Planejar conjuntos de documentos no SharePoint Server 2013

APLICA-SE A2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

Este artigo descreve conjuntos de documentos e fornece orientações sobre como você pode integrá-los à solução de gerenciamento de documentos do SharePoint Server.

Sobre os Conjuntos de Documentos

Os Conjuntos de Documentos são um recurso do SharePoint Server que permite que uma organização gerencie uma única entrega, ou produto de trabalho, que pode incluir vários documentos ou arquivos. Um Conjunto de Documentos é um tipo especial de pasta que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, os atributos e o comportamento de pastas e documentos e fornece uma interface de usuário (UI), metadados e elementos de modelo de objeto para ajudar a gerenciar todos os aspectos do produto de trabalho.

Para as equipes e os usuários em muitas organizações, um conjunto de documentos, ou um produto de trabalho, é necessária para gerenciar melhor um projeto ou produto. Por exemplo, uma equipe jurídica pode precisar coletar, criar e gerenciar vários documentos, fotos e arquivos de áudio que estão relacionados a um caso específico. Ou, uma equipe de vendas pode precisar compilar documentos de várias fontes para criar e gerenciar uma solicitação de proposta (RFP) para um cliente potencial. Os Conjuntos de Documentos fornecem essas equipes e os usuários com a capacidade de gerenciar esses conjuntos de documentos como uma única coleção, produto, ou produto de trabalho. Os proprietários dos Conjuntos de Documentos podem, então, criar uma página personalizada de boas-vindas que pode exibir os itens incluídos e informações importantes sobre o produto de trabalho.

No SharePoint Server, as organizações que desejam criar e gerenciar Conjuntos de Documentos de forma consistente podem configurar um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho que normalmente criam. Um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos pode então, definir os tipos de conteúdo aprovados, atributos, itens padrão, colunas, fluxos de trabalho e políticas. Tipos de conteúdo de Conjunto de documentos mais personalizados podem ser criados a partir do tipo de conteúdo pai, cada um herdando propriedades e configurações do tipo de conteúdo Conjunto de documentos pai. Após o tipo de conteúdo ser adicionado a uma biblioteca, os usuários podem então, criar um Conjunto de Documentos que herda os atributos do tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos por meio do uso do comando Novo. Um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos fornece configurações adicionais que lhe permitem especificar tipos de conteúdo permitidos, conteúdo padrão, colunas compartilhadas, colunas da Página de Boas-vindas, e visualização padrão da página de boas-vindas.

Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Planejar tipos de conteúdo e fluxos de trabalho no SharePoint 2013.

Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar Conjuntos de Documentos no SharePoint Server 2013, consulte Criar e configurar um novo tipo de conteúdo de conjunto de documentos na Ajuda do SharePoint Server 2013.

Administrando os Conjuntos de Documentos

Os conjuntos de documentos no SharePoint Server compartilham muitos dos mesmos atributos e propriedades das pastas. No entanto, há algumas considerações importantes que você deve estar ciente de ao planejar uma solução de Conjunto de Documentos.

• Não há limite para o número de documentos que podem existir em um Conjunto de Documentos. No entanto, os tempos de carregamento de exibição podem ser limitados pelo limite de exibição de lista, que, por padrão, é definido em 5.000 itens. As pastas são permitidas em conjuntos de documentos, mas a navegação de metadados não pode ser usada em um Conjunto de documentos. Portanto, é importante considerar a possibilidade de exceder os limites do modo de exibição de lista e as preocupações de design de navegação ao determinar quantos itens devem existir em um Conjunto de Documentos. Além disso, quando você usa o recurso Enviar para com um Conjunto de Documentos, a soma de todos os documentos em um Conjunto de Documentos não pode ser maior que 50 MB. Para uma coleção ou produto de trabalho com um grande número de itens, uma estrutura de pastas em uma biblioteca de documentos pode ser uma solução melhor.

• Não há limite para o número de conjuntos de documentos que podem existir em uma biblioteca de documentos. No entanto, o número de Conjuntos de Documentos que podem aparecer em listas será limitado pelo limite de exibição de lista.

• Ao utilizar metadados compartilhados, se houver mais de 10 itens que estejam usando metadados compartilhados em um conjunto de documentos, as atualizações de metadados serão executadas por um trabalho de timer a cada 15 minutos. Por exemplo, se você tiver 10 documentos no nível superior da biblioteca e um único documento em um Conjunto de Documentos com metadados compartilhados, o trabalho de tempo não será executado. Mas se você adicionar outro Conjunto de Documentos com mais nove documentos, o trabalho de timer será executado.

• Ao utilizar o Conjunto de Documentos de roteamento, Conjuntos de Documentos que são enviados para um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca de redistribuição e serão movidos para os locais apropriados pelo trabalho de timer do processamento do organizador de conteúdo, o qual, por padrão, é executado diariamente.

Para utilizar Conjuntos de Documentos em um conjunto de sites, o recurso Conjuntos de Documentos deve ser ativado.

Para ativar o recurso Conjuntos de Documentos para um conjunto de sites

1. Na página Configurações do Site, abaixo de Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.

2. Na página Recursos, para Conjuntos de Documentos, clique em Ativar.

Após os Conjuntos de Documentos serem ativados, é possível criar tipos de conteúdo de Conjuntos de Documentos.