Anexos de nuvem na Descoberta Eletrônica

Este artigo explica como a Descoberta Eletrônica lida com anexos de nuvem (modernos ou vinculados) em comparação com anexos tradicionais (clássicos). Anexos de nuvem são links para arquivos armazenados no SharePoint ou no OneDrive, em vez de cópias incorporadas. Como um anexo de nuvem aponta para um arquivo ativo armazenado em serviços do Microsoft 365 que você pode modificar após o compartilhamento, a Descoberta Eletrônica oferece opções para coletar o arquivo ativo, a versão que você compartilhou ou várias versões para preservar o contexto. Você pode coletar anexos de nuvem como parte do fluxo de trabalho exportar ou adicionar para revisar o conjunto.

Coletar anexos de nuvem

A Descoberta Eletrônica dá suporte às seguintes opções para a coleção de anexos modernos:

• Versão ativa do documento vinculado no momento da coleta.
• no momento do compartilhamento.
• Outras opções de versão (coletar todas as versões ou versões compartilhadas específicas).

Independentemente do local do anexo moderno, o processo atribui a propriedade Custodian ao proprietário da mensagem. Por exemplo, se o usuário A compartilha um anexo vinculado com o usuário B que reside no OneDrive do usuário C e você coleta a mensagem da caixa de correio do usuário B, o anexo vinculado pertence ao usuário B (custodiante) e não ao usuário C.

Para habilitar a coleção de anexos na nuvem, selecione a opção Acessar links (anexos na nuvem) nas mensagens para que o conteúdo vinculado seja incluído em Adicionar para revisar, definir e exportar fluxos de trabalho.

Após a conclusão do processo de fluxo de trabalho, você poderá agrupar o anexo moderno e a mensagem pai ou o email usando o filtro Agrupar por conversas e itens relacionados e o valor da coluna É moderno anexo .

Considerações e cenários sem suporte

Antes de coletar anexos na nuvem, examine as seguintes considerações e cenários:

• Não há suporte para emails de texto simples. Somente emails HTML são processados.
• E-mails e mensagens criptografados não dão suporte à extração de anexos modernos.
• Não há suporte para links não clicáveis. Links que não são clicáveis não são processados. A maioria dos links em emails é regravada em links seguros clicáveis pelos back-ends do Exchange para locatários de aceitação.
• Não há suporte para URLs malformadas. URLs que não são analisadas corretamente não são carimbadas.
• Comprimento máximo do corpo da mensagem. Se o comprimento do corpo for maior que 100.000 caracteres, qualquer conteúdo (link de anexo moderno) além desse limite não será considerado.
• Comprimento máximo da URL. URLs com mais de 2.048 caracteres são ignoradas.
• Tamanho máximo total da propriedade. Se o tamanho total da propriedade exceder 1 MB, ela será descartada.
• Número máximo de links por mensagem. Somente os primeiros 50 links em uma mensagem são processados. Outros links além de 50 são ignorados.
• Se uma mensagem for encaminhada e o link do anexo moderno estiver expirado ou obsoleto, a extração não funcionará. Da mesma forma, se o arquivo de anexo moderno for renomeado ou movido, o link não será extraído.
• Os links de anexo de nuvem em emails encaminhados ou respondidos não são extraídos da parte citada da mensagem original. Somente o email original mantém a associação do anexo na nuvem. Se você precisar coletar um anexo na nuvem compartilhado no email original, pesquise e colete a mensagem original em vez de encaminhar ou responder.
• As mensagens e postagens do canal compartilhado do Teams não dão suporte à extração de link de anexo moderno. Os usuários precisam incluir o site de canal compartilhado e incluir o arquivo manualmente como parte de sua coleção.
• Os anexos em nuvem são tratados como parte da mensagem pai, não como entidades separadas.
  • Se um email ou mensagem do Teams corresponder à condição de uma pesquisa, seus anexos de nuvem vinculados serão recuperados, mesmo que o arquivo não atenda à condição da pesquisa.
  • Se um email ou mensagem do Teams corresponder à condição de uma pesquisa, seus anexos de nuvem vinculados serão recuperados, mesmo que o arquivo resida fora do limite de conformidade.
• A indexação avançada não é aplicada a arquivos de anexos na nuvem referenciados em emails ou mensagens. Essa limitação significa que o conteúdo do próprio arquivo de anexo na nuvem não é processado por indexação avançada ou OCR.
• A coleção de anexos na nuvem não coleta links de pastas ou blocos de anotações do OneNote. Ele processa apenas links para arquivos individuais. Ele não resolve nem coleta links para pastas, bibliotecas de documentos ou blocos de anotações do OneNote armazenados como pastas no SharePoint. Se um usuário compartilhar um link para um bloco de anotações do OneNote em um email ou mensagem do Teams, a coleção de anexos na nuvem não coletará o conteúdo do bloco de anotações. Para coletar conteúdo do OneNote, adicione o site do SharePoint que contém o bloco de anotações como um local de pesquisa. O sistema indexa arquivos individuais da seção do OneNote (.one) e os torna pesquisáveis.

Coletar a versão compartilhada em anexos de nuvem

Por padrão, o fluxo de trabalho da Descoberta Eletrônica para coletar anexos na nuvem inclui apenas a adição da versão mais recente de um anexo na nuvem a um conjunto de revisão ou para exportação. Esse fluxo de trabalho significa que a versão que você coleta e adiciona a um conjunto de revisão ou exportação pode ser diferente da versão originalmente compartilhada no anexo de nuvem. Portanto, o conteúdo que estava presente no anexo de nuvem no momento em que foi compartilhado pode ser removido e não existir na versão atual adicionada ao conjunto de revisão ou exportada.

Use rótulos de retenção para preservar a versão de um documento no momento em que ele foi compartilhado como anexo na nuvem. Para fazer isso, crie um rótulo de retenção, escolha a opção de aplicar o rótulo a anexos de nuvem e, em seguida, aplique automaticamente o rótulo a documentos armazenados no SharePoint e no OneDrive. Depois de definir essa configuração, uma cópia de um documento é criada no momento em que o arquivo é compartilhado. Além disso, se o documento for modificado e compartilhado novamente como um anexo na nuvem, a versão modificada também será preservada. Se o arquivo for modificado e compartilhado novamente, uma nova cópia do arquivo como uma nova versão será preservada.

Preservar as versões compartilhadas de anexos na nuvem ajuda a definir o escopo da preservação e da coleta de conteúdo potencialmente relevante para a versão específica do documento que você compartilhou, em vez da versão ativa atual. Depois de implementar essa solução de retenção, a versão ativa atual de um anexo de nuvem e a versão que você compartilhou no anexo de nuvem são coletadas e adicionadas a um conjunto de revisão ou exportadas.

Para obter instruções sobre como configurar um rótulo de retenção e aplicá-lo automaticamente a anexos de nuvem, consulte Aplicar rótulos automaticamente a anexos de nuvem.

Além disso, a versão ao vivo atual e a versão que você compartilhou têm o mesmo valor de propriedade GroupID , que é o mesmo que o GroupID do objeto pai (como uma mensagem de email ou uma conversa de chat do Teams). Esse valor da propriedade permite agrupar anexos de nuvem com o item no qual você os compartilhou.

Depois de implementar o rótulo de retenção e aplicar automaticamente o rótulo a documentos do SharePoint, selecione a opção para coletar anexos na nuvem ao adicionar itens a um conjunto de revisão. Quando você coleta os anexos na nuvem, a versão ativa atual e a versão originalmente compartilhada são adicionadas ao conjunto de revisão ou exportadas.

Exibir nos relatórios de Descoberta Eletrônica

A Descoberta Eletrônica inclui um Gerenciador de processos que lista todos os processos com escopo para cada área. Cada processo na lista do Gerenciador de processos contém um relatório detalhado .zip arquivo que contém informações detalhadas sobre o processo após a conclusão do processo.

Relatório CSV de resumo

Todos os pacotes de relatórios incluem um Summary-*the date/time of the report*.csv arquivo. Esse arquivo inclui informações relacionadas a anexos na nuvem. Este relatório inclui informações sobre os seguintes itens:

• Anexos de nuvem
• Versões de anexos de nuvem
• Versões de anexos de nuvem no momento do compartilhamento

Para obter mais informações sobre essas áreas, consulte CSV de resumo: informações.

Itens do relatório CSV

Os pacotes de relatórios também incluem um relatório CSV de itens. items.csv No arquivo, você pode:

• Filtre todos os anexos modernos usando a propriedade É um anexo = True moderno.
• Correlacione o anexo moderno com seu email ou mensagem pai por meio da ID do grupo e a propriedade Tem anexo = True.