Automatize a correspondência entre pedidos de compras e suas confirmações com o Copilot Studio e o SAP

Use agentes do Microsoft Copilot Studio para automatizar a conciliação completa das confirmações de pedidos de fornecedores com pedidos de compra em aberto em um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP), como o SAP.

Essa abordagem permite que uma organização de compras confirme automaticamente a grande maioria das confirmações de ordem de entrada, enquanto roteia apenas discrepâncias genuínas para um especialista em compras para revisão. Um sistema multiagente extrai os dados de confirmação, compara-os com o pedido de compra registrado, aplica regras de tolerância e registra os resultados confirmados no sistema ERP com o mínimo de intervenção manual.

Diagrama de arquitetura

Workflow

Essa arquitetura automatiza o fluxo de trabalho de conciliação das confirmações de recebimento de pedidos:

1. Ingestão de confirmação: os fornecedores enviam confirmações de pedidos (confirmações de pedido) que chegam por meio de um canal monitorado, como uma caixa de correio compartilhada ou um feed edi (intercâmbio de dados eletrônicos), com os detalhes de confirmação de um ou mais pedidos de compra. Power Automate gatilho de fluxos de nuvem para capturar confirmações de ordem.

2. Armazenamento de confirmações: Os fluxos de nuvem do Power Automate salvam as confirmações de pedidos recebidos no Dataverse.

3. Gatilho: Um fluxo da nuvem do Power Automate que usa um gatilho do Dataverse inicia o agente orquestrador. O fluxo é executado quando uma confirmação de pedido é salva no Dataverse.

4. Extração de campos: um agente de extração criado no Copilot Studio lê a confirmação de recebimento e normaliza os campos-chave (número da ordem de compra, itens de linha, quantidades, preços, unidade de medida e datas de entrega confirmadas) em um esquema interno consistente.

5. Recuperação do pedido de compra: o agente do orquestrador recupera a ordem de compra correspondente do SAP por meio do conector SAP, usando o número do pedido de compra como a chave.

6. Conciliação e validação: um agente de conciliação compara a confirmação de recebimento com o pedido de compra, linha por linha, considerando quantidades, preços, datas e outros campos configurados. Em seguida, o agente aplica os critérios de correspondência da organização, que podem incluir requisitos de correspondência exata, tolerâncias definidas pelo negócio ou uma combinação de ambos, para determinar se o pedido pode ser confirmado automaticamente.

7. Confirmação automática: quando a confirmação corresponde dentro da tolerância, o agente confirma a ordem e grava o resultado novamente no SAP automaticamente, sem envolvimento humano.

8. Escalonamento de exceção: quando uma discrepância é detectada, o agente é escalado para um especialista em compras por meio de Microsoft Teams. O agente fornece a confirmação, a ordem de compra e as diferenças específicas para que a pessoa possa resolver a exceção rapidamente.

9. Registro e auditoria: o Microsoft Dataverse registra cada resultado, seja ele uma confirmação ou um escalonamento, e fornece uma trilha de auditoria unificada e uma camada de rastreamento de exceções para geração de relatórios e melhoria contínua.

Componentes

Esses serviços e tecnologias recebem confirmações de pedido, extraem os dados de confirmação, confrontam esses dados com os pedidos de compra no SAP, confirmam os pedidos correspondentes e escalam e monitoram exceções.

Detalhes do cenário

Esse caso de uso baseia-se em uma abordagem corporativa para criar um processo confiável, automatizado e auditável para confirmar confirmações de pedidos de fornecedor em um sistema ERP, minimizando o esforço manual.

Desafio de negócios

As organizações que compram em escala recebem grandes volumes de confirmações de pedidos de fornecedores. Historicamente, uma parcela significativa dessas confirmações é verificada e digitada manualmente: a equipe de compras abre cada confirmação, localiza o pedido de compra correspondente no SAP e compara manualmente quantidades, preços e datas.

Esse processo manual é lento, caro e propenso a erros. Ele não escala bem com o crescimento, mantém profissionais de compras qualificados ocupados com verificações repetitivas em vez de se concentrarem no tratamento de exceções e dificulta a aplicação consistente de regras de correspondência e tolerância em diferentes regiões e formatos de fornecedores.

Solution

Implemente uma arquitetura de vários agentes em Copilot Studio que automatiza o processamento de confirmação de ordem de aquisição. A solução usa agentes especializados para extrair dados de confirmação, recuperar pedidos de compra do SAP, aplicar critérios de correspondência definidos pelos negócios e determinar se as confirmações podem ser confirmadas automaticamente ou exigir revisão humana.

A arquitetura combina orquestração de agentes, integração com SAP, fluxos de nuvem do Power Automate e rastreamento baseado no Dataverse para criar um processo confiável e auditável. Especialistas em compras se concentram em exceções enquanto as confirmações de rotina são processadas automaticamente.

Principais recursos:

• Automatize o recebimento e o processamento de confirmações de recebimento.
• Normalize as confirmações do fornecedor entre formatos.
• Valide as confirmações em relação aos pedidos de compra aplicando critérios de correspondência organizacional, como requisitos de correspondência exata ou tolerâncias configuráveis.
• Escalone exceções para especialistas em compras.
• Mantenha um registro de auditoria para governança e relatórios.

Resultado: com esse padrão, uma organização pode mover a maioria das confirmações de pedidos do tratamento manual para o processamento direto, o que libera especialistas em compras para se concentrar em exceções em vez de verificação de rotina. A abordagem fornece um blueprint reutilizável para outros processos baseados em documentos de alto volume em domínios, como finanças e vendas.

Considerations

Essas considerações implementam os pilares do Power Platform Well-Architected, um conjunto de princípios orientadores que melhoram a qualidade de uma carga de trabalho. Saiba mais em Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

• Isolamento de erros: tratar falhas de extração, erros de correspondência e problemas de integração do SAP separadamente para que uma confirmação com falha nunca bloqueie o restante do lote.

• Processamento Idempotente: usa o número da ordem de compra e o identificador de recebimento para detectar e ignorar duplicatas, evitando confirmações repetidas se uma mensagem for reenviada.

• Mecanismos de fallback: encaminhar confirmações que não podem ser processadas automaticamente para uma fila de exceção humana para que nenhuma confirmação seja perdida.

• Registro em log de camada dupla: registre resultados no Dataverse e envie uma notificação secundária sobre a falha, portanto, as exceções permanecerão visíveis mesmo se uma etapa de log falhar.

Segurança

• Controle de acesso: restrinja os canais de entrada, as tabelas do Dataverse e a conta de serviço SAP somente para identidades autorizadas.

• Privilégio mínimo: conceda aos agentes acesso de leitura a pedidos de compra e acesso de escrita apenas às operações de confirmação de pedido de que necessitam.

• Proteção de dados: Processe com segurança os dados de confirmação, que podem incluir informações de preços comercialmente sensíveis, e proteja os campos confidenciais em trânsito e em repouso.

• Conformidade: alinhe as regras de validação e auditoria com os controles financeiros da organização e os requisitos de retenção de registros.

Excelência operacional

• Padronização: normalize formatos de confirmação de fornecedor variados em um único esquema interno para manter a lógica correspondente simples e consistente.

• Documentação: mantém procedimentos operacionais para tipos comuns de exceção, problemas no formato de fornecedores e alterações na configuração do SAP. Documente os critérios correspondentes, incluindo requisitos de correspondência exata, tolerâncias e condições de escalonamento.

• Processo de suporte: treine as equipes de suporte de aquisição e TI para interpretar o histórico de execuções do agente, diagnosticar falhas e executar a recuperação manual.

• Gerenciamento de alterações: valide as alterações nos mapeamentos de extração, correspondência e SAP em um ambiente de não produção antes do lançamento e use o controle do código-fonte para definições de agente e fluxo.

Eficiência de desempenho

• Taxa de transferência: dimensiona a solução para altos volumes diários e processa confirmações em paralelo quando os conectores permitirem.

• Otimização: Armazene em cache dados de referência usados com frequência, como consultas de fornecedores e pedidos de compra, para evitar consultas redundantes ao SAP.

• Limitação de taxa do conector: Considere os limites da plataforma e do conector SAP e introduza o enfileiramento por meio do Dataverse para momentos de pico de carga.

• Escalabilidade: Estenda o mesmo padrão de orquestração para novos domínios e tipos de documento sem reprojetar o fluxo principal de correspondência.

Otimização da Experiência

• Autoatendimento: Permita que especialistas em compras resolvam e reprocessem diretamente confirmações de recebimento escalonadas, sem depender da TI.

• Transparência: Disponibilize, por meio do Dataverse, o status do processamento e as filas de exceção, com análises no Power BI para relatórios de tendências e desempenho.

• Escalonamentos claros: apresentar a cada escalonamento um resumo estruturado: a confirmação, a ordem de compra, as diferenças específicas e uma ação recomendada.

• Nível de serviço alvo: define uma meta de processamento direto, como confirmar automaticamente a maioria dos recebimentos, e acompanhe o desempenho em relação a ela.

IA responsável

• Confiabilidade e segurança: monitore continuamente as saídas do agente para precisão e mantenha um humano no loop para examinar anomalias e exceções antes que elas afetem o sistema ERP.

• Privacidade e segurança: verifique se os dados que os agentes processam estão em conformidade com as políticas de privacidade e tratamento de dados aplicáveis.

• Transparência: torne as decisões do agente rastreáveis, com logs disponíveis para auditoria de cada confirmação e escalonamento.

• Responsabilidade: usa a revisão com intervenção humana para manter a responsabilidade por exceções e casos extremos com a equipe de compras.

Contribuidores

A Microsoft mantém este artigo. Os colaboradores a seguir escreveram este artigo.

Autores principais:

• Petros Feleskouras, Gerente Sênior de Programas

Recursos relacionados

• Documentação do conector SAP ERP
• Visão geral sobre referência de conectores
• Documentação do Power Platform e SAP