Indexação semântica do Microsoft Copilot

O Microsoft Copilot mapeia os dados da sua organização em um índice léxico e semântico avançado para aumentar a relevância e a precisão da pesquisa. O Copilot pode acessar o contexto e os relacionamentos em seus dados utilizando o Microsoft Graph, permitindo uma recuperação de informações contextualmente mais precisa. O índice aprimora as interações com seus dados, oferecendo aos usuários uma experiência mais avançada e perfeita. Criado com uma abordagem abrangente de segurança, conformidade e privacidade, o Copilot garante que todos os limites organizacionais dentro do seu locatário sejam respeitados. Com o Microsoft Copilot, os usuários podem confiar que suas pesquisas são relevantes, precisas e seguras.

O que é um índice?

O Microsoft Copilot aprimora a pesquisa com uma compreensão léxica e semântica avançada dos dados da sua organização.

O conceito de indexação de dados está bem estabelecido no Microsoft 365. A indexação é uma das maneiras importantes pelas quais os serviços do Microsoft 365 acessam a enorme quantidade de dados no Microsoft Graph, onde reside seu locatário do Microsoft 365. Com a indexação, os usuários veem os resultados da pesquisa do Microsoft Graph, incluindo conteúdo e sinais da maioria dos aplicativos do Microsoft 365 em seu locatário. Isso garante que os resultados da pesquisa sejam personalizados e elevados com base em suas conexões entre conteúdo e pessoas em sua rede.

O índice semântico é gerado com base no conteúdo no Microsoft Graph. Ele é usado para auxiliar na produção de respostas contextualmente relevantes às consultas dos usuários. Além disso, permite que as organizações pesquisem em bilhões de vetores (representações matemáticas de recursos ou atributos) e retornem os resultados relacionados. Combinado com aprimoramentos no Microsoft Graph, o índice semântico conecta você a informações relevantes em sua organização. Ele se baseia na abordagem abrangente da Microsoft para segurança, conformidade e privacidade e respeita todos os limites organizacionais em seu locatário.

As interações com os dados no Microsoft Graph são baseadas na correspondência de palavra-chave, personalização e correspondência social. A pesquisa de palavras-chave consulta um índice no Microsoft Graph, que mapeia para locais em documentos ou em um conjunto de documentos. O Microsoft 365 usa o Microsoft Graph para classificar o conteúdo mais relevante com base no respectivo conhecimento de sinais adicionais para os usuários e sua rede mais próxima. Isso é conhecido como personalização e equiparação social no Microsoft 365, o que impulsiona a relevância das consultas com relação ao conteúdo na sua organização. O acesso aos dados do locatário no Microsoft Graph é limitado pelo controle de acesso baseado em função. As organizações estão sempre no controle dos recursos da Pesquisa da Microsoft, por meio do portal de Pesquisa e Inteligência no centro de administração do Microsoft 365.

Como a indexação semântica ajuda a gerenciar seus dados

O índice semântico aprimora a experiência do Microsoft Copilot no Microsoft 365 Chat e nos aplicativos do Microsoft 365. Ele dá suporte a uma base de conteúdo aprimorada e compreensão conceitual de seus dados online que são automaticamente habilitados pela Microsoft. Ele faz isso criando índices vetorizados. Um vetor é uma representação numérica de uma palavra, pixel de imagem ou outros pontos de dados. O vetor é organizado ou mapeado com números próximos, colocados próximos uns dos outros para representar a similaridade. Os vetores são armazenados em espaços multidimensionais onde pontos de dados semanticamente semelhantes são agrupados no espaço vetorial, permitindo que o Microsoft 365 lide com um conjunto mais amplo de consultas de pesquisa além da "correspondência exata".

Em termos práticos, isso significa que os serviços do Microsoft 365, como o Microsoft Copilot, podem:

• Compreender as relações entre diferentes formas de palavras (por exemplo, tecnologia, tecnologia, tecnologias; EUA, EUA, Estados Unidos, Estados Unidos da América; cachorro, gato, animal de estimação).
• Capture sinônimos para expandir a quantidade de informações pesquisáveis, incluindo a intenção de frases, trechos, documentos e reuniões.
• Identifique os ativos relacionados à sua consulta ou conteúdo de amostra.

O gráfico a seguir usa texto (em vez dos números usados por índices de vetores) para mostrar um exemplo de similaridade entre pontos de dados:

A indexação semântica fornece pesquisa de similaridade rápida e precisa e recuperação de dados com base em sua distância ou similaridade vetorial. Isso significa que, além de usar métodos lexicais tradicionais para consultas com base em correspondências exatas ou critérios predefinidos, a indexação semântica pode encontrar os dados mais semelhantes ou relevantes com base no significado semântico ou contextual.

Recursos

Os seguintes recursos de indexação semântica fazem mais do que aprimorar os resultados da pesquisa; Eles trabalham juntos para ajudá-lo a entender seus dados, encontrar informações mais rapidamente e melhorar sua produtividade. Os usuários podem interagir com o índice semântico inicialmente por meio da integração do Microsoft Copilot. Geramos um índice semântico para usuários com uma licença paga do Microsoft Copilot. Aqui estão os detalhes de como cada recurso funciona.

Microsoft Copilot com Microsoft Graph

A indexação semântica fornece os dados fundamentais para a recuperação do conhecimento por meio do Microsoft Copilot, compreendendo a intenção da sua consulta e anexando informações adicionais ao prompt do seu Microsoft Copilot.

Informações relevantes são obtidas no Microsoft Graph e no índice semântico para fornecer ao modelo de linguagem grande (LLM) mais informações para raciocinar. Por exemplo, suponha que você queira que o Microsoft Copilot localize um email em que um colega elogia o trabalho de design de um fornecedor. A indexação semântica inclui palavras próximas (por exemplo, eufórico, animado, surpreso) na pesquisa para ampliar a área de pesquisa e dar o melhor resultado. Todo esse trabalho ocorre nos bastidores para adicionar relevância aos resultados que você pesquisa com o Microsoft Copilot, sem adicionar complexidade.

Quando um usuário anexa uma biblioteca ou pasta de documentos do SharePoint ou fornece sua URL em um prompt do Copilot, a etapa de fundamento inclui esse escopo e usa os metadados de coluna da biblioteca junto com o conteúdo do arquivo para restringir e classificar os resultados.

Consultas no escopo com bibliotecas e pastas do SharePoint

Quando um usuário anexa uma biblioteca ou pasta de documentos do SharePoint (ou fornece sua URL) no Copilot, o Copilot pode usar os metadados da coluna da biblioteca como sinais adicionais para refinar o fundamento, melhorar a relevância contextual e aumentar a precisão da resposta. Esse entendimento de metadados se aplica a consultas com escopo para uma biblioteca ou pasta específica e está disponível na experiência da Web.

Como funciona a indexação semântica

A indexação semântica habilita os resultados de pesquisa do Microsoft Copilot, permitindo uma compreensão conceitual de seus dados online para complementar o entendimento lexical que também temos. A indexação é habilitada automaticamente pela Microsoft.

Hoje, um índice semântico é criado para cada assinatura no nível do locatário e do usuário. É um índice de toda a organização gerado a partir de arquivos do SharePoint Online baseados em texto. No entanto, só exporá os resultados para um usuário se o usuário já tiver acesso ao conteúdo controlado pelo controle de acesso baseado em função. Além disso, o site do SharePoint Online precisa permanecer pesquisável. Para itens do SharePoint, os metadados de coluna associados podem ser incorporados como sinais durante a recuperação quando uma consulta tem como escopo uma biblioteca ou pasta específica. Com o tempo, também geraremos conteúdo de índice no nível do usuário. Isso adiciona um índice personalizado de um conjunto de trabalho de dados que pode ser acessado por usuários que executam tarefas diárias. Isso inclui qualquer conteúdo baseado em texto que você criar ou com o qual interagir, como emails e documentos que mencionam você ou que você comenta ou compartilha.

A seção a seguir explica como habilitar cada índice, como o fluxo de dados no Microsoft Copilot usa a indexação semântica, com quais tipos de arquivo cada índice pode manipular e como cada índice lida com atualizações.

Habilitação

Agora, todos os clientes do Microsoft Copilot têm um índice de nível de locatário. O processo de indexação não requer envolvimento administrativo.

Fluxos de dados

O Microsoft Copilot aumenta a precisão da pesquisa utilizando insights léxicos e semânticos avançados de dados do Microsoft Graph. O diagrama a seguir mostra como funciona o fluxo de dados para uma solicitação usando o Microsoft Copilot.

Os prompts de usuários dos aplicativos do Microsoft 365 são enviados para o Copilot (1) e o Copilot acessa o Microsoft Graph e o índice semântico para o processamento (2). O Copilot envia o prompt modificado para o Modelo de Linguagem Grande (3), recebe a resposta do LLM (4) e, em seguida, acessa o Microsoft Graph e o índice semântico para o pós-processamento (5). Em seguida, o Copilot envia a resposta e o comando do aplicativo de volta para os aplicativos do Microsoft 365. Todas as solicitações são criptografadas por HTTPS e os dados do cliente permanecem criptografados quando inativos.

Tipos de conteúdo com suporte

As respostas baseadas no Microsoft Graph podem utilizar a compreensão semântica da caixa de correio do usuário e dos tipos de arquivo listados na tabela a seguir, com mais tipos de arquivo com suporte ao longo do tempo. Além do conteúdo dos tipos de arquivo com suporte, os metadados de item do SharePoint podem ser usados como sinais de relevância quando os usuários definem o escopo das consultas do Copilot para uma biblioteca de documentos ou pasta específica. Uma lista dos tipos de arquivo compatíveis com o índice no nível do usuário e o índice no nível do locatário está incluída na tabela.

Atualizações do índice

Quando os dados do Microsoft Graph são indexados para um cliente pela primeira vez, os documentos criados pelos usuários são indexados quase em tempo real na caixa de correio do usuário. Os documentos novos que são adicionados aos sites do SharePoint Online e podem ser acessados por dois ou mais usuários por meio da herança de site são indexados diariamente. Quando um documento indexado no nível de usuário e do locatário é atualizado, as alterações são indexadas imediatamente.

Administração

Fornecemos aos administradores atividades opcionais para preparar e gerenciar a indexação semântica por meio do Centro de administração do Microsoft 365. Não há nenhum envolvimento administrativo necessário para habilitar a indexação semântica, pois o serviço é habilitado automaticamente pela Microsoft. A indexação semântica é uma melhoria do Microsoft 365 Search e não pode ser desabilitada.

Os administradores podem optar por preparar e gerenciar a indexação semântica, revisando as considerações para planejar e implantar um arquivo, colaborar no SharePoint e compartilhar permissões na experiência moderna do SharePoint. Os administradores podem optar por excluir arquivos da indexação semântica revisando as considerações sobre a exclusão de dados com a Prevenção Contra Perda de Dados do Microsoft Purview (DLP). Se uma solução DLP não estiver presente, os administradores poderão excluir os sites do SharePoint Online do índice de nível do locatário.
Para se beneficiar das consultas com escopo sensível a metadados, certifique-se de que o site ou biblioteca relevante do SharePoint permaneça pesquisável (a pesquisa e a disponibilidade offline estão definidas para permitir a pesquisa) para que os metadados de conteúdo e coluna estejam disponíveis para o Copilot quando os usuários anexarem essa biblioteca ou pasta.

Como excluir sites do SharePoint Online

Há momentos em que organizações sem a Prevenção Contra Perda de Dados do Microsoft Purview podem querer excluir um site do SharePoint Online de ter seus dados indexados pela Pesquisa da Microsoft. Essas medidas só devem ser levadas em conta para dados confidenciais como folha de pagamento, RH ou informações financeiras. Para excluir um site do SharePoint Online, siga as etapas abaixo:

1. Navegue até o site com as permissões de administrador apropriadas.

2. Selecione Configurações e, em seguida, Informações do site no menu suspenso.

3. Selecione Ver todas as configurações do site para exibir a página de Configurações do Site.

4. Selecione Pesquisa e disponibilidade offline na categoria Pesquisa e selecione Não para a opção Permitir que esse site apareça nos resultados da pesquisa e excluí-lo tanto da Pesquisa da Microsoft quanto da pesquisa de índice semântico. Isso também pode ser feito com o PowerShell para vários sites.

   

A Pesquisa da Microsoft e a indexação semântica dão suporte à exclusão do conteúdo do SharePoint Online somente do índice de nível de locatário. Não há nenhuma opção para excluir resultados apenas da Pesquisa da Microsoft ou apenas da indexação semântica; As ações se aplicam a ambos ao mesmo tempo.

Configurando insights de itens

Na página de Pesquisa e Inteligência do centro de administração do Microsoft 365, os insights de Itens são habilitados por padrão. Desativar informações de pessoas ou itens reduz a experiência da Pesquisa da Microsoft e do índice semântico porque os resultados não incluirão pessoas relevantes que seriam derivadas de grupos de distribuição ou do organograma da organização.

• Os insights de pessoas fornecem uma lista de pessoas relevantes para um usuário com base em seu trabalho colaborativo público no Microsoft 365. A colaboração pública inclui membros de um grupo de distribuição público e pessoas conectadas no organograma da organização.

• Os insights de Item permitem recomendações para as pessoas na sua organização com base no trabalho colaborativo no Microsoft 365. Essas recomendações podem incluir, mas não se limitam a documentos ou outros tipos de conteúdo e aparecem nos cartões pessoais (contatos), no Delve, nos aplicativos do Microsoft 365, nos resultados do Microsoft Copilot e em outros locais.

Nem os insights de Item nem os insights de Pessoas abrangem recursos de personalização baseados nos dados do próprio usuário.

Como incorporar informações de terceiros

Usando conectores do Copilot, as organizações podem trazer dados organizacionais ou conteúdo de fontes externas para o Microsoft Graph. Uma vez no Microsoft Graph, esse conteúdo é indexado para que o Copilot possa acessá-lo, mantendo os controles de acesso ao conteúdo. Isso expande os tipos de fontes de conteúdo que podem ser pesquisadas nos aplicativos de produtividade do Microsoft 365 e no ecossistema mais amplo da Microsoft. Observe que esse processo funciona melhor quando o conteúdo do conector é rico em texto. Os dados de terceiros podem ser hospedados localmente ou em uma nuvem pública ou privada. Saiba mais sobre os requisitos de licenciamento do conector do Copilot para o Microsoft 365 Enterprise e o Microsoft Copilot em Requisitos e preços de licença.

Privacidade, conformidade e segurança

O modelo de permissões dentro do locatário do Microsoft 365 pode ajudar a garantir que os dados não vazem involuntariamente entre usuários, grupos e locatários. O Microsoft Copilot apresenta apenas dados que cada indivíduo pode acessar usando os mesmos controles subjacentes de acesso a dados usados em outros serviços do Microsoft 365. Quando os dados são indexados, continuamos a respeitar o limite de acesso baseado em identidade do usuário para que o processo de base acesse apenas o conteúdo que o usuário atual está autorizado a acessar. Para obter mais informações, consulte a política de privacidade e a documentação do serviço da Microsoft.

O Microsoft Copilot está em conformidade com nossos compromissos existentes de privacidade, segurança e conformidade com clientes comerciais do Microsoft 365, incluindo o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) e o Limite de Dados da União Europeia (UE). Prompts, respostas e dados acessados por meio da indexação semântica não são usados para treinar LLMs básicos, incluindo aqueles usados pelo Microsoft Copilot. Para obter mais informações, consulte Dados, privacidade e segurança do Microsoft Copilot.

Armazenamento e processamento

Os dados gerados pela indexação permanecem dentro do locatário da empresa e estão em conformidade com suas políticas e processos de segurança, conformidade, identidade e privacidade. A indexação semântica funciona apenas com conteúdo para o qual os usuários já têm permissão e não afeta as cotas de armazenamento.

As informações de índice no nível do usuário são armazenadas onde a caixa de correio do usuário está localizada. As informações de índice no nível do locatário, por outro lado, são armazenadas em um contêiner de locatário do cliente isolado e protegido. Esse contêiner está localizado na região onde o site do SharePoint está localizado, que pode ser a região de Início ou outra região especificada pelo administrador do locatário. Para clientes dentro do Limite de Dados da União Europeia (EUDB), o índice é armazenado em um datacenter baseado na UE/EFTA. O processamento de outros clientes pode ocorrer na região de um locatário ou nos Estados Unidos. Para as organizações com estabelecimentos em diferentes regiões geográficas, todos os limites geográficos são respeitados. Os dados localizados em uma região são armazenados e processados na respectiva região.

Suporte à Chave do Cliente (BYOK) no Microsoft Purview

A Microsoft oferece suporte a BYOK (Bring Your Own Key) para empresas que habilitaram o BYOK em seu ambiente. A Microsoft habilita automaticamente a indexação semântica para clientes habilitados para BYOK sem nenhum envolvimento administrativo.

Proteção de informações

No contexto da pesquisa, não há outras maneiras de excluir dados da indexação semântica usando recursos de proteção de informações. A indexação semântica herda as configurações de segurança e privacidade da Pesquisa da Microsoft, e os dados trazidos de conectores de terceiros recebem o mesmo armazenamento e proteções que outros dados do Microsoft 365. Para organizações que estão investigando opções adicionais de proteção de informações, o Microsoft 365 fornece recursos internos em aplicativos do Microsoft 365. Produtos complementares também estão disponíveis para ajudar os administradores a proteger os dados organizacionais por meio da minimização de dados e da redução do compartilhamento excessivo. As seções a seguir descrevem as opções disponíveis para as organizações apenas para fins de referência.

Minimização de dados

A minimização de dados reduz a quantidade de dados disponíveis que sua organização pode acessar. A retenção e a exclusão de conteúdo geralmente são necessárias para fins de conformidade e requisitos regulatórios, mas excluir um conteúdo que não tem mais valor comercial também ajuda a gerenciar os riscos e a responsabilidade civil. O Gerenciamento do Ciclo de Vida de Dados do Microsoft Purview, que é licenciado separadamente, pode ser usado para excluir um conteúdo que não seja mais necessário, com políticas de retenção para o gerenciamento em larga escala e rótulos de retenção para as exceções e um controle granular.

Redução do compartilhamento excessivo

Faz tempo que as organizações são capazes de adotar medidas para reduzir o compartilhamento excessivo no Microsoft 365 usando controles existentes no centro de administração do Microsoft 365 e no SharePoint Online. É importante observar que a indexação de dados não altera as permissões de acesso ao conteúdo e não altera os princípios de como os usuários devem compartilhar informações com colegas. Por exemplo, compartilhar conteúdo com um link que funciona com todos na minha organização não torna as informações parte do índice de nível de locatário. Somente os usuários que selecionarem um link ao qual têm acesso terão as informações adicionadas ao respectivo índice de usuário. Ao explorar as opções de proteção de informações, é recomendável que as organizações levem em conta o seguinte:

• Planejar a colaboração segura de arquivos: leia Planejar e implantar uma colaboração de arquivos para entender melhor as boas práticas para operar um ambiente de colaboração de arquivos seguro e produtivo para seus usuários.

• Dimensione corretamente o acesso do usuário aos dados para reduzir a lista – reduza o compartilhamento excessivo herdando listas de exclusão para sites do SharePoint Online e realizando verificações de controle de acesso em tempo real. As organizações podem pensar em usar o Complemento de Gerenciamento Avançado do SharePoint no Syntex para gerenciar e controlar essas permissões.

• Usar rótulos de confidencialidade: outra maneira de reduzir o compartilhamento excessivo de conteúdo é usar a Proteção de Informações do Microsoft Purview para aplicar rótulos de confidencialidade, que permitem classificar dados com base em sua confidencialidade, e aplicar proteções como criptografia e marketing de conteúdo. Os rótulos de confidencialidade também são incluídos na filtragem de pesquisa (ou seja, têm suporte para filtragem e regras do lado do aplicativo usadas para marcação visual e restrições de acesso).

• Limite de acesso: a Prevenção contra Perda de Dados do Microsoft Purview está disponível no Microsoft 365 E5 e pode ser usada para limitar retroativa e temporariamente o acesso a documentos que foram reportados como apresentando compartilhamento em excesso. As organizações que você não tem licenças do Microsoft 365 E5 podem usar a avaliação de soluções do Microsoft Purview de 90 dias para explorar como os recursos adicionais do Purview podem ajudar a gerenciar suas necessidades de segurança e conformidade de dados.

Os clientes interessados em explorar como implantar soluções avançadas de proteção de informações, devem ler o artigo a seguir, que explica como implantar uma solução de proteção de informações com o Microsoft Purview. Para obter mais informações sobre como o Microsoft Purview pode ajudá-lo a fortalecer seus requisitos de segurança e conformidade de dados para o Microsoft Copilot, consulte Proteger e gerenciar as interações do Microsoft Copilot com o Microsoft Purview.

Recursos adicionais

Para saber mais sobre o Microsoft Copilot, marcar estes recursos:

• Comece a usar o Microsoft Copilot
• Dados, Privacidade e Segurança do Microsoft Copilot
• Site de adoção do Microsoft Copilot