Disposição de conteúdo

Descrição do serviço Microsoft Purview

Use a página Disposition do Gerenciamento de registros no portal do Microsoft Purview para gerenciar revisões de disposition e exibir os metadados de itens marcados como registros que foram excluídos automaticamente no final do período de retenção.

Pré-requisitos para exibir disposições de conteúdo

Para gerenciar revisões de disposition e confirmar se os itens marcados como registros foram excluídos, você deve ter permissões suficientes e a auditoria deve estar habilitada. Esteja ciente também de quaisquer limitações para disposição.

Permissões para disposição

Para acessar com êxito o Disposition no portal do Microsoft Purview, os usuários devem ter a função Gerenciamento de Disposition . Essa função está incluída no grupo de funções padrão do Gerenciamento de Registros .

Para conceder aos usuários apenas as permissões necessárias para revisões de disposição sem conceder permissões para exibir e configurar outros recursos para gerenciamento de retenção e de registros, crie um grupo de função personalizada (por exemplo, chamado "Revisores de Disposição") e conceda a esse grupo a função de Gerenciamento de Disposição.

Para obter instruções para adicionar usuários às funções padrão ou criar seus próprios grupos de funções, consulte Permissões no portal do Microsoft Purview.

Além disso:

• Para visualizar o conteúdo dos itens durante o processo de disposição, adicione usuários ao grupo de funções do Visualizador de Lista de Explorador de Conteúdos. Se os usuários não tiverem as permissões desse grupo de funções, eles ainda poderão selecionar uma ação de revisão de disposição para concluir a revisão de disposição, mas devem fazer isso sem poder exibir o conteúdo do item no painel de minivisualização no portal do Microsoft Purview.

• Por padrão, cada pessoa que acessa a página Disposition vê apenas os itens que foram atribuídos a serem revisados. Para que um administrador de gerenciamento de registros veja todos os itens atribuídos a todos os usuários e todos os rótulos de retenção configurados para revisão de disposição: No portal do Microsoft Purview, navegue até Configurações>Configurações da solução **> Gerenciamento de registros** >Disposition para selecionar e habilitar um grupo de segurança habilitado para email que contenha as contas de administrador. As permissões são concedidas aos membros do grupo, mas não ao proprietário do grupo.

  Grupos de segurança e grupos do Microsoft 365 que não estão habilitados para email não suportam esse recurso e não são exibidos na lista para seleção. Se você precisar criar um novo grupo de segurança habilitado para email, use o link para o Centro de administração do Microsoft 365 para criar o novo grupo.

  Importante

  Depois de habilitar o grupo, você não poderá alterá-lo no portal do Microsoft Purview. Confira a próxima seção para saber como habilitar um grupo diferente usando o Windows PowerShell.

• As configurações do Gerenciamento de registros são visíveis apenas para administradores do gerenciamento de registros.

Habilitar outro grupo de segurança para disposição

Depois de habilitar um grupo de segurança para descarte nas configurações de Gerenciamento de Registros no portal do Microsoft Purview, você não poderá desabilitar essa permissão para o grupo ou substituir o grupo selecionado no portal. No entanto, você pode habilitar outro grupo de segurança habilitado para email usando o cmdlet Enable-ComplianceTagStorage.

Por exemplo:

Enable-ComplianceTagStorage -RecordsManagementSecurityGroupEmail dispositionreviewers@contosoi.com

Habilitar auditoria

Verifique se a auditoria está habilitada pelo menos um dia antes da primeira ação de disposição. Para obter mais informações, consulte Pesquisar no log de auditoria.

Revisões de disposição

Quando o conteúdo atinge o fim do período de retenção, existem vários motivos pelos quais você pode querer revisar o conteúdo e confirmar se ele pode ser excluído com segurança ("descartado"). Por exemplo, em vez de excluir o conteúdo, você pode precisar:

• Suspender a exclusão de conteúdo relevante no caso de litígio ou auditoria.

• Atribuir um período de retenção diferente ao conteúdo, talvez porque as configurações originais de retenção fossem uma solução temporária ou provisória.

• Mova o conteúdo de seu local existente para um local de arquivamento, por exemplo, se esse conteúdo tiver valor de pesquisa ou histórico.

Quando uma revisão de disposition é acionada no final do período de retenção, os revisores escolhidos recebem uma notificação por email de que têm conteúdo para revisar. Esses revisores podem ser usuários individuais ou membros de um grupo de segurança habilitado para email. Quando você usa um grupo de segurança habilitado para email, somente os membros do grupo, e não o proprietário do grupo, recebem as notificações por email.

Você pode personalizar o email de notificação que os revisores receberão, incluindo instruções em diferentes idiomas. Para ter suporte em vários idiomas, você mesmo deve especificar as traduções e esse texto personalizado será exibido a todos os revisores, independentemente de sua localidade.

Os usuários recebem uma notificação por email inicial por rótulo no final do período de retenção do item, com um lembrete por rótulo uma vez por semana de todas as revisões de disposição atribuídas. Eles podem clicar no link nos emails de notificação e lembrete para ir diretamente para a página Disposition de gerenciamento de registros no portal do Microsoft Purview para examinar o conteúdo e executar uma ação. Como alternativa, os revisores podem navegar até esta página de Disposição no portal do Microsoft Purview. Depois:

• Os revisadores veem apenas as revisões de disposição atribuídas a eles, enquanto os administradores que são adicionados ao grupo de segurança selecionado para o gerente de registros veem todas as revisões de disposição.

• Os revisores podem adicionar novos usuários à mesma revisão de disposição. Observe que essa ação não concede automaticamente a esses usuários adicionados as permissões necessárias.

• Para o processo de revisão da disposição, um mini painel de revisão para cada item mostra uma visualização do conteúdo, se eles tiverem permissão para vê-lo. Se não tiverem permissões, eles podem selecionar o link de conteúdo e solicitar permissões. Este mini painel de revisão também possui guias para obter informações adicionais sobre o conteúdo:

  • Detalhes para exibir as propriedades indexadas, onde está localizado, quem o criou e quando, e quem o modificou pela última vez e quando.
  • Histórico que mostra o histórico de quaisquer ações de revisão de disposição até o momento, com comentários do revisor, se disponíveis.

Uma revisão de disposição pode incluir conteúdo nas caixas de correio do Exchange, sites do SharePoint e contas do OneDrive. O conteúdo que aguarda uma revisão de disposição nesses locais é excluído permanentemente apenas após um revisor optar por excluir permanentemente o conteúdo.

Os administradores podem obter uma visão geral de todas as disposiçãos pendentes na guia Visão. Os revisores veem apenas itens com disposição pendente.

Selecione a opção Exibir todos os dispositions pendentes para exibi-los na página Disposition .

Linhas do tempo de disposition

O disposition envolve três linhas do tempo separadas:

Resumo do fluxo de trabalho para uma revisão de disposition

Fluxo de trabalho básico para uma revisão de disposição, estágio único:

1. O administrador configura um rótulo de retenção para iniciar uma revisão de descarte no final do período de retenção.
2. O administrador publica o rótulo e um usuário aplica o rótulo a um ou mais itens, ou o administrador aplica automaticamente o rótulo de retenção aos itens.
3. No final do período de retenção de cada item, os revisores de disposição designados recebem um e-mail para revisar o item para disposição.
4. Um dos revisores seleciona o link para examinar o item na página de disposição do portal do Microsoft Purview e confirma que o item deve ser excluído permanentemente.

Aprovação automática para disposição

Opcionalmente, você pode especificar um período de tempo (7 a 365 dias) para a aprovação automática. O período padrão se você selecionar essa opção é de 14 dias.

Se os revisores designados não tomarem uma ação manual durante esse período de tempo usando o processo de revisão de disposição padrão, o item passará automaticamente para o próximo estágio de revisão. Se o item estiver no estágio de revisão final, será descartado automaticamente com exclusão permanente.

Assim como acontece com todas as alterações de rótulo de retenção, aguarde até sete dias se você ativar, desativar ou alterar o número de dias para essa opção.

Não há nenhum novo evento de auditoria para aprovação automática. Em vez disso, use os detalhes no evento de auditoria de descarte aprovado existente para identificar se o item foi aprovado manualmente ou automaticamente usando essa opção.

Como configurar um rótulo de retenção para revisão de disposição

Disparar uma revisão de disposição ao fim do período de retenção é uma opção de configuração disponível somente com um rótulo de retenção. A revisão de disposição não está disponível para uma política de retenção. Para obter mais informações sobre essas duas soluções de retenção, consulte Saber mais sobre as políticas de retenção e os rótulos de retenção.

Na página Escolher o que acontece após o período de retenção para um rótulo de retenção:

Depois de selecionar a opção Iniciar uma revisão de disposição , selecione + Criar estágios e atribuir revisores. Na próxima página da configuração, você especificará quantos estágios consecutivos de disposition deseja e os revisores de disposition para cada estágio:

Opcionalmente, selecione se deseja usar a aprovação automática. Se você usar essa opção, especifique o número de dias que os revisores precisam para executar uma ação manual antes que o item seja movido automaticamente para o próximo estágio do disposition ou descartado automaticamente.

Selecione + Adicionar um estágio e nomeie seu estágio para fins de identificação. Em seguida, especifique os revisores para esse estágio.

Para os revisores, especifique até 10 usuários individuais ou grupos de segurança habilitados para email. Não há suporte para grupos do Microsoft 365 para essa opção.

Se você precisar de mais de uma pessoa para examinar um item no final do período de retenção, selecione Adicionar outro estágio e repita o processo de configuração para o número de estágios necessários, com um máximo de cinco estágios.

Em cada estágio individual de disposição, qualquer um dos usuários que você especificar para esse estágio está autorizado a executar a próxima ação para o item no final de seu período de retenção. Esses usuários também podem adicionar outros usuários aos estágio de revisão de disposição deles.

Durante a fase de configuração, para cada estágio especificado, você pode renomeá-lo, reordená-lo ou removê-lo selecionando Editar estágios e revisores que agora é exibido para a opção Iniciar uma revisão de disposição. Em seguida, para cada estágio, você pode selecionar a opção Ações de estágio (...):

No entanto, você não pode reordenar ou remover um estágio depois de criar o rótulo de retenção. Você verá apenas as opções Adicionar um estágio e Renomear um estágio disponíveis. Você ainda pode editar os revisores.

Depois de especificar seus revisores, lembre-se de conceder a eles a permissão de função Gerenciamento de Disposição. Para obter mais informações, confira a seção Permissões para disposição nesta página.

Como personalizar mensagens de email para revisão de disposição

Exemplo de notificação padrão por e-mail enviada a um revisor:

Você pode personalizar as mensagens de email que serão enviadas aos revisores de disposição para a notificação inicial e, em seguida, os lembretes.

1. Entre no portal> do Microsoft PurviewConfigurações>Configurações de> soluçõesGerenciamento de> registrosdisposição.

2. Na seção Notificações por Email para revisões de disposição, selecione e especifique se deseja usar apenas a mensagem de email padrão ou adicionar seu próprio texto à mensagem padrão. Seu texto personalizado é adicionado às instruções do email após as informações sobre o rótulo de retenção e antes das instruções das próximas etapas.

   O texto para todos os idiomas pode ser adicionado, mas formatação e imagens não são suportadas. URLs e endereços de email podem ser inseridos como texto e, dependendo do cliente de email, exibidos como hiperlinks ou texto não formatado no email personalizado.

   Texto de exemplo a ser adicionado:

   If you need additional information, visit the helpdesk website (https://support.contoso.com) or send them an email (helpdesk@contoso.com).
   

3. Selecione Salvar para salvar as alterações.

Exibir e descartar o conteúdo

Quando um revisor é notificado por email de que o conteúdo está pronto para revisão, ele pode clicar em um link no email que o leva diretamente para a página Dispositiondo Gerenciamento de registros no portal do Microsoft Purview. Lá, os revisadores podem ver quantos itens para cada rótulo de retenção estão aguardando disposição com o Tipo exibindo Disposição pendente. Em seguida, eles devem selecionar um rótulo de retenção e Abrir em uma nova janela para ver todo o conteúdo com esse rótulo:

Na página Disposições pendentes, é possível ver todas as disposições pendentes para esse rótulo. Quando um ou mais itens são selecionados, os usuários podem usar o mini painel de visualização e as guias Fonte, Detalhes e Histórico para inspecionar o conteúdo antes de executar uma ação:

Se você usar a barra de rolagem horizontal ou fechar o mini painel de revisão, verá mais colunas que incluem a data de expiração e o nome do estágio de revisão de disposição.

Como você pode ver na imagem, as ações com suporte são:

• Aprovar descarte:

  • Quando essa ação é selecionada para um estágio provisório da revisão de disposição (você configurou vários estágios): o item passa para o próximo estágio de disposição.
  • Quando essa ação é selecionada para o estágio final de revisão de disposition ou há apenas um estágio de disposition: o item é marcado como qualificado para exclusão permanente, o que acontece dentro de 15 dias.

• Rotular novamente:

  • Quando esta ação é selecionada, o item sai do processo de revisão de disposição do rótulo original. O item está então sujeito às configurações de retenção do rótulo de retenção recém-selecionado.

• Estender:

  • Quando esta ação é selecionada, a revisão da disposição é efetivamente suspensa até o final do período estendido e, em seguida, a revisão da disposição é acionada novamente a partir do primeiro estágio.

• Adicionar revisores:

  • Quando esta ação é selecionada, o usuário é solicitado a especificar e adicionar outros usuários para revisão.

  Observação

  Esta ação não concede as permissões necessárias automaticamente aos usuários adicionados. Se eles não tiverem essas permissões, não poderão participar da revisão de disposição.

Cada ação executada tem um evento de auditoria correspondente nas Atividades de revisão de disposição do grupo de atividades de auditoria.

Durante o processo de revisão de disposição, a menos que você esteja usando a configuração opcional de um período de tempo limite de aprovação automática, o conteúdo nunca será movido de seu local original e não será marcado para exclusão permanente até que essa ação seja selecionada por um revisor para o estágio final ou único de disposição.

Disposição de registros

Na página principal do Gerenciamento de registros , na guia >Disposition , você pode identificar:

• Itens excluídos como resultado de uma revisão de disposição.
• Itens marcados como registro ou registro regulatório, mas não marcados para revisão de disposição e excluídos automaticamente no final do período de retenção.

Esses itens indicam Registros Descartados na coluna Tipo . Por exemplo:

Para auditoria de itens excluídos que foram marcados como registros ou registros regulamentares, pesquise Arquivo excluído marcado como registro na categoria Arquivo e atividades de página. Esse evento de auditoria é aplicável a documentos e emails.

Filtrar e exportar os modos de exibição

Quando você seleciona um rótulo de retenção na página Disposição, a guia Disposição pendente (se aplicável) e a guia Itens descartados permitem filtrar os modos de exibição para facilitar a localização de itens.

Para as disposições pendentes, o intervalo de tempo se baseia na data de vencimento. Para itens descartados, o intervalo de tempo se baseia na data de exclusão.

Você pode exportar informações sobre os itens no modo de exibição como um arquivo .csv, que pode ser classificado e gerenciado usando o Excel.