptam às novas tecnologias em velocidades diferentes. A boa notícia é que gerenciar mudanças não é tão complicado, mas exige um esforço concentrado. As discussões guiadas abaixo foram projetadas para ajudá-lo a entender sua base de usuários para que você possa preparar o nível certo de educação para facilitar e acelerar a adoção do usuário. Há duas maneiras de analisar sua base de usuários:
- Prontidão para mudanças organizacionais: entender com que rapidez (ou não) os usuários normalmente reagem à mudança. Essas informações ajudarão a informar a quantidade de conscientização, treinamento e venda de valor que você pode precisar fazer para impulsionar a adoção do usuário.
- Cenários de trabalho em equipe: entender como os usuários trabalham permitirá que você mapeie o Teams para suas atividades de trabalho, acelerando a adoção e facilitando a mudança do Skype for Business.
Nota
Você pode adaptar as atividades de avaliação fornecidas abaixo a qualquer iniciativa de mudança em sua organização. Basta abordar as perguntas com base no escopo do seu projeto. Nas discussões a seguir, a "nova solução" pode ser aplicada à chamada de áudio, à conferência de áudio ou à sua atualização do Skype for Business para o Teams.
Pontos de decisão |
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Próximas etapas |
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Prontidão para mudanças organizacionais
Ao avaliar a prontidão da sua organização, você pode determinar o quão receptivos (ou não) seus usuários provavelmente serão à mudança da maneira como trabalham e à adoção de novas tecnologias. Entender como os usuários reagem às mudanças capacita sua organização a resolver preocupações de forma proativa, ajustar seu plano de implementação para obter a adesão ideal e identificar usuários que podem realmente ajudá-lo a facilitar a mudança com seus colegas.
Atividade
Use os iniciadores de conversa a seguir para realizar uma avaliação de prontidão organizacional e documentar a cultura de sua organização quando se trata de mudança. Essas informações podem ajudar a informar quanta conscientização e treinamento você pode precisar implementar em seu projeto. Não se preocupe com números exatos. Este exercício representa uma compreensão geral da sua cultura organizacional. Se precisar de ajuda para começar, basta avaliar uma distribuição anterior; Isso pode ajudá-lo a antecipar como os usuários podem reagir às mudanças e ajudá-lo a lidar proativamente com as reações esperadas.
Qual a porcentagem de usuários que se enquadra em cada bucket?
| Usuários pioneiros | Usuários informados | Retardatários |
|---|---|---|
| Esses usuários solicitam a solução antes que ela esteja disponível. | Esses usuários aceitam a solução assim que seu valor é demonstrado. | Esses usuários rejeitam a solução, mesmo quando pressionados a mudar. |
Dica
Recrute seus usuários pioneiros para seus testes piloto, além de servir como campeões de pares. Os campeões ajudam a evangelizar novas tecnologias e lideram pelo exemplo para mostrar a seus colegas como obter valor. Para saber mais sobre como criar um programa formal de campeões, consulte o Guia de adoção do Office. Seus retardatários podem precisar de mais convencimento antes de adotar uma nova tecnologia. Se mais de 20% de sua organização se enquadra nesse grupo, gaste mais tempo comunicando as mensagens de valor e oferecendo treinamento personalizado. Além disso, apoie-os durante a mudança abrindo um ciclo de feedback para entender melhor e lidar com suas hesitações.
Qual a porcentagem de usuários que se enquadra em cada competência?
| Auto-motivado | Jogadores da equipe | Buscadores de mãos dadas |
|---|---|---|
| Esses alunos buscam recursos, aprendem fazendo. | Esses usuários desfrutam de treinamento em grupo e interativo; eles vão junto com colegas de trabalho. | Esses usuários esperam assistência "white glove" ou individual. |
Dica
Nem todo mundo aprende da mesma maneira. Para aqueles que são automotivados, aponte para os vídeos online e artigos de treinamento da Microsoft. Se 20% ou mais forem jogadores de equipe, recrute sua equipe de treinamento ou um parceiro para fornecer treinamento ao vivo e interativo (pessoalmente ou online). Normalmente, você encontrará executivos ou funções direcionadas na categoria de mãos dadas. Este é um grupo crítico que se beneficiaria de sessões de treinamento curtas e personalizadas. Recrute seus defensores para ajudar a fornecer treinamento a esses usuários, para uma experiência ideal.
Avaliação de cenários de trabalho em equipe
O Microsoft Teams expande os recursos do Skype for Business, oferecendo uma solução abrangente de comunicação e colaboração. Ao projetar seu plano para atualizar usuários do Skype for Business para o Teams, considere como você pode usar o poder da colaboração em equipe para animar os usuários e facilitar sua transição do Skype for Business para o Teams.
Em sua essência, o trabalho em equipe é como as pessoas trabalham juntas para fazer as coisas. Trata-se de alinhar as pessoas certas com as ferramentas relevantes de uma maneira que funcione para elas. O Teams reúne pessoas, conversas, arquivos e projetos em um workspace, criando um verdadeiro hub para o trabalho em equipe em sua organização.
Entender como o usuário trabalha e como ele se reúne pode ajudá-los a visualizar como podem usar o Teams, facilitando a mudança do Skype for Business. Existem duas maneiras principais de pensar sobre cenários de trabalho em equipe: centrado nas pessoas e centrado no projeto.
- O trabalho em equipe centrado no projeto centra-se em um projeto ou iniciativa específica (por exemplo, planejar um evento de lançamento de produto). Do planejamento do escopo ao gerenciamento do orçamento e aos esforços de marketing, o trabalho em equipe centrado no projeto ajuda a alinhar os fluxos de trabalho do projeto, mantendo todos informados.
- O trabalho em equipe centrado nas People gira em torno de pessoas com responsabilidades ou atributos semelhantes que podem trabalhar na mesma equipe (por exemplo, a equipe de vendas, guerreiros da estrada) ou entre equipes (por exemplo, campeões de pares). Desde conversar com um colega para obter uma resposta a uma pergunta até participar de uma reunião de equipe, as atividades centradas nas pessoas incluem compartilhamento de informações e construção de relacionamento.
Para aproveitar ao máximo o Teams, crie uma estratégia de trabalho em equipe que inclua os dois cenários, ajudando os usuários a entender como o Teams pode funcionar para eles.
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Ponto de decisão |
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Próximas etapas |
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Exemplos
Trabalho em equipe centrado no projeto: evento de lançamento de produto (por exemplo: sua organização está se preparando para lançar um novo produto no mercado e está planejando um amplo evento promocional para gerar reconhecimento, gerar clientes potenciais e incentivar vendas).
| Consideração | Observações |
|---|---|
| Atributos principais |
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| Os desafios do trabalho em equipe hoje |
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| Requisitos de trabalho em equipe |
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| Trabalho em equipe no Teams |
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1 Suporte à integração ou alinhamento de aplicativos no Teams.
Trabalho em equipe centrado nas People: equipe de vendas (por exemplo: sua equipe de vendas dispersa regionalmente precisa permanecer conectada da estrada, permanecer alinhada no pipeline e entender as principais ofertas e iniciativas que podem ajudar a impulsionar as metas de cota anual)
| Consideração | Observações |
|---|---|
| Atributos principais |
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| Os desafios do trabalho em equipe hoje |
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| Requisitos de trabalho em equipe |
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| Trabalho em equipe no Teams |
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1 Suporte à integração ou alinhamento de aplicativos no Teams.
Dicas para identificar um "bom ajuste" para sua estratégia de trabalho em equipe
Pode ser fácil se deixar levar formando uma estratégia de trabalho em equipe para cada usuário, cada equipe e cada projeto. Nem todo projeto ou equipe requer uma estratégia de trabalho em equipe totalmente definida. Aqui estão algumas práticas recomendadas para começar:
Considere projetos entre equipes que estão apenas começando ou que estão sendo lançados.
- Planejamento de eventos – coordenação de várias equipes (orçamento, logística, apresentações e assim por diante)
- Novo produto piloto – compartilhe informações, colete comentários em um ambiente controlado
Identifique personas de usuários e grupos de trabalho principais, conectando as várias maneiras pelas quais eles interagem uns com os outros no Teams
- Equipes/regiões de vendas – guerreiros da estrada, recursos de fácil acesso, respostas rápidas
- RH – processos padronizados em todas as divisões, abordagem consistente para contratação
- Trabalhadores da linha de frente – conexão com seus pares/gerência, acesso a procedimentos, NEO
Lembre-se destas considerações:
- Comece pequeno. Salve projetos maiores e mais complexos para depois de examinar o modelo de trabalho em equipe.
- Concentre-se em novos projetos. Evite alterar um projeto existente que está bem encaminhado, pois isso pode interromper o fluxo de trabalho.
- Considere o tempo. Implementar uma nova estratégia de trabalho em equipe para vendas no final do ano fiscal pode não ser o ideal.
- Itere. Não há necessidade de reinventar a roda. Quando você encontrar uma estrutura de trabalho em equipe que funcione, repita-a com outros grupos de trabalho e projetos. Defina uma equipe de modelo e defina diretrizes para ajudar os usuários a assimilar rapidamente o Teams e fornecer consistência.
Use as informações coletadas acima para informar seu plano de preparação do usuário.